営業部門における課題
営業部門だけでなく営業企画、売上などの管理部門でお勤めの方、必見！
こんな課題はありませんか？
■ 受注を目指す案件のクロージングに向け、営業部員にリアルタイムな指示を実現したい！
■ 部下の稼働状況が不透明で、パフォーマンスを評価できない！
■ 提案中、クロージング中の案件の進捗状況がわからない！
今回はこれらの課題を解決できる最適なツールを紹介します。
悩まれている方、課題解決に向け現在奔走中の方は是非チェックしてください。
案件管理、進捗管理ができていない原因とは
業支援システムも完備できているし、部下とのコミュニケーションや会議も定期的に行っているのに、なぜ課題が解消できないのでしょうか。そこには3つの原因が考えられます。
■ 原因①：定期開催の会議ではリアルタイムな案件管理、指示ができない
「先日の会議で提案方針を決めたけど、その後どうなったのか分からない」、「コンペの結果、競合に負けた。提案期間中に方針の変更が必要だった」など、案件のリアルタイムな管理に悩んでいる方は少なくないでしょう。定期開催の会議だけでは、刻一刻と変わる営業案件の状況に対して、適切なアプローチを打つことができません。しかし、毎日会議をしていては、他の業務に影響が出てしまいます。上司はリアルタイムに案件の動きを察知、部下は会議以外に上司と案件の状況を共有し、指示を仰げるような双方のニーズを叶えるツールが必要ではないでしょうか。
■ 原因②：勤怠管理だけでは稼働状況の本質は見えない
労働時間と成果が見合っていない営業部員がいた場合、「なぜもっと効率的な営業活動ができないのか」「仕事が遅い」など指摘する上司の方もいるのではないでしょうか。実際に勤怠管理システムと販売システムを照合すると、そうなってしまうのも仕方ありません。しかし、その２つの照合だけでは、「何のタスクにどれだけ時間がかかっているのか」「1日の仕事に改善を見出せるポイントはないか」などの具体的なアドバイスができません。営業部員の工数管理やタスク処理効率などを見える化できれば、より具体的な指示を可能にし、部門全体のパフォーマンス改善を図れるかもしれません。
■ 原因③：システムへの入力に手間がかかり、負担になっている。
顧客データベースなどのCRMシステムやセールスフォースといったSFAシステムなど、営業の案件管理に関わるシステムは各社で導入が進んでいるのではないでしょうか。それらのシステムに加えて、日報システムなども併行して運用されている場合、入力内容の多重や日々の業務が多忙で対応しきれていない可能性があります。そのため、担当営業本人は状況がわかっていても、CRMシステムやSFAシステム、日報を閲覧している管理職は案件状況を把握しきれていない事象が発生してしまいます。場所や時間を選ばず、営業活動の合間で、案件の最新ステータスを直感的に入力できるようなツールを望む営業部員は多いことでしょう。
プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」が解決
営業部門の課題解決に理想的なツールが、Lychee Redmineです。Lychee Redmineとは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「REDMINE」の拡張プラグインです。システム開発やものづくりの場で多数採用されていますが、営業の現場でも大いに活躍します。具体的な機能や、営業部門および関連部門でのユースケースを紹介します。
営業部門におけるLychee Redmine活用術
■ 機能①：成果につなげるタスク管理！カンバン
カンバンとは、ToDoリストをシンプルに見える化したもの。ToDo（未着手）・Doing（作業中）・Done（完了）の3つのステータスでタスクを管理します（ステータスはカスタマイズも可能）。Lychee Redmineのカンバンはタスク全体が一目で把握できるため、タスクの負荷状況の偏りや優先順位、期限がひと目でわかります。前述した通り、定期会議で、案件状況を確認するだけでは、リアルタイムな市場や顧客の変化に対応しきれません。カンバン機能を活用することで、管理者は指示をチケットで伝えることができます。案件成約に向け、必要なクロージング材料やタスクを上司がデザインしチケットを送付、部下がそのチケットに則り実行していくことで、組織の成果、チーム営業力の向上に寄与します。管理者はToDoをメンバーの負荷を鑑みて、アサインすることができます。
営業部員は、アサインされたチケットのステータスを更新するだけ！カンバンで更新された進捗状況はそのままガントチャートにも反映されるので、管理者はガントチャートを見るだけで、プロジェクト全体の進捗を把握することができます。加えて、営業部員は終了したタスクも見ることができることから、成果が形として残り、モチベーション維持にもつながります！
■ 機能②：営業部員の稼働状況を見える化！工数リソース管理
Lychee Redmineには、各営業部員の稼働状況、業務に費やした工数が一眼でわかる管理者にとってありがたい工数リソース管理機能が搭載されています。この機能により、”工数をかけるべきでないタスクに時間がかかってしまっている部員の発見”、”業務の優先順位の変更依頼”などを可能にし、営業部を効率的にマネジメントできます。営業部員も具体的な指示があることでパフォーマンス向上につながるでしょう。また働き方改革により、勤怠管理、労働時間管理に課題を持つ方も少なくありません。勤怠状況などを把握することができ、負担の多い社員へのタスクを負担の少ない社員に移管させたりなど、営業部門の適切な勤怠管理にも寄与します。
■ 機能③：何をいつまでにが明確に！ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクト管理や生産管理などで用いられる、プロジェクトの進捗を棒グラフ（横棒）で表現し、作業計画を視覚的に捉えることができます。営業部門が案件の成約に至るまで、”アポイント取得””提案””見積もり提出””開発部門との納期や品質の調整”など様々なマイルストーンが各社あります。成約に至るまでのマイルストーンの消化状況や実行計画を見える化することで案件の状況を把握することができます。またLychee Redmineのガントチャートは直感的に操作できるため、進捗の遅れやスケジュールの変更が生じても、簡単に修正が可能です！
まずはお試し！
Lychee Redmineは10名まで無料で使えます！まずは少人数のチームから使ってみましょう。
