仕事効率化・生産性アップ

2022年07月19日

Excelにおける進捗管理の方法は？作り方や利用時の注意点を解説

「Excelで進捗管理したい」
「進捗管理を最適に実施する方法が知りたい」

進捗管理は、プロジェクト進行において非常に重要な要素です。
進捗管理を適切におこなうことが、プロジェクトの成功につながるといっても過言ではありません。

一方、進捗管理は簡単ではないため、どのようにすればよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ビジネスで多く利用されているExcelを用いた進捗管理の方法や具体的な進捗管理表の作り方について解説します。

Excelで進捗管理する際の注意点も併せて紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

進捗管理の重要性

進捗管理は、プロジェクトの進捗状況が計画に対してズレがないかを確認し、必要に応じて適宜修正を実施する作業のことです。

進捗管理をきちんと実施することで、タスクのやり残しやトラブルに対する迅速な対応が可能となり、スムーズなプロジェクト進行が可能になります。

逆に進捗管理しなかった場合、タスクの抜け漏れやトラブル対応が遅れるなどの問題が発生するリスクが高まります。
最悪の場合は、納期の遅れにもつながるかもしれません。

プロジェクト規模が大きくなり、関わる人やタスクが増えるにつれ、進捗管理は複雑化します。

一定以上の規模があるプロジェクトの進捗管理を、紙や頭の中だけでするのは不可能に近いでしょう。
そのため、適切に進捗管理するためには、表を用いた管理が必要不可欠です。

また個人で実施する場合も、進捗管理を実施することでプロジェクトを効率的にすすめられます。

どのような規模のプロジェクトであれ、進捗管理の実施で損をすることはありません。
よほどの事情がない限り、進捗管理の実施をおすすめします。

Excelを利用した進捗管理の方法を2つ紹介

ビジネスでよく使われる、Excelを利用した進捗管理の方法を2つ紹介します。

WBS

WBSは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業構造分解図」といいます。
プロジェクトのタスクを細かく洗い出して、表で示したものです。

実施することにより、プロジェクト完了までに必要なタスクを明確にできます。

WBSの作成で「プロジェクトの全体像が把握できる」「タスクの抜け漏れを防げる」などさまざまなメリットを得られます。

さらに作成も比較的簡単にできるため、多くの進捗管理に用いられる表のひとつです。

ガントチャート

ガントチャートは、機械工学者で経営コンサルタントのヘンリー・ガントによって、プロジェクトの進捗管理を目的として作られた表です。

棒グラフの一種で、縦軸に開始順に整理されたタスク、横軸に時間が配置されており、各タスクの所要時間が棒グラフで示されています。

ガントチャートの最大のメリットは、プロジェクト全体の進捗状況を直感的に把握が可能になる点です。

他にも「スケジュール管理が容易になる」「プロジェクトメンバー全員に進捗状況を共有できる」などがあげられます。

ガントチャートもWBSと同様に、適切に進捗管理するためには必要不可欠な存在といえるでしょう。

Excelで進捗管理表を作る方法を5ステップで紹介

Excelで進捗管理表を作る方法を、以下の5ステップで解説します。

タスクの洗い出し
Excelにプロジェクト名・タスクなど必要な情報を記載する
時間軸を記載する
各タスクの作業期間に沿って色をつける
使いやすい形にととのえる

詳しく見ていきましょう。

①タスクの洗い出し

Excelでの作成に取り掛かる前に、プロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出します。

タスクを洗い出す際のポイントとしては、以下の通りです。

大きいタスクを出す
大タスクをさらに中タスクに分ける
半日～1日程度の作業になるまでタスクを分ける

上記の方法で細かいタスクを洗い出しすれば、より正確なプロジェクト計画が立てられることにくわえ、タスクの漏れや重複を防ぐことも可能です。

タスクの洗い出しは、今後のプロジェクト進行すべてに影響を与える非常に重要な作業になります。
実施する際は、タスクの抜け漏れが発生しないよう徹底しておこないましょう。

②Excelにプロジェクト名・タスクなど必要な情報を記載する

ここからはExcelの作業です。

Excelの表に以下の内容を入力します。

プロジェクト名
①で洗い出したタスク
各タスクの開始日および完了予定日

タスクを記載する際は、タスク開始日に沿って縦に入力することがポイントです。
完成した表が、上述したWBSになります。

個人や小規模のプロジェクトであれば、WBSでも問題なく進捗管理は可能です。

③時間軸を記載する

次に完成したWBSの右側に時間軸を追加します。
追加する時間軸は、WBSでタスクを細かく洗い出している仕様上、基本的には1日単位です。

しかしプロジェクトが長期間に渡る場合、1日単位のガントチャートだけでは、かえって進捗管理が困難になります。
長期間のプロジェクトの場合は、年単位・月単位などのガントチャートも作成しておくとよいでしょう。

大きい単位でガントチャートを作る場合は、大タスクのみ記載するなど調整すると、より見やすい表ができます。

④各タスクの作業期間に沿って色をつける

各タスクの作業期間に沿って、セルに所定の色をつけます。

例えば、色をつける際「未完了のタスクは青」「完了したタスクは赤」などルールを決めておくことで、後の混乱を防ぐことが可能です。

色をつける作業が完了した段階で、ガントチャートが完成します。

⑤使いやすい形にととのえる

最後は、罫線や背景色を変更して使いやすい形にととのえます。

表を作成するごとに使う色を考えるのも手間になるので、簡単なルールを決めておくのも効率的です。

進捗管理でExcelを利用する際の注意点

Excelは非常に便利なツールですが、進捗管理で利用する場合には注意点があります。

詳しく見ていきましょう。

スムーズな情報共有は難しい

Excelには共有機能がありますが、バージョンによって「共有方法が異なる」「共有時に機能制限がかかる」などが発生します。

そのため、状況によっては「変更を別のツールで共有」「変更したデータをメールで送付する」などの作業が必要となり、スムーズな情報共有が難しい場合もあります。

上記を踏まえた上で周辺の体制をととのえておくことが、Excelにおけるスムーズな情報共有のためには重要です。

スマートフォンやタブレットなど一部の端末では利用しにくい

Excelはスマートフォンやタブレットなどの一部の端末では、利用しにくい点にも注意が必要です。

元々Excelはパソコン用に開発されたツールのため、比較的大きい画面を見ながらマウスでの操作が前提となっています。

そのため、スマートフォンなどの小さい端末で閲覧することに適していません。
結果、スマートフォンでExcelを見る場合は、何度も縦や横にスクロールする必要があります。

また画面が小さいため、タッチ操作でのデータ入力も難しいことも。
スマートフォンやタブレットで操作すると、重要なデータの削除や誤入力してしまう恐れがあります。

スマートフォンやタブレットでExcelを利用する場合は、進捗確認や簡単な修正ぐらいにとどめておきましょう。
本格的な操作は、パソコンでおこなうことをおすすめします。

カスタマイズするには一定の知識が必要

Excelは非常に自由度の高いツールである反面、使いこなすためには一定の専門知識が必要です。

Excelの進捗管理表で自動化や他のツールとの連携をしたい場合、マクロ機能やExcelを含むoffice製品で使えるプログラミング言語「VBA」などを利用しなければなりません。

慣れるまでは大変で、使いこなすためにはある程度の勉強が必要です。

また、Excelで自動化を設定後に不具合などがあっても、サポートなどはもちろんありません。
すべて自力で修正する必要があります。

Excelによるスムーズな進捗管理には、一定の知識やメンテナンスなどの維持コストがかかる点には注意してください。

スムーズな進捗管理にはプロジェクト管理ツールの利用がおすすめ

複数人が関わる規模の進捗管理表をExcelで作成するには、Excelに関する一定以上の知識と、帳票作成にある程度の時間が必要になります。

「Excelのスキルを持つ人材がいない」「すぐに進捗管理に取り掛かりたい」といった場合はプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールには、タスク管理機能やガントチャート機能など、プロジェクト進行をスムーズにするための機能が多く備わっています。

そのため、導入することにより手間なく進捗管理ができる環境が手に入ります。

また、導入後の運用やコストに不安を感じる方もいると思いますが、こちらも問題ありません。
プロジェクト管理ツールの多くは、導入することにより提供会社のサポートを受けられるからです。

特に、クラウド型といわれる管理ツールの場合、運用は基本的にシステム提供会社がすべておこなってくれます。
結果、維持管理やアップデートなどに人的コストをかけることなく快適に利用できます。

Excelでの進捗管理に課題を感じる場合は、常に快適な環境で進捗管理ができるプロジェクト管理ツールの導入が非常におすすめです。

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