プロジェクトには欠かせないキックオフミーティングですが、成功と言えるミーティングを展開できている方は多くありません。

ミーティングによっては、労力の無駄だとも思えるような場になっていることもしばしば見受けられます。

開催するからには、意味のある成功したミーティングにしたいですよね。

この記事では、キックオフミーティングの段取りや成功へのコツを紹介します。

プロジェクトマネージャーやプロジェクトに携わる方は、ぜひ最後までご覧ください。

キックオフミーティングとは?

キックオフミーティングは、新しいプロジェクトの開始時に開かれるミーティングを指します。

キックオフミーティングがあることで、目的や考えを最初に共有することが可能です。
プロジェクト進行後に認識がずれることを防ぎます。

特に大きいプロジェクトになればなるほど関わる人が多いため、最初のミーティングで皆の認識を合わせることが重要です。

キックオフミーティングが成功すれば、プロジェクトの成功確率も飛躍的に高まります。

キックオフミーティングの方法

キックオフミーティングの開催方法には対面とオンラインの2つがあります。

それぞれ、確認しましょう。

対面式

対面式では、社内の会議室や貸会議室を利用してキックオフミーティングを開催します。

直接顔を合わせる分相手の顔が見えるため、一体感があり士気は比較的高まるでしょう。
しかし、メンバー全員の都合を合わせることが難しくなります。

特にプロジェクトメンバーが全国にいる場合、対面式での開催は困難をきわめます。

オンライン

オンラインでは、ZoomベルフェイスなどのWeb会議ツールを使用して開催します。

皆が集まる必要がないため、交通費はかかりません。
遠方のメンバーも気軽に参加可能
です。
しかし顔を合わせるわけではなく、音声も場合によっては途切れるため、コミュニケーションの質は低下します。

オンラインで実施する場合は、カメラをオンにすることや、インターネット環境をできるだけよい状態に保つことが望まれます。

キックオフミーティング前にすべきこと

キックオフミーティングの前に決めておくべきことや、やるべきことを説明します。

アジェンダを設定する

実行すべき事柄であるアジェンダを決めておきましょう。
アジェンダを前もって決めておくことで、キックオフミーティングが円滑に進みます。

ミーティングの時間は、無限ではありませんよね。

アジェンダを決め、各項目の説明にかかる時間も決めておくことが円滑なミーティング進行のコツです。

ミーティングの構成を練る

ミーティングの構成は前もって考えておくべきです。

例えば、以下のような構成で作成してみましょう。

  1. アジェンダ
  2. プロジェクト概要
  3. スケジュール
  4. 体制
  5. 使用ツール、コミュニケーション、環境
  6. 予算
  7. やること、やらないこと、プロジェクトの優先順位
  8. 現時点で想定されるリスク・課題
  9. 質疑応答

各項目に記載する内容は、5W、5W1H、5W2Hにあてはめて考えるのがコツです。

資料を作成する

キックオフミーティング中に参加者に共有する資料を作成しておきましょう。
資料には、アジェンダや構成を記載します。

ポイントは、内容のすべてを記載しないことです。
すべて書いてしまうと、参加したメンバーが資料だけに集中してしまい、自分の説明を聞いてくれません。

ほどよく、ミーティングがスムーズに進む程度に資料には記載するよう心がけましょう。

キックオフミーティング中にすべきこと

ここでは、キックオフミーティング中に説明すべきことを紹介します。

プロジェクト概要の説明

まずはプロジェクトの概要を説明します。

このとき、目的や目標に焦点を当ててシンプルに説明するようにしましょう。

すべてを細かく話そうとすると、参加者が飽きてしまいきちんと話を聞いてもらえません。

体制の共有

体制を発表しましょう。

体制はプロジェクトの重要な部分であり、プロジェクトメンバーも自分がどういう役割なのか気になっています。
自分の役割がわかっていれば自分のやるべきタスクがわかり、問題があったら誰に相談すればよいかもすぐにわかります。

そうすると、メンバーそれぞれが自発的に仕事を進めていくのでプロジェクトマネージャーの負担が大きく減るでしょう。

メンバー間の自己紹介

メンバーの自己紹介は、重要です。

プロジェクトのメンバーがどのような人なのか知れば、お互いに親近感も湧いてきます。
親近感は、プロジェクトに関するコミュニケーションによい影響をもたらします。

質疑応答

キックオフミーティングの最後に質疑応答の時間を設けましょう。

メンバーが理解していないことを放置していると、仕事の進みが遅くなります。
また、質疑応答によってメンバーが考えていることがわかるので、質問を聞いているメンバーにもよい影響をもたらします。

結果、相手の考えを踏まえた動きができますよね。

キックオフミーティングが必要な理由

キックオフミーティングはプロジェクトの成功のために必要です。

プロジェクトの開始時点は、人によって認識が異なります。

例えばシステム開発のプロジェクトを想像してみてください。
メンバー側は、すでにプロジェクトが始まっていると思い情報を収集しようとしているのに、依頼主はまだ何も準備していないことが多く見受けられます。

このような認識の差異をなくすためにも、キックオフミーティングは重要です。
認識の差異がなくなれば、コミュニケーションが円滑に進みプロジェクトが成功へと導かれます。

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キックオフミーティングを実施する3つの効果

ここでは、キックオフミーティングによる効果を3つ紹介します。

①共通認識が固まる

キックオフミーティングの実施により、プロジェクトメンバー全員の認識をそろえることが可能です。

ミーティングでは、プロジェクトの概要や問題点をプロジェクトメンバー全員の前で話すようにしましょう。

もしプロジェクトメンバー全員が参加できない場合は、参加していないメンバーにも後ほど共有しましょう。

②後のトラブル発生を抑止する

キックオフミーティングでプロジェクトの概要や決定事項を話すことで、合意の形成が可能です。
キックオフミーティングでの説明や質疑応答で出た回答などは、反論がなければ合意したものとして扱えます。

例えば後に仕様について認識齟齬のトラブルが発生した場合、キックオフミーティングで合意が形成されていれば合意にそって解決できます。

逆に合意がなければ言った者勝ちになってしまい、プロジェクトに統一性がなくなるでしょう。

③メンバーのモチベーションが高まる

キックオフミーティングによるメンバーのモチベーションが高くなります。
モチベーション高く仕事ができると、プロジェクトも成功しやすくなりますよね。

プロジェクトマネージャーにとって、メンバーの士気を上げることは重要な仕事です。
キックオフミーティングで、メンバーのモチベーションを上げましょう。

キックオフミーティングを成功へと導くコツ

ここでは、キックオフミーティングの成功確率を高めるコツを4つ紹介します。

①資料は入念に用意する

キックオフミーティングで使用する資料は入念に準備しましょう。

資料作成は、地味な作業で怠ってしまいがちです。
資料の作成を怠ると、ただの顔合わせになります。

結果として、メンバーの時間をただ無為に消費することになりかねません。

資料がミーティングの成否を左右すると言っても過言ではないので、時間を作って徹底的に資料をアップデートしましょう。

②開催時期を見定める

適切な開催時期を見定めましょう。

早すぎてもまだ何も決まっていないため、顔合わせのためだけの会議になります。
遅すぎる場合、プロジェクト開始後の認識合わせの会議になってしまいます。

システム開発の場合、開発に必要な物品やソフトの調達は済んで仕様もある程度見えてきた辺りで開催するのがよいでしょう。

③最適な開催方法を選ぶ

最適な開催方法を考えましょう。

キックオフミーティングは、ほぼ全員参加することが重要です。
対面ではどうしても都合が付けられない場合は、オンラインの開催がよいですね。

しかしプロジェクトメンバーと顧客が同じ県内にいるなどの場合は、都合を付けてできるかぎり対面で実施しましょう。

対面の場合は、前もって会議室を予約しておくことが大切です。

④議事録を取る

キックオフミーティング中は議事録を取りましょう。

議事録を取ることで、欠席者がいた場合に欠席者への共有がスムーズに進みます。

また、後から会議の内容を確認することも可能です。
議事録は、エビデンスにもなります。

例えば、以下の内容にそって議事録をまとめましょう。

  • 会議名
  • 日時/場所
  • 出席者
  • 要旨、議事内容
  • 決定事項

話しながら議事録を取るのは難しいので、話者とは別に議事録を取る係を決めておくのをおすすめします。

キックオフするプロジェクト管理にはLychee Redmine

今回の記事の内容を以下にまとめました。

  • キックオフミーティングはプロジェクトの開始時に実施される
  • キックオフミーティングではメンバーの士気を高めるように努めよう
  • キックオフミーティングの成否はプロジェクトの成否に大きく関わる
  • キックオフミーティングはできるだけ対面で実施すべし
  • キックオフミーティングは事前準備が重要
  • 特に事前の資料作成がキックオフミーティングの成否を大きく分ける
  • キックオフミーティングは早すぎても遅すぎてもよくない

キックオフミーティングはプロジェクトを成功させる上で非常に重要な役割があります。
失敗してしまうと、後からプロジェクト進行を修正するのに大変な労力を要してしまいます。

キックオフミーティング後に細かくプロジェクトを管理するにはツールの使用がおすすめです。

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