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「プロジェクト管理って何をするの?」
「プロジェクト管理に必要な知識やツールが知りたい」

このような悩みはありませんか?

プロジェクト管理は、プロジェクトを速やかに進行し目標を達成するために必要不可欠な手法です。

プロジェクトの予算・スケジュール・人員調整など多くの情報を効率的に把握・調整したいと思っていませんか。

本記事では、プロジェクト管理の基本的な知識や担当者のおこなうべきことをわかりやすく解説します。
実際の業務で使える手法やツールも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画通りにコントロールし、プロジェクトを完遂させることです。

プロジェクトの目標を明確にし、期限と予算をコントロールしながら目標達成するため、プロジェクト管理は欠かせません。

事業の進行を滞りなくコントロール

プロジェクト管理を適正におこなうことで、事業の進行を滞りなくコントロールできます。

具体的に次のような場面でプロジェクト管理が活用されます。

  • リアルタイムの情報共有
  • 濃密なコミュニケーション
  • 参加メンバーの意思統一
  • ITツール活用による見える化

事業の規模が大きければ大きいほど、上記のことをコントロールすることが重要になります。
つまり目標を達成するためには、その場面に適したプロジェクト管理が必要です。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的は、定められた期限と予算で事業の目標を達成することです。

あらかじめ設定した目標を達成するためには、プロジェクトの各工程において総合的な管理が必要です。
具体的には品質・納期・予算(QDC)を守るため、プロジェクトの進捗状況に応じて適切な指示・修正をします。

プロジェクト管理をすることで、プロジェクトの目標設定から終了までのプロセスを効率的に実行できます。

プロジェクト管理に必要な能力

大前提として、プロジェクト管理には事業全体を統率する能力が必要となります。

具体的には次の5つの能力が、プロジェクト全体統括に必要とされる能力です。

1.参画者を把握し管理する能力
  関係者とコミュニケーションを密にとり、責任範囲が明確になっている。
2.情報を処理しまとめる能力
  プロジェクトの状況を見える化し情報を共有する。
3.コストを管理する能力
  定められた予算でプロジェクトを進行する。
4.スケジュールを管理する能力
  期限内にプロジェクトを完了する。
5.リスクを排除し品質を担保する能力
  進行上のリスクを早期把握しタスク管理する。

これらの能力を駆使し、適切な場面で迅速に対処することが重要です。

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プロジェクト管理とは具体的に何をする?

プロジェクト管理は具体的に次のことを実践します。
フェーズごとにみていきましょう。

  1. 準備:目標とゴールの設定
  2. 計画:タスクの洗い出し
  3. 実行:進捗の把握と修正
  4. まとめ:達成状況をレポート化

① 準備:目的とゴールの設定

まずはプロジェクトの納期や予算、目標値を設定します。
準備フェーズではプロジェクトの要件をまとめ、関係者全員の認識を統一させることが重要です。

プロジェクトの規模や複雑さに応じて、ロードマップを作成して目標を数値化することもあります。

② 計画:タスクの洗い出し

次に、設定された前提条件をもとにタスクを洗い出します。
ここではメンバーそれぞれの役割と責任範囲を明確にすることが大切です。

作業内容だけではなく、タスクの優先順位や着手する順番などの整理もおこないます。

③ 実行:進捗の把握と修正

プロジェクトが実行に移ったら、進捗状況を把握し必要に応じて軌道修正します。

QCDを守るため、プロジェクト進行中に問題があれば適切な対処が必要です。
関係者と情報を密にとり、状況に応じてタスクの追加やスケジュールの見直しも検討します。

④ まとめ:達成状況をレポート化

プロジェクトが完了したら、目標に対する成果の検証を資料にまとめます。

自己評価や他己評価し、今後のプロジェクトの参考にすると、よりよいプロジェクトの締めくくりになるでしょう。

【基本】プロジェクト管理に必要な知識9選

バーチャート工程表についてまず解説プロジェクト管理と言っても幅広い知識と手法があります。
それぞれ目的に合った管理手法や知識を身につけないと、適切なプロジェクト管理はできません。

例えば、プロジェクト管理の種類は次の5つに分かれます。

  • タスク管理
  • スケジュール管理
  • プロセス管理
  • 工数管理
  • 目標管理

プロジェクト管理に必要となる代表的な知識をチェックし、それぞれの管理手法に合った方法をとるように心掛けましょう。
今回は、プロジェクト管理に用いられる最も基本的な知識を9つ紹介します。

① アジャイル|短期リリース

アジャイル(agile)は「素早い」「機敏な」という意味で、各プロセスを短いサイクルで繰り返す管理手法です。
アジャイルを用いることで、従来のプロジェクトより迅速にプロセスを構築できます。

例えば、以下のプロセスを短いサイクルで実行します。

  • 計画
  • 設計
  • テスト
  • 実行

アジャイルを活用することで、必要な条件がそろった段階でプロセスを実行でき、柔軟にプロジェクトを進行できます。

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② ウォーターフォール|段階的リリース

ウォーターフォールは各プロセスを段階的に実行する管理手法です。
上流工程から下流工程まできちんと決めて進めていく方法で、アジャイルの対義語として扱われます。

アジャイルとは違い、各プロセスを完了させるまで次のプロセスに取りかかりません。
ウォーターフォールは綿密に計画されたプロジェクトを実行する場合に適しています。

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③ ガントチャート|進捗状況の見える化

ガントチャートは視覚的にプロジェクトの進捗状況を確認する管理表です。
一般的に縦軸にタスクや担当者、横軸に日時を設定します。

ガンチャートを活用することで、プロジェクトのどの段階で何が起こっているべきかを、簡単に追跡できます。

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④ WBS|タスク分解構造化

WBS(Work Breakdown Structure)は作業分解構造の略で、プロジェクトに必要な作業をツリー状にした図のことです。

誰が・いつ・何をおこなうべきかタスクを洗い出し、プロジェクトの全体像を把握するために使用されます。

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⑤ PERT|評価レビュー技法

PERT(Program Evaluation and Review Technique)はプログラム評価レビューテクニックの略で、タスクや作業順序の関係を表す相関図です。

ガンチャートとは異なり、タスク間の相互関係を線で結び、プロジェクトの問題点や重要なタスクが把握しやすくなります。

⑥ CCPM|スケジュールの余白確保

CCPM(Critical Chain Project Management)はクリティカルチェーンマネジメントの略で、タスク納期を可能な範囲で短縮し、プロジェクト全体の納期に余裕を持たせる手法です。

タスク納期を短縮することでプロジェクト全体の納期に余裕が生まれ、想定外の遅延や問題発生時に適切な対応ができます。

⑦ EVM|コスト管理

EVM(Earned Value Management)はアーンドバリューマネジメントの略で、プロジェクト全体の進捗を実際にかかったコストで分析する手法です。

EVMを用いることで進捗と予算の両方が管理でき、長期プロジェクトでも正確な状況把握ができるようになります。

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⑧ QFD|品質マネジメント

QFD(Quality Function Deployment)は品質機能展開の略で、市場のニーズを起点に品質管理するための手法です。

効果的な提案や指示書の作成に役立ち、完成度の高いプロジェクトを遂行するために用いられます。

QFDを視覚化した図表を「品質機能展開図」と呼びます。

⑨ PMBOK|知識体系ガイド

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)はプロジェクトマネジメント知識体系ガイドの略で、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) が出版したプロジェクト管理に関するガイドブックです。
ピンボックとも呼ばれます。

PMBOKはプロジェクトをスムーズに管理できる参考書のようなもので、プロジェクト管理の世界標準です。

初心者でも簡単に使えるプロジェクト管理ツール

実際の業務でプロジェクトを管理する際は、何かしらのツールを使って効率的に実施する必要があります。

プロジェクト管理初心者でも簡単に使えるツールや選び方について解説します。

プロジェクト管理ツールでできること

プロジェクト管理ツールを使うことで、プロジェクトに関する業務を一括管理できます。
特にプロジェクト管理専用のツールを使えば、専門知識がなくても簡単な操作で管理できるでしょう。

具体的には次のような機能を活用できます。

  • 工程表の作成
  • 予算の見える化
  • 品質管理
  • タスク管理
  • 外部システムとの連携

つまり、プロジェクト管理に必要な業務をすべてできるのが、プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールを使うメリット

プロジェクト管理ツールを使うことで、プロジェクトの進捗が把握しやすく管理工数が削減できます。
また、プロジェクトに関わるメンバー間での情報共有も簡単になります。

工程表などプロジェクトに必要なものが、誰でも簡単に作成でき、自由にカスタマイズできるのは大きなメリットです。

プロジェクト管理ツールを導入することで、余計な管理工数を省きプロジェクト自体も成功に近づくでしょう。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選ぶうえで重要なのは、チームに合ったツールを選定することです。
管理ツールを選ぶ際に考慮する点をいくつかご紹介します。

求める機能で選ぶ
  • プロジェクトに必要な機能が使えるか
  • メンバー全員が簡単に操作できるか
導入形態で選ぶ
  • クラウド型か、インストール型か
費用で選ぶ
  • 導入費用は予算に合っているか
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上記のポイントを参考に、プロジェクトのチームに合った管理ツールを選んでみてください。

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今回はプロジェクト管理の概要や管理ツールについて解説しました。
プロジェクト管理は、プロジェクトを円滑に進め目標を達成するために欠かせない業務です。

本記事で紹介した手法やツールを導入して、効率的なプロジェクト管理をしましょう。

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本記事があなたのプロジェクト成功の一役になれば幸いです。

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