Teamsでプロジェクト管理を行う方法｜Plannerの使い方・ガントチャート・連携ツールも解説

Teamsとは、マイクロソフト社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。チャットやリモート会議、ドキュメント制作など、チームで作業を進めるうえで欠かせない機能が集約されている点が特徴です。

とはいえ、「Teamsをよりプロジェクト管理にも活用したい」「複数のアプリをどう使い分ければいいか分からない」と悩んでいる方は、多いのではないでしょうか。

私はSIerで大規模な開発プロジェクトのPMを長く担当し、Microsoft 365を業務基盤としたチームのプロジェクト運営にも複数携わってきました。Teamsはコミュニケーションとタスク管理を1つの環境にまとめられる点が強みですが、本格的なガントチャート管理や複数プロジェクト横断管理になると、外部ツールとの組み合わせが現実的になります。

本記事では、Teamsで使えるプロジェクト管理機能やPlannerの使い方、ガントチャートの実現方法などを解説します。無料機能と有料機能の違いや、Teams単体の課題にも触れるため、プロジェクト管理に力を入れたい方は、ぜひ参考にしてください。

執筆者：和田匠真

IT業界で20年以上の実務経験を持つプロジェクトマネージャー。プログラマー・SEを経てPMとなり、大手企業のシステム提案からデリバリーまで一貫して従事。PMP/認定スクラムマスター(CSM)保有。ウォーターフォール/アジャイル双方の現場経験をもとに、プロジェクト管理に関する記事を執筆。

 

Teamsでプロジェクト管理を行うとは

Microsoft Teamsは、もともとチャットやオンライン会議を中心とするコミュニケーションツールです。
しかし、Plannerをはじめとする各種アプリと組み合わせることで、プロジェクト管理のハブとして活用できます。

Teamsをプロジェクト管理に使うメリット

Teamsをプロジェクト管理に使う大きなメリットは、コミュニケーションとタスク管理を1つの環境に集約できる点です。

チャットやファイル共有、オンライン会議に加え、PlannerやTo Doなどのタスク管理アプリをタブとして組み込めるため、メンバーは複数ツールを切り替えずに業務を進められます。

Microsoft 365を業務基盤として導入している組織であれば、既存環境を活かして始めやすい点もメリットです。

Teamsで管理できるプロジェクト情報の種類

Teamsでは、チャネルやチャットを起点に、関連アプリを組み合わせることで次の項目を管理できます。

• タスク
• 進捗
• ドキュメント
• スケジュール

具体的には、Plannerでタスクと進捗、SharePointやOneDriveでドキュメント、Outlook連携でスケジュール、チャットや会議録でコミュニケーション履歴を扱います。

各情報がTeams上のチャネルから参照できるため、プロジェクト情報の集約場所として機能します。

Teams単体でできること・できないこと

Teams単体でできること・できないことがあります。具体的には次のとおりです。

単体でできること

・チャットやチャネルでのコミュニケーション ・ファイル共有 ・オンライン会議　など

 

単体でできないこと

・担当者・期限・進捗状況を含むタスク管理 ・ガントチャート表示 ・複数プロジェクト横断管理　など

 

Teams単体でできないことは、Plannerをはじめとするアプリや、外部のプロジェクト管理ツールを組み合わせることが必要です。Teamsをプロジェクト管理の入り口と位置づけ、用途に応じてほかアプリを組み合わせる前提で運用するのが基本です。

 

Teamsで使えるプロジェクト管理機能・アプリ

Teamsには、プロジェクト管理に活用できる複数のアプリや機能が用意されています。ここからは、プロジェクト管理を行ううえで欠かせない、管理機能・アプリを紹介します。

Microsoft Planner（チームタスク管理）

Microsoft Plannerは、チーム単位のタスク管理に使うアプリです。

バケット（タスクの分類）とカード（個別のタスク）を組み合わせ、タスクを視覚的に整理できます。担当者や期限、進捗状況などの情報を設定でき、Teams上にタブとして追加することでチャネル内からアクセスできます。

カード形式で操作できるため、タスクの状態を直感的に把握しやすいことも魅力の一つです。Plannerはweb版と、Teams内のPlannerアプリの両方で利用できます。

Microsoft To Do（個人タスク管理）

Microsoft To Doは、個人のタスク管理に使うアプリです。今日の予定・重要・計画済みを始めとした、スマートリストで個人のタスクを整理でき、Plannerで自分に割り当てられたタスクも表示されます。

チーム業務と個人業務をまとめて確認したい場面で、To DoとPlannerを組み合わせる運用が効果的です。

Plannerアプリ（Teams内の統合タスク管理）

Teams内のPlannerアプリは、チームタスクやTo Doの個人タスク、Outlookでフラグを立てたメールなどをまとめて確認できるアプリです。役割分担と期日を可視化しやすいことが特徴で、チーム全体の進捗状況をリアルタイムで管理・共有できます。

以上の特徴から、PMやチームリーダーが、複数プロジェクトの担当タスクと個人タスクをまとめて把握する際に適しています。

Microsoft Lists（情報・データベース管理）

Microsoft Listsは、プロジェクト情報をデータベース形式で管理するアプリです。リスクの一覧や課題管理表、メンバー情報や進捗ステータスなど、自由な列構成で情報を整理できます。

タブとして追加でき、リストの更新内容をTeams上で確認できるため、Plannerのカード管理だけでは対応しにくい構造化された情報の管理に向きます。

Planner Premium（本格プロジェクト管理機能）

Planner Premiumは、Plannerの上位プランで、本格的なプロジェクト管理に必要な機能を備えています。Microsoftは、2025年8月にProject for the webおよびTeams内のProject/Roadmapアプリを廃止し、Plannerへ移行する方針を示しました。

（出典：Microsoft 365「Microsoft Project for the web サービスの説明」）

Planner Premiumでは、Timeline（ガントチャート）表示をはじめ、チームのワークロード管理に欠かせない高度な機能を提供しています。利用できる機能は契約プランによって異なるため、導入前に最新のMicrosoft公式情報を確認しましょう。

 

Teamsでプロジェクト管理を始める手順

Teamsでプロジェクト単位のチームを作成し、Plannerを軸にタスク管理を整える、基本的な4ステップを解説します。

ステップ1：チームとチャネルを設計する

最初のステップは、プロジェクト単位でチームを作成し、業務内容に応じてチャネルを設計することです。チームは「プロジェクトA」「プロジェクトB」のように案件単位で分け、チャネルは、全般・進捗報告・議事録・課題管理のように、目的別に分割する構成が一般的です。

チャネル設計はあとから変更できますが、運用開始後に大きく変えると情報の場所がわかりにくくなるリスクを伴います。そのため、立ち上げ時にチャネル設計・運用をどのような方針にするのかを、メンバーで合意しておくことが重要です。

ステップ2：Plannerタブを追加する

Plannerをチャネルから直接利用するには、タブとして追加する必要があります。

Teamsで対象チャネルを開き、上部の「+」アイコン（タブを追加）をクリックし、アプリ一覧から「Planner」を選択します。続いて「新しいプランを作成する」または「このチームの既存のプランを使用する」を選び、プラン名を設定すれば追加完了です。

プランは、Microsoft 365グループ単位で管理されるため、同じチームの別チャネルから同じプランを参照することもできます。

ステップ3：バケットとタスクを作成する

Plannerでは、タスクをバケット（列）で分類し、カード（個別タスク）で詳細を管理します。バケットの命名例としては、未着手・進行中・レビュー中・完了といったステータス区分や、設計・実装・テストのような工程区分が分かりやすい構成です。

カードには、タスク名・担当者・開始日・期限・進捗状況・チェックリスト・添付ファイル、ラベル・コメントなどを設定でき、Teams上のチャネルから直接更新できます。

ステップ4：通知・権限・運用ルールを整える

Plannerでは、タスクの割り当てや期限変更などのタイミングで通知を受け取れます。Teamsの通知設定でPlannerの通知を有効にすると、自分に関係する更新がアクティビティに表示されます。

権限は、チームのメンバー権限に連動するため、外部協力会社や派遣メンバーがいる場合は、ゲストアクセスの可否や閲覧範囲を事前に設定することが大切です。あわせて、タスクのステータス更新頻度、命名規則、優先度の付け方などの運用ルールをドキュメント化しておくと、メンバー間の認識ずれを抑えられます。

 

Teamsのプロジェクト管理でガントチャートを使う方法

Teamsを起点にガントチャートで進捗管理を行う場合、いくつかの選択肢があります。ここでは、代表的な3つの方法を順に解説します。

Planner Premiumでガントチャート（Timeline）を使う

Planner Premiumでは、タイムラインビューでガントチャート相当の表示が利用できます。

タスクの期間を棒で表示し、依存関係を線で結ぶことで、計画と進捗を視覚的に管理することが可能です。ほかにも、マイルストーンやクリティカルパス、ベースラインなど、本格的な計画管理に役立つ機能も活用できます。

利用には、Planner Premiumに対応するサブスクリプションが必要です。プラン構成は変更されることがあるため、導入前にMicrosoft公式で最新の情報を確認することをおすすめします。

Planner PremiumとProject系機能の関係を理解する

Microsoftには、Plannerのほかにも、歴史的にProject系の製品が複数あります。

Microsoftでは、2025年8月にProject for the webおよびTeams内のProject/Roadmapアプリが廃止され、Plannerへの移行が進められています。また、Microsoft Project Onlineは、2026年9月30日に廃止予定と発表されていることを知っておきましょう。

（出典：Microsoft「Microsoft Project Online のサポート終了：知っておくべきこと」）

Project Serverなどを含めた既存環境の扱いは、契約形態や利用構成によって確認が必要です。
中小規模であればPlanner Premiumで対応できるケースが多く、より大規模なポートフォリオ管理が必要な組織は、デスクトップ版や代替手段の選定を最新の公式情報をもとに検討するのが現実的です。

外部ツール（Lychee Redmineなど）と連携する

Planner PremiumやほかのMicrosoft純正機能では要件を満たしにくい場合、外部のプロジェクト管理ツールとの連携も選択肢に入ります。

Lychee RedmineやAsana、monday.comなどは、いずれもTeamsとの連携に対応しているツールです。プロジェクト管理機能を外部ツールに任せる構成にすることで、Microsoft純正機能では難しい高度なガントチャートや工数管理、複数プロジェクトの横断管理を実現できます。

 

Teamsプロジェクト管理で使える無料機能と有料機能の違い

Plannerには、Microsoft 365に含まれる基本機能（Basic）と、追加ライセンスが必要なPlanner Premiumの2つのプランがあります。以下では、無料と有料で生じる機能差を4つの観点で比較します。

タスク管理機能の違い

基本のPlannerでも、タスクの作成や担当者の割り当て、期限の設定など、基本的なタスク管理機能を利用できます。Premiumでは、これに加えてスプリントやゴール、Copilotによる支援など、より高度な機能を使用することが可能です。

まずは、Plannerで使用感を試しながら、プロジェクトを管理する上で必要な機能が少ないと感じる場合は、Premiumを検討するとよいでしょう。

ガントチャート・依存関係管理の違い

基本のPlannerでは、グリッドやボード、スケジュールやグラフなどのビューで、タスクを確認できます。ただし、ガントチャート形式のタイムライン表示は含まれないことを理解しておきましょう。

Premiumでは、タイムラインビューができるほか、高度な依存関係管理やクリティカルパス、マイルストーン、条件付き色分けなどが利用できます。計画と実績の差を視覚的に追える、本格的なスケジュール管理を求める組織向けの仕様です。

PlannerとPremiumのどちらを選ぶべきかは、タイムラインビューが必要かどうかに分かれます。たとえば、タスク間の依存関係を踏まえた計画管理が必要な現場では、Premiumを選ぶほうがおすすめです。

複数プロジェクト・リソース管理の違い

基本のPlannerは、個別プラン単位の管理が中心です。複数プロジェクトの横断管理は、自分に割り当てられたタスクの一覧表示など、基本機能でもある程度できます。

Premiumでは、Peopleビューやチームのワークロード管理など、メンバーごとの負荷状況を確認しやすい機能が利用できます。複数案件をまたぐリソース管理を本格的に行いたい場合は、Premiumや外部の専用ツールの併用を検討することが現実的です。

レポート・権限管理機能の違い

基本のPlannerでも、チーム内のタスク共有や進捗確認は可能です。一方、組織単位の権限管理や詳細なレポート、管理者向けの設定などは、Microsoft 365の上位プランやPlanner Premiumで拡張される傾向があります。

プラン構成や提供機能は変更されることがあるため、導入する前に、自社の管理要件と照らして必要なプランを公式情報で確認しましょう。

 

Teamsでプロジェクト管理を行うときの課題

Teamsをプロジェクト管理に活用する際には、運用面の課題もいくつか存在します。課題感を知らずにプロジェクト管理を始めると、適切に運用できなくなる可能性もゼロではありません。

ここからは、Teamsでプロジェクト管理を行うときに生じやすい4つの課題を紹介します。

タスクがチャットに埋もれてしまう

Teamsのチャネル上では、会話やファイル共有が時系列で流れていく性質があります。そのため、依頼事項やタスクに関する発言が、ほかのメッセージに埋もれやすい傾向があります。

「あの依頼、誰が対応するのか」「議事録の決定事項はどこのチャットに書いたか」といった状況が起きやすく、対応漏れにつながります。

対策としては、Plannerタブで依頼内容をタスクとして登録する、またはチケット化に対応した外部ツールと連携することです。流れていく会話とは別の場所に、タスクを蓄積する運用が有効です。

複数プロジェクトの横断管理が難しい

プロジェクト数が増えると、Plannerの基本機能だけでは複数案件を横断した進捗管理やリソース把握が難しくなります。

Plannerは個別プラン単位での管理が中心で、自分にアサインされたタスクの一覧表示ができます。しかし、複数案件を横断したメンバーごとの負荷バランスや、プロジェクト全体のボトルネックを把握するには工夫が必要です。

Planner Premiumのワークロード管理機能、または横断管理に強い外部ツールを併用し、プロジェクトを横断管理しやすい環境を構築することが求められます。

ガントチャートや工数管理に制限がある

基本のPlannerでは、グリッドやボード、スケジュールやグラフなどのビューで、タスクを管理できます。ただし、ガントチャート形式のタイムライン表示や、工数の積み上げ管理には制限があります。

Planner Premiumでタイムラインビューを利用できるものの、工数管理を本格的に行いたい場合は、別途プロジェクト管理ツールを組み合わせることが必要です。

過去プロジェクトのデータ管理が煩雑になる

プロジェクトが完了してチームをアーカイブすると、Teamsのチャネルやチャット履歴、Plannerのタスクデータへのアクセスが制限される場合があります。また、年月が経つにつれて検索性が低下し、過去プロジェクトのナレッジが活用しにくくなることも珍しくありません。

完了プロジェクトのデータ保持期間やアーカイブ後のアクセス可否、ナレッジ抽出の方法を、プロジェクト立ち上げ時に決めておくと、運用負荷を抑えられます。

 

Teamsと連携できるプロジェクト管理ツール

Teamsには、外部のプロジェクト管理ツールと連携できる仕組みがあり、Teams上で外部ツールの情報を確認したり、操作したりできます。以下では、Teamsと連携できる代表的な4つのツールを紹介します。

Lychee Redmine（ガントチャート・工数管理を強化）

Lychee Redmineは、Redmineをベースにガントチャートやカンバン、工数管理などの機能を強化した国産のプロジェクト管理ツールです。

Teamsとの連携アプリである、Lychee Redmine botを使うことで、Teams上の会話をLychee Redmineのチケットとして登録できます。Microsoftの純正機能では難しい本格的なガントチャート管理や工数管理を、組み合わせて管理したい組織に有効なツールです。

Trello（カンバン形式のタスク管理）

Trelloは、ボード・リスト・カードのシンプルなカンバン形式でタスクを管理するツールです。

Microsoft Teams用のTrelloアプリが提供されており、Teamsのチャネルにタブとして追加してTrelloボードを表示したり、Teams上で更新内容を確認したりできます。タスク管理を直感的かつシンプルに行いたいチームに適した選択肢といえます。

Asana（タスク・プロジェクト管理）

Asanaは、複数プロジェクトのタスク管理に強みを持つツールです。リストやボード、タイムラインなど、複数のビューに対応しています。

Microsoft Teams用のAsanaアプリもあるため、Teams上でAsanaのタスクを確認・更新したり、ミーティング中にタブとしてAsanaを開いたりすることも可能です。複数人が並行してプロジェクトを進行する組織や、部署間の連携・業務フローを可視化したい組織におすすめです。

monday.com（ワークフロー管理）

monday.comは、柔軟なワークフロー設計が特徴のプロジェクト管理ツールです。ボードやガントチャート、カレンダーやカンバンなど、多様なビューに対応しています。

Microsoft Teams連携機能を備えており、Teams上でmonday.comのボードを参照したり、通知を受け取ったりできます。特に、複数のツールを導入せず、全体のデータを特定のプラットフォームへ集約したい組織に、monday.comは有効です。

 

TeamsとLychee Redmineを連携してできること

Lychee Redmineは、Microsoft Teams連携アプリを公式に提供しています。Teamsの使い慣れた画面から、Lychee Redmineのチケット管理を進められるため、Teamsを中心に活用しながらプロジェクト管理をしたい場合は、ぜひ参考にしてください。

Teams上の会話や依頼をチケット化できる

Lychee RedmineのTeams連携アプリLychee Redmine botを使うと、Teams上の会話や依頼内容を、そのままLychee Redmineのチケットとして登録できます。

チケットには、元のTeamsチャットへのリンクが明記されるため、依頼元のやり取りにすぐに戻れます。Teamsでのコミュニケーションを起点に、タスクの抜け漏れを防ぎながら情報を集約できる点がメリットです。

なお、アプリのインストールにはMicrosoft 365のTeams管理者権限が必要です。

Lychee Redmine側でガントチャートと工数管理を活用できる

Teamsから登録されたチケットは、Lychee Redmine本体のガントチャートや工数管理機能と組み合わせて扱えます。

担当者の割り当てや期限設定、依存関係のあるタスク管理などを、Lychee Redmineの直感的なガントチャート上で行えます。Teams単体やMicrosoft純正機能だけでは難しい計画管理を、外部ツールで補える点が特徴です。

複数プロジェクトの進捗や負荷を横断的に管理できる

Lychee Redmineでは、複数プロジェクトの進捗状況やメンバーごとの稼働状況を1つの画面で確認できます。Planner個別管理では分散しがちな情報を、案件横断のダッシュボードで一覧できるため、特定メンバーへの負荷集中や、案件全体のボトルネックを把握しやすくなります。

確認漏れや伝え損ねなどを防ぎやすくなり、プロジェクトを円滑に進められる環境を整えやすいことが、Lychee Redmineを導入する魅力です。

無料トライアルで自社運用に合うか確認できる

Lychee Redmineでは、30日間の無料トライアルを用意しています。Teamsと連携できるツールを導入する場合、課題にあがりやすいのが、イメージしていたものと実際の使用感が異なる点です。

30日間の無料トライアルでは、ガントチャートやカンバン、工数管理などの操作感を実際に確認できます。クレジットカード登録不要であるため、本格導入前に試しやすいことが特徴です。

Teamsだけのプロジェクト管理に不便さを感じる・連携できるツールを実際に試してみたい場合は、ぜひLychee Redmineからお試しください。

 

Teamsでのプロジェクト管理に関するよくある質問

以下では、Teamsでのプロジェクト管理についてよく寄せられる質問を紹介します。現場で活かせる情報もあるため、プロジェクト管理のボトルネックを解決したい方は、ぜひ参考にしてください。

Teamsだけでプロジェクト管理は完結しますか

シンプルなプロジェクトであれば、TeamsとPlannerの組み合わせで管理できる場合があります。

チャットやファイル共有、オンライン会議やPlannerでのタスク管理を、1つの環境にまとめられます。そのため、案件規模が小さく、ガントチャートや工数管理が必要ない場合は、Teamsだけでプロジェクト管理を完結できるでしょう。

一方、複数のプロジェクトを横断して管理する際や、ガントチャートでの計画管理をしたいときなどは、Planner Premiumや外部のプロジェクト管理ツールとの併用がおすすめです。

Teamsでタスクを複数人で管理できますか

PlannerやTeams内のPlannerアプリを使えば、担当者や期限、進捗状況やチェックリストなどを設定したタスクを複数メンバーで共有・更新できます。Teamsのチャネルにタブとして追加すれば、チームメンバー全員が同じプランを参照しながら作業を進められます。

一方、複数プロジェクトを横断した進捗管理は、基本機能のみで対応することが困難です。規模が大きくなる場合は、Planner Premiumや外部のプロジェクト管理ツールの活用も検討するとよいでしょう。

PlannerとTo Doはどう使い分けますか

Plannerは、チームで共有するタスクを管理するためのアプリです。メンバー全員でタスクの作成・更新・進捗確認ができます。一方、Microsoft To Doは、個人のタスクを管理するためのアプリで、自分の今日の予定や個人的なTo-Doリストを扱います。

Plannerでアサインされたタスクは、To Doにも自動的に表示されます。そのため、To Doで個人タスクとチームタスクをまとめて確認しながら、Plannerでチーム全体の状況を把握する使い分けが一般的です。

Microsoft 365の契約内でプロジェクト管理はできますか

Microsoft 365の法人向けプランでは、Planner、To Do、Microsoft Listsなどの基本機能を利用できる場合があります。利用できる機能は契約プランによって異なるため、自社の契約内容を確認しましょう。

これらを使えば、タスク管理や進捗確認、ドキュメント管理やコミュニケーションをTeams上で完結させる運用が可能です。一方、Planner Premiumのタイムラインビューや依存関係管理、Copilotなどの高度な機能は、追加ライセンスや対象プランが必要です。

自社で必要な機能が何なのかを洗い出し、必要に応じてプランを変更すべきかを検討し、費用対効果に合う運用を意識しましょう。

Teamsとプロジェクト管理ツールはどう連携しますか

Teamsとプロジェクト管理ツールを連携させる方法は、具体的に下記の3つです。

• Teamsのチャネルにタブとして外部ツールを追加する
• Bot形式の連携で、Teamsのチャットでコマンドを打って外部ツールを操作する
• コネクタやAPI連携で、外部ツール側の更新通知をTeamsのチャネルに送る

なお、連携方式によって、設定方法や必要な権限は異なります。ツールを導入する前に、最新の公式手順を確認しながら運用準備を進めることが大切です。

 

まとめ：Teamsを軸にプロジェクト管理を効率化しよう

Microsoft Teamsは、コミュニケーションとタスク管理を1つの環境に集約できる強みがあります。Plannerをはじめとするアプリと組み合わせることで、プロジェクト管理のハブとして活用できます。

一方で、複数プロジェクトの横断管理や本格的な工数管理、ガントチャートを使った計画管理など、Microsoft純正機能だけでは対応しにくい領域も存在することが事実です。

これらの課題が顕在化している組織であれば、Lychee Redmineのような、外部プロジェクト管理ツールとTeamsを連携させる方法が適しています。コミュニケーション基盤としてTeamsの機能を保ちつつ、外部ツールでプロジェクト管理機能を強化すると、利便性が高まるでしょう。

Lychee Redmineでは、30日間の無料トライアルを用意しています。実際の操作性を確かめたうえで導入すべきかどうかを判断できるため、プロジェクト管理を改善したい場合は、まずはお気軽に活用してください。