プロジェクトのメンバー管理が重要な理由は？管理のコツも解説

プロジェクトのメンバー管理とは、プロジェクトマネージャーがタスク管理や進捗管理、割り当てと管理といった各種管理を行うことです。この記事では、メンバー管理の概要ややり方、コツなどについて解説しています。また、管理に役立つおすすめのツールも取り上げているため、メンバー管理方法に課題を抱えていて、もっと効率的な方法はないか探している、といったプロジェクトマネージャーはぜひ参考にしてください。

プロジェクトのメンバー管理とは

メンバー管理とは、プロジェクトマネージャーが、プロジェクトに関する各種管理を行うことです。具体的には、メンバーの割り当て管理や進捗管理、タスク管理、目標管理、さらにはモチベーション管理などです。プロジェクトの目標に到達するためには、常に最適な状況でタスクに取り組む必要があります。そのため、誰をどのタスクに割り当てるのか、進捗状況に問題はないか、メンバーは問題を抱えていないかといった要素をプロジェクトマネージャーが管理します。

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プロジェクトにおいてメンバー管理が重要な理由

メンバー管理は、プロジェクトメンバーそれぞれが持つ能力を最大限に発揮するためにも欠かせないものです。プロジェクトマネージャーがメンバーのスキルを理解し、その人に合ったタスクを割り当てることで、自分の力をしっかりと発揮できます。自分に合った業務が割り当てられれば、作業をスムーズに進められるため、結果的に生産性の向上にもつながります。

また、プロジェクトメンバー同士の相性などを考慮してタスクを割り当てることで、コミュニケーションの活性化が期待できるため、様々なアイデアの創出が期待できます。

このように、メンバー管理を適切に行うことで、プロジェクト全体をスムーズに進めることが可能です。

プロジェクトのメンバー管理を適切に行う方法

ここではプロジェクトのメンバー管理を適切に行うためのポイントを紹介します。いつもメンバー管理に悩んでいる、どうすればもっと効率よく管理できるのか知りたいといったプロジェクトマネージャーの方はぜひ参考にしてください。

一人ひとりのスキルや性格を把握する

プロジェクトに参加するメンバーは、それぞれ異なる経歴や特徴を持っているため、一人ひとりのスキルや性格の把握は必須です。何が得意なのか、これまでどういった業務を経験してきたのかといったことがわかっていれば、適切なタスクの割り当てが可能です。また、業務に関連するスキルだけでなく、性格の把握も重要なポイントだといえます。たとえば、コツコツと計画的に取り組める人であれば、比較的時間のかかるタスクを割り当てる、といったことができます。スキルや性格を把握するためには、プロジェクトマネージャーとプロジェクトメンバーとのこまめなコミュニケーションが欠かせません。

進捗率の認識を揃える

メンバー管理には進捗状況の把握・管理も含まれているため、進捗率の認識をプロジェクトチーム内で統一しておく必要があります。簡単な例を挙げると、「タスクはほとんどできており、あと少しで終わる」といった場合、人によっては作業全体の7割の段階でこのようにいう人もいれば、9割の段階でいう人もいます。個人の感覚に基づいて進捗率を定義すると、認識のずれが起こりやすくなるため注意しなければなりません。一方で、タスクを細分化し、完了か未完了かの2つに分類する形であれば、進捗状況が明確になるため、管理がしやすいです。

状況把握はリアルタイムで行う

プロジェクトの状況は日々変わっていくものであるため、状況把握はリアルタイムで行わなければなりません。把握するのが1日遅れるだけで、トラブルにつながる可能性があるほか、すでに問題が起こっていた場合は対応に遅れてしまいます。朝礼などで問題がないか、状況把握できる機会を設けるほか、プロジェクトメンバーがプロジェクトマネージャーに対して、何かあったときにすぐに報告できる雰囲気を作ることも大切です。

プロジェクトのメンバー管理のコツ

ここではプロジェクトのメンバー管理をより効率よく行うためのコツを紹介しています。特別なことではありませんが、ここで取り上げるコツを実践するだけでも、管理のしやすさは大きく変わるため、ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションをとる

コミュニケーションは、メンバー一人ひとりの特性を理解するためにも、こまめな状況把握のためにも必要不可欠です。多くの人が関わるプロジェクトの場合、作業内容や目標などに対する認識の齟齬が起こりやすいですが、コミュニケーションをこまめにとっていれば、そのような事態も回避できます。プロジェクトマネージャーはメンバーからの報告を待つのではなく、自ら積極的にコミュニケーションをとりにいくことが大切です。

メンバーのモチベーションを高める

プロジェクトメンバーのモチベーションを高められれば、メンバーは意欲的に仕事に取り組んでくれるため、結果的に仕事の生産性が高まり、タスクや進捗状況の管理がしやすいです。モチベーションを高めるためには、明確な目標の設定や一人ひとりのスキルにあったタスクの割り当てなどが効果的です。また、プロジェクトマネージャーから褒めてもらうことでさらにやる気が高まる人もいます。

チーム内の人間関係を把握する

1つのタスクを複数人で対応しなければならない場合、チーム内の人間関係を踏まえた上で担当者を決める必要があります。たとえば、お互いのことをよく知っており、相性が合う人同士が組めば、作業スピードのアップが期待できます。一方で、相性が悪い人同士を組ませると生産性の低下につながりかねません。もちろん、誰と誰が組んでも同じパフォーマンスを発揮できるのがベストですが、常にそうなるとは限らないため、人間関係を把握しておく必要があります。

プロジェクトのメンバー管理に使えるツール

ここでは、プロジェクトのメンバー管理に使える便利なツールを紹介します。メンバー管理に関連する機能はもちろん、プロジェクト全体の管理にも活用できるツールです。各種管理をもっと効率よく行いたい方、管理に課題を抱えている方などは、ぜひ参考にしてください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、プロジェクト管理に関する幅広い機能を搭載した管理ツールです。ガントチャート、カンバン、バックログ、タイムマネジメント、リソースマネジメント、コストマネジメントなど、プロジェクトで使用頻度の高い機能を備えています。例えば、ガントチャート機能はタスク管理や進捗状況の把握・管理に役立つものです。また、予算管理にも対応しており、予算と実際にかかった費用の比較が簡単にできるため、予算オーバーになっていないか、未消費になっていないかといった点に早い段階で気づけます。

Lychee Redmineのダッシュボードには、プロジェクトに関する各種情報が1つにまとめられているため、ダッシュボードを見れば、現在の状況が1目でわかります。ユーザーのニーズに応じた拡張機能の開発にも対応しているため、自社にとって使い勝手の良いプロジェクト管理ツールに作り上げることも可能です。初めてツールを導入する企業にとっては、豊富な導入実績も安心材料だといえます。

Stock

Stockは、プロジェクトなど複数人が関わる場面における情報共有を目的としている管理ツールです。メッセージ機能がついているため、プロジェクトメンバー間でのコミュニケーションに活用できるほか、情報やタスクの共有、進捗状況の報告なども行えます。また、ノート機能を活用すれば、テキスト情報や画像ファイルなどの共有も可能です。なお、ノートの編集内容は履歴として残るため、過去のやりとりの流れを見返すこともできます。Stockは、情報を共有、ストックを主な目的としていることから、タスク管理やメッセージ機能など、特に必要な機能のみが搭載されています。そのため、管理ツールを初めて利用する人でも扱いやすく、直感的に利用できる点が特徴です。

プロジェクトのメンバー管理がうまくいかないのは、情報共有がうまくできないためです。Stockで情報を共有、ストックできれば、より効率よく管理ができます。

Jooto

Jootoは、タスク管理を得意とするクラウド型のプロジェクト管理ツールです。タスクはカンバン方式で表示されるため、進捗状況を把握しやすい点は大きなメリットです。カンバン方式とは、カンバンと呼ばれる指示書に各タスクの詳細を記載し、進捗状況に応じてカンバンを移動させるものです。カンバンの位置から、タスクが完了なのか未完了なのかといったことが一目でわかります。また、カンバンの移動はドラッグ&ドロップで行うため、管理ツールを初めて使う人、ITツールの使用に慣れていない人でも直感的に扱えます。さらに、期日を設定すれば、ガントチャートも作成できるなど、プロジェクトマネージャーの管理業務を多角的にサポートしてくれます。外部連携にも対応しており、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどとも連携できるため、すでに何かしらのツールを利用しているといった場合にもおすすめです。OSやブラウザに関係なく利用できることから、外出先でスマートフォンで情報を確認する、リモートワーク中の自宅から進捗状況を更新するといったことも行えます。

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コツを押さえて効率的なプロジェクトメンバー管理を

今回は、プロジェクトのメンバー管理の概要ややり方、コツ、おすすめのツールなどについて解説しました。プロジェクトのメンバー管理とは、メンバーの割り当て管理や進捗管理、タスク管理、目標管理、さらにはモチベーション管理などプロジェクトマネージャーが、プロジェクトに関する各種管理を行うことです。管理にあたっては、メンバー一人ひとりの性格や特徴、人間関係などを把握する必要があるほか、こまめなコミュニケーションをとることも欠かせません。より効率よく管理を行いたい場合は、Lychee Redmineをはじめとしたプロジェクト管理ツールの利用も検討してみてください。

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