仕事効率化・生産性アップ 
企業にとって「業務効率化」は常に考えなければいけない課題です。
近年ではリモートワークという自宅で仕事をする働き方もできたことから、新しい業務効率化を取り入れることを検討している企業も多いのではないでしょうか。
しかし業務効率化をしようと思っても「自社に最適な方法がわからない」と悩むかもしれません。
企業によって働き方は違うので、最適な業務効率化の方法を見つけたいですよね。
そこで今回は、業務効率化のアイデアとポイントを詳しく解説します。
すぐにでも取り入れやすい業務効率化の方法がわかるので、ぜひ最後までご覧ください。
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業務効率化とはムリ・ムダ・ムラを見つけること
業務効率化とは、仕事の「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を発見・削除して生産性を上げることを指します。
「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」がどんな内容を指しているのかというのは、以下の通りです。
- ムリ：従業員に対して過度なスケジュール調整・タスク量を与えていないか
- ムダ：仕事にかかるコスト・時間・人材を必要以上に投下していないか
- ムラ：時期や担当者によって仕事の質に偏りがないか
上記のような問題を削除していくには、プロジェクト管理ツールの導入やアウトソーシングなどの手法が最適です。
すぐにでも改善したいなら、会議時間を短縮したりPCのショートカットキーを使ったりすることをおすすめします。
結果的に生産性や業績の向上にもつながるので、企業にとっても有益となるでしょう。
仕事のプロジェクトにおいて、非効率な内容を見直すことこそが業務効率化です。
業務効率化の目的
近年日本では、少子高齢化によって労働力の不足が深刻な問題となっています。
新型コロナウイルスの感染拡大により働き方改革をする企業も増えているでしょう。
企業は従業員全体が新しい環境で利益を作るためにも、業務効率化によって生産性を向上させる目的があります。
環境が変わりやすい時代だからこそ、柔軟に業務効率化をすることが必要です。
業務効率化から得られる3つのメリット
企業が業務効率化をすれば、以下のようなメリットがあります。
- 業務時間と経費の削減
- 従業員の意欲向上
- 新規事業への注力
メリット1：業務時間と経費の削減
業務効率化をすればプロジェクトのムダな部分がわかるので、業務時間と経費の削除につながります。
管理体制が適当になると、少なからずムダな時間や経費が発生してしまうものです。
従業員の残業時間や休日出勤を減らせることができれば、人件費や光熱費などの経費削減につながります。
ほかにもアウトソーシングから安く業務を発注したり、書類をファイル化したりと工夫すれば、よりコスト全体の削減を期待できます。
会社のコストをおさえたい場合、業務効率化は大きなメリットです。
メリット2：従業員の意欲向上
業務効率化から従業員の労働時間を短縮すると、体調やストレスの負担も軽減します。
従業員が働きやすい環境作りができれば、満足度が高く現場の士気も向上するでしょう。
また従業員定着率も向上するので、長期的に会社へ貢献してくれる従業員も増えます。
これまで従業員の負担軽減に失敗した方は「そんなにうまくいくわけがない」と思うかもしれませんが、仕事のムリやムダを省けば自然労働時間は減ります。
会社が業務効率化に取り組めば、従業員は「自分たちのことを真剣に考えてくれている」と好印象を与えるので、社内全体の評価も上がるでしょう。
メリット3：新規事業への注力
業務効率化に成功すれば時間に余裕ができるので、新規事業に時間を作れます。
新規事業に挑戦すれば新しい収益源を作れるだけでなく、組織強化や生産性向上も期待できます。
注意点として、新規事業をはじめると注力するバランスが崩れやすいことです。
そのため現状維持をしながら新規事業にかけるコストと時間を考慮して進めるようにしましょう。
業務効率化を進行するアイデア9選
業務効率化を進行するためのアイデア紹介します。
主なアイデアは以下の9つです。
- 分業化する
- 自動化する
- 業務の優先順位をつける
- 業務マニュアルを作成する
- 業務のフローチャートを作成する
- データベースを活用する
- データ・情報を共有する
- 作業時間を短縮する
- 業務の担当者を変更する
すぐに試せるものから効果的なものまでまとめたので、順番に説明します。
1.分業化する
会社の生産性を上げたいときは、分業化することをおすすめします。
例えば特定の担当者に任せていた業務を複数人に分業化することで、即戦力になるメンバーを作れます。
また一人の従業員に対して集中的に業務が発生しているときに仕事を分けられるので、負担軽減も可能です。
分業化をするときは、従業員によって業務量をしっかり処理できるかを事前に把握するようにしましょう。
2.自動化する
毎日のルーティン業務を自動化するのも有効な手段です。
業務のなかに、日々データに打ち込まなくてはいけないこともあるでしょう。
そのときは、Excelやマクロといったツールを使えば時間をかけず簡単に完了できます。
例えば品物の在庫数や発注件数などはマニュアル化しやすいため、自動化することは簡単です。
また社内全体のデータ共有もできるので、担当者でなくてもチェックできます。
ツールのなかには費用をかけず無料で利用できるものも多いので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。
3.業務の優先順位をつける
社内業務を見直して優先順位をつけるのもアイデアのひとつです。
優先順位の高い業務から順番にリソースを割き、優先順位が低い業務は省略や外部アウトソーシングを利用できないか検討してみましょう。
業務の優先順位を決めるときは、業務ごとの作業時間を明確化してください。
業務の作業時間を明確にすればスケジュール表に当て込み、時間のかかる業務から順におこないましょう。
「この業務は何時までに完了させる」と細かな設定をしておくとスムーズに進行できるのでおすすめです。
社内のリソースを有効的に活用するにはどうすればいいかを意識しましょう。
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4.業務マニュアルを作成する
業務内容やルールをまとめてマニュアル化すると業務効率化につながります。
業務マニュアルがあれば担当者が変わってもクオリティが下がる心配がないので、質を落とさずプロジェクトを進められます。
マニュアルを作成するときは、読み手が読みやすくなるように工夫すると理解もしやすいです。
結果的に成果へとつながりやすく新しい従業員に教える時間も短縮できます。
わかりやすいマニュアルにするには文面や図、表を用いて見やすさを意識しましょう。
5.業務のフローチャートを作成する
業務のフローチャートとは、期間によってどのように業務を進めるかをまとめたものです。
1日や1週間単位、どのような流れで業務を進めるかを決めることで効率よく進められます。
ですが業務の流れだけを理解しても業務効率化にはつながりません。
業務マニュアルとフローチャートは同時に作成しましょう。
業務マニュアルの内容から進め方を理解し、フローチャートから期間中に進める順番を把握できます。
フローチャートが正常に機能していれば、業務を最短で進めることが可能です。
さらに業務効率化をしたい場合は、分業化して最短でこなす最適解を考える方法をおすすめします。
6.データベースを活用する
データベースとは、今まで会社で使ってきたデータを蓄積したシステムのことです。
データベースには取引先の顧客情報や商品の在庫情報などがあり、過去にどんな事例や対応をしてきたのかを確認できます。
そのためプロジェクトの担当者が変更しても問題なく対応可能です。
企業によっては顧客とのやり取りやアンケート結果など、細かな情報も網羅しているので、今後の施策に役立てることもできます。
過去のデータがなくて困った経験がある企業におすすめのアイデアです。
7.データ・情報を共有する
データや情報を社内全体に共有することも業務効率化につながります。
従業員が簡単にアクセスできる環境があれば分業化するときも対応しやすくなります。
データや情報を共有するときは、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
プロジェクト管理ツールには共有機能が搭載されているので、ログインIDとパスワードを共有すれば誰でも利用できます。
社外秘を守るときにも最適なので、ぜひ試してみてください。
手軽にはじめてみたいときは、チャットワークやスカイプといったビジネスチャットツールの導入もおすすめです。
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8.作業時間を短縮する
作業時間を短縮するアイデアは、業務効率化の「ムダ」をなくすことにつながります。
企業では会議時間が長くなることが多いですが、要点を絞って話を進めることでムダな時間を削減できます。
また会議に不必要な資料を作成しないようにすれば作業時間も短縮できるでしょう。
ほかにもパソコンのショートカット機能やタスク管理ツールを使えば、業務の作業時間を格段に短縮できます。
ムダな作業がわからないときは「この作業は本当に必要なのか」、「もっと作業の短縮をできないか」などを考えて行動するようにしましょう。
9.業務の担当者を変更する
これまでのアイデアから効果を実感ができないときは、業務の担当者を変更してみてはいかがでしょうか。
人によって得手不得手は異なるため、担当者を変えたらスムーズに業務が進むこともあります。
仕事では不得手な仕事をしなければいけないこともありますが、業務効率化を考えるなら担当者の変更はよい手段です
例えば、中国語ができる従業員に日本人のサポート対応を任せるよりも海外のサポート対応をしてもらったほうが効果は高いです。
このように従業員によって最適な人材配置をすることで業務効率化は実現できます。
社内のマネジメントを担当している方は従業員のスキルを見極め、人事担当者と相談してみることをおすすめします。
業務効率化を成功させる5つのポイント
業務効率化のアイデアを試しても必ず成功するわけではありません。
企業によって最適な方法を見つけることで効果は実感できます。
業務効率化を成功させるためには、以下のポイントをおさえておきましょう。
- 従業員のカバーも考慮する
- PDCAサイクルを回す
- ミスはフィードバックする
- 社内全体に共有する
- 業務効率化ツールを導入する
それでは順番に解説します。
1.従業員のカバーも考慮する
業務効率化をすることで、環境が変化して逆に効率性が悪くなることもあります。
従業員によっては「以前のほうが作業しやすかった」という結果になるかもしれません。
業務効率化をするときは、従業員に与える影響や対策を考えることが大切です。
とくに方針が大きく変更するなら社内全体が納得できる理由を説明しましょう。
実際に現場で働く従業員の気持ちをカバーすることが、業務効率化を成功させるポイントです。
2.PDCAサイクルを回す
業務効率化を成功させるにはPDCAサイクルを回すことも大切です。
理由としては、PDCAサイクルによって精度の高い改善策が見つかるからです。
PDCAとは、それぞれの頭文字を取って以下のような意味があります。
- Plan：業務効率化の改善案
- Do：改善案の実行
- Check：実行後の評価・分析
- Action：調査結果に基づいた高い効果を得るための改善案の立案と実行
PDCAサイクルで大切なことは、目標達成のために設定できているかということです。
普段のルーティン作業を落とし込んでも成果が得られません。
PDCAサイクルは目標に向けて高速で回すことで改善速度が上がります。
業務で発生したミスを目業に向けて改善するには、とても効果的なフレームワークです。
3.ミスはフィードバックする
仕事には少なからずミスが発生するものです。
同じミスを繰り返さないようにするには、フィードバックとして次回に活かすことが大切です。
ミスの内容は何か、ミスが起きた原因は何かを考えて対策を考えましょう。
一番注意しなければいけないことは、ミスを上司に報告せず自己処理してしまうことです。
ミスの報告がわからなければ対応に遅延が発生するので、結果として全体に迷惑がかかります。
ミスを起こしたなら素直に認め、早い段階で上司に報告をしましょう。
4.社内全体に共有する
業務効率化のために何らかの施策をおこなうときは、必ず社内全体に共有しましょう。
現場が変更点を理解しなければ業務効率化は成立しないので、求める成果を得ることは難しいです。
例えば業務効率化のために専用ツールを導入するのであれば、全体で使い方を共有しておかなければ機能しません。
逆に効率性が落ちて従業員のモチベーションが下がることもあるでしょう。
業務効率化の手法が自社に合っているかを考え、社内全体に共有すれば求める成果を得られるでしょう。
5.業務効率化ツールを導入する
業務効率化ツールとは、インターネットからダウンロードして利用できる管理ツールです。
ビジネスでよく使われるツールには「グループチャット」や「ビジネスチャット」などがあります。
このようなツールは社内の情報共有やタスク管理をサポートする役割があり、多くの企業が導入しています。
業務効率化ツールを選ぶときは、自社にとってどんな機能が必要かを考えたうえで導入を検討してください。
複雑なツールを導入しても従業員に定着しなければ意味がないので、使いやすさや機能を考慮して選びましょう。
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今回は業務効率化の詳細やアイデア、ポイントを詳しく解説しました。
業務効率化とはつまり「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を見つけることです。
会社にとって不要な点を見つけ改善を加えることで、社内の効率性は上がります。
業務効率化に成功すれば従業員のモチベーション向上や新規事業へ挑戦できるので、現状よりも高い成果を期待できます。
ぜひ紹介したアイデアを実行して、会社の業務効率化をはじめてみてください。
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