プロジェクト管理手法 
作業を効率的に進めるためには、タスク管理が必要不可欠。
タスク管理とは、仕事における作業を管理することを指します。
会社で勤務をしていると、スムーズにタスク管理をしている上手い人を見かけることもあるのではないでしょうか。
そんな人を見ていると「自分もスケジュール通りに作業を進めたい」と思いますよね。
今回は、タスク管理が上手い人の特徴とメリットから、作業効率を上げられる方法とツールを紹介します。
あなたに合ったタスク管理の方法が見つかるので、ぜひ参考にご覧ください。
タスク管理が上手い人の4つの特徴
タスク管理が上手い人は、以下のような4つの特徴があります。
- 緊急度・重要度の高いタスクから処理している
- タスクの処理時間を理解している
- 自分のタスクをリストアップしている
- 終わったタスクは削除している
それでは順番に説明します。
1.緊急度・重要度の高いタスクから処理している
タスク管理が上手い人は、緊急度と重要度が高いタスクを優先的に処理しています。
優先度が低いタスクは、時間に余裕があるときに処理すれば効率良く作業を進められます。
まずは納期が早いタスクを優先的に処理したり、現在発生しているミスやトラブルを早急に対処していたりするのです。
そのためタスク管理が上手い人は、自分がなにを優先して作業すべきかを判断・意識している点が特徴です。
2.タスクの処理時間を理解している
次にタスク管理が上手い人は、タスクごとにかかる処理時間を把握しています。
例えば、日々の作業にかかる時間がどれくらいかを意識できると、残りの時間で仕事の見直しが可能です。
タスク管理が上手い人は、タスク作業をしながらも仕事にかかる時間を常に意識しています。
会議や社内メンバーとの会議でも、人間関係を配慮しながら動いているため、無駄な時間をなるべく作らないようにしています。
そのため、タスク管理が上手い人は処理時間を考えて作業している点もひとつの特徴です。
3.自分のタスクをリストアップしている
続いてタスクが上手い人は、自分がやるべきタスクをリストアップしています。
タスクを1日1回リストアップすることにより頭が整理されるので、優先順位をつけて効率良く作業できます。
リストアップの方法は、ノートやメモ用紙で記入しておくと良いでしょう。
パソコンをよく使うなら、タスクツールを利用するのもひとつの手段です。
自分のやるべきタスクをリストアップしているのも、タスク管理が上手い人の特徴といえます。
4.終わったタスクは削除している
タスク管理が上手い人は、作業が終了したタスクを排除しています。
タスクを削除していけば自分の終わった作業を可視化できるので、次のタスクへとスムーズに移れます。
もし1日で終わらないタスクがあれば翌日に書き写せるため、やり残しを忘れる心配もありません。
終わったタスクをファイリングしておけば、必要になったときに見返すこともできます。
終わったタスクをしっかりチェックしているのも、タスク管理が上手い人の特徴です。
タスク管理の上手い人が得する3つのメリット
タスク管理が上手くなると、以下のような得をするメリットがあります。
- タスクの漏れやミスを防げる
- 業務が効率的に進む
- 業務全体の進捗を把握できる
上記メリットは、どんな仕事でも役に立つメリットばかりです。
それでは順番に解説します。
1.タスクの漏れやミスを防げる
複数のタスクを同時進行していると、つい業務を忘れてしまってトラブルが発生することもあります。
タスク管理ができるようになると、このようなタスクの漏れやミスを事前に防げます。
また社内でタスク管理をしているなら、全体の進捗管理も可能。
全体のタスクを把握すれば遅れが生じている人を助けられるので、業務全体に対しても大きなメリットとなります。
2.業務が効率的に進む
タスク管理をすれば作業の優先順位が決まるので、無駄な作業をする時間を減らせます。
空いた時間を確保できれば優先度の高い作業に時間を回せられるので、効率性が上がります。
タスクごとの作業時間を意識すれば、より効率化が進むでしょう。
時間に余裕ができると無駄に時間をかけてしまいがちなので、タスクを終わらせる時間目標を作れば効率良く仕事ができます。
時間通りに仕事が終わらなくて悩んでいる方にはメリットです。
3.業務全体の進捗を把握できる
タスク管理をすると、それぞれのタスクがどれくらいの進行状況か把握可能です。
もし納期通りにタスクが終わらないと感じたときは、事前にクライアントへ調整連絡を入れられます。
作業メンバーに協力を求めることもできるので、ミスやトラブルを全体でカバーできます。
タスク作業完了に向けて日時を意識できるため、仕事を調整して適切な処理が可能です。
全てのタスクをスムーズに進めるためにも、業務全体の進捗を把握できるのは良いメリットです。
関連記事はこちら>>チームのタスク管理のメリットと注意点！ツールの選び方を紹介
タスク管理をしたほうがいい理由
タスク管理をしたほうがいい理由は、納期を守って行動できるからです。
どんな仕事においても必ず納期というものが存在します。
社内をはじめクライアントから指示された時期までにタスクを完了させなければ、全体に大きな迷惑をかけてしまいます。
タスク管理をすればそれぞれの期日や優先度を把握できるので、納期に間に合わなくなる心配もありません。
また企業全体で見れば生産性や業績に大きな影響を与えるため、社内全体でタスク管理をすることは必須です。
タスク管理ができない人の共通点
タスク管理ができない人の共通点としては、以下のようなものがあります。
- 焦って仕事をしがち
- 複数業務が重なって困惑してしまう
- できない自分を受け入れている
タスク管理ができない人に共通していることは、1つのタスクにどれくらいの時間が必要か把握していないことです。
結果的に仕事がたまってしまい、気持ちとしても落ち込みます。
タスク管理が苦手と感じるのは、どうすればいいのかをわかっていないからです。
まずはタスクごとにかかる時間を洗い出してから、優先順位をつけて一つずつ処理していきましょう。
タスク管理が上手い人になれる手法3選
タスク管理が上手い人は、以下のような3つの手法を使っています。
- ホワイトボード
- ノート
- カレンダー
上記手法は、作業効率を上げるために有効な方法です。
それぞれの使い方について詳しく説明します。
1.ホワイトボード
会社にホワイトボードがあるなら、タスク管理として利用してみると良いでしょう。
自分だけでなく、部署全体の担当者名とタスクを進捗ごとに記入すればタスク管理も便利です。
ホワイトボードにタスクを分類するには、以下のようなタスク項目を記載しておきましょう。
- 未完了
- 進行中
- 保留中
- 日時ごとのタスク
- 完了
このようにタスクの進捗状況がわかる項目を記入しておけば、それぞれの状況が一目瞭然です。
あとは、ふせんにタスク内容を書き込んで貼り付ければ完了。
会社にあるものでタスク管理をしたい方におすすめです。
部署全体で導入するときは提案をしてみましょう。
2.ノート
アナログかつ手軽に行えるタスク管理の手法としてノートがあります。
自分がやらなければいけないタスクを書き出し、完了すればチェックしていく方法が最も簡単です。
書くという行動は記憶として残りやすいので、タスクの漏れがなくすことにも向いています。
ノートにタスク管理をする方法として「バレットジャーナル」という手法があります。
これは書き出すタスクの前にバレット（・）を書いて箇条書き形式で洗い出す方法です。
書いてタスク管理をすれば頭が整理されるので、すべきことを明確化できます。
手軽にタスク管理をはじめたい方におすすめです。
3.カレンダー
日付ごとにタスク管理には、アナログもしくはデジタルのカレンダーがおすすめです。
アナログな手法は、卓上カレンダーやスケジュール帳にタスク日時の締め切りを書き込んで活用できます。
デジタルな手法では、スマホやPCにカレンダーアプリがあるので、いつでもチェックが可能。
またタスク管理やToDoリストなど便利な機能が搭載されているものもあり、業務を上手く管理できます。
それぞれを併用すればタスクの漏れもなくせるので、タスクの進捗管理やスケジューリングもしやすくなるでしょう。
日付をチェックしながらタスク作業をしたい方におすすめです。
タスク管理が上手い人が使うツール【Lychee Redmine】
タスク管理の手間をなくしたいなら、プロジェクト管理ツールの導入を検討することをおすすめします。
プロジェクト管理ツールとは、個人だけでなくメンバー全体の作業状況を管理できる便利なソフトです。
そのなかで多くの企業から支持を集めているツールが「Lychee Redmine」です。
Lychee Redmineは、タスク管理をはじめカレンダー管理、予定工数と実績の可視化など便利な機能を豊富にそろえています。
これまで、7,000社以上が導入しており、信頼性の高さも十分です。
関連記事記事はこちら>>Lychee Redmineとは？機能やメリットについて詳しくご紹介
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
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タスク管理が上手い人になって業務を効率化しましょう
タスク管理が上手い人は、緊急度・重要度が高いタスクから処理していたり、タスクごとの処理時間を理解していたりする特徴があります。
タスク管理ができれば、タスクの漏れもなくなり業務全体の進捗を確認しながら効率良く作業できます。
紹介したタスク管理の手法やおすすめツールを用いて作業効率を実現させましょう。
Lychee Redmineは、無料で使えるフリープランを用意しています。
まずは使いやすさを自分の手で体験してみてはいかがでしょうか。
複雑なプロジェクトが多くて困っている個人や企業の方は、ぜひ一度試してみてください。
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