議事録とは？役割や作成方法について解説

議事録とは、会議の内容を記録し、決定事項を共有するために作成する資料です。

会議に参加していない人でも、会議のポイントを理解できるように作成することが求められ、会議終了後、できるだけ早いタイミングで提出することが望ましいといえます。

この記事では、議事録の概要や形式、作成時のポイント、精度を高める方法などについて解説しています。

また、具体的な作成手順についても取り上げているため、議事録を初めて制作する方や作成経験の浅い人などはぜひ参考にしてください。

議事録とは

議事録とは、社内会議や取引先との商談の記録を残すためのものです。

会議でどのようなことを話し合い、どのような決定があったのかを記録し、参加者や関係者と共有するために使用されます。
会議における備忘録のようなものだと考えてください。

議事録を通して決定事項や今後の方針など、会議で話し合われたことを確認することで業務を進めやすくなります。

議事録の役割

主な役割としては、以下のようなものが挙げられます。

• 会議内容の記録
• 決定事項の共有
• タスクの明確化
• 責任の所在の明確化

主な役割の1つは、先ほども説明しているように会議でどのようなことを話したのかその内容を記録することです。
ただ情報を記載するのではなく、わかりやすくポイント整理して記入することが求められます。

また、どのようなことが決められたのかを記録し、会議に参加していない人にも共有することも議事録の役割です。

その他にも、会議で次のタスクが設定された場合、どのようなタスクで、責任者は誰なのかといった情報を具体的に記載しておくことで、次のステップに移りやすくなるでしょう。

議事録の形式

議事録の形式は大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2つがあります。

会話形式とは、会議中の会話を時系列に沿って記録する方法です。
誰がどのような発言をしたのかが理解できるほか、どのような流れで会議が進んだのかといった詳細まで理解できる点が特徴です。

ただし、会話を記録することとなるため、どこが重要なのかがわかりにくい点には注意しなければなりません。

一方の要約形式は、会議の重要なポイントを中心に情報を要約したものです。
時系列にまとめる必要はなく、決定事項や重要な情報などをシンプルに記入します。

読む人が短時間で会議の要点を理解できる点が特徴だといえるでしょう。

議事録の作成時のポイント

ここでは議事録を作成する際に押さえておきたい主なポイントを紹介します。
作成の経験がない人、まだ慣れていない人などはぜひ参考にしてください。

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会議の要点や目的を把握しておく

作成にあたっては、参加する会議の要点や目的がなんなのかを把握しておくことが大切です。
これは、要点や目的といった会議の背景がわかっていれば、会話の流れや内容なども理解しやすく、作成もスムーズになるためです。

ポイントとしては、会議の5W2H（「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Much（いくらで）」）について、事前にわかっている部分は調べておくようにしましょう。

必要な項目は事前に入力しておく

作成にあたって必要な項目が決まっているのであれば、事前に入力しておきましょう。
事前に情報を入力できていれば、会議中に作成する部分を最小限に抑えられるため、作成しやすくなります。

企業によって必要な項目は異なりますが、会議名や日時、場所、参加者、議題などは事前に入力しておくことをおすすめします。
過去の議事録があれば、それを参考にしてもよいでしょう。

わかりやすさを意識して記載する

議事録は自分だけが読むものではなく、会議の参加者や参加できなかった関係者など、幅広い人が読むこととなるため、わかりやすさを意識して書くことが大切です。
メモ書きにするのではなく、要旨をスムーズに理解してもらうためにはどのように書けばよいかといったことを常に意識しておきましょう。

例えば、役職者の名前に常に「〜部長」などとつけていると作成の手間になるだけでなく、読んでいる人にとっても煩わしくなります。
このような場合は、初めに「敬称略」と記載するとスムーズに作成できます。

また、「これ」「それ」「あの」などの言葉はそのまま記載せず、具体的な言葉に置き換えて記入しましょう。

結論を先に書く

議事録をはじめとしたビジネス文章においては、結論を先に書くことが大切です。
結論を先に記載することで大切なポイントを最初に伝えられ、読んだ人が会議のポイントを理解しやすくなります。また、結論が先に記載されていると、読み進める中での理解の助けとなり、読む時間を短縮することもできるでしょう。

具体的には、まず結論を書き、その理由を記載します。その後、具体例を書いて最後にまとめを記載する、といった順番で書くことをおすすめします。

図式を活用して作成スピードを上げる

作成にあたっては、図式などを活用して作成スピードを速めることも大切です。
会議中の会話を全て文字で書き起こすことは大変で、時間もかかってしまいます。

一方で、図式を活用することで書く内容を最小限に抑えられます。
例えば、ステークホルダーとの関係は全て文字で記載しなくとも、矢印や図形を使って表せるでしょう。

また、図式以外にも箇条書きを活用することで、作成スピードをより速めることが可能です。

不明点はそのままにしない

会議中に自分が知らない言葉が出てくる、参加者の関係性がいまひとつわからない、など不明点が出てくることは十分あり得ますが、そのようなときは不明点をそのままにしておかないことが大切です。
不明点を抱えたまま作成しても、要旨がわかりにくくなり、議事録としての機能を果たさない可能性があります。

会議中に質問できる場合はすぐに確認し、できない場合はメモに残しておいて会議後にすぐに確認することが大切です。

早期に提出する

議事録は、会議が終わってからできるだけ早いタイミングで提出することが大切です。
時間がかかってしまうと、作成者自身が会議の内容を忘れてしまう恐れがあるためです。

また、会議の内容によっては、すぐに決定事項を共有しなければならないケースもあるでしょう。
完璧な状態で提出したい、と考える人もいるかもしれませんが、丁寧に作成しようとするとどうしても時間がかかってしまうため注意してください。

議事録の精度を高める方法

ここでは議事録の精度を高めるためのポイントを紹介します。
よりわかりやすいものを作成したい人はぜひ参考にしてください。

写真を活用する

議事録は基本的には文章をベースに作成するものですが、内容によっては写真があったほうがよりわかりやすくなるケースもあります。

例えば、会議中の会話で画像が使われる場面などです。
このような場合、文章とその画像を写した写真があればより理解しやすくなります。
写真を活用する場合、事前に撮影できるか確認しておきましょう。

また、会議中に撮影する場合、シャッター音が鳴ると会議の妨げとなるため、音のしないものを用意しておくこともポイントです。

レコーダーを活用する

会議中の会話を自分の耳だけで全てカバーすることは非常に困難であるため、レコーダーを活用して録音することをおすすめします。カメラと同様にレコーダーの使用許可を事前に得ておく必要はありますが、レコーダーがあれば、会議の内容を後になってから確認できます。

ただし、レコーダーを使用するからといって会議中に何もしないのはよくありません。
必要な部分は適宜メモを取るなど、要点をまとめやすくなるように工夫しましょう。

先述の通り、議事録は会議後にできるだけ早いタイミングで提出することが望まれます。基本的には会議中にメモ書きの形で作成し、わからない部分を会議後に確認して、議事録として完成させましょう。

第三者目線を意識する

議事録は自分だけが読むメモではないため、主観的になりすぎず、第三者目線を意識しながら書くことが大切です。

自分では理解している文章でも、他の人が読むと意図がわからない可能性は十分にあり得ます。
客観的に会議内容をまとめ、誰が読んでも理解できるような文章を心がけてください。

議事録作成の流れ

ここでは、具体的な作成の流れを紹介します。
どのような手順で作成するのか、事前にやっておくことはあるのかなど、作成初心者はぜひ参考にしてください。

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事前準備を行う

作成において重要なのが、会議に関する情報を事前に収集しておくことです。
例えば、どういった目的で、何について話し合う会議なのか、参加者は誰なのかといった情報が挙げられます。

また、先ほども説明しているように、事前にわかっている項目は準備段階で入力しておくことで作成がスムーズになります。
箇条書きや見出しを使ったフォーマットを事前に用意しておくと便利です。

会議中はメモを取る

会議中に清書する必要はないため、会議の間はメモを取ることに集中してください。
重要な情報を抜け漏れなくメモしておくことで、その後の作成がやりやすくなります。

特に重要なのは、締め切りの日時や金額といった数字に関する発言です。

メモを文章化する

会議中に書いたメモを参考に文章化し、作成していきます。
このときのポイントは、わかりやすさを意識することです。
例えば、同じ内容の発言が続いているときは「重複している部分を削除する」といった工夫ができます。

また、話し言葉の場合主語が省略されるケースもあるため、そのような場合は主語を補うことも大切です。

フォーマットに合わせる

企業によっては、議事録のフォーマットが決まっているケースもあります。
そのような場合はフォーマットに合わせて作成してください。

特にフォーマットが決まっていない場合は、過去の議事録やインターネット上に公開されている議事録のフォーマットなどを参考にすると作成しやすいでしょう。

提出する

議事録が完成したら提出します。
提出前には必ず見直しをし、誤字脱字やわかりにくい部分がないかチェックしてください。
上長に確認を依頼してもよいでしょう。

議事録は会議内容を共有することが目的であるため、迅速性が求められます。
できるだけ早いタイミングで提出できるように作業を進めてください。

Lychee Redmineを情報共有に活用

Lychee Redmineは、人的リソースやコストなどの各種管理、プロジェクトの進捗状況の把握、メンバーの負荷状況の確認などができるプロジェクト管理ツールです。

タスクの依存関係やマイルストーンをチェックしながらプロジェクトを進められる他、情報共有などもできます。

チーム内でさまざまな情報を管理、共有することができるため、議事録に記載されている内容で大切なものなどを共有することも可能です。ぜひ活用してみてください。

議事録とは備忘録や会議記録に欠かせないもの

議事録とは、会議の内容を記録し、決定事項を共有するために作成するものです。

作成にあたっては、事前に会議の目的や内容を理解しておくこと、わかりやすさを意識し、結論から書くことなどがポイントとなります。
また、写真や図表などを活用することでよりわかりやすい議事録にすることができます。

本記事で解説した内容を参考に、作成に取り組んでみてください。