仕事効率化・生産性アップ 
新型コロナの影響で、感染確率を下げるためにもリモートワークが大きく注目されています。
ですが新しく環境を整えないといけないという思いから、リモートワークへのハードルを高く感じて実施できていない組織も少なくありません。
この記事では、リモートワークに必要なリモートツールについて説明します。
リモートワークを実施したいけど何から始めればよいかわからないという方は、ぜひ最後までご覧ください。
リモートツールとは
リモートツールは、リモートワークするために必要なツールです。
近年コロナウイルスの影響もありオフィスから離れて働くテレワークという働き方も主流になりつつあります。
しかし、テレワークを実施するには社内にあるシステムやツールにオフィスの外からも利用できる環境が必要です。
テレワークを実施する環境づくりに、リモートツールは必須になります。
リモートワークに必要なツールの種類
以下にて順に説明します。
コミュニケーションツール
遠隔地にいる人間同士がコミュニケーションを取る方法として、従来では電話かメールが主流でした。
ですが、電話やメールは少ない労力でスピーディーにコミュニケーションを取るには向かないツールです。
テレワークでは、離れた場所でもすぐにコミュニケーションを取って仕事を進めていく必要があります。
故に、チャットやテレビ会議がおこなえるコミュニケーションツールが必要です。
労務管理システム
リモートワークに必要なツールの2つ目は、労務管理システムです。
オフィスに出社して勤務していた従来は会社に出社した時間と退社した時間で勤務時間が決まるため労働時間が明白でした。
ですがリモートワークの場合、いつから働き始めていつ終えたのかを管理しない限り労働時間はわかりません。
労務管理システムを導入することで、離れた場所からでも従業員の労働管理が可能になります。
また、労務の方の手間を減らしより効率よく仕事ができるようにもなります。
リモートアクセスツール
リモートアクセスツールとは、離れた場所から社内にあるシステムやデータにアクセスするためのツールを指します。
リモートワークでは従業員がそれぞれ自宅やカフェなどあらゆる場所で仕事します。
したがって、どこにいてもインターネット環境さえあれば社内にアクセスできるようにしておきましょう。
リモートアクセスの方式には主に以下の種類があげられます。
- VPN方式
- リモートデスクトップ方式
- クラウドアプリ方式
VPN方式では、社内にFortiGateなどのVPNルーターを用意し、各クライアントにはVPN接続用ソフトウェアをダウンロードします。
リモートデスクトップ方式やクラウドアプリ方式はセキュリティ性とコストに優れます。
事業規模や予算、安全性などを考慮して、組織にとって最適なツールを選択しましょう。
セキュリティソフト
リモートのワークの実施では、これまで以上にセキュリティに注意が必要です。
セキュリティソフトはなくても業務に直接的な影響はないため、比較的軽視されがちなソフトウェアです。
ですがリモートワークを実施する場合、社内で仕事をするより従業員が外部の機器やネットワークに接続される機会が格段に増え、ウイルスへの脅威が高まります。
例えば、過去にランサムウェアにより15,000人を超える個人情報が盗まれ身代金を要求された例もあります。
長い目でコストを削減しながら安全に組織運営を進めるのであれば、セキュリティソフトは非常に重要です。
リモートツールを使用するメリット
①どこでも社内にいるのと同様に仕事ができる
リモートツールを使用すれば、従業員が皆場所に囚われずに同じような働きが可能です。
場所に囚われないということは、従業員が個々の事情に沿って一番快適な場所で働くことにつながります。
例えば、コロナウイルスの感染が怖いから自宅で働くという従業員もいれば、カフェで仕事をすると仕事が捗るという従業員もいます。
結果として、従業員各々が効率的に時間を使えるようになるため、生産性の向上や労働満足度の向上が期待できるでしょう。
関連記事はこちら>> 仕事を効率化できるアプリ10選のメリット・選び方・特徴を徹底解説
②情報漏えいが起きにくくなる
リモートツールの中には、情報漏えいを防ぐものもあります。
個人情報の保護が重要視される現在では、組織運営の中で情報漏えいを防ぐことは非常に重要です。
例えば、画面転送のみの機能でデータはローカル端末に保持しないシンクライアントなどが情報漏えいを防ぐツールと言えます。
予算や事業規模に合わせて、必要なリモートツールをそろえましょう。
③経費の削減が期待できる
リモートツールを活用し組織のリモートワーク化が進むことで、経費の大幅な削減が見込めます。
削減が期待される費用としては以下の費用があげられます。
- オフィス費
- 交通費
- 端末費
極論、従業員が全員リモートワークになればオフィスは必要ありません。
また、リモートワークでは従業員へ交通費を支給する必要がなくなります。
今まで支給していた端末も、BYODを許可すればリモートアクセスツールを私物の端末に入れるだけでリモートワークが可能になるため必要なくなりますよね。
経費の削減ができれば、その分事業への投資や従業員の昇級など、人材の投資にお金を回せるようになります。
リモート作業におすすめできるツール6選
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、プロジェクト管理ツールなどのプロダクトを自社開発している「アジャイルウェア」が提供しているタスク管理ツールです。
ガントチャートでは、リモートワーク中のメンバーの進捗状況も一目でわかります。
直感的な操作ができるので、ITスキルがない初心者の方でも簡単に使えます。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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関連記事はこちら>> Lychee Redmineの使い方 シリーズ化 トラッカーって？チケットって？
Dropbox
引用：Dropbox
Dropboxでは、離れた人同士でも情報共有と業務の見える化が進みます。
Dropboxはデータの共有に優れており、共有サーバーとして利用すればオンプレミス環境でサーバーを利用する必要もなくなるので非常に経済的でしょう。
他のアプリとの連携もしやすく、常に最新版の資料をチームメンバーで共有できます。
Zoom
引用：Zoom
Zoomを使用することで、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用してオンライン会議が可能になります。
インターネットさえつながっていればスマホからでも会議に参加できるので、移動中や出先でも手軽に会議が開けます。
ビジネスのみならず、Zoom飲み会などプライベートでの利用もコロナ禍で進みました。
無料でも1対1であれば時間無制限、3人以上の会議は40分まで使用可能です。
オンライン会議のツール選びにお悩みの方はまずは試しに利用してみてはいかがでしょうか。
ジョブカン勤怠管理
引用：ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理を活用することで、離れた場所にいるチームメンバーの勤怠管理が可能です。
勤怠打刻の種類も多く、モバイルからでも使用できます。
IPアドレス制限によって特定の場所でしか打刻できないようにもできるので、セキュリティも担保できます。
社外からでもシフトの変更などの操作が可能なので、働き方に変更があっても業務が滞ることはありません。
TeamViewer
引用：TeamViewer
TeamViewerを利用することで、社内にあるPCにリモートアクセスが可能です。
実際の作業は社内のPCがおこなうため、どこにいても社内にいるとの同じ業務ができます。
リモートアクセス以外にも、以下のような機能を兼ね備えています。
- ビデオ会議
- VoIP
- インスタントチャット
- 画面共有
全世界で65万を超える企業が利用し、インストール数は25億を超えています。
今選ばれているツールを使いたいということであれば、TeamViewerは見逃せません。
CrowdStrike Falcon
CrowdStrike Falconは、リモートワーク時に脅威となるコンピュータウイルスから端末を保護します。
侵害防止に焦点を絞って設計されており、ランサムウェアやマルウェアといったあらゆるコンピュータウイルスからの攻撃を防止します。
軽快な動作にも定評があり、仕事を邪魔することもないでしょう。
リモートワークに取り組む組織向けのプログラムも用意されているので、テレワークの推進を進める企業におすすめです。
ツールを利用して快適なリモート環境を！
- リモートツールは、リモートワークするための必要なツール
- リモートツールには大きく分けて4種類ある
- セキュリティソフトは軽視されることが多いが重要
- リモートツールを使うことでどこにいても社内にいるのと同じ働きが可能になる
- リモートワークは効率的な働き方
- リモートツールを使うことで経費を削減できる
リモートワークは比較的効率のよい働き方ですが、使用するツールが合っていなければ逆効果です。
今回は6個のみリモートツールを紹介しましたが、まだまだ市場には多数のリモートツールが溢れています。
快適なリモートワーク環境を整備するためにも、自分が所属している組織に合うツールを探してみてください。
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調査レポート
Lychee Redmine活用
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