仕事効率化・生産性アップ 
「タスク管理を共有できる無料ツールが欲しい」
「タスク管理が滞りがちで困っている」
タスク管理の共有には、プロジェクト進行をサポートする機能を多く備えた、タスク管理ツールの利用が非常におすすめです。
とはいえ、実際に使ってみないとなかなか導入しにくいですよね。
この記事では、無料で使えるタスク管理ツールの紹介にくわえて、タスク管理を共有する具体的な必要性やメリットについて解説します。
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タスク管理を共有する必要性は？
特に規模が大きくなり、関わる人数が増えてきたプロジェクトは、タスク管理が複雑で管理者だけでの管理は非常に困難です。
タスクが管理しきれなくなることにより、タスクの抜け漏れや問題対応の遅れにつながります。
最悪の場合、プロジェクト進行の遅延にもつながりかねません。
一方、タスク管理の共有ができていれば、素早い意思決定や個人が得たノウハウを全員で活用することが可能です。
結果、作業効率が大きく向上します。
また近年においては、リモートワークなどの新しい働き方も普及しつつあり、直接顔をあわせないメンバーとプロジェクトを進める機会も増えてきました。
そのため、以前のようなオフィスでの気軽な情報共有が難しくなってきています。
リモートワーク実施によって発生する情報の齟齬を防ぐためにも、タスク管理の共有は必要です。
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タスク管理を共有するメリットを5つ紹介
- 「見える化」により業務効率が向上する
- メンバーのコミュニケーションが活発になる
- 全員が欲しい情報をすぐに入手できる
- 意思決定のスピードが上がる
- 人材育成がしやすくなる
詳しくみていきましょう。
①「見える化」により業務効率の向上する
タスク管理を共有することにより、タスクの進捗を全員がリアルタイムで把握できます。
進捗の確認や報告といった業務の削減が可能です。
また、メンバー全員がタスク間のつながりを意識できるようになります。
自身のタスクがプロジェクトに与える影響が明確になり、期日や業務に対するモチベーションが向上するでしょう。
②メンバーのコミュニケーションが活発になる
タスクの共有ができていれば、共有がない状態にくらべて、さまざまな意見やアイデアが飛び交う環境になりやすいです。
結果として、メンバー全員のポジティブな雰囲気の醸成にもつながります。
また遅れているタスクに対して、メンバーによる自発的なフォローなども期待できるでしょう。
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③全員が欲しい情報をすぐに入手できる
プロジェクト進行においては、さまざまな問題が発生します。
別のタスクで同じような問題が発生することも少なくありません。
同じような問題に対し、個人でそれぞれに対応していては大きなムダになります。
タスクの共有ができていれば、解決策をすぐに入手できる可能性も高くなり、プロジェクト全体でみれば作業効率を大きく上げることが可能です。
④意思決定のスピードが上がる
プロジェクトにおいて、担当者による意思決定が必要な場面は多くあります。
タスクの共有により進捗を把握できていれば、素早く適切な意思決定が可能です。
また、トラブルが発生した場合の原因特定や対処も迅速にできます。
⑤人材育成がしやすくなる
組織に新人が入ってきた場合など、教育担当がメンターとなって新人に対してタスクを指示することもあると思います。
そういった場合、タスクの共有ができているということは、担当者以外もタスクを参照することが可能ということです。
そのため、教育担当以外の人も育成のフォローができます。
「教育担当者が指導を実施している最中で手が離せない場合に、別のメンバーが代わりにタスクを手伝う」、
「教育担当者が休みや手が離せない場合に、別のメンバーが教育する」など、
本来の業務を止めることなく効率的に教育を進められます。
タスク管理の共有不足によるデメリットを3つ紹介
- 情報が属人化してしまう
- 問題の発見・対処が遅くなる
- ノウハウの蓄積がしにくくなる
詳しくみていきましょう。
①情報が属人化してしまう
タスク管理を共有しなければ、メンバーが持つ情報やノウハウがその人だけのものになってしまいます。
プロジェクトを進行するにあたり「その人しかできない」状態はよいものではありません。
担当者にトラブルが発生した場合、プロジェクト全体が止まる可能性があるためです。
進行が止まるような事態を防ぐためにも、タスク管理の共有は重要といえます。
②問題の発見・対処が遅くなる
タスク管理が共有不足の場合、担当者以外は業務内容すら把握できていないことが多いです。
そのため、別のメンバーがフォローするにしても、まったく知らない状態からとなり、対処が遅くなります。
タスクの共有ができていれば、スムーズにフォローに入れることに加え、状況によっては未然に問題を防ぐことも可能です。
③ノウハウの蓄積がしにくくなる
有益な情報やノウハウは、どの企業にとっても大きな財産になります。
そういった有益な情報やノウハウを、メンバー全体で活かせないのも大きなデメリットといえるでしょう。
メンバーが持つノウハウを蓄積し、現在のプロジェクトだけでなく今後のプロジェクトに活用していくことが会社の成長につながります。
タスク管理の共有はタスク管理ツールの利用がおすすめ
タスク管理ツールは、タスク管理機能だけでなくプロジェクト進行をサポートする多くの機能が備わっています。
またタスク管理ツールには、自宅などのオフィス外での共有も可能なクラウド型も多くあります。
リモートワークなど、多様な働き方が求められつつある現在の企業においては、さまざまな状況に柔軟に対応できるタスク管理ツールの利用が非常におすすめです。
タスク管理ツールを導入する際のポイントを解説
業務効率を大きく上げるためには、自社に最適なタスク管理ツールを選ぶ必要があります。
ここからは、タスク管理ツール選びの参考として、導入する際のポイントを解説します。
機能
機能はツールによって違いがあり、タスクの表示方法ひとつをとっても「カンバン方式」「ツリー型」などさまざまです。
そのためタスク管理ツールを導入する際は「自社が持つ課題」「組織の形態」など明確にし、本当に自社にとって必要なツールを選ぶ必要があります。
自社の状態を洗い出しする際は、自分の意見だけではなくメンバーの意見も取り入れると、より的確なタスク管理ツール選びができるでしょう。
料金
高機能・多機能でも、コストがあわなければ継続的には使用できません。
タスク管理ツールの料金プランは、導入するツールによって変わります。
また同じタスク管理ツールでも、アカウント数や機能によっても違います。
導入前には、必ず管理ツールごとの料金やプラン料金の内容を確認しておきましょう。
操作性
タスク管理ツールを導入する際は「誰でも使えるか」も重要な要素です。
どれだけの機能があっても、操作が難しくてメンバーが操作できないようでは意味がありません。
最悪の場合、ツールが定着せず導入コストがすべてムダになってしまうことも考えられます。
サポート体制
タスク管理ツールを使用していれば、メンバーでは解決できない問題も発生するでしょう。
そんな時に、しっかりとしたサポート体制があるツールだととても便利です。
また、サポート体制を確認する際には、対応言語もみておきましょう。
タスク管理ツールには海外製のツールも多くあります。
ホームページは日本語でも、サポートが日本語に対応していない場合もあるので注意が必要です。
タスク管理を共有できるおすすめの無料ツール5選
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、7,000社以上の導入実績を持つタスク管理ツールです。
下記のように、プロジェクト全体をサポートする多くの機能が備わっています。
- カンバン
- ガントチャート
- ダッシュボード
- タイムマネジメント
- リソースマネジメントなど
特に、ガントチャートやカンバンなどのタスク管理機能は使いやすく、プロジェクトの進捗度や各タスクの関連性を直感的に把握できるのが特徴です。
操作も直感的に可能で、IT知識に不安のある方でも問題ありません。
総じて、さまざまな種類や規模のプロジェクトに対応できる上、導入もしやすい管理ツールといえるでしょう。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
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| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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Trello
引用：Trello
Trelloは、機能性と拡張性を併せ持つタスク管理ツールです。
多くの無料プラグインが用意されており、専門知識がなくても状況にあわせたカスタマイズができます。
操作もドラッグ＆ドロップのみで直感的に可能です
また、個人で使われることも多いTrelloですが、チーム機能を使用することにより、快適にタスクの共有もできます。
人数に関係なく、基本無料で使用できますので、気になる方はぜひ試してみましょう。
Asana
引用：Asana
Asanaは世界195か国で利用されているタスク管理ツールになります。
大きな特徴としては、200以上のアプリと連携できる点です。
多くのコミュニケーションツールと連携できるため、すでに使っているツールがある場合でも導入しやすいでしょう。
タスク管理もさまざまな表示形式を選ぶことが可能で、自社に適した形でタスクを管理できます。
15名までは無料で使用できますので、一度お試しになってください。
Stock
引用：Stock
Stockは、とても使いやすいタスク管理ツールです。
操作はとてもシンプルで、IT知識がなくても簡単に操作できる点が特徴です。
「ノート」という機能を使用することで、簡単にテキストや画像の共有ができます。
共有内容はタスクとして紐づけもでき、簡単にタスク管理が可能です。
「とにかく使いやすいツールが欲しい」という方は、試してみましょう。
Notion
引用：Notion
Notionはさまざまな機能を一元管理できるタスク管理ツールです。
NotionにはメモやToDoリスト、カレンダーなど多くの機能が内包されています。
また、プロジェクト管理や情報共有などタスクに応じたテンプレートが豊富です。
また数多くのアプリとも連携ができます。
5名までは無料で使用できるので、一度試してみてはいかがでしょうか。
タスク管理の共有には無料ツールの利用がおすすめ
タスク管理を共有することで「業務の見える化」「コミュニケーションの活発化」などが進み、作業効率を大きく上げることができます。
タスク管理の共有をスムーズに実施するには、便利な機能が多数備わり、場所を問わず利用できるタスク管理ツールがおすすめです。
特にLychee Redmineはプロジェクト規模や人を選ばずに使えるため、非常におすすめです。
スタンダード・プレミアムプランは、30日間無料で試せますので、ぜひ体感してみてください。
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