工数とは？重要性と計算方法、適切に管理するためのポイントを解説

工数とは、一つのまとまった仕事を仕上げるまでに要する人員・時間を指します。

昨今、テレワーク普及によりプロジェクト管理のあり方が変化しています。従業員の動きが不透明になる中で、作業時間や必要人員を管理する工数管理の重要性が高まっている状況です。

しかし、「そもそも工数とは具体的にどのようなものか」「工数を適切に管理するには何に注意すれば良いか」とお悩みの方も多いはずです。

本記事では、工数の概要や適切に管理する上で役立つポイントを解説します。高い精度で工数を管理し、プロジェクト最適化の実現を目指す方はぜひ参考にしてください。

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工数とは？計算方法や用語もチェック

工数（読み方：こうすう）とは、プロジェクトやタスクの完了までに必要な人員・作業時間を意味します。元々は、製造業や建築業などで用いられてきたビジネス用語です。今では、IT・Web分野におけるシステム開発やソフトウェアエンジニアリングをはじめ、様々な業界・企業で採用されています。

また、プロジェクトの達成に必要な人・時間を管理することを工数管理と呼びます。人・時間を正確に管理できれば、プロジェクトのスケジュールを適切に組み、円滑に進行できます。

中長期的には、プロジェクトにおける無駄な工数を削減し、納期遅延の防止やコストの削減が可能です。つまり、工数管理の目的は、プロジェクトにおける無駄の削減やメンバーの生産性向上による利益の最大化といえます。

工数管理に必要な単位

工数管理では、以下3つのような独自の単位を用いて、必要な人員と時間をセットで管理します。

• 人月（にんげつ）
• 人日（にんにち）
• 人時（にんじ）

基本的に、「1工数」といった表現はしません。それぞれの単位について順番に解説します。

人月（にんげつ）

人月は、人の作業量を月単位で表す単位です。具体的には、作業に従事する人数とプロジェクトへの従事期間（月単位）で計算します。

例えば、10人で作業を進め、1か月で達成した場合、「10人×1か月=10人月」です。6人で10か月掛かれば、60人月と表します。

厳密に言うと、メンバーの就業時間は1日8時間、週5日が基本なので、1か月の基準により実績とずれが生じる場合があります。また、人月では個々の能力や作業スピードを反映しにくい一方、単純作業や定型的な業務には適しています。

人日（にんにち）

人日は、人の作業量を日単位で表します。10人で作業を進め、1日で完了した場合は10人日と表します。

前述した人月よりも従事期間の粒度が細かく、小規模〜中規模プロジェクトに適した単位です。比較的達成が容易なタスクの管理にも用いられます。

ただし、人月と同様、1日には休憩時間や他の業務時間も含まれるので、工数管理における1日の定義を事前に設定しておきましょう。

人時（にんじ）

人時は工数の中でもっとも小さい単位で、マンアワー（英語：Man-hours）とも呼ばれます。人時では、作業量を時間単位で表します。

3人体制で作業を進め、4時間で完了した場合の工数は、12人時です。人時では、作業量を1時間単位で区切るので、プロジェクトの中でも細かなタスクを管理する際に用いられます。

工数の計算方法

工数の計算方法は、作業に掛かった人員×所要時間=工数として表します。例えば、5人で作業を進めて1か月で完了した場合、5（人）×1（月）＝5（人月）です。

なお、プロジェクトでは、途中でメンバー数が変動する場合もあります。例えば、納期が6か月のプロジェクトで、はじめの3か月は4人、残りを3人で進めた場合、工数の出し方は、以下のとおりです。

はじめの3か月	4（人）×3（月）＝12（人月）
残り3か月	3（人）×3（月）＝9（人月）
合計工数	12（人月）＋9（人月）=21（人月）

人員の変動が激しいプロジェクトでは計算に多くの時間・手間が掛かりますが、こまめに工数を算出することが大切です。なぜなら、同規模のプロジェクトを進める際、前回の工数から必要人員・作業時間を逆算できるからです。

例えば上記の表の場合、合計工数が21人月なので、以下のように言い換えられます。

• 1人で稼働した場合、21ヶ月が掛かる
• 1か月で達成するには、21人が必要

上記の情報から作業の要員・所用時間を設定すると、無駄を省いた正確な計画が立てられます。

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プロジェクトにおける工数管理の重要性

プロジェクトにおいて、工数管理が求められる理由は以下の3つです。

• リソースのムダを改善できる
• 見積もりの精度が高まる
• 進捗管理に役立つ

本章では、上記3つの理由を解説します。

リソースのムダを改善できる

工数管理は、プロジェクトにおけるリソースの無駄を改善する上でも重要です。そもそも工数管理とは、作業に投じる人・時間を管理する手法です。

作業ごとに繰り返し工数管理を行うと、どの業務に誰がどれほどの時間を費やしているかがわかり、人的リソースの過剰な投下を防げます。また、想像よりも進行に時間がかかっている≒「人員不足」であることがわかるため、納期遅延などのトラブルの可能性も把握できます。

発見した無駄を解消すれば、リソースの効果的な振り分けが可能です。結果、各メンバーの生産性を向上でき、プロジェクトの生産性を高められます。

見積もりの精度が高まる

プロジェクトの工数管理を繰り返せば、見積もり精度の向上が期待できます。初めてプロジェクトを行う場合は、どの作業にどれだけの時間・人員が掛かるのか、実測値と予測値に大きな差が生じるものです。

その場合、プロジェクトごとに工数管理を徹底し、PDCAサイクルを回しましょう。各プロジェクトで類似の業務が発生した場合に工数を算出しやすくなり、徐々に見積もり精度を高められるからです。

見積もりの精度が向上すると、納期遅延の減少や成果物の品質向上につながり、クライアントからの信頼を獲得できます。また、必要なコストを客観的に見つめ直すスキルも身につきます。

進捗管理に役立つ

工数管理は、進捗状況を管理する上で大きな役割を果たします。工数管理でスケジュールやコストなどの計画が決まれば、実行過程で実測値と計画を比較し、進捗状況の良し悪しを測定できるからです。

万が一、計画よりも遅れている場合は、人員の追加や作業の分担をすれば、納期遅延のような最終的なリスクを回避できます。

また、各メンバーの作業量や進捗状況を計画と比較すれば、業務の偏りや遅延原因を早期に発見して対処可能です。結果、チーム全体の生産性を確保しつつ、プロジェクトの成功率を高められます。

工数を管理する際のポイント

工数を管理する際には、以下のポイントの意識が重要です。

• メンバーの能力や作業スピードを考慮する
• 日々の作業報告を上げてもらう

上記のポイントを見落としていると、工数管理が単なる作業となり、当初の目的であるプロジェクトの最適化は実現できません。本章では、工数を適切に管理するポイントを順に紹介します。

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メンバーの能力や作業スピードを考慮する

まず、メンバーの能力や作業スピードを工数に盛り込みましょう。「必要な人員×作業時間=工数」では、各メンバーのスキルや作業効率が考慮できていません。

実際のプロジェクトでは、特定の人しか対応できない業務や、人によって所要時間が異なるケースも出てきます。例えば、10日で終わると思っていた業務に12日かかったり、担当者不在で先行タスクが完了しなかったりする場合です。

このような事態を回避するには、工数管理における各メンバーのスキルや作業効率の反映が欠かせません。具体的には、作業報告書の提出やメンバーへのヒアリングなどを行い、マネージャーがチーム全員の能力値を把握する必要があります。

日々の作業報告を上げてもらう

プロジェクトメンバーには、日々の作業報告を上げてもらいましょう。

過去の情報をもとに工数を設定しても、実績とは差が生じるものです。その原因には、メンバーのモチベーションや作業ミスなど、予測の範疇を超える様々な要因が存在します。実績と計画のずれが小さくても、放置すると徐々に大きくなり、取り返しがつかなくなる恐れがあります。

ずれが生じた際に少しでも早く修正するには、プロジェクトの実行過程で日々の作業報告を上げてもらわなければなりません。作業報告を確認すれば、各メンバーの業務負担や管理者との認識のずれにも気づけます。プロジェクト推進のために、作業報告の管理を徹底しましょう。

【注意】プロジェクトの工数管理には時間・手間が掛かる

工数管理はプロジェクトの利益向上を目指す上で重要ですが、工数管理には多くの時間と手間がかかります。例えば、作業報告データの入力、数式が崩れた際の修正などがタスクとして生じます。

プロジェクトの効率化を目指す管理業務に、膨大なリソースを割いていては本末転倒です。効率的かつ正確に工数を管理するには、工数管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

プロジェクト管理ツールには、プロジェクトマネージャー以外にも、作業メンバーの手間を減らす様々な機能が搭載されています。具体的には、作業報告の内容を自動的にデータベースへ反映したり、完了作業に投じた作業時間を自動的に集計したりといった処理が可能です。

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートのように、わざわざ関数や数式を組む必要がないのも利点です。プロジェクトの工数を効率的に管理したい方は、プロジェクト管理ツールの利用を検討しましょう。

工数をツールで効率的に管理するならLychee Redmineがおすすめ

プロジェクトの工数を効率的かつ正確に管理するには、Lychee Redmineがおすすめです。Lychee Redmineは、国内で7,000社以上もの導入実績を誇るプロジェクト管理ツールです。

プロジェクトは規模を問わず幅広く対応し、必要な機能を網羅的に搭載しています。複数の料金プランを展開し、会社・プロジェクトの規模に関わらず高い定着率を誇る点も魅力です。

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ここからは、Lychee Redmineに搭載された、3つのおすすめ機能を紹介します。

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おすすめ機能1.タイムマネジメント

工数管理に役立つ1つ目の機能は、タイムマネジメント機能です。タイムマネジメント機能では、作業担当者が自ら作業時間を管理しやすいように稼働上限が表示されたり、作業予定時間を入力できたりします。

その結果、無理な作業計画を早期に察知でき、工数や計画の見直しが可能です。作業報告のデータを一元的に管理できるので、プロジェクト途中でも工数の見直し・改善ができます。

おすすめ機能2.ガントチャート

2つ目のおすすめ機能は、ガントチャートです。ガントチャートは、プロジェクト全体を俯瞰し、進捗状況や必要工数を洗い出す際に効果的です。

Lychee Redmineのガントチャートは、操作性の面でも優れています。開始日や終了日などのデータを入力する従来のガントチャートとは異なり、ドラッグ＆ドロップでガントバーを容易に作成できます。

プロジェクト管理ツールを初めて利用する方でも、迷わず直感的に操作可能です。急なスケジュール変更が生じても、時間をかけずに管理データを修正でき、プロジェクトマネージャーは更に生産性の高い業務へ注力できます。

プロジェクトの工数や進捗を適切に管理しつつ、管理工数を抑えられる点はLychee Redmineならではの魅力です。

おすすめ機能3.コスト管理

3つ目の機能は、作業工数を基に算出するコスト管理機能です。Lychee Redmineでは、日々の作業報告や工数データを基に、プロジェクトの収支状況をリアルタイムで可視化できます。

事前にプロジェクトの予算を設定しておけば、実績との差異を瞬時に把握でき、改善サイクルの短縮化も実現できます。その結果、プロジェクトの終了段階で顕在化する予算オーバーの阻止が可能です。単に成果を上げるだけでなく、十分な収益の確保が期待できます。

工数を管理し、プロジェクトをスムーズに推進しよう

工数管理の主目的は、以下の3つです。

• プロジェクトにおける無駄を省く
• メンバー一人ひとりの生産性向上
• プロジェクトの収益向上

しかし、工数管理には多くの手間と時間がかかります。効率的かつ正確に管理するには、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。本記事で紹介したLychee Redmineは、工数管理のみならず様々な管理機能を網羅的に搭載しています。プロジェクトや企業の成長に合わせた機能の拡張もでき、長期的な利用も可能です。

Lychee Redmineでは、30日間のスタンダードプランを無料で利用できるトライアルを用意しています。まずは試しに利用し、自社のプロジェクト特性や管理体制に適しているかを検討してみましょう。