スケジュール管理の方法とは？おすすめツールも紹介

スケジュール管理が適切にできていれば、タスクの抜け漏れ防止につながり、業務や関わるプロジェクトを円滑に進めることが可能です。

この記事では、スケジュール管理の重要性やメリット、管理する際のポイントなどについて解説しています。

また、効率よくスケジュール管理する方法としてプロジェクト管理ツールを取り上げています。ツールを選ぶ際のポイントも紹介しているのでスケジュール管理に課題を抱えている方はぜひ参考にしてください。

スケジュール管理の重要性

スケジュール管理は、ビジネスにおいて必要不可欠なスキルです。

スケジュールをこまめに管理していれば、時間を効率良く使用できます。例えば、「打ち合わせAとBの間に1時間余裕があるから、この間にメールの返信と領収証の整理をしておこう」といった形で、空いた時間の有効活用が可能です。

また、スケジュール管理では現在抱えているタスクを洗い出すこととなるため、優先順位をつけるのは容易です。一方で、管理ができていないと仕事の効率が下がってしまいます。大切な仕事を忘れてしまい取引先や社内メンバーの信用を失う、といった事態にもなりかねません。

スケジュール管理を行うメリット

ここでは、スケジュール管理でどのようなメリットを得られるのか解説します。そもそもなぜスケジュールを管理しなければいけないか、その利点を初めに理解しておきましょう。

タスクの抜け漏れ防止につながる

スケジュールを管理することでタスクの抜け漏れ防止につながります。スケジュールを手帳やアプリなどに書き込むためには、自分がどのようなタスクを抱えているのかを把握しなければなりません。

スケジュールを管理する過程では自然とタスクの洗い出しができるため、重要なタスクを見落としてしまう心配がありません。

優先順位をつけやすくなる

スケジュール管理は業務の優先順位をつける際にも役立ちます。スケジュール管理の過程で抱えているタスクを洗い出し、スケジュール帳に落とし込んでいく作業の中で、タスクを書き出した順にスケジュール帳に記入する人はいないはずです。

おそらくカレンダーを見ながら、いつまでにどの作業を終わらせるか、どれを先に進めたほうが良いかを考えるのではないでしょうか。つまり、スケジュールを作成する中で自然と優先順位をつけられると言えます。

優先順位をつけておけば、仕事にも取り組みやすくなるため、より業務効率が高まります。

チームでの作業がスムーズになる

スケジュール管理は、チームでの作業にもプラスの効果をもたらしてくれます。

例えばプロジェクトなどチーム単位で行う業務の場合、チーム内でスケジュールを共有しておくことで誰の手が空いているのか、全体ミーティング設定はいつが良いかの把握に役立ちます。

進捗状況が思わしくなければ、比較的、手の空いている人にサポートをお願いできます。お互いのスケジュールを把握できていれば、特定の人に作業が集中する事態も回避できます。

残業の削減

残業を削減したい場合にもスケジュール管理は効果的です。スケジュールを管理できていないために見落としていた業務があり、残業をしなければならなくなるケースはゼロではありません。

また、時間を気にせずに作業していたために、作業を終えたのが夜遅くになるケースもあります。スケジュール管理ができていれば、スキマ時間を使って作業を進める、作業の抜け漏れを発生させないといったことが可能となるはずです。これらを徹底すれば、残業時間の削減につながります。

スケジュール管理のポイント

ここでは、スケジュール管理に取り組む際のポイントを紹介します。基本的なポイントを覚えておくことで、より効果的なスケジュール管理が可能です。

時間には余裕を持たせる

スケジュールを決める際には、各タスクにどのくらいの時間をかけるのかを考える必要がありますが、この場合はバッファを設定しましょう。スケジュールを決めたものの、当初の計画通りに進まないケースは少なくありません。

例えば、自身の体調不良による欠席やクライアントからの急な依頼などです。このようなイレギュラーの事態が発生しても対応できるように、時間には余裕を持たせることが大切です。

優先順位を決める

各タスクには基本的に締め切りがあるため、優先順位を決めて取り組むことが大切です。優先順位をつけるという視点を持つことで、より効率よくスケジュールを決められます。なお、優先順位は以下のように重要度と緊急度の2つを掛け合わせて考えましょう。

1. 重要度も高く、緊急度も高い
2. 重要度は低いものの、緊急度は高い
3. 重要度は高いものの、緊急度は低い
4. 重要度も低く、緊急度も低い

基本的には上記の1から取り組んでいきますが、2と3に関しては状況に応じて前後することもあります。また、4はスキマ時間を使って済ませると効率的です。

適宜修正する

1度作成したスケジュールでも、適宜見直しを行い、必要に応じて修正することが大切です。

例えば、タスクが思ったよりも大変で想定よりも時間がかかっている、プロジェクトの他のメンバーのタスクが遅れているために自分のタスクに取りかかれない、といった事態が発生する可能性は十分にあり得ます。

このような場合は、スケジュールを再度立て直すことが大切です。また、予定に変更が生じた際にはすぐにスケジュールにも反映させるようにしましょう。

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ビジネスのスケジュール管理ならプロジェクト管理ツールを活用する

手帳やExcel、スマートフォンなどスケジュール管理は様々な方法がありますが、ビジネスにおけるスケジュール管理であればプロジェクト管理ツールの使用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールとはその名の通り、プロジェクト管理に関する様々な機能を備えたツールのことで、スケジュール管理はもちろん、予算管理やガントチャート作成、レポート作成など様々なことができます。

ツールによってはスマートフォンやMicrosoft Excelと連携できるものもあるため、利便性は高いと言えます。また、オンプレミス型のツールであれば、インターネット環境さえあれば自宅や外出先からでもスケジュールの確認や変更もできます。

プロジェクト管理ツールを選ぶポイント

ここではプロジェクト管理ツールを選ぶ際に覚えておきたいポイントを紹介します。

ツールは各社から展開されており、どれを選べば良いのか分からないとお悩みの方もいるのではないでしょうか。これからツールを導入しようとしている方は、下記をぜひ参考にしてください。

無料トライアルがあるかどうか

無料トライアルがあるかどうかはツールの導入にあたって重要なポイントです。

プロジェクト管理ツールは多くが有料ですが、最初から有料プランを契約することに慎重になる方もいるのではないでしょうか。このような場合に無料トライアルがあれば、ツールの機能や操作性などを確認できます。確認した上で有料契約に移行すれば、無駄なコストが発生せずに済みます。

スケジュール管理以外の機能には何があるか

プロジェクト管理ツールはスケジュール管理以外にも様々な機能を備えているため、どのような機能があるのかチェックしておくことをおすすめします。

いくら多機能でも自社で使用しない機能が豊富なツールでは、オーバースペックで費用が無駄になってしまいます。これからプロジェクト管理ツールを導入しようと検討する際は、何の機能があると便利なのか、メンバーはどのような機能を必要としているのかを把握した上で機能を確認しましょう。

扱いやすいか

ツールの操作性の良し悪しは重要なポイントです。優れた機能を持つツールでも、操作しにくいとツールが社内やチーム内に定着しない可能性があります。

また、ITツールの操作に慣れていない人がチームにいる場合、そういった人でも直感的に操作できるかどうかをチェックしておきましょう。ツールは日常的に使用するものであるため、実際に自分やチームメンバーで操作してみて扱いやすいかどうか確認するようにしてください。

スケジュール管理に役立つプロジェクト管理ツール

ここでは、スケジュール管理ができるおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社にあったものがないか、ぜひチェックしてみてください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、プロジェクト管理に役立つ幅広い機能を備えたツールです。スケジュール管理に関しては、ガントチャートの作成に対応しており、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

また、ExcelからLychee Redmineへと載せ替えることもできるため、スムーズに導入できます。その他にも、工数管理や予算管理、レポート作成なども行え、プロジェクトの重要な期日にはマイルストーンも設定できるなど、使い勝手の良さを強みとしています。

30日間無料トライアル期間を設けており、期間終了後も自動課金の心配もないため、安心して使用感を試すことができます。

cyzen

引用：cyzen

cyzenは、スケジュール管理を効率よく行いたい人におすすめのツールです。スマートフォン向けのアプリ内でスケジュールの管理を行えるため、外出先やリモートワーク中の自宅からでも簡単にスケジュールの登録や修正ができます。

また、アプリにその日の活動内容を記録すると、それを共有できるため、進捗状況の把握やスケジュール管理などにも役立ちます。クライアント訪問時などは、訪問先を地図上に表示した上でスケジュールとして登録できるため、他のメンバーはいつどこに行くのかといった情報もすぐに把握できます。

クロジカスケジュール管理

引用：クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理は、プロジェクトなどチーム単位での仕事を効率よく進めることに特化しているツールです。

例えば、1つのカレンダーでチームメンバーのスケジュールを一括管理できるため、他のメンバーが今日何をしているのか、明日は社内にいるのかどうかも把握しやすくなっています。

また、チャットやファイル・書類の共有も行えるため、情報共有にも活用可能です。その他にも、リマインダー機能や他のスケジュールソフトとの連携、会議室の予約管理などもできます。

スケジュール管理はツールを使って効率良く行おう

スケジュール管理はビジネスにおける基本であり重要なスキルです。スケジュールを適切に管理できていないと、作業の遅れや抜け漏れが発生し、クライアントからの信用を失うことにもつながりかねないため注意しなければなりません。

スケジュールはMicrosoft Excelや手帳などでも管理できますが、より効率よく管理したい場合は、Lychee Redmineなどのプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。まずは無料トライアルから、ぜひお試しください。