プロジェクト管理手法 
「プロジェクト管理といっても、具体的に何をするのかわからない」
「効率よくプロジェクトを管理できるツールを知りたい」
などの意見をもっている人も多いのではないでしょうか。
この記事では、プロジェクト管理についての基本をまとめました。
効率よくプロジェクトを管理するためのツールを紹介しています。
ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理とは
プロジェクトには期限があるだけでなく、通常の業務にはない要素が含まれています。
そのため、プロジェクトの成功から逆算してプロセスを計画することが不可欠です。
プロジェクトの途中で生じた問題にも対応しながら業務を遂行する必要があり、プロジェクト管理は簡単ではありません。
プロジェクト管理の重要性
ビジネススキルが問われるプロジェクト管理。
そして、プロジェクト管理はプロジェクトの成功に欠かせない要素です。
プロジェクト管理が疎かになると、さまざまな弊害が生じます。
- 品質の低下
- 予算オーバー
- 納期の超過 など
上記のような問題が原因でクライアントからの信頼を失わないためにも、プロジェクト管理を徹底しなければいけません。
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プロジェクト管理の手法｜4つの基本ステップ
プロジェクト管理の代表的な手法は次にあげる4つです。
- プロジェクトの計画と目標設定
- プロジェクトのスケジュール作成
- プロジェクトの予算管理
- プロジェクトのリスク管理
上記をバランスよく管理することが、プロジェクト成功の1歩となりますので、ぜひ参考にしてください。
1.プロジェクトの計画と目標設定
1つ目はプロジェクトの計画と目標設定の作成です。
どのようなプロジェクトであれ、ゴールが明確に定まっていなかったり、ゴールの基準が頻繁に変わってしまったりするようでは、スムーズなプロジェクト進行はできません。
そのため、目標を設定する際は数値を用いるなど、人によって認識がずれないよう、できるかぎり具体的かつ定量的にする必要があります。
次に、定まった目標を達成するための計画を作成します。
プロジェクトをスムーズに進めるためには、計画の段階で人員や予算、作業する範囲などをできるかぎり明確に作る必要があります。
しかし、プロジェクトによっては、開始前では詳細を決められないケースもありますので、そのようなケースでは先に大枠の計画を作成し、必要に応じて詳細を決めるとよいでしょう。
2.プロジェクトのスケジュール作成
2つ目はプロジェクトのスケジュール作成です。
プロジェクト作成の基本的な手順は次のようになります。
- プロジェクト達成に必要なタスクの抽出
- 大まかなスケジュールを作成
- タスクの優先順位や依存関係にあわせて調整
- プロジェクトメンバーのアサイン
以上で完成ですが、スケジュールは1度作れば終わりではありません。
進捗やリソースの状況に応じて、こまめに調整を実施することでスムーズなプロジェクト進行が可能になります。
3.プロジェクトの予算管理
3つ目はプロジェクトの予算管理です。
予算管理とは、プロジェクトで得られる利益や発生するコストを想定し、計画と実績にズレを発生させないようコントロールすることを指します。
具体的には次にあげる項目を総合的に管理します。
| 売上予算 | プロジェクトの実施によって得られる見込みの売上 |
| 工数予算 | 工数にかかる費用。工数管理の精度が高いほど正確に把握可能 |
| 経費予算 | 設備や備品・サービスの購入費や交際費など、プロジェクト進行に必要な経費 |
| 外注費予算 | 外注にかかる費用。過去の実績に基づいて見積もるケースもある |
プロジェクトの予算管理を適切に実施することで、自社の利益を守りつつプロジェクトを進められるようになります。
適切な予算管理が実施できていれば「使用できる予算」が明確になります。
その結果、人員の調整や経費の利用などを適切に行えるようになり「必要な経費が使えない」「予算が超過した」などの事態を防止可能です。
4.プロジェクトのリスク管理
4つ目はプロジェクトのリスク管理です。
リスク管理とは、プロジェクト進行において発生しうるリスクを想定し、事前に対応策を定めることで、リスク発生による悪影響を最小限に抑えることです。
リスク管理を適切に行えば、リスクを回避・縮小化できるだけでなく、業務の改善やメンバーの意識改善など、プロジェクト全体によい影響を与えられる可能性も高くなります。
プロジェクト管理のポイント
プロジェクト管理を成功させる主なポイントとして次の3つがあります。
- チームメンバーの役割と責任を明確にする
- コミュニケーションを重視する
- 変更管理と柔軟性を確保する
詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
チームメンバーの役割と責任を明確にする
1つ目のポイントは、チームメンバーの役割と責任を明確にする点です。
プロジェクトの役割を明確にすることで、各メンバーが自身の業務に責任をもって取り組むようになるだけではなく、作業の重複を防ぐことにつながります。
また、各メンバーの責任の所在が明確であれば、報連相がスムーズになるため、プロジェクトにおいて必要のない停滞を防げます。
このように、役割と責任を明確にすることで、生産性の向上と低下防止という2つの効果を得ることが可能です。
コミュニケーションを重視する
2つ目のポイントはコミュニケーションを重視することです。
チームメンバー間でしっかりとコミュニケーションが取れていると、次のようなメリットを得られます。
- メンバーの相互理解によって効率性が向上する
- メンバーが同じ方向を向いてプロジェクトに取り組めるようになる
- トラブルの早期発見や適切なフォローが可能となる
反対にメンバー間のコミュニケーションが不足している場合、メンバー間による情報の偏りや問題発見のスピードが遅くなるなどの事態を招き、プロジェクトの生産性が低下しやすくなります。
プロジェクトメンバーのコミュニケーションをよくするためには、定期的な朝礼やミーティングの実施、コミュニケーションツールの活用などを実施するとよいでしょう。
変更管理と柔軟性を確保する
3つ目のポイントは変更管理と柔軟性を確保することです。
プロジェクトはトラブルやタスクの追加などの理由により、変更となるケースは少なくありません。
もし、プロジェクト内容が変更となってもメンバーが把握できていなければ、以前のプロジェクト内容に従って業務を進めることとなり大きな混乱を招きます。
プロジェクトに混乱を生じさせないためにも、変更管理をしっかりと行い、変更に対してメンバー全員がすぐに対応できる環境を構築しましょう。
また、プロジェクトの期限に余裕がなければ、トラブルやタスクの追加が発生した場合、納期超過に直結します。
予想されるトラブルに対して、柔軟に対応するためにも余裕のないスケジュールを作成するのは避けることがおすすめです。
プロジェクト管理に必要な3つのスキル
- コミュニケーションスキル
- 問題を分析し解決するスキル
- スケジュールや予算を期限通りに進めるスキル
1.コミュニケーションスキル
社会人であれば、誰もが最低限はもっておきたいコミュニケーションスキル。
プロジェクト管理では、特に重要なスキルです。
プロジェクトには、多くの人が関わりますよね。
メンバー間で食い違いを生じさせず、全体が同じ方向を目指して業務を進めなければ、プロジェクトの成功はあり得ません。
そのためには、メンバーそれぞれが円滑にコミュニケーションを取れる対人スキルが必要です。
2.問題を分析し解決するスキル
どのようなプロジェクトであっても、多少の問題は生じてしまうものです。
そこで問われるのが、プロジェクトの管理者であるプロジェクトマネージャーの問題を分析して解決する能力になります。
トラブルの内容によっては人員や予算の見直し、スケジュールの変更などを迫られるかもしれません。
厳しい選択を強いられた際でも、落ち着いて原因を予想し判断をくだすスキルが求められます。
3.スケジュールや予算を期限通りに進めるスキル
決められたスケジュールや予算通りにプロジェクトを進めるスキルも重要です。
多くのプロジェクトには予算や期限が定められており、プロジェクト目標達成する以外にも予算やスケジュール内に収めることも求められています。
プロジェクトを予算やスケジュール内に収めるためには、こまめにプロジェクトの全体像を把握し、必要な時間や人員を意識し続けることが大切です。
また、進捗にあわせてタスクを調整する能力や、業務を見直しコストの効率化を図る能力も重要といえます。
プロジェクト管理におすすめのツール
- ガントチャート
- タスク管理ツール
- スケジュール管理ツール
- コラボレーションツール
上記は、すべてプロジェクト管理を大きくサポートしてくれますので、ぜひご利用ください。
ガントチャート｜進捗状況を可視化する
ガントチャートは、プロジェクト全体の進捗を可視化しメンバー全員で共有・管理するために使用する図表です。
プロジェクト達成に必要なタスクを縦軸に配置し、横軸に時間のグラフをつけて作成することが一般的な形となります。
ガントチャートを導入することにより、プロジェクト全体の可視化や情報共有によるスムーズなプロジェクト進行が可能となります。
また、プロジェクト全体の進捗確認ができることにより、遅延やトラブルにも迅速な対応が可能です。
一方で、個々のタスクの進捗が把握しにくいという面もありますので、プロジェクト管理を適切に行うためには、他ツールと併用する必要があります。
タスク管理ツール｜タスクの割り当てと追跡を行う
タスク管理ツールとは、タスク単位での進捗管理やメンバーの割り当てなどをするためのツールです。
ツールの導入により、プロジェクト達成に必要なタスクの抜け漏れ防止やタスクの進捗管理、他メンバーとの情報共有などが可能になります。
また、タスクの優先順位なども把握しやすくなりますので、効率的なプロジェクト進行も可能となるでしょう。
スケジュール管理ツール｜期日を管理する
スケジュール管理ツールは、プロジェクト全体や個人の業務期日を管理するためのツールです。
ツールの導入により、作業の明確化による効率性のアップやリマインドによるタスク漏れの防止などの効果を得られます。
また、トラブルが発生し変更が必要になった場合も、他タスクとの状況を見ながら適切なスケジュール調整がスムーズに可能です。
コラボレーションツール｜チームのコミュニケーションをサポートする
コラボレーションツールは、チームのコミュニケーションをサポートするツールです。
主な機能としては、チャット機能や社内ファイルの共有機能、プロジェクト管理機能などが搭載されています。
ツールを導入することで、コミュニケーションの促進や、他ツールとの連携による管理性の向上などの効果を得られます。
また、リモートワークやフレックスタイムなど、さまざまな働き方をする際のコミュニケーションツールとしても大きな力を発揮するでしょう。
プロジェクト管理に使える無料ツール3選
プロジェクト管理には、専用のツールが便利です。
なぜならプロジェクト管理ツールには、業務を遂行するためのさまざまな機能が備わっているからです。
ガントチャート機能でプロジェクト全体のスケジュールを管理したり、収支を算出する機能でコスト管理ができたりします。
次にあげる3つのプロジェクト管理ツールは、条件はありますがすべて無料で利用可能です。
- Jooto
- Trello
- Brabio!
「プロジェクト管理ツールをお試しで使ってみたい」という方は、ぜひ参考にしてください。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するシンプルな操作性が特徴のプロジェクト管理ツールです。
操作性はシンプルですが、ガントチャートやタスク管理など基本的な機能は揃っています。
また、運用開始からツールの定着まで、専門のアドバイザーがサポートしてくれるため、プロジェクト管理を初めて導入する企業・チームであってもスムーズに使うことが可能です。
4ユーザー・100MBまでは無料で利用できますので、少人数で利用したい方には特におすすめのツールです。
Trello
引用：Trello
Trelloはタスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。
Trelloのタスク管理機能は「カンバン方式」と呼ばれる方法が採用されており、直感的なタスク管理が可能です。
カンバン方式があわない場合は、表示方法をリスト形式に変更したり、ガントチャートで進捗率を表示させたりすることも可能なため、チームに適した形で管理できます。
また、Trelloは拡張機能によるカスタマイズ性も高く、さまざまな機能を追加できますので「自社にあった使い方をしたい」という方にもおすすめです。
Trelloは無料プランも用意されており、有料版にくらべ機能の制限はあるものの、人数制限はないため大人数であっても無料で利用できます。
Brabio!
引用：Brabio!
Brabio!は、ガントチャートの作成に特化したプロジェクト管理ツールです。
ガントチャート作成に特化してはいますが、タスク管理やスケジュール管理の機能も備わっているため、さまざまな形で進捗の確認が可能です。
また、「プロジェクト横断ビュー」という機能が搭載されており、この機能を使えば「誰が」「いつ」「何を」しているのかを一目で把握できます。
5ユーザー・50MBまでは無料で利用できるプランが用意されているので、小規模のプロジェクトやテスト運用などにも利用可能です。
プロジェクト管理ツールはLychee Redmineが便利
Lychee Redmineは7,000社以上の導入実績をもつプロジェクト管理ツールです。
どのような規模や種類のプロジェクトにも対応できる豊富な機能が搭載されている点が特徴です。
Lychee Redmineに搭載されている機能には次のようなものがあります。
- ガントチャート
- カンバン
- リソースマネジメント
- タイムマネジメント
- コスト
- CCPM など
また、多くの機能が搭載されていますが、直感的な操作が可能なためITやツールの操作に不安がある方でも問題なく利用できる点も大きな魅力です。
すべての有料プランで30日間の無料トライアルを提供しているので、プロジェクト管理をこれからはじめる方や、課題を感じている方は、ぜひ一度試してみてください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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プロジェクト管理をしっかり行いスムーズに進行させよう
プロジェクト管理の基本は押さえられたでしょうか。
プロジェクト管理についての理解を深めた後は、実際にプロジェクト管理ツールを使った実践に移りましょう。
おすすめはプロジェクト管理に必要な機能が充実しているLychee Redmine。
フリープランでも、カンバンなどの基本的な機能を使用できます。
ぜひ利用してみてください。
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