プロジェクト管理手法 
「会社から、さらにコスト削減をするようにいわれた。そもそも、コスト管理のやり方はあまり詳しくない」
「コスト管理の重要性は理解している。さらに効果的にコスト管理するには、どうすればよいのかが知りたい」
ビジネスが高度化した現代では、売上を伸ばすと共にコスト削減も重要なキーワードになっています。
どのような組織・チームで働いていようとも、コスト削減のキーワードは聞いているはずです。
個人レベルでは消耗品を無駄にしないことや節電など、コスト管理に向けた取り組みは実践しているでしょう。
小さな積み重ねが組織全体の結果となるので、個人レベルも大事なポイントです。
それでは組織レベルではどうでしょうか。
コスト管理と一言でいっても、実にさまざまなアプローチがあるため、迷ってしまう方も多いはずです。
今回は効果的なコスト管理について解説し、コスト管理のポイントやおすすめのツールを紹介します。
ぜひこの記事を参考にし、効果的なコスト管理をおこないましょう。
コスト管理とは「活動に必要なお金の管理」
コスト管理とはズバリ、企業やプロジェクトの活動にかかるお金の管理です。
企業やプロジェクトの活動には、実にさまざまなお金がかかります。
人件費や材料費、光熱費など、あげていけばキリがありません。
企業やプロジェクトの活動にかかるお金は、すべてコストになります。
売上が自分たちに入るお金であれば、コストは自分たちから出ていくお金です。
「コスト＞売上」という図式になれば、健全な企業経営が成り立たなくなります。
コスト管理はまさに会社が存続していく上では重要な行為なのです。
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コストの種類その1：固定費
企業やプロジェクトの活動にかかるコストは大きく2種類にわかれます。
1つ目は固定費です。
人件費や家賃、システムの月額料金などが固定費に該当します。
固定費の特徴は文字どおり、請求される金額が固定的な点です。
企業やプロジェクトの活動量に関わらず、必ず決まった金額を支払う必要があります。
コスト削減というと、消耗品の節約や節電など活動に関わる部分を見直しがちです。
しかし、コストの削減には毎月・毎年に支払う固定費を見直した方が実は効果的です。
コストの種類その2：変動費
コストの種類2つ目は変動費です。
原材料費や消耗品費、光熱費などが変動費に該当します。
変動費の特徴は文字どおり、請求される金額が変わる点です。
企業やプロジェクトの活動次第で、支払金額が変わります。
変動費は活動量に比例するコストであるため、実はコスト削減がしにくいコストになります。
例えば、昼夜問わず動いている工場があるとしましょう。
常に稼働している工場に対して、節電対策しても効果は高くありません。
それよりも作業の自動化などをおこない、人件費をカットした方が効果的といえるでしょう。
適切なコスト管理をする4つの手順
日々のコスト管理を少し見直すだけで、十分に適切なコスト管理につながります。
ぜひ実践してみましょう。
以降は、プロジェクト管理におけるコスト管理にフォーカスして説明します。
手順1：コストの見積もり
適切なコスト管理の手順その1は、コストの見積もりです。
まずはこれから提供するモノやサービスに、どれくらいコストがかかるのかを計算します。
スケジュールの作成とあわせて、コストの見積もりをおこないます。
コストの見積もりは、スケジュール作成と同様に予想がつきにくいため、難易度の高い行為です。
そこでおすすめなのが、過去の類似案件やプロセスです。
過去に類似した案件やプロセスを参考にすれば、よりリアリティのある数値が算出できます。
手順2：コストの調整
適切なコスト管理の手順その2はコストの調整です。
手順1で作成した見積もりに対して、調整をかけていきます。
作成した見積もりに対して、さまざまな理由から修正が発生します。
よくある理由としては内部的な要因です。
ピンポイントでのコスト調整だけでなく、プロジェクト活動における全体のうちの別の部分も含めて見積りを改善できるものがないかを確認して、
トータルでコストを抑えられないかを検討するなどして、調整を行っていきます。
アウトソーシングの活用、利用するサービスのプランの変更など、さまざまな策を用意します。
一方で、プロジェクトを成功に導くために最低限 必要なコストより抑えることはできませんので、その予算を確保するよう上司に掛け合うことも皆さんが行えるアクションの一つとなりえます。
また、ぎりぎりのコストで計画を立てると、プロジェクト内で生じた何らかの問題が即コスト超過になるため、コスト面でもある程度のバッファを持ちましょう。
手順3：コストのコントロール
適切なコスト管理の手順その3は、コストのコントロールです。
最終的なコストの予算が決まったら、次は実行フェーズでコントロールをおこないます。
ウィークリーやマンスリーの単位でコスト管理をおこない、予算のオーバーがないかをチェックします。
仮にバッファとして考えていた予算を使いそうな場合には、先手を打ちましょう。
そうすることで万が一、バッファとしての予算を使い始めた場合にも使い切るところまでに至らずにコストを抑えることができます。
リソースの確保に動いたり、上長に相談したりするなど予算オーバーに対応します。
手順4：コストの分析
適切なコスト管理の手順その4は、コストの分析です。
プロジェクトが終了した際には、最終的なコストがどれくらいだったのかを分析しましょう。
分析の中でも対予算に対して、最終的にコストがどれだけ掛かったのかのチェックは必須です。
分析した結果は、次回の見積もりやプロジェクト運営に生かすようにしましょう。
コスト管理のポイント4選
この章ではコスト管理のポイントを4つ紹介します。
コスト管理の手順にポイントを加えれば、さらに効果的なコスト管理が実現できます。
まずはスモールステップで、1つずつから実践していきましょう。
①全体の把握
効果的なコスト管理のポイント1つ目は、全体の把握です。
コストの見積もりをより正確にするには、自分の担当外も把握する必要があります。
全体の情報を知っているからこそ、より精度の高い見積もりが実現できます。
昨今のシステムは単独で動作しているケースは、ほとんどありません。
何かしらのシステムと連携することで、動作します。
つまり連携する先のシステムを知っていれば、より正確にコストの見積もりが可能です。
例えば、連携先に送るデータが未加工のままか、加工したデータを送るのかでは、開発の難易度が段違いです。
送り先の情報を知っていれば、予想外にコストがかかったという展開も減るでしょう。
コストを見積もる側としては、つい自分の担当だけを見積もりしがちになります。
コストの見積もる際には一呼吸を置き、全体的な確認を入れましょう。
全体を把握することは、より正確なコストの見積もりにつながります。
②進捗の把握
効果的なコスト管理のポイント2つ目は、進捗の把握です。
実行フェーズになると実際のコスト管理のために、コントロールをかけます。
より効果的にコスト管理するためには、進捗状況の把握も必須です。
例えば、スケジュールに対して、進捗の遅れが発生しているとしましょう。
遅れに対して、人員を投入することでカバーするとします。
人員の投入は、コスト増につながるのはいうまでもありません。
しかし、プロジェクトに相応しいスキルをもった人材を、適切な人件費が確保できれば、コスト増は少しでも抑えられます。
仮にスケジュールの遅れに早めに気がつき、あらかじめ人材探しを始めていたとしましょう。
早い段階で対応するため、適切な人件費で相応のスキルをもった人材の確保ができます。
しかし、スケジュールの遅延に気づくのが遅く、あわてて人材を探し始めると高リスクばかりです。
人材を見極める時間もないため、ミスマッチの可能性が高くなります。
また急に仕事をお願いするために、人件費が高くなる傾向があります。
進捗状況の確認も、まさにコスト管理の一環といえるでしょう。
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③コストの仕分け
効果的なコスト管理のポイント3つ目は、コストの仕分けです。
コスト管理を徹底するためには、かかったコストの割合を分析する必要があります。
いきなり細かく調べると難しいので、ざっくりとコストをわけましょう。
まずは固定費と変動費という具合にわけます。
次にざっくりとわけた固定費を、人件費や家賃というように細かく仕分けていきます。
細かく仕分けたコストから、具体的な割合が判明するでしょう。
例えば、人件費が明らかにかかりすぎているとします。
人件費が多い場合には、無駄な会議や残業がなかったのかをチェックしましょう。
原因がわかった場合には、次のプロジェクトや業務に生かすとより効果的なコスト管理になります。
④ツールの活用
効果的なコスト管理のポイント4つ目は、ツールの活用です。
コストの調査や分析をアナログ的な方法でやるには限界があり、時間が足りないのはいうまでもないでしょう。
調査や分析にコストをかけすぎてしまっては、まさに本末転倒です。
そこでおすすめなのが、ツールの活用です。
ビジネスツールの中には、コスト管理を得意としているツールもあります。
コストの調査や分析をツールに任せれば、余計なコストをかけることなく、コスト管理が可能です。
Lychee Redmineのコスト分析なら、リアルタイムのコスト管理が可能
Excelやスプレッドシートを駆使すれば、コストの管理・分析もできなくはありません。
しかし、専門的なツールに任せた方が間違いなく得策です。
また本業に集中できるという観点からも、コスト管理は専門のツールに任せましょう。
Lychee Redmineのコスト管理は、プロジェクトに関わるすべてのコスト管理を引き受けていると同時に、優れた操作性を実現しています。
Lychee Redmineでコスト管理をおこないたい場合、「Lycheeコスト」とよばれるプラグインを用います。
Lycheeコストを使用すると、作業時間あたりの単価を設定することが可能です。
この単価と作業時間と掛け合わせることで、工数にもとづいた費用を算出できます。
作業時間に付随しない経費も登録できるため、プロジェクト全体の収支を把握することが可能です。
また、Lychee Redmineはスケジュール管理やタスク管理など、プロジェクト管理に必要な機能を兼ね備えたツールです。プランごとの利用機能は下記を御覧ください。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
グループ別に作業単価の設定が可能
Lychee Redmineのコスト分析では、グループ別に作業単価が設定できます。
この単価と稼働時間をかけあわせれば、費用の算出が可能です。
デイリーでのコスト分析に大いに役立つでしょう。
また新しいグループの作成やユーザーのグループへの追加も簡単におこなえます。
予算の設定が可能
Lychee Redmineのコスト分析では、あらかじめプロジェクトの予算を設定できます。
予算をあらかじめ設定しておけば、コストを比較して収支がわかります。
現場サイドでもプロジェクトの収支がわかるので、よりコストを意識したパフォーマンスにつながるでしょう。
作業外の経費の登録が可能
Lychee Redmineのコスト分析では、プロジェクト作業外の経費も登録ができます。
例えば、業務に必要な交通費やシステムの利用料などです。
一般的なプロジェクト管理ツールでは、作業外の経費は別のツールで管理されがちです。
Lychee Redmineではプロジェクトにかかるトータル的なコスト管理が実現できます。
効果的なコスト管理で、健全な企業経営に貢献を
コスト管理とはプロジェクトや企業活動にかかるお金の管理です。
コストが売上を上回ると利益が出ません。
コスト管理は、まさに健全な企業経営に直結するといえるでしょう。
効果的なコスト管理をするポイントは4つあります。
- 全体の把握
- 進捗の把握
- コストの仕分け
- ツールの活用
Lychee Redmineのコスト分析なら、予算や作業単価の設定、作業外の経費登録などプロジェクトに必要なコスト管理が可能です。
ツールを活用したコスト管理で、より生産的に働きたい方にはLychee Redmineがおすすめです。
Lychee Redmineを活用して、効果的なコスト管理を実現しましょう。
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