プロジェクト管理手法 
複数のプロジェクトが常に同時進行し、頭の中が混乱していませんか。クライアント対応、社内調整、タスク管理に関する情報は、チャット・メール・各種ファイル・個人メモなどに分散しやすく、「何を優先すべきか」「抜け漏れはないか」と不安を抱えながら業務にあたっている方も少なくありません。
本記事では、こうした状況を整理するために、アナログノートとデジタルノートを役割分担させながら活用する「複数プロジェクト管理のノート術」を具体的に解説します。思考整理から判断・共有までを一貫させる実践的な使い方もご紹介しますので、日々のマネジメントにぜひお役立てください。
複数プロジェクト管理に効果的なノートとは
複数プロジェクト管理における「ノート」とは、複数案件に関する情報や考えを一カ所に集約し、全体像の把握や判断の補助に使う整理手段です。進捗を厳密に管理するというよりは、論点・優先順位・次の打ち手を整理し、状況を見誤らないために活用します。ノートは大きく、アナログ（紙）とデジタルの2種類に分かれます。どちらが絶対的に優れているわけではなく、目的や業務スタイルに応じた使い分けが現実的です。
アナログノート（紙のメモ、手帳など）
アナログノートの強みは、すぐに書けて思考を途切れさせにくい点です。PCやアプリを立ち上げる手間がなく、会議中や移動中でも、気付き・論点・懸念点をその場で記録できます。また、手書きは情報を「並べる・囲む・矢印でつなぐ」といった自由な整理がしやすく、優先順位付けや構造化に向いています。電池切れや通信状況に左右されないため、場所を選ばず使える点も実務上のメリットです。
デジタルノート（デジタルメモツール、プロジェクト管理ツールなど）
デジタルノートの強みは、検索性・共有性・再利用性です。情報量が増えても検索で即座にたどれるため、複数案件を横断して参照する場面で効果を発揮するでしょう。タグやフォルダで整理できる他、リンクや添付で関連資料をまとめられるため、「情報が散在して探すのに時間がかかる」といった課題を減らせます。さらにクラウド保存を前提にすれば、端末を問わずアクセスでき、チーム内での共有や引き継ぎにも適しています。テキストに加えて画像・音声・ファイルなどを扱える点も、情報の再現性を高める要素です。
複数プロジェクト管理においてノートが必要な理由
情報が溢れる現代でも、複数のプロジェクトを安定して回す上では「ノート」が有効です。理由は、ノートが単なる記録ではなく、情報の分散を抑え、状況把握と意思決定を支える「整理の基盤」として機能するからです。
情報の一元化と横断的な参照
複数のプロジェクトでは、情報がチャットツール、メール、各種ファイルに分散しがちです。ノートに情報を集約することで、プロジェクト間の共通点や依存関係に気付きやすくなります。これにより、全体を俯瞰した上で、より的確な意思決定を下すことが可能です。また、情報を横断的に参照できる状態を作ることで、重複作業や同じ議論の繰り返しも減らせます。類似の課題が起きた際も、過去の対応や判断材料をすぐに引けるため、問題解決のスピードが上がります。
進捗と課題の可視化
タスクや進捗だけでなく、詰まりの原因や判断待ちの論点をノートにまとめておくと、状況を客観的に把握できます。どの案件が順調で、どこに遅延の兆候があるのかが見えやすくなり、ボトルネックの早期発見につながります。
ナレッジの蓄積と再利用
プロジェクトで得た学びや反省点、うまくいった進め方を残しておけば、次回以降の再現性が高まります。類似案件の立ち上げ時に参照できるため、同じ失敗を避けやすくなり、チームや組織の経験が資産として蓄積されます。
意思決定プロセスの明確化
複数プロジェクトでは意思決定の回数が増え、判断の背景が埋もれやすくなります。決定事項だけでなく「なぜそう判断したのか」をノートに残しておけば、後から経緯を確認でき、認識のズレや手戻りを防ぎやすくなります。説明責任の観点でも有効で、関係者間の合意形成を支える材料にもなるでしょう。
複数プロジェクト管理ノート術｜3つの実践ステップ
本章では、明日からすぐにはじめられるノート活用の手順を、3つのステップで整理します。ポイントは「書き出す→週で俯瞰する→続く仕組みにする」の順で整えることです。
1.全タスクを書き出す（ブレインダンプ）
最初に行うのは、頭の中にある事項を一度すべて外に出す「ブレインダンプ」です。仕事のタスクだけでなく、気になっていることや未整理の論点も含めて書き出し、抱えている情報を可視化します。目的は、漏れや抜けを防ぎつつ、自分が何に追われているのかを、客観的に把握することです。ブレインダンプは、タスクの洗い出しに加えて、潜在的なリスクやボトルネック、改善アイデアの発見にもつながります。整理する前に「まず全部出す」工程を挟むことで、後工程の精度が上がります。
【ブレインダンプの手順】
- ノートの新しいページを開く
- タイマーを10分〜15分に設定する
- 時間内は止めずに書き続ける（良し悪しは判断しない）
- 書き終えたら、全体を眺めて塊（案件・テーマ）を見つける
2.週単位で整理する「プロジェクトダッシュボード」
次に、書き出した内容を週単位で整理し、全体像を俯瞰できる形にします。おすすめは、ノートの見開き2ページを「プロジェクトダッシュボード」として使う方法です。左ページで今週の全体像、右ページで日々の実行を管理します。週単位にすることで、優先順位と締切の見落としが減り、「今週、どの案件で何を前に進めるか」が明確になります。タスクの過不足にも気付きやすくなり、遅延の兆候を早めに拾える点が実務的なメリットです。
| ページ | 役割 | 主な記入項目 |
|---|---|---|
| 左ページ | プロジェクトの全体像を把握 | ・担当プロジェクト一覧 ・各プロジェクトの今週の目標（ゴール） ・重要な締切や会議の予定 |
| 右ページ | 日々のタスクを管理 | ・月曜日から日曜日までのタスク欄 ・週のToDoリスト（プロジェクト横断） ・メモや気付きを書き込むフリースペース |
このフォーマットを使うことで、「今週、どのプロジェクトで何を達成すべきか」が一目瞭然になります。
3.継続できる運用ルールを作る
ノートは「続けられる設計」にして初めて効果が出ます。完璧を目指すより、更新コストを最小化し、習慣として回るルールを先に決めることが重要です。まずは「毎日5分だけ開く」など、確実に守れるルールからはじめるのが現実的です。
【継続のためのルール例】
- 毎朝、始業前に当日のタスクを確認し、必要なら追記する
- 週末（例：金曜午後）に翌週のダッシュボードを作成する
- 完了タスクは必ず消し込み、未完は翌週へ移す
- 使いにくさを感じたらフォーマットは都度調整する（固定化しすぎない）
複数プロジェクトでノートを戦略的に活用する方法
複数プロジェクトをノートで戦略的に扱うには、単に「書き留める」だけでなく、判断と共有に直結する形で整理することが重要です。本章では、一歩進んだ活用法を3つご紹介します。
優先順位を明確にする
タスクを書き出した後、次に必要なのは「何から着手するか」を迷わない状態です。そこで有効なのが、緊急度と重要度の2軸で整理するアイゼンハワー・マトリクスです。タスクを4領域に分類すると、今すぐやるべきこと、計画に落とすべきこと、任せるべきこと、やめるべきことが切り分けられます。
| 重要度高 | 重要度低 | |
|---|---|---|
| 緊急度高 | 第1領域：すぐやる （例：今日締切の対応、障害対応） | 第2領域：任せる・断る （例：急ぎだが重要でない依頼） |
| 緊急度低 | 第3領域：いつやるか決める （例：中長期の改善、準備） | 第4領域：やめる （例：目的の薄い作業） |
ノートにマトリクスを描き、タスクを配置するだけでも優先順位が視覚化され、重要な仕事に集中しやすくなるでしょう。
タスクと成果物を紐付ける
複数プロジェクトでは、タスクが増えるほど「何のための作業か」が見えにくくなり、手戻りが発生しやすくなります。そこで、ノートにタスクを書く際に「どのプロジェクトの、どの成果物につながるか」を一行添えておくのが有効です。目的が明確になることで、判断の迷いが減り、作業品質の安定にもつながります。
情報共有の起点として活用する
ノートは属人的になりやすい一方で、共有の仕方を決めればチームの情報基盤にもなります。例えば、会議メモや図解をスマートフォンで撮影し、チャットで共有するだけでも、論点や決定事項の認識合わせが進みます。手書きの図や整理は、テキストだけでは伝わりにくい背景や意図を補いやすい点がメリットです。
下記記事では、複数プロジェクト管理を成功させるコツを詳しく解説しています。併せてご覧ください。
アナログ・デジタルノートの使い分け方
アナログとデジタルのノートは得意領域が異なるため、用途を分けて併用するのが効果的です。ポイントは「考える工程はアナログ」「共有・管理する工程はデジタル」と切り分けることです。
アナログ：思考整理・メモ・アイデア出し
アナログノートは、自由に書ける分だけ思考の流れを止めにくく、整理や発想に向いています。例えば打ち合わせ中に話の構造を図解しながらメモを取ったり、論点や懸念点をその場で書き出したりする場面で力を発揮します。頭の中が散らかっていると感じるときのブレインダンプにも適しており、未整理の情報を外に出して全体像を掴むのに有効です。また、手書きは矢印・囲み・図などの表現がしやすく、情報を視覚的に整理できます。結果として、理解が深まり、次の打ち手を考えやすくなる点も実務上のメリットです。
デジタル：共有・管理・検索・履歴管理
一方、チームでの共有や、後から確実に参照したい情報はデジタルで管理するのが基本です。議事録、決定事項、仕様、確定したタスクリストなどは、検索・更新・履歴管理に強いデジタルツールに置くことで、情報が散逸しにくくなります。アナログで出したアイデアや論点を、要点だけデジタルへ転記・整理しておくと、個人のメモが組織の資産に変わります。共有がスムーズになり、認識のズレや「聞き直し」のコストも下がり、共同作業の効率化につながるでしょう。
ノートでの管理の限界が見えはじめるタイミングとは
手書きノートは、思考の整理や状況把握の補助として有効です。一方で、案件数や関係者が増えるほど「共有・更新・根拠の提示」が追いつかず、限界が表面化しやすくなります。本章で、移行を検討すべき代表的なサインを整理しましょう。
プロジェクト数や関係者が増えてきたとき
管理対象の案件が増え、関係者が社内外に広がると、ノートだけで全体像を保つのが難しくなります。手書きはリアルタイム共有に向かないため、最新状況が人によって異なり、認識差が生まれやすいからです。結果として、確認の往復が増え、判断が遅れたり手戻りが発生したりするリスクが高まります。
進捗確認や報告に時間がかかりはじめたとき
進捗報告のたびにノートを見返し、情報を拾ってまとめる時間が増えてきたら要注意です。管理のための作業が膨らみ、本来の推進業務を圧迫しているサインと言えます。報告資料の作成や関係者への説明が重くなるほど、意思決定のスピードも落ちやすくなります。
「把握しているつもり」でも根拠が曖昧になったとき
状況を把握している感覚はあるのに、根拠となる情報（完了状況、遅延の起点、依存関係、負荷の偏りなど）を即座に示せない状態は危険です。データの裏付けが弱いと、遅延やリソース逼迫の兆候を見逃しやすくなり、問題が顕在化してからの対応になりがちです。結果として、意思決定の精度が下がり、炎上リスクが高まります。ノートは「考えるための道具」として強力ですが、案件が増えるほど「共有・更新・根拠提示」の領域で限界が出やすくなります。上記の兆しが見えたら、ノートを捨てるのではなく、ノートで整理した内容を軸に、管理と共有を支える仕組みへ段階的に移行することが現実的です。
判断に必要な情報が揃わなくなる理由
判断に必要な情報が揃わなくなる主な理由は、ノート管理が「記録」には向いていても、状況を判断するための情報を整理・集約し続ける仕組みとしては、弱い点にあります。本章では、ノート管理を前提にした場合に判断材料が欠けやすくなる代表的な理由を3つ解説します。
情報が分散し、全体像を把握しづらい
メモやページが増えるほど、関連情報を横断して結び付けることが難しくなります。議論の経緯が議事録、設計資料、個人メモなどに分散すると、背景や前提の変化を追い切れず、認識違いが起きやすくなるためです。結果として、判断の根拠が曖昧になったり、前提ズレによる手戻りが発生したりするリスクが高まります。
工数・負荷・依存関係が見えない
ノートでは、工数（予定・実績）や負荷の偏り、タスク間の依存関係を継続的に可視化しづらくなります。誰がどれだけ詰まっているのか、遅延がどこに波及するのかが見えないと、遅延兆候やリソース不足を早期に検知できません。その結果、問題が表面化してから慌てて対応する「事後対応」の比率が上がります。
履歴が活用されず、属人化しやすい
ノートに書いた履歴は個人の手元に閉じやすく、チームで参照・再利用されにくい傾向があります。過去の判断の背景や解決プロセスが共有されないままだと、同種の問題が繰り返され、組織としての学習が進みません。結果として、判断が特定の担当者に依存しやすくなり、再現性や引き継ぎの難易度が上がります。
ノートを否定せず「補完する」という考え方
ノート管理に限界が見えても、すぐにすべてをデジタルツールへ置き換える必要はありません。重要なのは、ノートの強みは活かしつつ、弱点だけをツールで補完することです。結論から言えば、「思考はノートで広げ、実行と共有はツールで固める」という役割分担が最も運用を安定させます。
| 管理フェーズ | ノート（アナログ）が得意なこと | ツールで補完すること |
|---|---|---|
| 計画・発想 | ・アイデアの書き出し ・論点整理（マインドマップ／図解） ・個人のタスク洗い出し（ブレインダンプ）／思考の整理（マインドマップ） | ・WBSとして構造化 ・担当割り当てと期限設定 ・依存関係の明示 ・計画の共有と更新 |
| 実行・共有 | ・日々のタスクの実行チェック（自分の行動管理） ・会議でのクイックメモ | ・気付きのメモ ／全体進捗の見える化 ・ファイル／決定事項の集約 ・コメント／通知による連携 ・変更点の履歴管理 |
| 分析・判断 | ・個人のふりかえり（内省、学びの抽出） ・次の打ち手の仮説化 | ・工数／負荷の可視化（予定・実績） ・遅延兆候の早期検知 ・横断レポートで俯瞰 ・根拠に基づく判断材料の提示 |
ノートが得意な領域
ノートは、個人の思考を整理し、発想を広げる「起点」として優れています。思いついた瞬間に書き留め、図解で関係性を整理し、論点を掘り下げる。こうした自由度とスピードは、デジタルツールだけでは再現しづらい強みです。また、日々のメモを見返すことで、判断の癖や繰り返し起きるボトルネックに気付ける点も、ノートの価値と言えます。
ノートだけでは難しい領域
一方で、複数人・複数案件の運用では「最新状況の共有」「工数・負荷・依存関係の追跡」「判断根拠の提示」が要求されます。ここはノート単体では限界が出やすい領域です。だからこそ、ノートで生まれた考えや仮説を、WBS・ガントチャート・課題管理のように「構造化して更新できる場所」へ接続することが有効です。
具体的な補完の手順（実務で迷わない型）
1.ノートで論点と仮説を出す
会議メモ、懸念点、打ち手案、優先順位の根拠をノートに残します。
2.決まったことだけをツールに反映する
「タスク化する」「担当と期限を置く」「依存関係を付ける」「課題として起票する」といった「実行に必要な情報」だけをツールへ移します。
3.ツールを「単一の正」として共有する
進捗・担当・期限・課題の最新状況はツールを参照元に統一し、ノートは補助（思考・打ち手設計・ふりかえり）として位置付けます。
この役割分担ができると、ノートの自由度を失わずに、チーム運用に必要な「共有」「根拠」「更新性」を確保できます。結果として、管理の精度と意思決定のスピードが両立しやすくなるでしょう。プロジェクト管理・タスク管理の基本や、管理に役立つツールの選び方については、下記記事も併せてご参照ください。
ノート管理の限界を超え、意思決定できる管理へ｜Lychee Redmineの統合管理
ノート管理の限界を超える鍵は、「判断に必要な情報（計画・進捗・工数・課題）を同じ場所で揃え、最新状態で参照できること」です。Lychee Redmineは、WBS・ガントチャート・課題管理・工数管理を連動させ、分散しがちな情報を一元化し、判断の遅れと手戻りを減らします。導入実績は7,000社以上にのぼり、現場の実務運用を前提とした設計で選ばれている点が特徴です。
計画が「構造」と「期限」で揃う（WBS×ガントチャート）
ノート管理では、タスクの抜け漏れや実施順序・期限のズレが生じやすい点が課題でした。Lychee Redmineなら、WBSで分解したタスクをそのままガントチャートに展開でき、誰が・何を・いつまでに・どの順で進めるかを同じ前提で整理できます。結果として、計画と実行のズレが早い段階で表面化し、遅延の芽を潰しやすくなります。
遅延の「影響範囲」と「打ち手」が見える（依存関係の可視化）
タスク間の依存関係が見えていないと、ある遅れが別の遅れを引き起こし、問題が連鎖してから気付くことになりがちです。依存関係と遅延の波及が可視化されていれば、影響が広がる前に「どのタスクを優先して調整すべきか」がはっきりします。その結果、リソースの再配分やスケジュールの見直しを早めに判断しやすくなります。
負荷が「感覚」から「根拠」に変わる（工数管理）
ノートでは把握しづらいのが、担当者の負荷とボトルネックです。工数を記録できると、特定メンバーへの集中や見積もりのズレを数値で捉えられ、調整が属人的な勘頼みになりにくくなります。結果として、炎上の前段で手を打てる確率が上がります。
複数プロジェクトを横断して優先順位を決められる（PM/PMO向き）
案件ごとにノートやタスク一覧表が分かれていると、情報が分断され、全体を見渡した判断がしづらくなります。複数プロジェクトを横断して進捗・工数・課題を見渡せる状態を作れば、「今どの案件を優先すべきか」「どこに手を入れるべきか」を短時間で判断できます。
ノートは「考える」、ツールは「判断する」
ノートは発想や思考整理に強く、今後も有効です。一方で、案件数や関係者が増えるほど、チームとして判断できる「共有の土台」が必要になります。ノートで整理した考えを、ツールで構造化・共有・可視化する。これが、ノートを否定せずに管理精度を上げる現実的な進め方です。
Lychee Redmineの概要から主要機能、導入メリットまでを解説した下記記事も併せてご参照ください。
ノート管理から「判断できるプロジェクト管理（進捗・負荷・遅延リスクなど）」へ進化させる
ノート管理は思考整理や状況把握の出発点として有効ですが、プロジェクト数や関係者が増えると、進捗・負荷・遅延リスクといった「判断材料」を体系的に揃えることが難しくなります。重要なのは、ノートで整理した内容を「判断に使える情報」へ昇華させることです。計画・進捗・工数を一元的に可視化できれば、状況把握は感覚から根拠へと変わります。
ノートは「考えるため」、ツールは「判断するため」。この役割分担が、複数プロジェクト環境でも安定したマネジメントを支えます。ノートだけでは実現できない「見える化」と意思決定の質を高めたい方は、Lychee Redmineの無料トライアルをお試しください。主要機能を実務環境で検証でき、導入はサポートが支援します。Lychee Redmineは、ノート管理の弱点を補完し、より効率的で再現性の高いプロジェクト管理を実現する選択肢です。
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