プロジェクト管理手法 
日々業務を進めていると、スケジュールの漏れが出てくることがありませんか？
少しであれば問題はありませんが、スケジュールの管理がずさんだとお客さまや社内での信頼がなくなり、仕事にも悪影響が出ます。
今回はスケジュール管理に優れたツールについて、実際にスケジュール管理ツールを使用している筆者がスケジュールの漏れを防ぐ方法を紹介します。
この記事でツールの知識を蓄え、ぜひ日々のスケジュール管理に役立ててみましょう！
スケジュール管理のためのツールとは?
多くのスケジュール管理機能つきのツールがあります。
「毎日タスク漏ればかりで上司に怒られる」
「部下のタスクが把握しきれず困る」
という場面に日々遭遇していませんか？
スケジュールに入る予定が多くなってしまうと頭で把握しきれなくなり、うっかりミスがどうしても多くなることも。
忙しい時でもスケジュールの漏れがないようにするために、スケジュール管理ツールを活用しましょう。
関連記事はこちら>>業務を効率化！おすすめスケジュール管理ツール３選
スケジュール管理ツールを使用するメリット
まずは、スケジュール管理ツールを使用するメリットを3点解説します。
①スケジュール作成の効率化
スケジュール管理ツールを導入することり、より効率的にスケジュールを作成できます。
スケジュールの管理方法は、人によってさまざま。
Microsoft Excelやメモ帳アプリなどでスケジュールを管理している方も多いでしょう。
しかし、確認や編集の度にファイルを開けなければならないので手間がかかることも。
その点スケジュール管理ツールを使用すれば、アプリやブラウザでスマホからでも手軽にスケジュールを打ち込めます。
②自分の状況を把握しやすくなる
しっかりスケジュールを管理していたつもりでも、
「うっかり会議があることを忘れてしまった」
「納期が過ぎるまでタスクに気が付かなかった」
という場面を迎えてしまうこともしばしば。
スケジュール管理ツールを使用すれば、自分の状況が把握しやすくなるため、うっかりミスを防げます。
予定がある前日にリマインドされる機能が付いているツールもあり、上手に使えばタスクや予定の漏れを完全に防ぐことも可能です。
うっかり漏れはクライアントや社内での信頼に関わるため、極力なくしていきましょう。
関連記事はこちら>>スケジュールを厳守したい！タスク管理のポイントとツールを紹介
③スケジュールの共有が楽にできる
スケジュール管理ツールには共有の機能が備わっていることも多く、使用することで他人とスケジュールを楽に共有が可能。
現場が忙しいプロジェクト中であっても、リアルタイムでメンバー同士のスケジュールが分かるので度々スケジュールを確認する手間が省けます。
もし普段から、予定や目標などの行動確認を上司やチームメンバーからされストレスに感じてしまっている場合、スケジュール管理ツールの導入で、そのストレスがなくなるでしょう。
スケジュール管理ツールの導入で、スケジュールの共有がスムーズにおこなえます。
スケジュール管理ツールの選び方
ここでは、スケジュール管理ツールの選ぶ際のポイントについて3つ紹介します。
どのスケジュール管理ツールを使うかでお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
①ほしい機能があるかどうか
導入目的を考慮して、必要な機能が備わっているかを基準にしましょう。
ひとえにスケジュール管理ツールといっても、ツールによって機能の有無がさまざまです。
- カレンダー
- タイムテーブル
- グループウェア
- Todoリスト
- カンバン
- ガントチャート
もしスケジュールと同時にタスクも管理していきたいのであれば、Todoリストやガントチャートなどの機能が豊富に付いたスケジュール管理ツールを選ぶべきでしょう。
プライベートの用事を個人的にスケジュール管理したい場合は、逆に最低限のカレンダーのだけでも問題はありません。
導入目的を考慮して必要な機能を選定することが重要です。
関連記事はこちら>>【2021年最新版】無料でも使えるガントチャートおすすめ13選
関連記事はこちら>>カンバンを用いたタスク管理のメリットやおすすめツール3選を紹介
②コスト面に優れるかどうか
スケジュール管理ツールのコスト面も考慮しましょう。
とても便利なツールでも、コストが赤字になってしまえば利用の継続は困難です。
また、クラウド系のツールなのか買い切り型のソフトなのかでも費用の違いが発生することも。
クラウド系ツールは、月額費用がランニングコストとしてかかります。
買い切り型であれば、導入に大きな費用がかかるので予算が必要です。
もし今後払い続ける金額が負担になりそうであれば、買い切り型のソフトを選びましょう。
事業の継続を考え、スケジュール管理ツールのコスト面を考慮すべきです。
関連記事はこちら>>【ビジネス向け】無料で使えるおすすめスケジュール管理ツール
③操作しやすいかどうか
操作性に優れているかも重要なポイントです。
いくら優れた機能を持ったツールでも、使用する従業員やチームメンバーがうまく利用できなければ意味はありません。
ツールの中には機能を限定し分かりやすくしたものもあります。
もし必要な機能が決まっているのであれば、必要な機能のみ付いたツールを選ぶことでより使いやすくなります。
導入の際は、実際に利用する人にも意見を聞きながら使いやすいツールを選ぶように心がけましょう。
スケジュール管理におすすめのツール5選
ここでは、スケジュール管理におすすめのツールを5つ紹介します。
①Lychee Redmine
Lychee Redmineはスケジュール管理に優れたツールです。
Lychee Redmineのカンバンやガントチャートの機能を使用することで、タスクやプロジェクトの進捗が一目で分かります。
またUIにも優れ、直感的な操作が可能なのでツールに使い慣れていないチームメンバーがいても問題はありません。
無料プランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
②Trello
引用：Trello
Trelloはカンバン方式のツールです。
カードを動かしながらタスクを視覚的に管理します。
ドラッグ＆ドロップで分かりやすいUIが備わっているので、初心者でも扱いやすいツールです。
多数の外部ツールとの連携が可能なので、既存のツールを無駄にすることなくさらに利便性を向上させることが可能です。
例えばもともと社内でチャットツールのSlackを使用していた場合、Slackと連携させることでSlack上からTrelloへメッセージ追加やタスク追加ができます。
フリープランでも機能は豊富なので、気になる方は一度使用してみてはいかがでしょうか。
| プラン | 料金(月額) | ボード数 | 機能 | 容量 |
| フリー | 0円 | 10 | 自動コマンドの実行 50 回/月 無制限のアクティビティ ログ 担当者と期限 iOS および Android モバイル アプリ 2 要素認証 |
10MB/1ファイル |
| ビジネスクラス | 1,370円 | 無制限 | フリー+ 高度なカスタマイズ機能 |
250MB/1ファイル |
| エンタープライズ | 要問合せ | 無制限 | 全ての機能 | 250MB/1ファイル |
③Asana
引用：Asana
Asanaは、Facebookを元に開発されたワークマネジメントプラットフォームです。
外部のクラウドツールとの親和性も高く、さまざまなアプリや各種機能と連携が可能です。
Asanaの大きな特徴は、利用者を選ばず誰にでも使いやすいという点です。
使いやすい操作性が評価され、現在急速に国内でも利用者が増加。
具体的には2019年に日本法人が設立され、わずか2年程で国内1,000以上の企業が使用しています。
| プラン | 料金(月額) | 無料お試し期間 | 機能 |
| Basic | 0円 | – | タスクや個人的なTo-Doを管理するための機能 |
| Premium | 1,200円 | 30日 | Basicよりさらに充実した機能がプラス ・タイムライン ・無制限のダッシュボード ・カスタムフィールド など |
| Business | 2,700円 | 30日 | Premiumよりさらに充実した機能がプラス ・ポートフォリオ ・承認リクエスト ・校正 など |
④Googleカレンダー
引用：Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが提供しているカレンダーベースのスケジュール管理ツール。
カレンダーに予定を入れていくだけで使用できるので、とてもシンプルなツールです。
個人的なスケジュール把握のためにも使用でき、他の人とスケジュールを共有することも可能。
他のGoogleアプリとの連携にも優れています。
例えば、Google WorkspaceのGoogleカレンダーではミーティングルームの空き状況を確認しながらスケジュールを組み込むことも可能です。
無料ということもあり、まずはシンプルにスケジュール管理ツールを使いこなしたいと考えている方にぴったりです。
⑤Redmine
引用：Redmine
Redmineは共有に優れたオープンソースのプロジェクト管理ツールです。
スケジュールやタスク、プロジェクトの管理ができるソフトウェアです。
Lychee Redmineの元となったソフトウェアで、複数人でのタスク管理と進捗管理の情報共有がオンラインで簡単にできます。
例えば海外にいるチームメンバーと一緒に仕事をする場合でも、webブラウザからひとつのRedmineにアクセスが可能です。
常にリアルタイムで離れたメンバーのタスクが共有されます。
スケジュール管理ツールならLychee Redmineがおすすめ
今回は、スケジュール管理ツールについての説明と、Lychee Redmineを含めたおすすめのスケジュール管理ツールについて紹介しました。
スケジュール管理ツールを使用することで、自分のスケジュールや他人のスケジュール把握が容易にできます。
結果として、仕事の効率が上がります。
ツールを選ぶ際は、ほしい機能が付いているかや操作性に注目して選ぶと良いでしょう。
Lychee Redmineならスケジュール管理からタスク、プロジェクトの管理まで可能。
フリープランの機能も充実しているもで、まずは無料お試しから始めてみてはいかがでしょうか。
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Lychee Redmine活用
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