WBSをタスク管理に活用！ガントチャートとの違いや作成方法を解説

WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトをタスクに分解し、それを順序立てたツリー構造のことです。この記事では、WBSの概要や種類、ガントチャートとの違い、さらには作成方法や作成時のポイントについて解説しています。

WBSは、タスクの管理や抜け漏れ防止などにも役立つものです。プロジェクト管理を効率良く行いたい、課題を抱えていると感じている方はぜひ参考にしてください。

タスクの管理に役立つWBSとは

WBSとは、プロジェクトをタスク単位に分解し、達成するための順序に揃えたツリー構造のことです。正式にはWork Breakdown Structureと言い、頭文字を取ってWBSと呼ばれています。日本語では作業分解構成図と呼ばれることもあります。

WBSの目的は、プロジェクトを構成する作業を洗い出し、プロジェクトのゴールまでの工程を明確にすることです。

一見すると大きく見えるプロジェクトも細かく分解し、徐々にブレイクダウンして細分化を行い、具体的な道筋を立てやすくすることが主な目的です。

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WBSの種類

WBSには、大きく分けて以下の2種類があります。

• プロセス軸
• 成果物軸

プロセス軸とは、その名の通りプロジェクトのプロセスやフェーズに焦点を当てて構造化したものです。主に特定の成果物の完成を目標としていない、中長期のプロジェクトで用いられています。プロジェクトチームにおける役割分担などの階層構造に注目するため、タスクを詳しく定義しやすい点が特徴です。

一方の成果物軸とは、最終的な成果物から逆算してタスクを分解し、順序立ててツリー構造にまとめたものです。

主に、成果物の完成がプロジェクトの目標として設定されている、短期的なプロジェクトで用いられています。成果物から逆算して考えているため、プロジェクトの全体像を把握しやすい点が特徴です。

ガントチャートとの違い

混同しやすいものにガントチャートがありますが、両者は似ているようで異なります。WBSとは、プロジェクトのタスクを細かく分解し、順序立てたツリー構造のことです。

一方のガントチャートは、WBSをベースにして作られるプロジェクトの進捗状況を把握・管理するための表のことです。どちらもプロジェクトを構成する作業が記載されているため、混同しがちですが同じものではありません。

WBSでタスクを管理するメリット

ここでは、WBSを活用することでどのようなメリットがあるのかを解説します。タスク管理を効率良く行いたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

プロジェクトの全体像がわかりやすい

作成にあたってはプロジェクトをタスクに分解して順序立てる必要があるため、WBSの活用によってプロジェクトの全体像を把握しやすくなることが利点のひとつです。

どのような作業があり、どのような順序で進んでいくのか、マイルストーンとなるのは何かを把握しやすいため、スケジュール管理にも役立ちます。

タスク同士の関係を把握できる

作成にはタスクの洗い出しが欠かせませんが、洗い出すことによってそれぞれの関係性が見えてきます。

例えば、タスクAを終えなければタスクBができない、といったケースです。このことを把握できれば、作業の順番も自然と決まります。

また、タスクCはA・Bの影響を受けないことがわかれば、AやBと同時並行で進めるスケジュールを作ることも可能です。

タスク漏れ防止につながる

プロジェクトを構成するすべてのタスクを洗い出すこととなるため、タスクの抜け漏れ防止効果が期待できます。

抜け漏れがなくなれば、後から抜け漏れに気づいて仕事が差し込んでくることも起こりません。そのため、スケジュールに沿って着実に仕事を進めることができます。

WBSでタスクを整理する方法

ここでは、WBSでタスクを整理する具体的な手順を紹介します。作成したいがどのようにすれば良いかわからない、と課題に感じている方は参考にしてください。

目標達成に必要なタスクを洗い出す

作成にあたっては、まずプロジェクトを構成するタスクをすべて洗い出す必要があります。この洗い出しの段階では、特に優先順位や期日などは一旦考えず、とにかくすべて洗い出すことを意識してください。

また、洗い出す粒度に関しては、タスクにかかる時間がわかるレベルを目安としましょう。粒度が荒すぎると洗い出す意味が薄れてしまうため、注意が必要です。

タスクに着手する順番を決める

タスクを洗い出したら、実際に着手する順番を決めていきましょう。タスクによっては他のタスクに依存しており、特定のタスクが終わらないと取りかかれないものもあります。

また、他のタスクに関係なく取りかかれるものもあります。順番を決める際はこのような点を考慮してください。

タスクの依存関係を整理する

順番に並べたら最後に構造化を行いましょう。構造化とは、親タスクの元に子タスクをまとめて階層を作ることです。子タスクにすべて取り組むことで親タスクが完成する関係を意味します。

構造化によってタスク同士の関係性もわかりやすくなるほか、抜け漏れがないかをチェックする機会としても有用です。

それぞれの期間や締切を決める

構造化ができたら、実際に取り組む期間や締切を設定し、担当者を決めましょう。

ポイントは、メンバーのスキルや経験、得手不得手を考慮して割り振ること、特定の人に作業が集中しないようにすることが挙げられます。また、時間がかかりそうなタスクには複数の担当者を割り当てることも一案です。

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ここではWBSを作成する際のポイントを紹介します。基本的ですが重要な部分であるため、ぜひ参考にしてください。

タスクの内容とゴールを明確にする

洗い出しをする際は、プロジェクトのゴールとどのような関係にあるのかを明確にしましょう。言い換えると、ゴールに関係のないタスクを作らないようにするということです。

不明確なタスクは作業範囲のズレも発生しやすく、トラブルにつながる恐れがあります。どうしても洗い出しの過程で曖昧なものが出てきた場合は、プロジェクトを進めながら明確にすることを意識しましょう。

工数の見積もりは正確に行う

工数の見積もりを正確に行うことで、その後のガントチャート作成などにも役立ちます。曖昧なタスクがなく、それぞれのタスクがはっきりとしていれば、工数の見積もり作成に便利です。

一方で、工数がすぐに判断できない場合は洗い出しの粒度が粗い可能性があり、見直しが必要です。

スケジュールには余裕を持たせる

スケジュールを設定する際には、余裕を持たせるようにしましょう。なぜなら、ミスやクライアントからの仕様変更依頼などのイレギュラーが発生する恐れがあるからです。

スケジュールに余裕があれば、このようなイレギュラーにも落ち着いて対応できます。ただし、余裕を持たせすぎると、プロジェクトの進行が遅れてしまうため、バランスを取ることが大切です。

テンプレートを活用する

作成時にはテンプレートを活用しましょう。WBSは特定のフォーマットがなく自由に作成できますが、体裁のばらつきが発生する可能性があります。体裁が異なると見づらくなるため、テンプレートを使用して統一することをおすすめします。

テンプレートは、Webで無料で使えるサービスも複数あります。自社に合うものを選んで活用しましょう。

WBSの作成にも役立つおすすめのツール

ここでは、WBSを作成する際に活用できる便利なツールを紹介します。

様々なツールで作成できるため、どれを選べば良いか迷ってしまう人もいるのではないでしょうか。それぞれ特徴が異なるため、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Excel

Microsoft Excelを使って作成できます。Excelの特徴は、多くの企業で日常的に使用されているツールであるため、導入コストや教育コストをかけずに使用できる点です。

新たなツールを導入しようとすると、ツールの検討から機能のチェック、さらには社員への周知徹底など様々な準備をしなければなりません。Excelであればそのような手間を削減できるため、すぐに作成したい場合に適しています。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは、初心者でも直感的に扱えるシンプルなデザインが特徴のプロジェクト管理ツールです。タスク管理ができるツールであるため、作成にも活用できます。

また、タスク管理だけでなくプロジェクトチーム全体の進捗状況なども一眼で確認できる他、タスクごとに担当者やスケジュール、優先順位などを設定できるなど、使い勝手の良さが特徴です。無料プランも用意されているため、まずはお試しから利用できます。

Jooto

引用：Jooto

Jootoは、カンバン方式のプロジェクト管理ツールです。Jootoにはカンバンボードがついており、これをWBSのテンプレートとして活用できます。カンバンボードは、タスクの作成や順番の入れ替え、優先順位の設定などが簡単にできるため、作成においても役立ちます。

タスクに期日を設定すればガントチャートも簡単に作成でき、プロジェクトチームなどでの導入にも適しています。基本機能は無料プランでも利用可能です。

Redmine

引用：Redmine

Redmineは、オープンソースのツールです。その特徴として挙げられるのが、ユーザーのニーズに応じて自由にカスタマイズできる点です。

また、タスクを管理する機能としてチケット機能がついています。この機能では、ガントチャートやカレンダーなどを使用できるため、プロジェクトの進捗状況の把握やスケジュールの管理などにも活用可能です。

利用人数が増えても無料で使用できるツールであり、コストをできるだけ抑えたいケースに適します。

WBSを作成して効率良くタスクを管理しよう

WBSはプロジェクトをタスク単位に分解しツリー構造にしたもののことです。WBSをもとにしてガントチャートが作成されるため、プロジェクトの進捗状況管理においては欠かせないものだといえます。

Microsoft Excelや各種プロジェクト管理ツールでも作成できるため、自社のニーズを踏まえた上で適切なツールを選びましょう。