仕事効率化・生産性アップ 
ビジネスにおいて、タスク管理は重要なスキルです。効果的なタスク管理ができる人は、仕事のパフォーマンスが高いと評価される傾向にあります。
タスク管理が得意な人は、プロジェクトをスムーズに進められ、マネジメント面でも優れた成果を出します。これは、タスク管理スキルがプロジェクト全体の効率を向上させ、結果的に全体の成果につながるためです。
本記事では、効率的なタスク管理を行う上で知っておくべきコツを8つ紹介します。おすすめのツールも紹介していますので、タスク管理の効率化にお役立てください。
タスク管理の基礎知識
タスク管理とは、効率的に業務を進めるために、それぞれの業務に必要なタスクを明確にして管理することです。例えば、営業職の場合、顧客に商品を購入してもらうには、以下のようなタスクを経る必要があります。
- 顧客とのアポイント取り
- 商品資料の作成
- 商談
- 契約のクロージング
- 契約書類の作成
- 商品の納品
それぞれのタスクを効果的に管理できれば、業務全体の進行が円滑化されます。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
一般的に、プロジェクトとは、目標達成のために複数の人が協力して進める業務を指します。プロジェクト管理と、タスク管理は密接に関係しています。
プロジェクトは複数のタスクから成り立っています。それぞれのメンバーが担当するタスクを効果的に管理することが、プロジェクト全体の成功につながるのです。
プロジェクト管理は、中長期的な視点で複数人が関与するので、タスク管理よりも複雑で難易度が高まります。しかし、タスク管理を上手く行えるようになれば、そのスキルはプロジェクト管理でも役に立ちます。
タスク管理を効率化する重要性
タスクを効率的に管理すると、無駄なタスクを省いた上で、タスクの優先順位を正確に設定できます。これにより、時間を最適に活用し、全体の生産性向上が可能です。
また、専用ツールを導入すれば、チームメンバー全員がタスクの進行状況をリアルタイムで把握できます。その結果、プロジェクト進行中の発生したトラブルの早期発見および迅速な対応が可能です。
上記のようなメリットにより、業務全体の効率が向上し、企業の競争力向上につながります。
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効率的なタスク管理のコツ8選
効率的なタスク管理を行う上で知っておくべきコツとして、以下の8つを取り上げます。
- タスクを洗い出し具体化・細分化する
- タスクに優先順位をつける
- タスク完了までにかかる時間・工数を明確にする
- タスクに関連情報を併記しておく
- 自分のタスクとチームメンバーに任せる仕事を振り分ける
- マルチタスクを控える
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスク管理ツールを導入する
それぞれのコツを順番に解説しますので、タスク管理の効率化にお役立てください。
タスクを洗い出し具体化・細分化する
タスクを洗い出す際、具体的かつ細かく整理すると管理面において便利です。
例えば、「○○社に連絡する」というタスクは、「□□時に○○社へ××の件で確認の連絡をする」と具体化しましょう。このように時間・連絡内容を詳細に整理しておけば、誰が見てもすぐに行動に移せます。
タスクが具体的になればなるほど、予期せぬ事態が起きたときにもスムーズに対応できます。また、社員間のコミュニケーションも円滑になるのが利点です。
タスクに優先順位をつける
タスク管理では、優先順位を明確に設定して、重要なタスクを見逃さないようにしましょう。タスクの優先順位を分類する際は、以下4つのカテゴリーに分けて考えるのが一般的です。
- 重要かつ緊急：（例）顧客からの緊急の問い合わせ対応
- 重要ではないが緊急：（例）突発的な会議への参加、日時の作業報告
- 重要だが緊急ではない：（例）人材教育、マニュアルの改善計画
- 重要でも緊急でもない：（例）社内での雑談、デスク周りの整理
上記の分類を基に限られたリソースを適切に配分し、より効率的にタスクを進めましょう。
タスク完了までにかかる時間・工数を明確にする
タスク完了に必要な時間と労力を事前に評価し、スケジュールを計画的に組み立てましょう。必要な時間や工数が不明瞭な場合、予定に無理が生じやすく、時間不足に陥るリスクが高まります。
具体的には、優先度の高いタスクに焦点を当て、進捗がスムーズになるような計画の策定が大切です。予期せぬ問題に備えて、スケジュールに余裕を持つようにしましょう。
また、複数のタスクを同時に進行させたり、長期にわたるプロジェクトを進めたりする場合は、進捗を把握しにくくなり、スケジュール管理の難易度が高くなります。このような状況では、ガントチャートを作成してタスクの進行状況を視覚的に把握し、全体の調整を行いましょう。
タスクに関連情報を併記しておく
タスクを効率的に進めるには、関連情報も併せて管理しましょう。これにより、タスク実行時に必要な情報を見つけやすくなり、情報を探す手間を省けます。
ただし、紙のToDoリストや資料ではタスクに関連する情報を見つけるのに時間がかかります。なので、情報が簡単に検索でき、タスク管理と情報管理を一元化できるデジタルツール・アプリの使用をおすすめします。
必要な情報に迅速にアクセスでき、タスクの効率的な進行を促します。
自分のタスクとチームメンバーに任せる仕事を振り分ける
人が持つ時間は有限です。タスクを無制限に増やし続けると、時間が不足してタスクを捌ききれません。
効率的に作業を進めるには、他の人に任せられるタスクを明確にすべきです。その上で、自分にしかできない重要な作業に集中できるようにスケジュールを管理しましょう。
さらに、優秀なタスク管理者は、実施しないタスクの選定も得意です。タスクリストを作成し、優先度に応じて必要なタスクを選びつつ「やらないタスク」も決めると、重要でないタスクに時間を消費せずに済みます。
結果的に重要な業務に集中し、期日内に余裕を持ってタスクを済ませられます。
マルチタスクを控える
複数のプロジェクトに携わっていると、しばしば複数のタスクを同時に進めるマルチタスクの状況が生じます。マルチタスクは一見すると効率的に思えますが、実際には注意点も多いです。
一度、他のタスクに移ると、元のタスクに戻る際に再び内容を思い出すための時間が必要になり、全体の作業効率低下につながります。マルチタスクに慣れないうちは、一つのタスクに集中して完了させる方が全体の生産性を向上させられます。
ただし、現実にはマルチタスクを避けられない状況も多く、場合によってはマルチタスクの方がスムーズに業務が進むケースもあります。マルチタスクの利点と欠点を理解し、状況に応じた適切な使い分けが重要です。
タスク管理に時間をかけすぎない
タスク管理は効率的に仕事を進める上で必要不可欠ですが、管理自体に多くの時間を費やしてしまっては意味がありません。タスクの整理やツールへの情報入力で時間を消耗してしまう場合、タスク管理の方法を見直す必要が生じます。
タスク管理の目的は、仕事をスムーズに進めることです。これを実現するには、タスク管理を簡単かつ迅速に行えるよう意識しましょう。
タスク管理が作業の障害になっているなら、より効率的に管理できないか、運用方法も含めて検討しましょう。
タスク管理ツールを導入する
現代のビジネス環境では、ITの進展と共に業務が複雑化し、部署間の連携を必要とするタスクが増加しています。単一のタスクで完結する作業が減少し、同時進行で複数タスクの効率的な管理が必要不可欠です。
記憶や単純なメモに頼る管理方法では、タスクの遅延や確認漏れが起こりやすいです。タスク管理ツールを活用すれば、これらの問題を大幅に減少させ、業務効率の向上につながります。
タスク管理ツールには、ToDoリストやリマインドといったタスク管理の基本的な機能が備わっています。それだけでなく、タスクの状況を一目で把握できる「カンバン機能」や進捗状況をチームに共有できる「コミュニケーション機能」など様々な機能が搭載されています。
このようなツールを用いて、効率的かつ効果的にタスクを管理し、全体の生産性を向上させましょう。
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効率的なタスク管理に役立つおすすめツール4選
ここからは、効率的なタスク管理に役立つツールを4つ厳選してご紹介します。
- Lychee Redmine
- Notion
- Trello
- Asana
各ツールの機能や特徴を中心に紹介しますので、それぞれ把握してご自身・自社のプロジェクトに適したツール選びにお役立てください。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、7,000社を突破しているプロジェクト管理ツールです。
作業工程を管理する機能「ガントチャート」やタスク管理機能「カンバン」など、役立つ機能が豊富に搭載されています。特にガントチャート機能は充実しており、プロジェクト全体の進捗はもちろん、タスクの進捗状況や依存関係も容易に把握できます。
また、多機能でありながら直感的な操作が可能なので、ツール操作に不安のある方でも問題なく利用できます。
Lychee Redmineには無料プランと有料プランが用意されています。無料プランは、期間の制限なく無料で利用できますが、主に使える管理機能はカンバンだけとなっているのでご注意ください。
有料プランからは、ガントチャートをはじめプロジェクトを管理する様々な機能が利用できます。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
すべての有料プランが30日間無料で使える無料トライアルが実施されていますので、高機能なタスク管理ツールを試してみたい場合は、ぜひ利用してみてください。
Notion
引用：Notion
機能の充実度に定評のある「Notion」を用いれば、プロジェクトの内容に合わせた柔軟なタスク管理が可能です。タスク管理の他にも、ノート作成、プロジェクト管理、データベース作成、ドキュメント共有など、様々な作業を1つのプラットフォームで実行できます。
また、Notionを使って作成したページを公開し、簡易的なWebサイトの構築も可能です。開発コストを抑え、リアルタイムに更新できるWebサイトを公開できる点もメリットです。
海外生まれのツールですが、日本語にも対応しています。SUNTORYや三菱重工といった大企業からも信頼を得ているNotionを利用してみてはいかがでしょうか。
Trello
引用：Trello
シンプルなタスク管理を希望する場合は、「Trello」がおすすめです。Trelloのボード上でリストやカードを設定すれば、ふせんを貼るような感覚で簡単にタスクを管理できます。
チームでのタスク管理にも有用ですが、個人利用にも適しています。iOSとAndroidアプリもリリースされているので、スマホやタブレットでも利用可能です。
無料のプランでも最大で10枚のボードが利用できるので、試してはいかがでしょうか。
Asana
引用：Asana
世界中のユーザーが利用している「Asana」は、わかりやすいデザインで操作性にも優れているタスク管理ツールです。
Asanaの強みは、ユーザーの好みに合わせて表示形式を変えられる点です。リストやガントチャート、カレンダーといった表示形式を変更できるので、プロジェクトの性質に応じて表示形式を選べます。
また、マルチクラウド連携により、Google DriveやDropboxといったクラウドストレージやSlackなどとも連携できます。
レポート機能を使えばいち早く潜在的なリスクを発見でき、タスクの遅れを抑制できます。無料のプランでも15人まで使用可能なので、チームでの導入にも適したツールです。
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チーム単位でタスク管理を効率化するならLychee Redmine
タスクを効率的に管理できれば、無駄なタスクを省いた上で、タスクの優先順位を正確に設定できます。時間を最適に活用できれば、全体の生産性向上に大きく貢献します。
本記事で紹介した8つのコツを実践し、効率的なタスク管理を目指しましょう。
なお、チーム単位でタスク管理を効率化したい場合には、プロジェクト管理ツールの導入が効果的です。数あるプロジェクト管理ツールの中でも、Lychee Redmineの導入をおすすめします。
Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバンなどタスクやプロジェクト管理に役立つ機能を豊富に備えています。プロジェクト規模や人を選ばずに使えるので、非常に使い勝手が良いです。
有料プランも30日間は無料でお試しできますので、申し込みを検討してみてはいかがでしょうか。
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