「ツールでタスク管理をするとどのようなメリットがあるか知りたい」
「自社にあったタスク管理ツールを選ぶポイントを知りたい」

タスクを適切に管理するためには、リソースやスケジュールなど、様々な要素を考慮しなければならず、頭の中や簡単なシステムだけでは限界があります。

タスク管理ツールには、タスク管理をサポートする機能が多く搭載されています。そのため、機能をうまく活用できれば、タスクを管理する負担を大きく軽減可能です。

本記事では、タスク管理ツールのメリットやツールに搭載されている機能、自社でツールを選ぶ際のポイントなどについて解説します。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールは、プロジェクト毎の進捗やメンバーの作業状況、スケジュールなどの管理をサポートする機能が多く搭載されたツールのことです。

タスク管理ツールの導入によって、タスク管理が容易になるほか「タスクの抜け漏れ防止」、「問題発生時に迅速に対応可能」などの効果にも期待できます。

現在、タスク管理の複雑さに課題を感じている場合、タスク管理ツールの導入によって課題を解決できるかもしれませんので、ぜひ導入を検討してみてください。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理とプロジェクト管理は、進捗を管理するという意味では似た部分もありますが、「言葉が指す業務規模」に違いが存在します。

タスクは、メンバーそれぞれに割り当てられる小さな単位の作業のことで、開発であれば「仕様書作成」や「単体テスト」などの個人で行う作業が該当します。

一方で、プロジェクトは目標達成に向け、主に複数人のメンバーで行う計画や業務のことです。商品・サービスの開発や新部署の立ち上げなどといった、目標に期間を設定して取り組む事業が該当します。

また、「主に管理をする人物」にも違いがあります。タスク管理を主に管理するのは、個々のメンバーです。プロジェクトの管理者もしないわけではありませんが、基本的にはそれぞれのメンバーとなります。

プロジェクト管理を行うのは、主にプロジェクトマネージャーをはじめとした管理者です。管理者は、期間内に目標が達成できるようタスク管理だけでなく、スケジュールやリソースなど全体の管理を行います。

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タスク管理ツール導入によるメリット

タスク管理ツールの導入によって得られるメリットは次のとおりです。

  • タスクの進捗を共有できる
  • 効率的にリソースを活用できる
  • 生産性の高い業務に集中できる
  • チームの協力関係が構築しやすくなる

それぞれについて詳しく解説します。

タスクの進捗を共有できる

タスク管理ツールの導入のメリットの1つは、チームメンバー全員の状況が可視化され、タスクの進捗をリアルタイムで共有できる点です。

タスクの進捗をリアルタイムで共有できることにより、連絡の漏れや、遅れを防げるだけでなく、迅速な調整が可能となります。

また、メンバーはプロジェクト全体の流れを把握できるようになるため、優先順位を決めてタスクに取り掛かることができます。

効率的にリソースを活用できる

2つ目のメリットは効率的にリソースを活用できる点です。タスク管理ツールの導入によって、リソースに余裕があるところと、ないところが把握できるようになります。

そのため、リソースの不足により業務が遅れそうなタスクがあってもすぐに発見し、余裕のある箇所から迅速にリソースを回せるようになります。

生産性の高い業務に集中できる

管理にかかる手間を削減し、生産性の高い業務に集中できるようになる点も大きなメリットです。タスク管理を適切に行うためには、全体を把握した上で、必要に応じてスケジュールや人員を変更しなければなりません。

上記のような変更管理は大きな手間がかかるため、管理者は大きなリソースを取られてしまいます。タスク管理ツールには、メンバー全体の状況をひと目で把握できる機能や、ひとつのデータを変更すると、他のデータも同時に変更してくれる連携機能などが搭載されています。

そのため、タスク管理ツールを導入し、うまく活用することによって、管理にかかる手間を大きく削減し業務改善をはじめとした生産性の高い業務に集中できるようになります。

チームの協力関係が構築しやすくなる

4つ目のメリットは、チームの協力関係を構築しやすくなる点です。タスク管理ツールを導入すると、メンバー全員が自分以外のタスク状況も把握できるようになります。

結果、メンバー間のコミュニケーションが活性化されることにつながり、メンバーによる問題の早期発見や、遅れの発生しているタスクの自発的なフォローなどの効果が期待できるようになります。

タスク管理ツールに搭載されている主な機能

タスク管理ツールに搭載されている主な機能は次のとおりです。

タスク管理機能 タスクの進捗状況を詳細に把握できる
ガントチャート プロジェクト全体の進捗状況が、一目で把握できる
スケジュール管理機能 全体のスケジュール管理・調整が容易に
共有機能 メンバー全員の進捗状況をリアルタイムで共有できる

上記以外にも、リソース調整機能やコストを管理する機能などが備わっているツールもあります。

タスク管理ツールを選ぶ際のポイント

タスク管理ツールを選ぶ際のポイントは次の6つです。

  1. 目標やプロジェクト達成に必要な機能を備えているか
  2. メンバー全員が使える操作性か
  3. セキュリティは充実しているか
  4. サポート体制は整っているか
  5. 既存システムとの連携は可能か
  6. 無料プランやトライアルは使えるのか

それぞれについて詳しく解説します。

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目標やプロジェクト達成に必要な機能を備えているか

1つ目のポイントは、自社が達成したい目標やプロジェクトに必要な機能が備わっているかどうかです。タスク管理ツールには様々な種類があり、ツールによって「機能が充実」「誰でも使いやすい」など、特徴や機能が異なります。

そのため、自社にとって必要な要素を事前に確認した上で、必要な機能や特徴を備えたタスク管理ツールを選ぶことが重要です。

メンバー全員が使える操作性か

メンバー全員が扱えるツールかどうかも重要なポイントです。プロジェクトの参加メンバー全員がツール操作に慣れているのであれば、複雑な操作を要する高機能ツールであっても問題ありません。

しかし、メンバーがツール操作に慣れていない方が多い場合、いくら高機能なツールであっても扱いきれず、導入効果は限定的となる可能性があります。

ツール導入による効果が得られない事態を防ぐためにも、メンバーの操作スキルを考慮した上でツールを選ぶことが重要です。

セキュリティは充実しているか

現在提供されているタスク管理ツールの多くは、クラウド型と呼ばれるインターネットを介して利用するタイプのため、セキュリティ対策が充実しているかどうかも重要になります。

クラウド型におけるセキュリティとしては、情報漏えいリスクを低減できるユーザーのアクセス制御やIPアドレス制限機能、パスワード漏えいを防止できる上に生産性も高まるシングルサインオン機能、などがおすすめです。

サポート体制は整っているか

ツールを提供している企業がどのようなサポート体制を整えているかも重要です。

ツール選定の際には次のような内容を確認するとよいでしょう。

  • 電話・メール・チャットなどの連絡方法
  • 土日対応や24時間対応などの受付時間
  • 対応できる言語

また、サポートの範囲もサービスによって異なるので確認する必要があります。

既存システムと連携は可能か

現在自社で使っているシステムをツール導入後も使用する予定の場合は、既存システムと導入ツールが連携できるのかどうかを確認しておきましょう。

タスク管理ツールは、他システムと連携できるものも少なくありませんが、ツールによって連携できるシステムは異なります。

もし、導入後に連携ができないと判明してしまった場合、システムや業務フローの変更といった事態にもつながるため注意が必要です。

無料プランやトライアルは使えるのか

タスク管理ツールには、無料プランやトライアル期間が用意されているものがあります。

無料プランやトライアルを活用すれば、少ないリスクでツールの使用感を確かめられるので、求めている要素をある程度備えているのであれば、1度試してみるのもおすすめです。

ただし、無料プランやトライアルには、人数や期間などの制限が設けられているケースがほとんどのため、利用前には条件をしっかりと確認しておきましょう。

おすすめのタスク管理ツール5選

タスク管理ツールにどのようなものがあるか知りたい方に向け、おすすめのタスク管理ツールを次の5つ紹介します。

  • Lychee Redmine
  • Backlog
  • クラウドログ
  • Jooto
  • Group Task

それぞれについて解説します。

1.Lychee Redmine

Lychee Redmineは、7,000社以上の導入実績を持つタスク管理ツールです。

タスク管理機能「カンバン」をはじめ、ガントチャートやタイムマネジメントなど、タスク管理をサポートする多くの機能が搭載されています。

また、多機能にもかかわらず直感的な操作ができるのが特徴で、ツール操作に不安のある方であっても安心して利用可能です。

現在はすべての有料プランに30日間の無料トライアルが設けられており、トライアル期間終了後も自動課金を行わないため、気軽に試すことができます。少しでも気になる方は、この機会にぜひ1度お試しください。

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2.Backlog

引用元:Backlog

Backlogは、ITや広告業界で多く利用されているタスク管理ツールです。

とても多くの機能が搭載されている点が特徴で、タスクやプロジェクトの進捗状況を様々な視点から分析できるため、上手く活用することで、業務をスムーズに進められるようになります。

また、スマートフォンやタブレットでも利用できる専用アプリケーションが用意されているため、出張先や外出している場合であっても、手軽に進捗状況の確認が可能です。

3.クラウドログ

引用元:クラウドログ

クラウドログは株式会社クラウドワークスが提供するタスク管理ツールです。

簡単に工数管理ができる点が特徴で、工数は半自動で登録できるだけでなく、Googleカレンダーやスマートフォンからでも入力ができます。

また、メンバーが入力した工数もリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を確認することが可能です。

4.Jooto

引用元:Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するタスク管理ツールです。

シンプルな操作性とデザインが特徴で、付せんを貼る感覚で操作できるため、誰でも簡単にツール操作が可能です。

また、サポートも充実しており、専門のアドバイザーがツールの導入から定着までを助けてくれるため、初めて導入する企業であってもスムーズに利用できます。

4名までは無料で使えるため、少人数でのタスク管理を行う方には特におすすめです。

5.Group Task

引用元:Group Task

Group Taskは、シンプルな機能や設定が特徴のタスク管理ツールです。

タスク管理に必要な機能しか搭載されておらず、誰でも迷うことなく操作できるため、導入から運用までをスムーズに行うことが可能です。

また、スマートフォンやタブレットでも、PCと同じ機能が使えるため、どこにいても同じレベルでタスク管理ができます。

目的にあったツールを選んでタスク管理を効率化しよう

タスク管理ツールは、管理にかかる手間を削減するだけでなく、効率的な管理をサポートしてくれるツールです。

導入することにより「タスク管理を共有できる」「効率的にリソースを活用できる」などのメリットを得られます。

一方で、タスク管理ツールは様々な種類が提供されているため、ポイントを押さえてツールを選ぶ必要があります。

Lychee Redmineは、7,000社以上の導入実績を持つタスク管理ツールです。

タスク管理をサポートする多くの機能が搭載されているだけでなく、操作性もよいためプロジェクトの規模や種類を問わず対応できます。

すべての有料プランに30日間のトライアル期間がついているので、新たなタスク管理ツールの導入を検討されている方は、ぜひ1度ご検討ください。

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