仕事効率化・生産性アップ 
「業務が多くなってきたから整理したい」
「どのタスク管理ツールを選べばいいのかわからない」
このような悩みを持つことはありませんか？
複数のプロジェクトをこなしていくと比例してタスク量も多くなります。
作業を進めているうちにタスク管理が難しくなった経験が誰しもあるのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが「タスク管理ツール」です。
当記事では、タスク管理ツールの詳細や導入のメリット、選び方からおすすめのタスク管理ツールを紹介します。
自身に合ったタスク管理ツールが見つかるので、ぜひ最後までご覧ください。
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業務効率化を導くタスク管理ツールとは
タスク内容をはじめ進行状況や納期などを設定し、効率性を上げるために使われます。
インターネット上には様々なタスク管理ツールが提供されており、無料で利用できる製品も多くあります。
PCだけでなくスマホ対応している製品もあるので、外出先でも手軽に利用が可能です。
タスク管理ツールの必要性や機能を掘り下げて解説します。
タスク管理ツールの必要性
現在では働き方改革としてリモートワークが採用されることが多く、会社だけでなく自宅から作業することが増えました。
どんな環境でもタスク管理ができる環境が求められることになり、どこでも効率良くプロジェクトを可視化できるタスク管理ツールが注目されています。
チーム全体で利用すれば各メンバーの進行状況も把握できるので、トラブルにも早急に対処可能です。
直接メンバー同士が会わなくても、オンライン上でプロジェクトを進められるため、時間と手間をなくして効率良く作業できます。
柔軟な働き方が求められる現代にとって、タスク管理ツールは非常に有効な手段です。
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タスク管理ツールの基本機能
タスク管理ツールには、以下のような機能が備わっています。
| プロジェクト管理機能 | タスク内容、作業メンバーなどを管理 |
| ToDoリスト機能 | タスクをリストアップ |
| スケジュール管理機能 | タスクやプロジェクトに必要な日数管理 |
| 情報更新機能 | タスクやプロジェクト内容の変更や追加事項のお知らせ |
| メッセージ機能 | メンバー間のやり取り |
| 通知機能 | プロジェクトメンバー・関係者に情報を通知 |
| 検索機能 | 過去情報の検索 |
上記機能は利用する製品によって異なりますが、タスク管理ツールには基本的に搭載されています。。
タスク管理ツールで業務効率化。導入する4つのメリット
- チーム全体の進捗状況を見える化できる
- タスク漏れを防げる
- チーム全体のコミュニケーション・情報共有が可能
- タスクの優先順位が一目でわかる
それでは順番に説明します。
1.チーム全体の進捗状況を見える化できる
タスク管理ツールをチーム全体で利用すれば、進捗状況を一目で見える化できます。
チーム全体がプロジェクトのタスクやスケジュールなどを確認できるため、情報共有が手軽におこなえます。
業務に遅延が生じているメンバーに気づくことも簡単なので、全体で協力しながらカバー可能です。
作業をリストアップすることで、無駄な作業も見えてくるので効率良くプロジェクトを成功に導けます。
2.タスク漏れを防げる
プロジェクトは進めているうちにタスク漏れが発生することも珍しくはありません。
とくに重要性が低いタスクであるほど対応が後回しになりがちなので、いつの間にか忘れられていることもあります。
タスク管理ツールは必要な作業全てをまとめられるので、タスク漏れを未然に防止可能です。
各タスクのスケジュール設定もできるため、期日が迫っていれば通知してお知らせしてくれます。
誰かが責任を問われることなくタスク漏れを防げるのは、タスク管理ツールのメリットのひとつです。
3.チーム全体のコミュニケーション・情報共有が可能
タスク管理ツールにはチャット機能やビデオ通話機能が搭載されているので、チーム全体が手軽にコミュニケーションを取れます。
会議やミーティングが必要なときは複数人でやり取りできるため、定期的にプロジェクトの情報共有が可能です。
企業ではメールや電話が主流ですが、こちらでは送受信に遅延が発生してコミュニケーションが取りづらいときがあります。
必要なときにいつでも簡単にやり取りできるのは、タスク管理ツールならではのメリットです。
4.タスクの優先順位が一目でわかる
プロジェクトに必要なタスクのなかには、優先度が高いものと低いものが存在します。
タスク管理ツールを利用すれば各タスクに優先順位をつけられるので、何を優先して作業しなければいけないかが明確化されます。
提供されているツールのなかには見やすいデザインを導入しているものも多いです。
メンバー全体が目標を達成するために優先すべき作業を把握できるので、認識のズレをなくして生産性を向上させることができます。
どのタスク管理ツールを選べき？業務効率化を進めるための5つのポイント
- 必要な機能が備わっているかどうか
- 既存ツールと連携できるか
- 初心者でも使いやすいか
- 無料プラン・トライアル期間の有無
- サポート体制の有無
それでは順番に解説します。
1.必要な機能が備わっているかどうか
タスク管理ツールを選ぶときは、自社にとって必要な機能が備わっているかをチェックしましょう。
ツールによっては多機能な製品も多いので、不必要な機能があると使いづらかったり持て余したりしてしまいます。
タスク管理を効率化させるためには何の機能が必要なのかを判断し、最適なツールを選ぶことが大切です。
どの機能があればいいかわからないときは、前述の「タスク管理ツールの基本機能」で紹介した機能を備えているツールを選ぶことをおすすめします。
2.既存ツールと連携できるか
カレンダーやメモ帳など既存ツールと連携できるタスク管理ツールがおすすめです。
例えばタスク管理ツールのスケジュールをカレンダーに連携できれば、どちらからも進行状況を把握できるようになります。
これまでのプロジェクトの進め方を見直したいときには、データ収集ツールと連携できると良いでしょう。
ほかにもSlackやChatwork、LINEなど代表的なツールと連携が取れれば作業の効率性もグッと上がります。
3.初心者でも使いやすいか
タスク管理ツールの情報は更新していくので、初心者でも使いやすいかどうかは大切なポイントです。
上級者向けの操作性だと扱いづらいため、途中で利用を断念してしまう恐れがあります。
とくに社内で利用する場合はチーム全体で活用されないと機能しないので、人を選ばず使えるツールを選ばなくてはいけません。
ツールによっては無料トライアル期間を実施している製品もあるので、まずは使いやすさを実際に確かめてみましょう。
4.無料プラン・トライアル期間の有無
タスク管理ツールには、無料プランやトライアル期間が用意されている製品があります。
無料で使えれば費用をおさえて効率化できるので「あまり費用をかけたくない」という方には最適です。
タスク管理ツールは主に「クラウド型」と「インストール型」の2種類があり、それぞれ以下のような違いがあります。
| クラウド型 | 利用人数によって料金を上乗せされる |
| インストール型 | システムのインストールや時間と費用がかかる |
利用環境によって料金体系も異なるので、どれくらいの人数で使いたいかによって必要コストも変わります。
まずは無料で製品を試し、使いやすいと判断すれば有料プランを検討すると良いでしょう。
5.サポート体制の有無
タスク管理ツールを選ぶときは、気軽に相談できるサポートを受けられるかも大切なポイントです。
長期的にツールを利用していると、不明点や問題点が少なからず出てくるので、サポート体制があれば柔軟に対応してくれます。
なかにはツールの最適化をアドバイスしてくれるコンサルタントサポートもあるため、どんなふうに活用すればいいかを理解できます。
問い合わせ時間が長ければ必要なタイミングで解決できるので、そちらも一緒にチェックしておきましょう。
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業務効率化におすすめのタスク管理ツール5選
- Lychee Redmine
- Backlog
- Jooto
- Asana
- Trello
それぞれのツールの特徴を順番に説明します。
1.Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、ガントチャート利用満足度NO.1を誇る日本企業向けプロジェクト管理ツールです。これまで7,000社以上の導入実績もあり、数多くの大手企業からも高い信頼性を得ています。
ガントチャートをはじめカンバンやタイムマネジメント、リソースマネジメントなどプロジェクトを成功に導く機能が充実しているのが特徴で、操作はドラッグ＆ドロップで簡単なので、初心者でも直感的に操作可能です。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
多機能ながらシンプルなデザインのため、どんなプロジェクトでもタスク漏れを防ぎながら作業できます。
プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を使ってみる。(30日間無料・自動課金なし)
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
2.Backlog
引用：Backlog
引用：「Backlog」は、ウェブ制作やソフトウェア開発、広告代理店など幅広い業種で使われているタスク管理ツールです。
シンプルなデザイン性と直感的な操作性が特徴となっており、初心者でも簡単に安心して使いこなせます。
プロジェクト管理をはじめ課題管理、バグ管理、バージョン管理など必要な機能がオールインワンに揃っています。
課題と紐付いているガントチャートやマイルストーンを使用すれば、プロジェクトの作業計画が一目でチェック可能です。
スマホ・タブレット専用のアプリケーションも用意されているので、外出先からも情報更新・共有ができます。
30日間無料のトライアル期間があるため、まずは使いやすさを実感してみたい方にもおすすめです。
3.Jooto
引用：Jooto
引用：「Jooto」は、職種を選ばず幅広く利用されているクラウド型のタスク管理ツールです。
親しみやすいシンプルなデザイン性と直感的な操作性が特徴です。
ツールの導入から利用定着までを徹底的にサポートしてくれるので、定着が不安な企業でも安心してはじめられます。
また1つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できるため、確認の手間をなくして効率良く作業できます。
4名まで無料で利用可能なので、小規模のプロジェクトで試してから導入を検討したい方におすすめです。
4.Asana
引用：Asana
「Asana」は、世界195カ国で利用されているタスク管理ツールです。
プロジェクトとタスクを一括管理できるだけでなく、進捗状況を一目で確認できます。
スケジュール変更もドラッグ & ドロップで簡単なので、必要に応じて直感的に操作可能です。
それぞれのタスクを連携できるため、突然のトラブルにも柔軟に対応できるようになります。
ルーティンになっているタスクを自動化することもでき、大幅な時間削減にも有効です。
100以上の外部アプリと連携できるので、作業効率性も一気に向上します。
最大15名までなら無料プランが用意されているため、世界的に実績があるツールを導入したい方におすすめです。
5.Trello
引用：Trello
引用：「Trello」は、チームの生産性向上を目的に作られたタスク管理ツールです。
ボードやリスト、カードを駆使することでプロジェクト管理やタスク管理、チームワークの促進をひとつにまとめられます。
メンバー間のやり取りをするためにコメントや絵文字などリアクション機能も豊富なので、コミュニケーションも取りやすいです。
既存ツールとの連携もできるため、ワークフローに組み込んで作業効率化を促進させられます。
無料プランでも全機能を利用できるだけでなく、ボードの利用人数に制限のない点が魅力です。
費用を抑えて、高い効果を得たい方におすすめです。
タスク管理ツールで効率良く仕事を進めよう
働き方が変わりつつある現代では、いつどこにいてもプロジェクトのタスクを確認できる環境作りが大切です。
タスク管理ツールがあればチーム全体の進捗状況、タスク漏れ防止、情報共有、優先順位などの多くのメリットを得られます。
ツールを導入するときは、プロジェクトに必要な機能や初心者の使いやすさに注目してみましょう。
当記事で紹介したタスク管理ツールは、どれも優秀な使いやすさと実績を兼ね備えています。
特に、「Lychee Redmine」は、人数無制限で無料で使えるフリープランと、30日間無料のトライアル期間を用意しているため、まずは少数のメンバーで試してみたい方におすすめです。
この機会にぜひ導入を検討し、効率良く仕事を進めてみてはいかがでしょうか。
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