タスクとスケジュールの管理に、完璧を求めてはいけません。
もちろん、納期は守る必要がありますが、完璧主義は効率を下げる原因になることも。

「完璧を求めるあまり、タスクが終わらない」
「どのようにスケジュールを立てればいいのか、わからない」

などの悩みのある方に向けて、タスク管理とスケジュール管理のポイントを解説します。

効率よく仕事を終わらせたい方は必見です。

そもそもタスク管理とは?スケジュール管理とは?

まずは、タスク管理とスケジュール管理の意味を把握しておきましょう。

タスク管理とは

タスク管理とは、プロジェクトの達成のために必要なタスクを洗い出し、プロジェクトメンバーそれぞれに振り分けて管理することです。
振り分けられたタスクは個人で管理する場合もあれば、メンバー間で共有することもあります。

期限も優先度も異なるタスクを効率よくこなすために、タスク管理が行われます。

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スケジュール管理とは

スケジュール管理とは、ToDoやタスクの予定を適切に管理することです。
予定がブッキングしないよう、作業の工数を見積もる必要があります。

例えば、アポイントや会議の予定などが同じ日に複数あるとします。
なるべく多くの業務を終えるには、それぞれにかかる時間を正確に予想して、スケジュールを立てなければいけません。

所要時間の見積りには、ある程度の経験が求められます。

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ビジネスパーソン必読!タスク管理とスケジュール管理の必要性3つ

タスク管理とスケジュール管理は、なぜ必要なのでしょうか?
順番に確認しましょう。

①対応もれを防ぐ

「うっかり面談の予定を忘れていた」という経験はありませんか?

社内の予定ならまだしも、取引先との予定であれば取り返しのつかない事態を招くことも。
しかし、多数の業務に追われていれば十分起こり得るミスです。

タスクの対応もれを防ぐには、スケジュール管理は必須。
無理なく確実に実行できるスケジュールを立てておきましょう。

スケジュール管理がきちんとできていれば、緊急の要件が生じてもタスクの合間にうまくはめ込むことも可能です。
対応もれのないよう、タスクが生じるたびにスケジュールを立てるくせをつけておきましょう。

②業務効率の改善

タスクとスケジュールのコントロールができれば、業務効率の改善につながります。
なぜなら優先順位を明確にすることで、重要度の低いタスクに時間を割いてしまうような無駄がなくなるから。

効率よく仕事が終われば残業も減らせるので、社員にとっても会社にとってもメリットしかありません。

③チームの士気を上げる

タスク管理とスケジュール管理が機能していれば、チームの士気を高められます。
メンバー間でタスクとスケジュールを共有していれば、誰かのリソースが不足した場合でも協力が得られやすいですよね。

タスクを全員で共有しているので、誰か1人にタスクが偏ることもありません。
不平不満も生まれにくく、チームの士気を維持するのに役立ちます。

タスク管理とスケジュール管理で、お互いにフォローし合える環境を整えておくとよいでしょう。

タスク管理とスケジュール管理の3つの落とし穴

「自分なりにタスクとスケジュールを管理しているのにまったく仕事が進まない」なんて思っていませんか?

ここでは、タスク管理とスケジュール管理がうまくできない人の特徴を3つ紹介しますので、自分が当てはまっていないかぜひ考えてみてください。

①タスクを頭の中で整理してしまう

タスクを書き出さず、頭の中だけで整理していませんか?
次から次に降ってくるタスクを書き出さずに整理することは、至難の業です。

書き出すのは紙でもWeb上でも構いません。
タスクだけでなく、たとえ小さなToDoだとしてもすべて書き出すようにしましょう。

面倒かもしれませんが、タスクの対応もれやミスを生むリスクを考えれば、十分に見返りのあることではないでしょうか?

もれなく書き出しておけば、頭で覚えておく必要がなくなり、タスクそのものに集中できるというメリットもあります。
今日からぜひ、タスクを書き出すことを習慣にしてみてください。

②頼まれごとを断れない

「頼まれごとに弱く、余裕がなくてもすべて引き受けてしまう」
といった悩みをもつ方も多いのではないでしょうか。

原因としては、その人の性格による部分や、これとは別にスケジュール管理が不十分なことも考えられます。
自分のタスクとスケジュールを把握しておけば、論理的に断る余地が生まれます。
キャパシティを超えたタスクに忙殺されないためにも、タスクとスケジュールの管理を徹底しましょう。

③完璧主義

タスクが終わらない原因は、完璧主義かもしれません。
完璧主義にはよい側面もあれば、悪い側面もあります。
完璧を目指すとクオリティーは上がる一方で、時間がかかり過ぎてしまい業務効率は落ちます。

複数のタスクをやり遂げるには、最低限の品質は維持したままスピード感をもって取り組む意識が肝心です。
まずは、ひと通り終わらせることを優先しましょう。

最後に見直すことでクオリティーを上げる方が効率もよく、タスクをスケジュール通りに終わらせることを可能にします。

タスク管理とスケジュール管理の6つのポイント

タスク管理とスケジュール管理に役立つ6つのポイントをお伝えします。

①業務を細分化する

タスク管理とスケジュール管理は、業務の細分化から始まります。
なぜなら分解しないまま取り掛かると、膨大な作業に見えてしまうから。

やる気も起きず、業務の効率も下がります。
可能な限り、業務は細分化しましょう。

例えば、新製品の売上を上げるための対策会議を行うとします。
業務を細分化すると以下のようになります。

  • メンバーの予定をメールで確認
  • 会議日程の決定
  • 会議室の予約
  • 新製品の売上推移を分析
  • 競合品の売上推移を分析
  • 会議資料の作成
  • 会議の実施
  • 施策の決定
  • 議事録の作成
  • 議事録をメンバー間で共有 など

細分化できれば、やるべきことが明確になりスケジュールの計画も容易になりますね。
一見リソースのかかりそうな業務でも、細分化することで楽に完了します。
業務はできる限り細分化するようにしましょう。

②所要時間を見積る

タスクごとにどれくらいの時間を要するのか、正確に把握しておくことが重要です。
所要時間の見積りが甘いと、スケジュールの遅れる原因になりかねません。

所要時間の見積りが、無理のないスケジュールの管理を可能にします。
なるべく、事前の見積りと実際にかかった時間のズレを小さくする努力をしましょう。

ギャップを埋めるには、タスクにかかった時間の記録がおすすめです。
継続できれば、徐々に自分の所要時間が見えてきます。

③余裕をもたせる

スケジュールには余裕をもたせることも忘れてはいけません。
ビジネスに不測の事態はつきものです。

早くタスクを終わらせるためにスケジュールを隙間なく埋めてしまうと、予想外の事態に対応できません。
少しの余裕がイレギュラーへの対応を可能にします。
タスクのスケジュールを入れ替えたり、優先度の低いタスクは中断したりすることも考えられます。

タスクとタスクの合間にはあらかじめ隙間を作り、スケジュールに余裕をもたせておきましょう。

④優先順位をつける

タスクの優先度を区別し、優先順位をもとにスケジュールを管理しましょう。
優先順位を決めずにいると、成果につながらないタスクばかりに追われてしまい、プロジェクトの失敗にもつながりかねません。

普段から優先順位を意識して業務に取り組みましょう。
タスクが社外向けか社内向けか、期限のあるものかないものかなどを考慮することがポイントです。

⑤チームの管理方法を統一する

タスクとスケジュールの管理の方法は、チーム内で統一しましょう。
管理の仕方がばらばらだと誰がどのタスクをどの程度進めているのか、情報の共有を難しくします。

可能な限り共通のルールを作り、円滑にコミュニケーションを取れる体制を整えましょう。

⑥ツールを活用する

タスクとスケジュールを適切に管理するには、プロジェクト管理ツールを使用するのもひとつの手です。
プロジェクト管理ツールを用いれば、タスク管理とスケジュール管理が一度に行えます。

また、チームに管理ツールを導入すれば、各自の進捗状況も把握しやすく、コミュニケーションも取りやすくなります。
プロジェクト管理ツールは種類が豊富にあるので、プロジェクトに適したものを探してみてはいかがでしょうか。

タスク管理とスケジュール管理の悩みを解決!おすすめのツール5選

タスク管理とスケジュール管理におすすめのツール5つを紹介します。

①Lychee Redmine

Lychee Redmine ガントチャート

Lychee Redmineは累計の利用社数が[導入社数『7,000』の挿入]社を超えている実績のあるツールです。
以下のような大手企業も多く導入しています。

  • 日清食品株式会社
  • 東京海上日動システムズ
  • パナソニック株式会社インダストリアルソリューションズ など

ドラッグ&ドロップで直感的にタスクとスケジュールを管理でき、豊富な機能により複雑なニーズにも答える柔軟性があります。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス[無料トライアルはこちらをお試しできます] 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

②Trello

引用:Trello

Trelloはシンプルなタスク管理ツールです。
付箋を貼る要領で、タスクを設定したリスト上でスケジュールを管理します。

IT初心者でも簡単に操作できるので、ツールの使用に自信のない方はTrelloから始めるのもおすすめです。

③Microsoft To Do

引用:Microsoft To Do

Microsoft To Doは仕事のみならずプライベート用の機能もあり、ビジネス以外でも使えるように設計されています。

マイクロソフトのアカウントがあれば、誰でも無料で使用できるのでおすすめです。

④Chatwork

引用:Chatwork

チャット機能が有名なChatworkは、タスクを管理する機能もあります。

チーム全体でタスクを管理できるので、スケジュールなどの情報を共有できるのがメリットです。

⑤Time Tree

引用:Time Tree

Time Treeは、プロジェクト別にスケジュールを管理したいときに役立ちます。
複数のカレンダーを作成でき、メモ機能や写真の共有機能なども充実しているためです。

同時進行でプロジェクトを走らせる場合は、使ってみてください。

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タスクは優先順位をはっきりさせ、無理のないスケジュールで管理しましょう。
タスクとスケジュールをうまく連動させるには、プロジェクト管理ツールが役立ちます。

数ある管理ツールの中でも、実績のあるLychee Redmineがおすすめです。
サポートも充実し、初心者でも安心して使用できるので、ぜひ試してみましょう。

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