Excelでガントチャートを作る方法｜初心者でもできる手順・無料テンプレート活用・実務で使える管理のコツ

「Excelでガントチャートを作りたいが手順がわからない」「自分のプロジェクトに本当にExcelが最適なのか判断できない」とお悩みではありませんか。本記事では、Excelを使ったガントチャートの作成方法をわかりやすく解説します。さらに、無料テンプレートの活用法、見やすくする工夫、実務で機能させる運用ポイントまで具体的にご紹介します。

加えて、Excel管理の限界や、専用ツールへ移行すべきタイミングについても整理しました。ガントチャートを「作る」だけでなく、「判断に使う」ための視点を得たいプロジェクトリーダーやご担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

Excelでガントチャートは簡単に作れる

ガントチャートは、プロジェクトの進捗を時間軸で可視化する工程管理表です。「誰が・いつから・いつまで・何を行うのか」を横棒で示すことで、全体の流れや作業の重なりを直感的に把握できます。Excelであれば追加コストなしで作成でき、小規模案件にも適しています。

ただし、依存関係や進捗率まで管理する場合は、見た目だけの工程表にならないよう、目的を踏まえた項目設計が不可欠です。

積み上げ横棒グラフを使った作成手順

Excelには専用のガントチャート機能はありませんが、「積み上げ横棒グラフ」を応用することで作成できます。タスクリストを基にグラフ化することで、スケジュールを視覚的に把握できる工程表が完成します。

1.元データを準備する

まずは以下のような表を用意します。

※グラフ作成時には、期間（日数）列も必要になります。期間は「終了日－開始日」で算出します。

積み上げ横棒グラフを挿入する

元データの準備ができたら、開始日と期間を使ってグラフ化します。積み上げ横棒グラフを利用すれば、開始日を起点に期間分だけ横棒が表示され、時間軸に沿った工程表を作成可能です。

本章では、具体的な挿入手順を確認します。

1. タスク名・開始日・期間の列を範囲選択する
2. 「挿入」タブをクリックする
3. 「横棒グラフ」を選択する
4. 「積み上げ横棒」をクリックする
5. 表示されたグラフを確認する
6. 期間が表示されていない場合は、グラフを右クリックする
7. 「データの選択」を開く
8. 「系列」に「期間」を追加する

以上の手順で、開始日を基準に期間分が横方向へ表示されるガントチャートの基本形が完成します。

見た目をガントチャートに整える方法

積み上げ横棒グラフを挿入しただけでは、開始日と期間がそのまま表示された状態のため、まだガントチャートとしては不完全です。書式を調整することで、工程表として見やすい形に仕上げます。主な調整ポイントは、タスクの表示順と開始日部分の処理です。

1. タスクの順番を逆にする

グラフの縦軸（タスク名）を右クリックし、「軸の書式設定」を選択します。「軸を反転する」にチェックを入れると、表の上から順番にタスクが並び、一覧と同じ並び順になります。

2. 開始日部分を透明にする

グラフ内の開始日部分のデータ系列（通常は青色）を選択し、右クリックから「データ系列の書式設定」を開いてください。「塗りつぶし」を「塗りつぶしなし」に設定すると、開始日分の表示が消え、期間のみが横棒として残ります。これで、開始日を基準に期間だけが表示されるガントチャートが完成します。

下記記事では、ガントチャートの基本からビジネスでの具体的な活用方法まで解説していますので、併せてご覧ください。

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テンプレートを使ってすぐに作成する方法

ゼロからガントチャートを作成するのが難しい場合は、テンプレートの活用が有効です。あらかじめレイアウトや数式が設定されているため、タスク情報を入力するだけで工程表を作成できます。作成作業に時間をかける必要がなくなり、計画立案や進捗管理といった本来の業務に集中できます。

無料テンプレートの入手方法

無料テンプレートは、Microsoft公式サイトから入手できます。公式提供のため信頼性が高く、安心して利用できるでしょう。簡易的なガントチャートから、詳細設計向け、アジャイル型まで幅広い種類が用意されています。用途に応じて選択できる点が特長です。

また、Excelに搭載されているCopilotを活用すれば、タイムライン列の追加や依存関係列の作成、表示形式の変更などをチャット形式で支援してもらえます。テンプレートのカスタマイズを効率化する補助機能として活用しましょう。

さらに、業務系サイトでもテンプレートは提供されています。これらは特定の業界や業務フローに最適化されていることがあり、実務に合わせた構成がすでに組み込まれている場合があります。

無料テンプレートを利用する際は、以下の点を確認してください。

• ライセンス条項の確認：商用利用の可否や改変範囲を必ず確認する
• セキュリティ対策：ダウンロード元の信頼性を確認し、ウイルス対策ソフトでスキャンしてから使用する

参考：Microsoft ガントチャートテンプレート

テンプレートの編集ポイント

テンプレートはそのまま使うだけでなく、自社の運用に合わせて調整することが重要です。以下の項目を見直すことで、より管理しやすい工程表になります。

• 日付の表示形式：プロジェクト期間に合わせて「日単位」「週単位」「月単位」に調整する
• 休日の設定：土日・祝日の色分け設定を確認し、実際の稼働日に合わせて修正する
• 項目の追加・削除：コストやリスクレベルなど、自社で必要な管理項目を追加する
• 条件付き書式：未着手・進行中・完了・遅延などの状態に応じた色分けルールを整備する

テンプレートを適切に調整することで、見た目だけでなく運用しやすいガントチャートへと仕上げられます。

Excelガントチャートを「実務で差がつく管理ツール」にする方法

Excelで作成したガントチャートは、色や書式を整えるだけでなく、「判断に使える状態」に引き上げることが重要です。単なる見た目の工程表から一歩進み、遅延・負荷・リスクを早期に察知できる設計へと進化させます。

色分けは「見やすさ」と「注意喚起」のために使う

色分けは単に見栄えを整えるためのものではありません。遅延や重要タスクを一目で把握できるようにするための工夫として設計します。視覚的に強調することで、確認すべき箇所が自然と目に入る状態を作ります。

＜推奨ルール例＞

条件付き書式を活用すれば、「終了日 < TODAY() かつ 進捗率 < 100％」といった条件で自動色付けが可能です。設定しておくことで、更新漏れや見落としの防止につながります。

日付表示と列幅の調整

ガントチャートの横軸は日付を示すため、表示単位の調整が見やすさを左右します。短期は日単位、長期は週・月単位に切り替えると、全体を把握しやすくなります。

具体的な調整方法は次の通りです。

• 日付の表示形式の変更：セルの書式設定で「yyyy/m/d」「m/d」などを使い分け、プロジェクト期間や表示スペースに合わせて最適化します。表示形式を統一することで、可読性が向上します。
• 曜日の表示：WEEKDAY関数と条件付き書式を組み合わせることで、土日を自動で色付けできます。これにより、実際の稼働日を意識した進捗管理が可能になります。
• 列幅の最適化：日付列の幅を適切に調整し、全体が一画面で確認できるようにします。列幅が広すぎると全体像が把握しにくくなり、狭すぎると視認性が低下するため、バランスを意識することが重要です。

これらの調整を行うことで、単に表示するだけでなく、状況を判断しやすいガントチャートに仕上げられます。

進捗率の表示方法

タスクの進捗率は、数値だけで管理するよりも視覚的に表現した方が状況を直感的に把握しやすくなります。完了までの距離が一目でわかるため、遅れているタスクや順調に進んでいるタスクも比較しやすくなるのです。Excelではセル内に進捗バーを表示でき、設定も簡単なため日常的な更新にも適しています。

基本的な設定方法

• 進捗率（例：70％）を入力するセルを用意する
• 進捗バーを表示させたいセルを選択する
• 「条件付き書式」→「データバー」を選択する

これだけで、進捗率に応じたバーが自動表示されます。

REPT関数を使い、記号でバーを表現することも可能です。「=REPT(“■”, C2*10)」進捗率が0.7（70％）の形式で入力されている場合の例です。ただし、実務では更新ミスが少なく設定も簡単な「データバー」機能の活用が最も手軽と言えます。まずはデータバーで運用を始めることをおすすめします。

【応用】今日の位置を可視化する

ガントチャートをより実用的にする応用として、「今日」を示すラインを自動表示させる方法があります。現在位置が明確になることで、計画とのズレを把握しやすくなるでしょう。

TODAY関数と条件付き書式を組み合わせれば、ファイルを開くたびに当日の日付列を自動で強調表示できます。これにより、予定より前倒しか遅延かを一目で判断できるようになります。

Excelでガントチャートを運用する際のポイント

ガントチャートは作成して終わりではなく、継続的に更新し、判断に活用してこそ意味があります。運用ルールが曖昧なままでは、情報が古くなり、やがて「参考程度の資料」へと形骸化するでしょう。本章では、Excelでガントチャートを機能させ続けるための重要なポイントを整理します。

WBSを意識したタスク分解

ガントチャートを作成する前に、WBS（作業分解構成図）を用いてタスクを構造的に整理することが成功のポイントです。いきなり工程表に入力すると、粒度がばらつき、抜け漏れや重複が発生しやすくなります。

WBSを作成すると、次の点が明確になります。

• 親子関係（成果物単位の構造）
• 依存関係（どの作業が前提か）
• 担当範囲の境界

タスクの粒度は、「担当者が1日〜2日で完了できるレベル」まで分解するのが目安です。大きすぎるタスクは進捗が曖昧になり、小さすぎると管理負荷が増えます。

WBS階層の例

このように階層で整理してからガントチャートへ落とし込むと、構造的に管理できます。下記記事では、WBSの概要や種類について詳しく解説しています。併せてご覧ください。

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更新ルールを決めておく

Excel運用で最も崩れやすいのが「更新の属人化」です。誰がいつ更新するのかを決めておかなければ、情報はすぐに陳腐化します。最低限、次の3点は明確にしておきます。

• 更新担当者：プロジェクトマネージャー、または各タスクの担当者
• 更新タイミング：毎日の朝会、週次定例など、必ず行う時間を固定する
• 更新ルール：変更理由は備考欄に記載する／予定変更時は開始日・終了日を必ず修正する／進捗率は感覚ではなく成果物基準で入力する

更新頻度よりも重要なのは、「更新基準の統一」です。基準が揃わないと、数値は比較できません。

進捗確認のタイミングを固定する

ガントチャートは作成するだけでは機能しません。週次定例やマイルストーン到達時、遅延発生時など、必ず確認の場を設けます。その際は、計画と実績の差異、遅延箇所、後続タスクへの影響まで確認します。「どこが遅れているか」だけでなく、「何に影響するか」まで踏み込むことが重要です。

WBSで構造を整理し、更新ルールを明確にした上で差異確認を継続すれば、Excelでも一定水準の管理は可能ですが、規模拡大とともに手動運用の負荷は高まります。

なぜExcel管理では進捗の判断が難しくなるのか

Excelは手軽に使える便利なツールですが、プロジェクトが複雑化するにつれて、単なる「管理表」としての限界が見え始めます。特に問題になるのは、進んでいるかどうかを「数値として見る」ことと、「状況を判断する」ことは別だといった点です。本章では、Excel運用で進捗判断が難しくなる具体的な理由を整理します。

進捗率だけでは状況が見えない理由

Excelでは、各タスクに進捗率（例：50％、80％）を入力して管理することが一般的です。しかし、この数値だけでは実態を正確に把握できません。

例えば、次のようなケースがあります。

• 進捗率90％だが、残り10％が「結合テスト」や「最終承認」など、工数の読みにくい工程で止まっている
• 複数タスクが50％で並んでいるものの、完了した成果物が一つもない
• 80％のタスクが予定より1週間遅れているが、数値だけでは遅延が見えない

このように、数字は進んでいるように見えても、実際には成果や納期リスクが可視化されていないことがあります。さらに、進捗率は担当者の自己申告に依存するケースが多く、入力基準が統一されていないと、数値の比較自体が意味を持たなくなります。

依存関係が見えない管理の限界

プロジェクトでは、タスク同士が密接に関係しています。あるタスクが完了しなければ、次のタスクに着手できないケースは少なくありません。しかしExcelでは、タスク間の依存関係を自動で連動させる機能がありません。

そのため、次のような状況が起こります。

• 設計が遅れているのに、開発の開始日は変更されていない
• 一部工程の遅延が、全体の納期にどの程度影響するかわからない
• クリティカルパス（最長経路）が把握できない

結果として、「どこがボトルネックなのか」「どこを優先すべきか」という判断が難しくなります。

日付変更時の影響範囲が把握しづらい

プロジェクトでは、仕様変更やトラブル対応により、スケジュール変更が頻繁に発生します。Excelでは、あるタスクの日付を変更しても、関連する後続タスクは自動で更新されません。

そのため、

• 一部だけ日付が更新され、整合性が崩れる
• 変更の影響範囲を把握できないまま運用が続く
• 修正漏れにより、会議資料と実態がズレる

こうした問題が生じ、手動修正が増えるほど管理の正確性は低下します。結果として、「正しい工程表」ではなく、「修正しきれていない表」を基に判断する状況に陥りやすくなります。

複数案件になるとExcel管理が難しくなる理由

単一の小規模プロジェクトであればExcelでも対応できますが、複数プロジェクトを同時に管理しようとすると、その限界はより明確になります。ファイルが分散し、情報がサイロ化することで、組織全体の状況を俯瞰することが難しくなります。

手動更新で整合性が崩れる

複数のプロジェクトを別々のExcelファイルで管理している場合、情報更新そのものが大きな負担になります。各ファイルのデータを手動で集計し、レポートにまとめる作業は時間がかかる上、コピー＆ペーストによる転記ミスも発生しやすくなります。結果として数値や日付の整合性が取れなくなり、判断材料としての信頼性が低下するのです。

横断管理ができない

Excelでは、複数プロジェクトを横断したリソース負荷の可視化が難しいのが実情です。「AさんはプロジェクトXで稼働が逼迫しているにもかかわらず、プロジェクトYでも重要タスクを抱えている」といった状況を即座に把握できません。その結果、特定の人員に負荷が集中し、見えないボトルネックが生まれ、プロジェクト全体の遅延リスクが高まります。

判断できるガントチャートにするために必要な設計

ガントチャートを単なる「進捗報告用の表」ではなく、「将来を見通し、適切な判断を下すための道具」にするには、作成段階での設計が極めて重要です。本章では、実務で機能するガントチャートを設計するための3つの考え方を整理します。

判断に使えるWBSの最適な粒度とは

タスクの分解粒度は、管理の精度を左右します。目安は「1日〜数日で完了可否を判断できる単位」です。ただし、単純に日数で区切るのではなく、「成果物単位で完了を定義できるか」を基準に設計します。完了基準が曖昧なタスクは、進捗率が形骸化しやすいため注意が必要です。

粒度ごとの特徴は以下の通りです。

重要なのは、「報告しやすい単位」ではなく「判断しやすい単位」で区切ることです。

更新頻度をどう決めるか

更新頻度は、プロジェクトの特性に合わせて設計します。仕様変更や外部調整が多い案件では日次更新、安定稼働フェーズでは週次更新など、変化のスピードに応じてリズムを決めます。重要なのは「決めた頻度を必ず守る」ことと、「更新基準を統一する」ことです。

進捗率の入力ルールや日付変更時の記録方法を明確にしなければ、数値の比較ができず判断材料として機能しません。頻度よりも運用の一貫性が、管理の精度を左右します。

進捗・工数・課題をセットで見る重要性

進捗率だけでは、プロジェクトの実態は把握できません。例えば予定通りでも、工数超過や未解決課題があれば、採算悪化や将来的な遅延リスクが生じます。そのため、進捗（どこまで進んだか）、工数（どれだけ負荷がかかったか）、課題（何が障害になっているか）を同時に確認することが重要です。

この三点を紐づけて見ることで、単なる報告ではなく、次の打ち手を判断できる管理へと変わります。

ツールを使うとガントチャートは「判断の道具」に変わる

Excelでの手動管理に限界を感じたとき、有効な選択肢となるのがプロジェクト管理ツールの導入です。専用ツールは単にガントチャートを描くためのものではなく、進捗・工数・課題・依存関係を統合し、状況をリアルタイムで把握できる基盤を提供します。

その結果、ガントチャートは「予定を並べた表」から、「今どこにリスクがあるのかを示す判断材料」へと変わります。

ガントチャートとWBSの連動

専用ツールではWBSとガントチャートが連動し、タスク日付の変更が後続工程へ自動反映されます。依存関係も同時に再計算されるため、影響範囲を即座に把握できるのです。手動修正の漏れを防ぎ、常に整合性の取れた計画で判断できます。

工数・課題の一元管理

各タスクに進捗だけでなく工数や課題、関連情報を紐づけて管理できます。進んでいるが工数超過している、といった状況も同一画面で把握可能です。情報が分散しないため、遅延原因や負荷状況を具体的に判断できます。

複数プロジェクトの横断可視化

複数案件の進捗や担当者別の負荷を横断的に可視化できます。特定人員への負荷集中や全体リスクを早期に把握でき、組織全体の優先順位やリソース配分を合理的に見直せます。

Lychee Redmineで何が判断できるようになるか

引用：Lychee Redmine

「Lychee Redmine」のような専門的なプロジェクト管理ツールを導入すると、Excelでは難しかった高度な状況判断が可能になります。進捗・工数・依存関係がリアルタイムで連動し、データが自動で可視化されるため、勘や経験に頼らない精度の高いプロジェクトマネジメントを実現できます。

進捗状況の即時把握

計画と実績が連動したガントチャートにより、遅延やズレを即座に把握できます。メンバーの更新内容はリアルタイムで全体へ反映され、常に最新情報を基に判断可能です。依存関係や期間も自動調整されるため、Excelのような手動修正や整合性崩れを防げます。

担当者負荷の可視化

工数データを基に担当者ごとの負荷の可視化が可能です。誰が、いつ、どの案件にどれだけ関与しているかを一覧で把握できるため、リソースの偏りを早期に発見できます。過度な負担を未然に防ぎ、計画段階で合理的な人員配置を行えます。

将来リスクの把握

チケットに進捗・工数・期日・課題を紐づけ、計画値と実績値の差分を可視化できます。EVM機能により、納期遅延や予算超過の兆候を早期に検知可能です。Excelの手計算に頼らず、データに基づく将来予測と迅速な是正判断が行えます。

複数プロジェクトを一覧で確認

複数案件の進捗や遅延、ボトルネックを横断的に把握できます。シート集計の手間なく、組織全体の優先順位を踏まえた意思決定が可能です。特定リソースへの負荷集中や共通課題も一覧で確認でき、迅速な対応につなげられます。

Excel管理の限界とツールへ移行すべきタイミングを理解する

Excelは優れた管理ツールですが、プロジェクト規模や関係者が増えるにつれて、運用負荷と判断精度の限界が顕在化します。特に、依存関係の手動調整、複数案件の整合性維持、リアルタイム共有といった点で負担が増大します。「管理できているように見えるが、判断が遅れている」状態になったときが、見直しのタイミングです。

本章では、Excel管理が限界に近づいているサインと、専用ツールへ移行することで得られる実務的メリットを整理します。

Excelと専用ツールの違いから見る、Excel管理の限界サイン

以下のような状況が日常化している場合、Excel運用はすでに限界に達している可能性があります。

これらは単なる不便ではなく、「判断の遅れ」を生む兆候です。一つでも頻発していれば、運用の転換を検討すべき段階です。

ツールへ移行することで得られる実務上のメリット

専用ツールを導入すれば、依存関係の再計算や進捗集計、レポート作成を自動化できます。転記や手動集計に費やしていた時間を削減でき、月次報告の作成負担も軽減できるでしょう。管理のための作業ではなく、判断や改善に時間を充てられるようになります。

●リアルタイム共有による手戻り防止
常に最新情報が反映されるため、古い資料に基づく誤判断や認識のズレを防げます。情報確認に要する時間が減り、会議も要点に集中できるでしょう。

●データに基づく客観的判断
進捗・工数・課題を統合管理することで、感覚ではなく数値を根拠に意思決定できます。遅延やコスト超過の兆候も早期に把握でき、先手を打つ対応が可能になります。

●管理レベルの標準化
属人化していた管理手法を仕組みに落とし込むことで、担当者が変わっても同じ基準で運用できます。組織全体のマネジメント品質を安定させられるでしょう。

ツールへの移行は単なる効率化に留まらず、判断精度を高め、組織力を強化する次の管理段階へのステップと言えます。

Excelガントチャートによくある質問（FAQ）

本章では、Excelでのガントチャート作成・運用に関して実務でよく挙がる疑問に回答します。

小規模プロジェクトならExcelのガントチャートでも十分に管理できる？

単一案件で依存関係が少なく、更新者も限られている場合はExcelでも十分対応できます。短期・小規模案件では手軽さが強みです。ただし変更が増え、関係者が増えると整合性維持の負担が急増します。

ガントチャートはどの粒度まで細かく作成すれば良い？

目安は「1日〜数日で完了可否を判断できる単位」です。粗すぎると遅延を見逃し、細かすぎると管理が煩雑になります。進捗を早期に判断できる粒度で統一することが重要です。

ガントチャートの更新が負担になるのはなぜ？

依存関係や日付変更を手動で修正する必要があり、更新基準も曖昧になりがちなため負担が増えます。更新が報告目的になると形骸化し、整合性も崩れやすくなります。

WBSとガントチャートはどちらを先に作るべき？

WBSを先に作成します。作業を洗い出し、構造化してから工程表へ落とすことで、抜け漏れや粒度のばらつきを防げます。WBSは設計図、ガントチャートは可視化手段と考えるとわかりやすいです。

Excelと専用ツールの使い分け方は？

個人管理や短期案件はExcelで十分でしょう。一方、複数人での共同作業やリアルタイム共有が必要な案件では専用ツールが有効です。更新負担が増えたときが移行の目安です。

専用のプロジェクト管理ツールはどのタイミングで必要になる？

修正漏れや整合性確認に時間がかかり、管理がボトルネックになったときが検討のタイミングです。複数案件を横断管理する必要が生じた段階では、導入効果が高まります。

ガントチャートはExcelで始め、判断が難しくなったら次の段階へ

Excelは手軽に始められ、小規模案件や初期段階の管理には有効です。まずはExcelでガントチャートを作成し、進捗管理の基本を実践するのが良いでしょう。しかし、案件やメンバーが増え、更新や整合性確認に時間がかかり始めたら見直しのタイミングです。

その段階では「Lychee Redmine」への移行が有効です。ガントチャートに加え、カンバンや工数管理を統合でき、判断に必要な情報を一元化できます。現在は30日間の無料トライアルも利用可能です。