複数案件を掛け持ちしても安定して進める方法｜タスク整理・時間管理・進行術を徹底解説

複数の案件やプロジェクトを掛け持ちして進める環境では、タスクが重なり優先順位の判断が難しくなる場面が少なくありません。

本記事では、そのような複雑な状況下でも適切に業務を整理し、安定して成果を出すための「タスク管理」「時間設計」「チーム運営」の実践的な手法を徹底解説します。

複数案件を効率的に進めるための具体的なポイントが整理でき、日々の業務運営に確かな指針を持てる内容となっています。

複数案件を掛け持つメリット

市場・顧客ニーズの理解が広がり、提案力が強化される

人脈が広がり、新たなビジネス機会が増える

スキルの幅が広がり、成長が加速する

複数のプロジェクトにかかわることで、異なる業務領域や課題に触れる機会が増え、担当者のスキルの幅は大きく広がるでしょう。特定領域の知識を深めるだけでなく、新しいツール・手法・プロセスに触れることで実務対応力が高まり、組織としての問題解決スピードも向上します。

多様なプロジェクトで得た知見は、技術力やマネジメント力の幅を広げ、次の案件にも横展開できるため、個々の成長を加速させると同時に、組織全体の対応力と価値提供力を高める基盤となります。

なぜ複数案件の掛け持ちは難しい？課題を知る

コミュニケーション不足で認識ズレが生まれる

 過密スケジュールにより品質が低下し、悪循環を招く 

複数案件を抱える状況では、常にタイトなスケジュールに追われ、一つのタスクに集中できる時間が限られがちです。その結果、設計や検証の精度が落ち、本来であればレビューで気付けた不具合を見逃すリスクが高まります。

品質の低下は追加の手戻りを発生させ、さらにスケジュールを圧迫する悪循環の要因となります。最終的には、取引先や社内ステークホルダーからの信頼を損ね、プロジェクト全体の成果にも影響が及びかねません。

案件ごとの優先順位を迷わずつける方法

緊急度×重要度で合理的に判断する

複数案件を抱える状況では、感覚だけで優先順位を決めると必ず行き詰まります。まず取り入れたいのが、タスク管理の基本フレームワークである 「アイゼンハワー・マトリクス」 です。

下記の4象限に分類し、行動方針を整理します。

多くの担当者が陥るのは、①と②への対応に追われ、本来最も価値を生むはずの③（業務改善、標準化、新スキル習得、再発防止の仕組みづくり）が後回しになることです。

このフレームワークを意識するだけで、「今日やるべきこと」と「長期的に組織の成果につながること」を切り分けられるようになり、複数案件を同時並行で進めても混乱しにくくなります。

契約や要求レベルを正しく理解する

複数案件を掛け持つ際は、各案件が求める成果レベルを正確に理解することが重要です。契約書やSOWを確認し、どの案件が「品質重視」なのか、どの案件が「納期優先」なのかを把握しましょう。

案件ごとの要求が整理できると、どこにリソースを集中すべきかを判断しやすくなり、工数のムダや優先順位の誤りを防げます。

時間を味方につけるスケジュール設計術

複数案件を無理なく進めるためには、余裕時間の確保・集中タイムの設定・非稼働予定の先取り・定例業務の固定化といった「時間を設計する習慣」が不可欠です。

複数案件を回す前提の時間配分

どれだけ優秀なメンバーでも、業務時間のすべてを集中作業に充てられるわけではありません。会議、調整、メール対応、突発的な問い合わせなど「実作業以外の時間」は必ず発生します。

まずは、1週間の稼働可能時間を現実的に算出することが重要です。例えば「集中して作業できるのは1日4時間」といった前提を置き、残りの時間をコミュニケーションやバッファに計画的に割り当てます。

このように、実態に即した時間配分を設計することが、複数案件を無理なく進めるための出発点となります。

タスク依存関係を捉える

プロジェクトは個別タスクの寄せ集めではなく、相互に依存しながら進む一連のプロセスです。例えば「タスクAが完了しないとタスクBに進めない」など、依存関係を見誤ると手待ち時間が発生し、結果としてプロジェクト全体の遅延につながります。

WBS（作業分解構成図）でタスクを整理する際は、各タスクの前後関係・影響範囲を必ず明確にしましょう。どのタスクがボトルネックになり得るかを把握できれば、より実行可能性の高いスケジュールを組むことができます。

なお、依存関係の種類や管理方法を詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。

スケジュール崩壊を避けるリカバリー術

複数案件を並行して進める環境では、追加要件や設計変更、外部依存タスクの遅延など、想定外のリスクは必ず発生します。重要なのは「遅延をゼロにすること」ではなく、問題発生後の初動を迅速かつ透明性のあるものにすることです。

遅延の兆候が見えた段階で、できるだけ早期に関係者へ状況を共有します。例）「現在〇〇の事象が発生しており、×日程度の遅延が見込まれます。リカバリー案として△△への変更を行うことで、影響を最小限に抑えられる見込みです。」

単なる遅延報告では不十分で、以下をセットで提示することがポイントです。

• 原因：何が問題の起点となっているか
• 影響範囲：スケジュール、品質、コストへの影響
• 代替案：リスケ案、スコープ調整、追加リソース投入などの実行可能な選択肢

これらを明確に示すことで、企業側は意思決定を行いやすくなり、調整プロセスもスムーズに進みます。結果として、信頼関係を維持したまま、プロジェクト全体を現実的なラインへ軌道修正することができます。

作業効率を高める現場テクニック

集中力を最大化する環境づくり

スマートフォン通知や散らかったデスク、不要なタブが開いたブラウザなど、集中を妨げる要因は意識して取り除く必要があります。

物理環境とデジタル環境の両方を整えることで、作業に没頭しやすい状態を作れます。

「型」を持つことで判断を減らす

疲労を溜めないセルフマネジメント

複数案件を並行して進めるうえでは、疲労を溜めず、安定したパフォーマンスを維持するセルフマネジメントが欠かせません。

特に、計画的に休憩を取り入れることは集中力の維持に効果的で、「ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩）」などの手法は実務でも広く活用されています。

さらに、思考力や判断精度を保つためには、十分な睡眠の確保が不可欠です。忙しい時期ほど、意識的に休息を管理することで、結果として作業品質と生産性の向上につながります。

チームで複数案件を回すときのポイント

あなたがチームの一員として複数案件にかかわっている場合、個人の努力だけでは限界があります。チーム全体の生産性を高めるためには、明確なルールと円滑なコミュニケーションが不可欠です。

役割・責任範囲を明確にする

複数案件をチームで進める際は、プロジェクト開始時点で 「誰が」「何を」「いつまでに」担当するのかを明確に定義することが重要です。

役割分担が曖昧なまま進めると、タスクの重複や対応漏れ、責任の所在不明といった問題が頻発し、チーム全体の生産性を損ないます。

そのため、RACIチャートなどのフレームワークを用いて、各タスクの実行責任者・説明責任者・協力者・報告先を可視化し、全員が同じ認識で動ける体制を整えましょう。

役割定義の精度をさらに高めたい方は、下記の記事でRACIチャートの概要や作り方、RASICとの違いを確認してみてください。

進捗共有と情報整理をルール化

複数案件をチームで進める際、情報格差が生じると認識のズレや手戻りを招き、生産性が大きく低下します。これを防ぐには、進捗共有の頻度・方法・フォーマットをあらかじめルール化することが不可欠です。

例えば、

• 朝会で5分間の進捗共有を実施する
• 週報は金曜17時までに指定フォーマットで提出する

といったように、チーム全員が迷わず実行できる基準を設けましょう。

また、資料・議事録・設計書などのドキュメントは Notion・Confluenceなどのナレッジ基盤に一元化し、最新情報へ誰もが即時アクセスできる状態を維持することが重要です。

成果共有と振り返りを定例化する

プロジェクトの節目やスプリント終了時には、チーム全員で振り返りの場を設けることが重要です。

KPT（Keep / Problem / Try）などのフレームワークを用いて、

• うまく機能した取り組み
• 発生した課題とその背景
• 次回に向けて改善すべき点

を整理・共有します。

こうした「定例的な振り返り（レトロスペクティブ）」により、チームは経験を組織知として蓄積し、業務プロセスを継続的に改善できます。

タスク混乱を防ぐ｜複数案件の基本戦略

1日のタスク量を最適化

1日のToDoが過剰に膨らむと、作業負荷に圧倒され、生産性が大きく低下します。業務開始時には、その日に必ず完了すべき最重要タスク（1〜3件）を明確に設定しましょう。

最重要タスクを午前中の早い段階で処理できれば、以降の時間にゆとりが生まれ、判断力・集中力を維持したまま業務を進められます。結果として、チーム全体の進行にも安定感が生まれます。

進捗を「見える化」し共有

進捗状況が担当者の中だけに留まると、抜け漏れや遅延の発見が遅れ、プロジェクト全体のスピードが落ちてしまいます。

そのため、プロジェクト管理ツールなどを活用し、タスクごとに 「未着手」「進行中」「完了」「阻害要因あり」 などのステータスを定期的に更新しましょう。

ステータスが一覧化されることで、

• どのタスクが遅れているか
• どこにボトルネックがあるか
• 誰の負荷が高いか

をチーム全体で即座に把握できます。

これにより、早期のフォローやリソース調整が可能になり、プロジェクト全体の推進力が高まります。

複数案件の進捗と工数を一元管理し、安定運用につなげる｜Lychee Redmineの活用方法

複数案件を扱う際の混乱や手戻りを防ぐには、プロジェクト管理ツールによる一元管理が効果的です。本章では、Lychee Redmineを活用して進捗・工数・リソースを可視化し、複数案件を安定的に運用するためのポイントをご紹介します。

強み	内容	差別化要素
プロジェクト横断管理	複数プロジェクトのタスク・リソース・進捗を統合表示	組織全体でリソース配分を最適化し負荷の偏りを未然に防止
工数・リソース管理の自動集計	チケットごとに予定工数と実績工数を記録し自動で集計	リソースの過剰・不足をリアルタイムに把握し最適な稼働計画を実現
課題・ドキュメント・コミュニケーションの統合管理	課題管理やWiki、ファイル共有、コメント機能などを統合	情報を一元化し報告・承認・共有をLychee Redmine上で完結
ガントチャート・WBSのリアルタイム連携	WBSで作成したタスク構造がガントチャートに自動反映され進捗の可視化が容易	計画立案から進捗管理までを一気通貫で行えるため計画と実行の乖離を防止

プロジェクト横断で進捗とリソースを一元管理

複数案件を掛け持ちすると、「どの案件が遅れているか」「誰に負荷が集中しているか」を把握しづらくなります。Lychee Redmineは、全プロジェクトの進捗・工数・リソースを横断して可視化でき、状況を一目で確認できます。

早期に遅延や過剰負荷を捉えられるため、リソース調整や属人化の防止に効果的です。複数案件を抱える開発・制作チームで特に威力を発揮します。

複数プロジェクト管理を効率化したい方は、下記の記事でRedmineとLychee Redmineの違いをご覧ください。

工数を可視化して過負荷を防ぐ

複数案件を同時に抱える環境では、「どの業務にどれだけ時間が使われているか」が見えづらく、気付かないうちに特定メンバーへ負荷が集中するリスクがあります。

Lychee Redmineでは、各タスクに紐付く予定工数と実績工数を自動で集計できるため、作業量の偏りをいち早く把握できます。工数の超過や遅延を確認したタイミングでタスクの再配分や優先度の調整に着手でき、チーム全体の稼働バランスを整えやすくなるのです。

その結果、過労や品質低下を未然に抑え、安定した案件運用につながる仕組みを築けます。

課題／資料／コミュニケーションの集約

プロジェクトが進むほど、要件書・議事録・添付ファイルなどの情報は散在しやすく、確認や引き継ぎの負担が増えます。Lychee Redmineなら、課題・Wiki・ファイルを一つの場所に集約でき、情報の分断を防げます。

要件や仕様、判断の経緯をチケット単位で整理できるため、誰でもすぐに過去情報を追跡でき、引き継ぎや監査にも強い運用が可能です。

WBS／ガントチャートでリアルタイム把握

プロジェクトを確実に前へ進めるには、スケジュールの可視化が欠かせません。Lychee Redmineは、WBSで設計したタスク構造がガントチャートへ自動連携されるため、期限変更や追加タスクにも即時対応できます。

計画と実行の差異をリアルタイムで確認でき、遅延の早期発見や優先順位の判断が容易になる点が大きな強みです。変更が多いプロジェクトでも、WBS→ガントチャートの一貫管理により、無理なく安定した運用を続けられます。

複数案件やプロジェクトの掛け持ちを成功させるには

複数案件・複数プロジェクトを安定して運用するには、属人化に依存しない管理体制と、状況を正確に把握する冷静な自己管理が欠かせません。

タスク・スケジュール・リソースを一元的に「見える化」し、チーム全体で共通認識を持つことで、遅延や抜け漏れを未然に防ぎ、運用の精度が大きく向上します。

そのためには、適切な管理ツールと運用ルールの整備が不可欠です。複数案件を並行しても負荷が偏らず、継続的に成果を生み出せる体制を構築するには、プロジェクト情報を統合し、意思決定を支援する仕組みが必要になります。

こうした複雑な管理を効率化したい企業には、プロジェクトを横断して進捗・工数・リソースを可視化できる「Lychee Redmine」の導入が有効です。まずは無料トライアルで、自社のプロジェクト運用にどれだけフィットするか体験してみてください。