プロジェクト管理・タスク管理とは？流れやメリット、おすすめツールを紹介

プロジェクト管理とは、特定のプロジェクトにおける全体を見ることで、コストや品質の管理なども含まれています。また、タスク管理は、プロジェクト管理の一部となるものです。

この記事ではプロジェクト管理・タスク管理の概要やメリット、管理を行う際に役立つおすすめのツールなどについて解説しています。プロジェクト管理・タスク管理に取り組むことで、作業の流れや進捗状況などを把握しやすくなるほか、業務量の管理も行いやすくなります。

プロジェクトの進捗状況を効率よく把握・管理したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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プロジェクト管理・タスク管理とは

ビジネスにおいて、プロジェクト管理やタスク管理という言葉を耳にする機会は少なくありませんが、両者には大きな違いはありません。

そもそもプロジェクト管理とは、特定のプロジェクトにおけるコストや品質も含めた全体の管理をすることです。管理者はプロジェクトの目標を設定した上で、各プロセスにおいてヒト・モノ・カネを適切に管理し達成することを目指します。また、その役割を担う職種はプロジェクトマネージャーと呼ばれます。

一方のタスク管理は、タスクに注目したマネジメントのことで、プロジェクト管理の一部となるものです。なぜプロジェクト管理の一部になるのかというと、タスク管理に取り組むことでプロジェクトが適切に進行すれば、無駄なコストの削減や品質向上につながるからです。

つまり、タスク管理をすることが結果的にプロジェクト管理につながるという意味で、両者に大きな違いはないと言えます。

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プロジェクト管理・タスク管理を行うメリット

ここでは、企業やチームでプロジェクト管理・タスク管理に取り組むメリットを紹介します。なぜ取り組むべきか、改めて情報を整理しておきましょう。

作業の流れを把握しやすい

プロジェクト管理・タスク管理に取り組むことで、作業の流れを把握しやすくなるメリットがあります。これは、プロジェクト管理・タスク管理を行うにあたって、まず作業の内容や順番などを全て洗い出す必要があるためです。

管理に取り組むことで、必然的に何をどの順番でやるのかが明確になります。大規模な開発プロジェクトの場合は作業量が多くなるため、流れを明確にしておくだけでも業務がスムーズになるでしょう。

進捗状況を把握しやすい

すべてのタスクを洗い出し、取り組む順番を明確にしておけば、進捗状況を把握しやすくなります。例えば、1つのタスクを終えたらチェックを入れ、誰でもわかるようにしておけば「誰が今何に取り組んでいるのか」「どの作業が遅れているのか」といった情報も一目でわかります。

プロジェクトマネージャーは進捗状況に応じて業務量を減らしたり、応援を要請したりすることも可能です。

業務量の可視化ができる

プロジェクト管理・タスク管理に取り組むことで、作業内容の洗い出しと優先順位の整理を行い、業務量の可視化ができます。また、クライアントからの要望に伴う急な作業が発生した際にも、既存の業務がすべて把握できていれば、どこに突発的な業務を追加するかを判断しやすくなるでしょう。

作業内容や流れを記憶しようと考える人もいるかもしれませんが、量が多くなると漏れが生じる可能性があります。プロジェクト管理・タスク管理を行い、やるべきことを視覚化することで、抜け漏れ防止にもなります。

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プロジェクト管理・タスク管理の流れ

ここではプロジェクト管理・タスク管理を実際に行う際の流れを解説します。取り入れたいと思っているものの、何から取り組むべきか分からないと感じる方はぜひ参考にしてください。

作業の洗い出し

プロジェクト管理・タスク管理を行うにあたっては、まず抱えている作業をすべて洗い出す必要があります。頭の中ですべてを管理しようとしても、抜け漏れが発生する可能性は否めません。洗い出すにあたっては、ノートやパソコンなどに文字情報として書き起こすことがポイントです。

また、すべての作業を洗い出すと管理の精度が高まります。プロジェクト管理・タスク管理のベースになる部分でもあるため、丁寧に取り組むようにしてください。

洗い出した作業の細分化

すべての作業を洗い出したら、作業を細分化しましょう。大まかな作業内容のまま一括りにすると、実際に作業に取り組む段階になって何をするのかが明確になっておらず、効率が悪くなります。

細分化する作業は手間がかかりますが、メリットを考慮すると細分化すべきです。タスクリストを見るだけで何をすればいいのか一目瞭然となり、長期的に捉えると作業効率の向上にもつながります。また、進捗状況を細かく把握できるため、トラブルや遅れが発生した際もカバーしやすくなるでしょう。

取り組むことに優先順位をつける

作業を細分化したら、何から取り組んでいくのか優先順位をつけ、スケジュールに落とし込んでいきます。優先順位をつけるにあたっては、重要度と緊急性を掛け合わせて考えることがポイントです。

具体的には、各作業が以下の4つのどれに当てはまるのかを考えていきます。

• 重要度が高く、緊急性も高い作業
• 重要度は低いが、緊急性が高い作業
• 重要度は高いが、緊急性が低い作業
• 重要度が低く、緊急性も低い作業

優先するべきなのは「重要度が高く、緊急性も高い作業」です。一方で「重要度が低く、緊急性も低い作業」は優先順位の最後に設定してください。2番目と3番目は、「重要度は低いが、緊急性が高い作業」と「重要度は高いが、緊急性が低い作業」ですが、この2つに関しては仕事の内容や状況により入れ替わることもあるため、臨機応変に設定する必要があります。

なお、「重要度は低いが、緊急性が高い作業」は簡単な作業であることも多いため、溜め込まずにこまめに消化することが大切です。

タスク管理・プロジェクト管理にはツールの利用がおすすめ

プロジェクト管理・タスク管理を行うにあたっては、専用の管理ツールの導入がおすすめです。ツールには、プロジェクト管理・タスク管理ができる機能はもちろん、業務に役立つ付随機能を搭載しているケースも多いため、ツールを導入することでプロジェクト管理・タスク管理に取り組めるのはもちろん、業務全体の効率化を実現できるでしょう。

例えば、進捗状況の視覚化に役立つガントチャートに対応したツールなどもあります。プロジェクト管理・タスク管理に取り組みたいものの、どのようにすればいいのか分からない場合はツールの力を借りてみてはいかがでしょうか。

タスク管理・プロジェクト管理ツールを選ぶときのポイント

ここでは、プロジェクト管理・タスク管理ツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。ツールを選ぶ基準は企業によっても異なります。自社に合うツールを選ぶためにもぜひ参考にしてください。

ツールのタイプ

プロジェクト管理・タスク管理ツールには大きく分けてクラウド型とインストール型の2つがあり、どちらのタイプを選ぶかは1つのポイントとなります。

クラウド型とは、インターネットを経由して利用する点が特徴であり、インターネットに接続できる環境があれば社内外のあらゆる場所からツールにアクセスできます。そのため、外出先やリモートワーク中の自宅などからも進捗状況の把握・管理が行えるようになります。

一方のインストール型は、ツールを端末にインストールする点が特徴です。インストールした端末でしか使用できないというデメリットがありますが、インターネット環境の有無の影響を受けず、セキュリティ面でも安心して利用できます。

ツールの機能

プロジェクト管理ツール・タスク管理ツールと一言でいっても、ツールによって利用できる機能は異なるため、自社でどのような機能が必要なのかを明確にした上でツールを選ぶことが大切です。

昨今のツールの中には、WBS（Work Breakdown Structure）と連携できるものもあるため、連携して業務効率化を図ることも可能です。機能が多すぎるとかえって使いこなせない可能性もあるので、注意しましょう。

ツールの導入コスト

導入にどのくらいの費用がかかるのかは、企業にとって大きなポイントです。プロジェクト管理・タスク管理ツールは基本的に月額制のSaaSが多く、中には無料期間を設けているツールや、使用できる機能を制限した無料版を使用できるケースもあります。

また、利用人数によって料金が異なるケースや、機能を追加するときにオプション料金が発生するケースなどもあります。コストを見積もる際は、利用人数や必要な機能なども明確にしておくとスムーズです。

ツールの使いやすさ

導入するツールが使いやすいかどうかも重要なポイントです。いくら便利な機能が豊富でも、実際に現場で使用する社員にとって使いにくいツールでは十分な活用に至らず、プロジェクト管理・タスク管理がうまくいかない可能性があります。

ITツールの扱いに慣れていない人がいるチームでは、直感的に操作できるくらいシンプルであるか、扱いやすいかどうかをチェックしておきましょう。

おすすめのプロジェクト管理・タスク管理ツール

ここではプロジェクト管理・タスク管理が行えるおすすめのツールを紹介します。それぞれ異なる特徴を持っているツールです。これから導入しようとしている方はぜひ参考にしてください。

Trello

引用：Trello

Trelloは、細分化した作業のカンバンを自由に動かしながらプロジェクト管理を行うツールです。カンバンを動かすことでステータスを把握できる仕組みとなっているため、視覚的にプロジェクトの進捗状況を把握できる点が特徴です。

また、カンバンの移動はドラッグ&ドロップで簡単に行え、各カンバンへの情報の入力も簡単にできるため、ツールの利用に慣れていない人でも扱いやすいでしょう。さらにTrelloはWeb版に加えてアプリ版も用意されているため、外出先などからでもアクセス可能です。

Wrike

引用：Wrike

Wrikeは、カンバンボードやガントチャートなどを通してプロジェクトの全体像を把握しやすい点が特徴のツールです。Wrikeでは各機能がダッシュボードで一つの画面にまとめられているため、一目で進捗状況を把握できます。

また、人数無制限の無料プランも用意されているため、シンプルなタスク管理を行うのみであれば、無料プランでも十分でしょう。さらにSlackやJIRA、Microsoft Teamsといった外部ツールとの連携にも対応しているため、業務効率化を目指すことも可能です。

Notion

引用：Notion

Notionは、プロジェクト管理・タスク管理にも活用できる多機能クラウドツールです。ドキュメント作成や社内Wiki、タスク管理、ドキュメント共有、カレンダー機能など様々な機能を搭載しており、業務のあらゆる場面で役立ちます。

また、タスクを優先順位に基づいて振り分けることもできるため、進捗状況の管理・把握にも役立つでしょう。議事録や技術文書を作成したときは、AIが自動要約する機能も備えているなど、プロジェクト・タスク管理以外の場面でも活用可能です。追加費用はなく、機能がパッケージ化されたシンプルな料金プランも魅力的だと言えます。

Asana

引用：Asana

Asanaは、タスクやプロジェクトを一元管理したいときに活用できるツールです。Asanaの特徴として挙げられるのは、SlackやDropbox、Googleカレンダーといった様々な外部ツールと連携できる点です。

他のアプリで管理している情報やファイルなどをAsanaのもとで一元管理することで、プロジェクト全体の管理を行いやすくしてくれます。有料プランに加え、少人数で取り組む小規模プロジェクト向けの無料プランも用意されています。

ツールを使って効率よくプロジェクト管理・タスク管理

プロジェクト管理とは特定のプロジェクトにおける全体の管理をすることで、タスク管理はプロジェクト管理の一部です。管理を行うことで作業の流れを把握しやすくなる他、進捗状況の把握や業務量の可視化および調整などもしやすくなります。

プロジェクト管理・タスク管理にはツールの活用がおすすめです。

本記事で紹介した4つのツールの他、Lychee Redmineも管理において役立ちます。Lychee Redmineは単なるプロジェクト・タスク管理ではなく、稼働時間管理も機能として含まれており、コスト管理につながります。

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