プロジェクト管理手法

2023年01月27日

進捗管理の見える化とは？メリットや機能しない原因を解説

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「進捗管理を見える化するとどのようなメリットがあるか知りたい」
「見える化がうまく機能しておらず原因が知りたい」

進捗管理の見える化は、プロジェクト進行をスムーズにするための手法の1つです。

手法自体は知っているものの、見える化による具体的なメリットがわからず導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、進捗管理の見える化によって得られる効果や、実施してもうまく機能しない場合の原因について解説します。

プロジェクト管理に課題を抱えている方には、解決のきっかけになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

進捗管理の見える化によって得られる効果

ここでは、進捗管理の見える化によってプロジェクトマネージャーが得られる次の4つの効果について解説します。

プロジェクトの進捗状況が明確になる
コミュニケーションコストを減らせる
メンバーによるトラブルやミスを減らせる
生産性の向上につながる

詳しく見ていきましょう。

プロジェクトの進捗状況が明確になる

進捗管理の見える化を導入することで、プロジェクト全体の進捗状況が明確になります。

進捗状況が明確であれば、タスクの遅れや開発メンバーの状況などの確認がしやすくなります。
結果、確認の手間の削減につながり、問題が発生した場合でも迅速な対応が可能です。

また当初の計画が変更となり、急遽タスクが追加されるといったこともプロジェクトでは少なくありません。

進捗状況をしっかりと把握できていれば、急なタスクが発生した場合でも、負担の少ないスケジュール調整ができるでしょう。

コミュニケーションコストを減らせる

進捗管理の見える化によって、コミュニケーションコストの削減も可能です。

見える化によって、各メンバーが抱えている仕事量の把握が容易になり、仕事を依頼する場合でも一人ひとりに確認する必要がなくなります。

また、進捗管理の見える化によって全メンバーに進捗状況が共有されます。

そのため、仮に進捗が遅いタスクのフォローをメンバーに依頼する場合でも、最初から最後まで説明せずとも状況を理解してくれるでしょう。

メンバーによるトラブルやミスを防げる

詳しくは後述しますが、見える化の導入はスケジュールの無理や無駄の削減にもつながります。

結果、スケジュールの変更や完了日の繰り上げといった事態が発生せず、計画に沿ったプロジェクト進行がしやすくなります。

スムーズなプロジェクト進行は、開発メンバーの心理的負担を減らし、あせりから生まれるトラブルやミスの防止につながるでしょう。

生産性の向上につながる

進捗管理の見える化によって、各タスクの期限や、タスク間の依存関係が把握しやすくなります。
そのため、タスクの優先順位を考慮したプロジェクト進行が可能です。

タスクの優先順位がしっかりと把握できていれば「今やるべきタスクの開始を後にしてしまう」「今必要のないタスクに取りかかってしまう」といった事態を防げます。

その結果、無理や無駄のない効率的なプロジェクト進行が可能となり、プロジェクト全体の生産性向上につながるでしょう。

進捗管理の見える化による3つのメリット

ここでは、進捗管理の見える化によってプロジェクトに関わる全員が得られる、次の3つのメリットについて解説します。

必要な情報をメンバー全員に共有できる
メンバーの助け合いを促すことができる
集中してタスクに取り組める

詳しく見ていきましょう。

必要な情報をメンバー全員で共有できる

1つ目は必要な情報をメンバー全員で共有できる点です。

プロジェクト進行をスムーズにするためには、周囲との連携は不可欠です。
プロジェクトを一人で最初から最後まで進めることはほとんどなく、ほとんどのケースにおいて複数の人と関わるためです。

進捗管理の見える化によって、全体の流れや担当以外のタスク状況など、プロジェクト全体の進捗状況を全メンバーが把握できるようになります。

結果、プロジェクトマネージャーから情報を伝える際や、メンバー間において情報をやりとりする際の手間を削減できます。

また、メンバー全員がプロジェクトの方向性やスケジュールを共通認識として持てるようになるため、メンバー全員が同じ方向を向いて業務に取り組めるといった効果も期待できるでしょう。

メンバー間の助け合いを促すことができる

2つ目はメンバー間の助け合いを促すことができる点です。

例えば、あるタスクで遅延が発生していた場合、見える化ができていなければ遅延していることを知っているのは担当者とプロジェクトマネージャーのみになります。

状況によってはプロジェクトマネージャーも知らないこともありえるでしょう。
結果として対応が後手となってしまい、最悪の場合はプロジェクト全体の納期遅延にもつながりかねません。

反対に、見える化ができている場合、担当以外のメンバーでも遅延に気づけるようになり、他メンバーからの自発的なフォローを期待できます。

このように、メンバー同士がフォローしやすい環境が構築できる点も、進捗管理の見える化を実施するメリットといえるでしょう。

集中してタスクに取り組める

進捗管理の見える化によって各タスクの開始日や完了日、タスク間の依存関係をメンバー全員に周知できます。

そのため、各担当者は「自身が進めているタスクがプロジェクトにどのような影響をおよぼすか」を明確にイメージできるようになり、より高い集中力や責任感を持った業務が可能になります。

また、担当者全員のスケジュールが明確なため、メンバーは「次のタスクがわからない」といった迷いを抱えることがなくなり、業務に集中できるでしょう。

進捗管理の見える化が機能していない原因

ここでは、進捗管理の見える化がうまく機能しない場合に考えられる4つの主な原因について、次の内容で解説します。

タスクの優先順位が明確になっていない
メンバーに対して周知できていない
基準の共有ができていない
進捗状況の更新頻度が低い

詳しく見ていきましょう。

タスクの優先順位が明確になっていない

タスクの優先順位が不明確な場合、進捗管理の見える化はうまく機能しません。

プロジェクトを構成する各タスクには「Aが終了しないとBははじめられない」「CとDが両方完了することでEがはじめられる」といった依存関係を持つものがあります。

そのため、タスクの優先順位が不明確であったり、タスクごとの依存関係を無視した不正確な優先順位を設定していた場合には、進捗管理の見える化をしていても現場に混乱が生じ、スムーズなプロジェクト進行は難しくなるでしょう。

混乱を生じさせないためにも、スケジュールを作成する際は各タスクの期日や依存関係を整理しておこないましょう。

メンバーに対して周知できていない

進捗管理の見える化ができていても、メンバーにその状況を周知できていなければプロジェクト進行に悪影響を及ぼします。

見える化された進捗状況を知っている人と知らない人で業務の進め方やフォローの仕方に違いが生まれ、その結果「Aさんは困っているときはいつも助けてもらっているのに、余裕があっても周りのフォローをしない」となり、メンバー間の軋轢を生む原因につながりかねません。

このような事態を防ぐためにも、見える化を実施する際はメンバーにもれなく周知するようにしましょう。

基準の共有ができていない

進捗を報告する際の基準が共有されていない場合も、進捗管理の見える化がうまくいかない原因の1つです。

例えば、プロジェクトにおいて各タスクの完了基準が共有できていない場合、なにをもって完了とするかがメンバー個人の判断となってしまいます。

その結果、「完了と報告されているタスクが完了基準を満たしていない」といった事態が生じ、現場の混乱を招くことにつながります。

このような事態を防ぎ、スムーズなプロジェクト進行をするためには、タスクを設定する時に明確なステータスの判断基準を設け、もれなく全員に伝えるようにしましょう。

進捗状況の更新頻度が低い

更新頻度が低いと情報が古くなり、見える化によるメリットや効果が活かせなくなるため、できるだけ高い頻度（可能であれば毎日）での更新が必要です。

更新頻度が低い主な原因の1つは、メンバーからの進捗報告が少なく情報が集まらない点が挙げられます。

進捗報告をする仕組みが複雑であれば、メンバーは報告を後回しにしてしまうでしょう。
後回しにされず定期的に報告をもらうためには、ツールなどを使って報告しやすい環境を整えることが重要です。

また、報告内容のテンプレート化もおすすめです。
報告内容をテンプレート化することによって、メンバーが報告内容を考える手間が削減され、プロジェクトマネージャーも欲しい情報がもれなくもらえるようになります。

進捗管理の見える化に使える方法を3つ紹介

ここでは、進捗管理の見える化を実施する具体的な方法について解説します。

ホワイトボード

1つ目はホワイトボードと付せんを使う方法で、PCといった機材が必要なく誰でも気軽に実施できる点が特徴です。

最初にホワイトボードを次の3つに分けます。

ToDo：これからやるべきタスク
Doing：現在進行中のタスク
Done：完了したタスク

その後、付せんに担当者やタスク内容を記載し、それぞれの領域に貼り付けたら準備は完了です。

プロジェクト開始後は、進捗にあわせて付せんを貼り替えましょう。
すべてのタスクがDoneになればプロジェクトは完了です。

表計算ソフト

表計算ソフトでも進捗管理の見える化は可能です。

表計算ソフトにはPCで操作するためデータの管理がしやすい、別の場所にいても共有しやすい、といったメリットがあります。

特に、ExcelやGoogleスプレッドシートなどでは、プロジェクト管理に適したテンプレートも用意されているため、簡単な表であればすぐに作成可能です。

また、表計算ソフトは操作した経験を持つ方も多いため、スムーズに導入しやすい点も魅力といえるでしょう。

ただし、表計算ソフトはプロジェクトに特化しているわけではないので、プロジェクトに適した複雑なカスタマイズや設定は自身でおこなわなければなりません。

そのため、複雑なプロジェクト管理をするには、表計算ソフトに関する一定以上の知識やスキルが求められる点には注意が必要です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールはプロジェクト管理に特化したツールです。

多くのプロジェクト管理ツールはクラウド上で利用できるため、導入するだけで進捗管理の見える化になることも少なくありません。

また、プロジェクトマネージャーが変更した内容や、メンバーが進捗を更新した内容もすぐに反映されるため、プロジェクト関係者全員が常にリアルタイムの状況を把握できます。

他にも、プロジェクト管理ツールはその名のとおり、プロジェクト管理に関する機能が最初から備わっているので、専門の知識がなくても不足なく利用できる点も魅力といえるでしょう。

進捗管理の見える化に役立つ管理ツールLychee Redmine

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ここでは、進捗管理の見える化におすすめのプロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」の解説をします。

Lychee Redmineは6,000社以上の導入実績を持つプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートをはじめ、タスク管理「カンバン」やリソースマネジメントなど、プロジェクト管理をスムーズにする機能が多く備わっている点が特徴です。

進捗管理の見える化に役立つポイントとしては次が挙げられます。

クラウドで利用できるため、導入するだけで進捗管理の見える化につながる
プロジェクト管理に必要な機能がほとんど備わっているため、全員が必要な情報を確認できる環境が作れる
すべてのメンバーがリアルタイムの進捗を確認できる
機能間でデータ連携がされており、ある機能での変更が他の機能にも反映される

以上のことから、管理が複雑になる中規模以上のプロジェクトに対して特に役立つツールといえるでしょう。

料金プランは4種類用意されており、フリープラン以外は月額料金が必要になります。
しかし、有料プランであっても30日間は無料で利用ができますので、一度試してみてはいかがでしょうか。

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