プロジェクト管理手法

2024年06月28日

プロジェクトタイムラインとは？作成方法や手順、活用例、管理に役立つツールも紹介

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プロジェクトタイムラインは、プロジェクトで行われる全タスクの内容や締め切り日、担当者が記載されたスケジュールを指します。プロジェクトタイムラインを活用することで、個々のタスクの進捗状況や、プロジェクト全体の完了時期をチーム全体で把握することが可能です。

この記事では、プロジェクトタイムラインの概要や作成方法、作成手順を解説します。作成や管理に役立つツールも紹介しているので、スケジュールや進捗状況を管理してプロジェクトの成功につなげたい方はぜひ参考にしてください。

プロジェクトタイムラインとは

プロジェクトの開始から完了までの全体的なスケジュールをプロジェクトタイムラインと呼びます。

通常、横棒グラフの形式で表現され、タスクを時系列に視覚化する目的で使用されます。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトタイムラインを活用することで、特定のプロジェクトに必要なすべてのタスクを一目で把握できるため、各作業の日程と目標の確実な管理が可能です。

プロジェクトタイムラインの重要性

プロジェクトタイムラインを利用すれば、プロジェクト全体をより俯瞰的に把握することができます。プロジェクトマネージャーをはじめとする各チームメンバーは、個々のタスクがいつ、どのような順番で実施されるのか、プロジェクト全体の進捗状況を明確に確認できます。

さらに、プロジェクト開始前に想定される障害や要件も事前に把握することができるようになるため、円滑なプロジェクト遂行が可能です。

また、特定のタスクが行われるタイミングがいつ実行されるのかを明確にすることもプロジェクトタイムラインのメリットです。これにより、プロジェクトリソースをより効率的に割り当て、管理できます。

具体的な例としては、企業のグラフィックデザイナーが月末までWebサイトの再設計作業に取り組めないことが事前にわかっている場合、タイムラインに基づいて対応策をスムーズに策定できます。

プロジェクトタイムラインの活用例

プロジェクトタイムラインは非常に汎用性の高いツールなので、幅広い業界で活用されています。下表に代表的な活用ケースをまとめました。

活用例	活用のメリット・目的
プロダクト開発	関係者に対して、優れたアイデアや、プロダクトコンセプトを実現するための計画をわかりやすく示せる。プロダクト開発に欠かせないマイルストーンを達成する上で完了しなければならないタスクの内容をチームメンバーに円滑に伝えられる。
マーケティング	カスタマージャーニーをマッピングする目的で作成するケースが多い。一般的には、以下のような方針で作成される。タイムライン序盤：認知に焦点を当て、有料広告施策の立ち上げなど、製品への関心向上に関連するタスクをリストアップタイムライン終盤：問い合わせフォームへの入力やメーリングリストへの登録などのタスクをリストアップする新たなマーケティング施策の構築と公開のガイドとして使用するケースもある。その場合、主に以下のようなタスクが設定される。ブログ記事や動画といったコンテンツ制作コンテンツ公開やプロモーション結果の測定施策の修正や改善
建設業界	建設プロジェクトは、電気・空調・給排水システムをはじめとするインフラ整備に関する多数のサブタスクがあり、複雑なのが特徴。施工業者がこれらの作業を同時並行で進めていく上で、プロジェクトタイムラインが活用されている。

参考：Adobe Document Cloud

プロジェクトタイムラインの作成方法

一般的な作成方法としては、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシート、もしくは専用ツールの活用が挙げられます。それぞれをの特徴を解説します。

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートの活用

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートは、新しい費用が発生せず、気軽に作りやすいメリットがあります（Microsoft Excelは導入済みの場合に限る）。しかし、表計算ツールなので、作成方法や機能に制限があり、時間や手間がかかります。

時間と手間を抑えたい場合は、Microsoft社やGoogle社が提供するテンプレートや、サードパーティーのサイトで配布されているテンプレートを活用することをおすすめします。

専用ツールの活用

専用ツールには、プロジェクトタイムラインを作成する上で役立つ様々な機能が搭載されています。例えば、タスクの期限を知らせるリマインダーや、日付と時刻の自動調整機能、インポート・エクスポート機能などです。

専用ツールを活用すれば、プロジェクトの開始から途中経過、完了に至るまで、リアルタイムで進捗状況を把握しやすく、到達したマイルストーンを確認しながら、プロジェクトの進行管理がスムーズに行えます。

効果的なプロジェクトタイムラインの作成および管理を行いたい方は専用ツールがおすすめです。

プロジェクトタイムラインの作成手順

ここからは、プロジェクトタイムラインの基本的な作成手順を6つのステップに分けて解説します。

1. プロジェクトの概要をまとめる

はじめに、プロジェクト概要の整理から始めます。この概要は、プロジェクト全体の目的や目標、マイルストーン、展望を関係者に周知するための資料としても利用できます。

具体的には、以下のポイントでプロジェクトの概要をまとめましょう。

社内外におけるプロジェクトの目的と目標
プロジェクト完了までに作成される成果物の概要
プロジェクトの主要なマイルストーン
社内外の関係者とその役割
プロジェクトの期間

これにより、プロジェクトの全体像が明確になり、関係者全員が同じ認識を持てます。

2. プロジェクトで実行すべき全タスクを洗い出す

プロジェクトの概要を基に、完了までに必要なタスクを漏れなく洗い出し、ToDoリストを作成します。大きな作業を小さな作業に細分化していくことで、すべてのタスクをスムーズに見つけ出すことができます。

プロジェクトが大きく複雑になるほど、タスクも増えていく傾向にあるため、プロジェクトを成功させるには、確実かつ丁寧にタスクを細分化することが重要です。

3. 各タスクの依存関係を明らかにする

プロジェクトをスムーズに成功させるためには、タスクを適切な順序で実行することが重要です。

タスクには、独立して実行できるものと、他のタスクが完了するまで開始できないものがあります。各タスクの依存関係を正しく把握し、適切なスケジュールを組むことが、プロジェクト成功の鍵です。

他のタスクが完了しないと始められないタスクや、依存関係のあるタスクをスケジュールの初期段階に設定すると、作業が滞る原因となるため注意が必要です。

プロジェクト全体の進行を妨げないためにも、依存関係のあるタスクは他のタスクとの順番を考慮してスケジュールを組みましょう。

4. 各タスクに必要な時間・リソースを予測する

次に、各タスクの完了までに必要な時間とリソースを見積もります。

まず、各タスクに詳しい担当者（例：チームリーダー）に確認し、必要な時間や人員などのリソースをまとめ、その後、タスクの開始日や完了予定日など、具体的なリソースの割り当てを決めていきます。

プロジェクト以外の業務を担当しているメンバーがいる場合は、そのスケジュールも考慮に入れ、タスクの開始日や完了予定日を設定する必要があります。予備日を設けると、無理なくタスクを進められます。

5. プロジェクトの節目にマイルストーンを置く

プロジェクトの進捗管理に向けて、節目ごとにマイルストーンを設定します。

マイルストーンは、プロジェクトが順調に進行しているかを確認するためのポイントです。通常、企画・設計・実施・テスト・評価など、プロジェクトの主要な段階に設定します。

マイルストーンごとにチェックすべき内容や完了すべきタスクを明確にしておくと、プロジェクトの進行をスムーズに管理できます。

6. タイムラインを完成させる

タスクを順番に並べ、それぞれに割り当てる時間と人員、マイルストーンを設定すればプロジェクトタイムラインが完成します。無理のない範囲でスケジュールを設定しましょう。

プロジェクトタイムラインの作成・管理に役立つツール3選

ここからは、プロジェクトタイムラインの作成・管理に役立つツールを3つ厳選して紹介します。

Lychee Redmine
Asana
monday.com

各ツールの機能や特徴を中心に紹介するので、自社のプロジェクトに合ったツールを導入しましょう。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、7,000を誇るプロジェクト管理ツールです。

プロジェクトの全体的なスケジュールを把握できるガントチャート機能やタスク管理機能「カンバン」をはじめ、プロジェクトをサポートする多くの機能が搭載されています。プロジェクト規模や職種を問わず、幅広いプロジェクトの管理に利用できる点が特徴的です。

また、操作性にも優れており、ドラッグ＆ドロップで直感的にタスクを管理できるので、複雑なツール操作は苦手な方でも安心して利用できます。サポート体制が充実している点も魅力です。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能が利用でき、有料プランはガントチャートをはじめ、すべての機能が使えます。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能カンバン
スタンダード	900円	基本機能ガントチャートカンバンダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能ガントチャートカンバンダッシュボード工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能ガントチャートカンバンダッシュボード工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポートカスタムフィールドチケット関連図グループの階層化機能

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Lychee Redmine

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Asana

引用：Asana

Asanaは、プロジェクト管理にとどまらず、全社的な目標とビジネス戦略に沿ったあらゆる業務やプロジェクトを一元的に管理できるツールです。

タイムラインの機能では、プロジェクトを視覚的にわかりやすいオンラインガントチャート形式でタイムラインを作成できます。

さらに、スケジュールの重複を発見し、作業の進捗に合わせて柔軟に調整することが可能なため、現実的な期日を設けたプロジェクト計画を作成できます。

専用のテンプレートも用意されており、プロジェクトタイムラインをスムーズに作成できます。

monday.com

引用：monday.com

monday.comは、自社に適した機能を選べる汎用性の高いプロジェクト管理ツールです。プロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理し、スムーズなプロジェクト進行をサポートします。

また、プロジェクト情報の可視化機能が豊富に搭載されており、効率の良いプロジェクト管理の実現に貢献します。

「タイムライン」「かんばん」「ガントチャート」など、様々なビュー（見せ方）からプロジェクト情報を出力できます。これらのビューは「ビューを追加」から追加・削除でき、必要な情報へ即座にアクセス可能です。

メンバーの記入した情報・進捗率はリアルタイムで反映されるので、離れた場所でも同時に作業が行えます。