プロジェクト管理手法 
「無料のGoogleスプレッドシートでコストを削減しつつ、工程管理表を作りたい」
このように考えているマネージャーやプロジェクトリーダーは多いのではないでしょうか。しかし、Googleスプレッドシートで工程管理表を作成したいと思っても、使い方や書き方がわからず躓いてしまうケースも少なくありません。
本記事では、無料で使えるGoogleスプレッドシートで工程管理表を作成する手順や使い方について詳しく解説します。本記事を最後まで読めば、タスクを円滑に進めるための準備ができ、質の高いプロジェクト運用ができます。
工程管理に適したGoogleスプレッドシートの使い方
工程管理に適したGoogleスプレッドシートの使い方は、以下の3つが挙げられます。
- テンプレートを活用して工程管理表を作成する
- タイムラインビューで工程管理表を作成する
- 自分で工程管理表を作成する
具体的な内容について、以下で解説します。
テンプレートを活用して工程管理表を作成する
Googleスプレッドシートには工程管理表を簡単に作成できるテンプレートが準備されています。操作に慣れていない方や工程管理表のベースを作成するのが面倒な場合は、テンプレートの利用がおすすめです。
なお、テンプレートを活用する場合はプロジェクト全体の進捗状況を視覚的に把握しやすく、一般的な形式のガントチャートが適しています。
使い方は、以下の通りです。
- Googleスプレッドシートの上部にある「テンプレートギャラリー」を選択
- 「ガントチャート」をクリックする
- ガントチャートが表示される
あとはタスクや担当者、期日などを設定すれば、工程管理表として使えるので便利です。
タイムラインビューで工程管理表を作成する
Google Workspaceユーザーのみが利用できる限定機能ですが、タイムラインビューで簡易的な工程管理表を作成できます。なお、タイムラインビューは前述のガントチャートのように、プロジェクトのスケジュールやタスクの進捗状況を視覚的に把握できる機能です。
タイムラインビューは以下の手順で簡単に作成できます。
- 可視化したい元データ（タスク・開始日・終了日など）をGoogleスプレッドシートに書き込む
- 可視化したデータの範囲を選択する
- 「挿入」→「タイムライン」の順にクリックする
すでにプロジェクト管理に必要な情報の準備ができており、簡易的でも良いので全体を可視化したい場合に向いています。
なお、タイムラインビューの作成手順は以下の記事で解説しています。具体的な手順を知りたい方はぜひ参考にしてください。
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自分で工程管理表を作成する
前述のテンプレートなどではかえって扱いづらいと感じる方もいるかと思います。Googleスプレッドシートの操作に慣れている方や関数などを活用してアレンジしたい場合には、自分で工程管理表を作成するのがおすすめです。
一方で、プロジェクトの規模や複雑さによっては、工程管理表の作成に時間がかかる場合があります。自分で工程管理表を作成するべきか迷った場合は、テンプレートの活用や専用のツールを利用するなどを検討してください。
具体的な手順は次の章で解説します。
Googleスプレッドシートでガントチャート形式の工程管理表を作成する具体的な手順
Googleスプレッドシートを用いて自分で工程管理表を作成する方法は下表の通りです。工程管理におすすめのガントチャート形式の作成方法をご紹介します。
| 番号 | 手順 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | Googleスプレッドシートの新規作成をする | 「空白のスプレッドシート」を選択 |
| 2 | タスクを作成する | タスクを洗い出し、タスク名・担当者・開始日・終了日を左側から順に入力 |
| 3 | ガントチャートの作成 | 右側に日付を入力し、開始日から終了日までのセルに色をつける |
| 4 | 完成したガントチャートの確認 | ・タスクの進捗状況が視覚的にわかるかどうかをチェック ・必要に応じて、タスクの追加や変更を行う |
工程表の作成が完了したら、ファイルの共有設定をしましょう。シート右上の「共有」を選択し、「リンクを知っている全員」にすれば共有ができます。権限はメンバーの役割などに合わせて設定しましょう。
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Googleスプレッドシートで工程管理をするメリット
Googleスプレッドシートで工程管理をするメリットは、主に3つ挙げられます。これらのメリットを以下で詳しく解説します。
無料で利用できる
GoogleアカウントがあればGoogleスプレッドシートは無料で利用できるため、コストを抑えて工程管理表を作成できます。Excelのようにソフトを購入するコストがかかりません。有料プランもありますが、無料でも十分にプロジェクト管理に役立てられます。
また、同社が提供しているGoogleドキュメントやカレンダーなどを活用している場合は、シームレスな運用にもつながります。
普段からGoogle社のサービスを利用している場合や予算が限られている企業などは、Googleスプレッドシートで工程管理表の作成を検討してみてください。
アレンジしやすい
Googleスプレッドシートは業務内容に合わせてアレンジしやすいツールなので、工程管理を必要とするプロジェクトにも向いています。例えば、条件付き書式やデータの入力規則などを設定すれば、利用しやすい工程管理表の作成が可能です。
条件付き書式なら、以下のようにタスクの進捗状況を色分けして視覚的にわかりやすい工夫をしましょう。
- 「未着手」のセルを灰色
- 「着手済」のセルを青色
- 「完了」のセルを緑色
様々な条件を組み合わせることで、扱いやすい工程管理表の作成ができます。
共有やアクセスがしやすい
Googleスプレッドシートは共有やアクセスがしやすく、インターネットに接続できる環境であれば外部端末（モバイル端末）からでもアクセスが可能です。
例えば、工程管理表に素早くアクセスできるため、タスクの進捗状況など容易に確認しやすいです。また、リアルタイムで更新された内容を確認できるため、コミュニケーションコストの削減にもつながります。
Googleスプレッドシートで工程管理をするデメリット
Googleスプレッドシートで工程管理をするデメリットは、主に3つ挙げられます。
情報漏洩のリスクがある
Googleスプレッドシートは共有がしやすいです。一方で、誤った設定をしてしまうとプロジェクト情報が漏洩しかねません。
例えば、共有設定を誤り「誰でも閲覧可能」にすると、外部に情報が漏洩する可能性があります。共有範囲を適切に設定せず、本来アクセス権限のない社員や外部の人が情報にアクセスできるケースもあります。
共有範囲を必要最小限のメンバーに限定したり、各ユーザーに合わせたアクセス権限を付与したりするなどの対策が必要です。
タスク漏れが生じる可能性がある
Googleスプレッドシートでタスク管理をする場合、必要な機能の不足によりタスク漏れが生じる可能性があります。
例えば、Googleスプレッドシートには、タスクの期限が近づいていることを自動で通知する機能が備わっていません。担当者が進捗の確認を怠ってしまったり、期限を忘れていたりした場合に、気づくことが難しいものです。
タスクの漏れや遅延はプロジェクトに影響を与えかねないので、アラート機能などがあるツールの活用を視野に入れましょう。
進捗を一目で確認しづらい
Googleスプレッドシートは、割り当てたタスクや納期の確認ができる便利なツールですが、進捗を一目で把握するには不向きです。遅延の早期発見が困難なため、プロジェクトの現状を正確に把握できません。場合によっては顧客への連絡が遅くなり、信頼関係が損なわれる可能性もあります。
慎重にプロジェクト管理をしたい場合には、イナズマ線が利用できるツールも視野に入れましょう。イナズマ線は各タスクの進捗度合いに応じて線を引き、プロジェクト全体の進捗状況を把握できる線です。
工程管理はプロジェクト管理ツールの利用がおすすめ
工程管理におすすめのプロジェクト管理ツールとして、Lychee Redmine（ライチレッドマイン）をご紹介します。
Lychee Redmineは7,000社以上の企業に導入実績があるプロジェクト管理ツールであり、Googleスプレッドシートにはない機能が豊富に実装されています。プロジェクト管理を円滑に進める上で必要な機能が充実しているため、マネージャー層やプロジェクトリーダーにおすすめできるツールです。
工程管理に向いている理由を以下で詳しく解説するので、Googleスプレッドシートと比較しながら読み進めてみてください。
工程管理表に必要な設定が簡単にできるから
Lychee Redmineは、使いやすさも重視しているためユーザー・インターフェースが良く、担当者やタスクの作成など直感的な操作が可能です。
取り組むべき作業やタスク、課題などをチケットとして管理する機能が実装されており、プロジェクト全体の進捗や業務量などを把握できます。加えて、登録したチケットは、ドラッグ＆ドロップするだけでガントチャートバーを作成できるほか、変更もスケジュールを見ながらドラッグして再設定できる容易さがあります。
Googleスプレッドシートでは、ドラッグ＆ドロップのような直感的な操作が難しいですが、これが可能なLychee Redmineでは導入後の運用コストが少なくなります。
Googleスプレッドシートのデメリットを補える機能が豊富があるから
Lychee Redmineは以下のような機能が豊富に実装されています。
- 進捗具合を可視化するイナズマ線
- クリティカルパスで納期に影響する重要タスクが一目でわかる
- 複雑なタスクを親子関係で表現
ほかにも工程管理に役立つ機能が豊富に実装されているので、プロジェクトを円滑に進められ、完了に余裕をもたせられます。効率的かつ進捗管理のしやすい工程管理表を作成するなら、Lychee Redmineの活用を検討してみましょう。
30日間の無料トライアルを実施しており、有料版の全機能を誰でも利用できます。Googleスプレッドシートでのプロジェクト管理を検討している方は、お試しください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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まとめ｜工程管理はGoogleスプレッドシート以外の選択肢をもとう
工程管理表はGoogleスプレッドシートのテンプレートや関数などを活用し、自分で作成できる便利なツールの一つです。無料で工程管理表を作成できますが、タスク管理に必要な機能の不足により、円滑なプロジェクト管理ができないデメリットが挙げられます。
一方で、Lychee Redmineのようなプロジェクト管理ツールであれば、円滑なプロジェクト運用に必要な機能が豊富に実装されているだけでなく、導入後の運用コストをほとんど必要としません。
Lychee Redmineなら複雑なプロジェクト管理も簡単に管理できるので、まずは30日間の無料トライアルで使い勝手を試してみてください。
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