プロジェクト管理手法 
「Googleスプレッドシートは便利だな。スプレッドシートでガントチャートが使えたら、もっといいな」
「Googleスプレッドシートでガントチャートを作るのも慣れた。でも、もっと簡単に作れる方法があれば知りたい」
2,000年代前半にGoogleが登場してから、私たちの生活は一変しています。
メールはGmail、動画はYouTubeというように、多くのサービスが無料で使えるようになりました。
表計算ソフトも例外ではなく、Googleスプレッドシートを使えば、ビジネスに必要な資料の作成ができます。
スケジュール管理に欠かせないガントチャートもGoogleスプレッドシートで作成可能です。
今回はGoogleスプレッドシートでガントチャートを作る方法を解説します。
Googleスプレッドシートを用いるメリットやガントチャート作成におすすめのツールを解説します。
ぜひこの記事を参考にし、効率的なガントチャート作成を実現しましょう。
Googleスプレッドシートでガントチャートを作る3つのメリット
Googleスプレッドシートを使えば、ツールの購入費やアカウント費用がかからずにガントチャートの作成が可能です。
Googleスプレッドシートを用いて、ガントチャートを作成するメリットは他にもあります。
この章では、Googleスプレッドシートでガントチャートを作るメリットを3つ紹介します。
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①同時編集による作業の効率化
Googleスプレッドシートの代表的な機能といえば、同時編集が可能な点です。
同時編集での共同作業は、作業の効率を大幅に高めてくれます。
例えば、レビューでのやり取りが減る点です。
ビジネスで使用する資料は間違いがあってはいけないため、レビューやチェックが必ず入ります。
しかし、レビュー対応と再レビューを何度も繰り返すことは非常に効率が悪く、生産性の悪化につながります。
Googleスプレッドシートであれば同時編集により、議論をしながらその場で修正が可能です。
ガントチャートはプロジェクトの要となる資料のため、より厳しいチェックが入るでしょう。
しかし同時編集の機能があれば、チェックを受けつつもガントチャートの修正が可能です。
②いつでも、どこからでもアクセス可能
移動中のちょっとしたスキマ時間に、仕事ができたらと思った経験はないでしょうか。
パソコン内だけに格納されているツールやデータを使った仕事は、手元にパソコンがない環境ではアクセス上の問題から難しいでしょう。
しかし、Googleスプレッドシートは、インターネットと繋がってさえいればいつでも・どこからでもアクセスして仕事ができます。
例えば、電車での移動中や会議の休憩時間など、スマートフォンしか触れないときにも仕事がおこなえます。
ガントチャートに欠かせないタスクの優先順位の設定など、細かい作業が残っているときに便利です。
③自動保存
アナログよりもデータの保存がしやすいデジタルですが、損失やデータ削除のリスクがなくなるわけではありません。
また、データを保存しないまま終えてしまうと、データは一切残りません。
Googleスプレッドシートであれば、自動保存の機能があるため確実にデータは残ります。
また、GoogleスプレッドシートはGoogleが管理するデータのため、データ削除のリスクはほぼないといっていいでしょう。
ガントチャートはプロジェクトにとって、柱ともいえる資料です。
Googleスプレッドシートで作成すれば、データの未保存や削除のリスクは避けられます。
Googleスプレッドシートでガントチャートを作る3つのステップ
ガントチャートはプロジェクト管理には欠かせない資料です。
ガントチャートの作成経験やスキルは、ビジネスマンとしての市場価値にプラスに働きます。
ステップ①担当者・タスクの洗い出しと設定
Googleスプレッドシートでガントチャートを作るには、まずタスクの洗い出しが必要です。
タスクの洗い出しはプロジェクトを完了するために、必要なことは何かという目線で洗い出すとよいでしょう。
いきなり細かなタスクを洗い出すのは大変な作業です。
まずは大きなタスクから洗い出して、徐々に細分化するのをおすすめします。
例えば、カレー作りというプロジェクトがあると仮定します。
カレー作りの場合には野菜を切るや食器を用意するといった具合に、大きなタスクから洗い出しましょう。
次は担当者の設定です。
洗い出したタスクを実行するために担当者を設定します。
各担当者には経験や知識にバラツキがあるため、担当者に応じたタスクを設定しましょう。
誰でもこなせそうなタスクであれば、考慮はいりませんが、タスクと担当者のミスマッチは生産性に大きな影響を及ぼします。
タスクを洗い出して、担当者を設定すれば、ステップ1は完了です。
ステップ②タスクの開始日と終了日を設定
タスクの洗い出しと担当者の設定ができたら、次はタスクの見積もりです。
各タスクにどれだけの時間が必要かを見積もれば、プロジェクトにどれだけの時間がかかるかわかります。
タスクの見積もりができたら、優先順位にそってタスクに開始日と終了日を設定します。
これでガントチャートはおおよそ完成です。
ステップ③ガントチャートバーの設置
ガントチャート完成に向けた最後のステップは、ガントチャートバーの設定です。
ガントチャートバーは、各タスクを完了するのに必要な期間がひと目でわかるため、欠かせない要素です。
バーの設置にあわせて、各タスクに要する日数も表示しておくとよいでしょう。
ガントチャートバーとセットにすることで、より視覚的にわかりやすい資料になります。
Googleのサービスなしでもより効率的にできるガントチャート作成
しかし、いつでもGoogleのサービスが使えるとは限りません。
この章ではGoogleのサービスを使わずとも、より効率的にガントチャートを作成するポイントを3つ紹介します。
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①フォーマットの導入
比較的、簡単に作れるガントチャートですが、最初から毎回作っていてはかなりの労力がかかります。
より効率的にガントチャートを作成するには、フォーマットの導入も1つのアイデアです。
フォーマット自体の作成は手間がかかる作業ですが、一度作っておけば今後のガントチャート作成が楽になるでしょう。
②関数の導入
関数の使用も効率的なガントチャート作成に役立ちます。
ガントチャートでいえば、曜日の入力作業は欠かせません。
しかし、曜日の入力は、想像以上に骨の折れる作業です。
そんなときに有効なのが、関数です。
関数を使用すれば、自動で曜日を算出してくれるため、いちいち入力する必要がなくなります。
ガントチャートに日付や期間を毎回入力していては、大変です。
入力回数に比例して、入力ミスは増加します。
関数の作成も手間となる作業ですが、一度作ってしまえば、後々のガントチャート作成が楽になるでしょう。
③ツールの導入
専門的な内容は、専門家に任せるのが一番です。
ガントチャート作成に関しても、専門的なツールに任せましょう。
また、ガントチャートはあくまでスケジュール管理の手段です。
本業に集中するためにも、専門ツールに任せた方が効率的でしょう。
専門ツールであれば、より速くガントチャート作成が可能です。
ガントチャートを作るのであればLychee Redmineがおすすめ
ガントチャートを作成できるツールは数多くありますが、重要なのは操作性ではないでしょうか。
操作を覚えるのに時間がかかる、もしくは操作が難しいツールは、肝心な業務に支障をきたします。
数あるツールの中から優れた操作性という面でピックアップすると、Lychee Redmineがおすすめです。
また、Lychee Redmineは操作性だけでなく、プロジェクト管理に必要な数多くの機能を有しているツールでもあります。
この章ではLychee Redmineでガントチャートを作るメリットを3つ紹介します。
担当者やタスク、ガントチャートバーの設定が簡単
ガントチャートの作成で一番時間がかかる作業は、担当者やタスクの作成・設定、ガントチャートバーの配置です。
Lychee Redmineはタスクの作成からガントチャートバーの配置まで簡単におこなえます。
担当者やタスクは画面左の欄にタイトルを入力すれば素早く作成できます。
タスクごとにグループ化や依存関係の設定ができ、ガントチャートバーはドラッグして自由自在に動かせる上、工数をもとに自動で設置することも可能です。
それぞれ直感的な操作でできるため、利用が初めてでもノンストレスで導入できるでしょう。
ツールはどうも苦手という方も、Lychee Redmineならスムーズに運用が可能です。
以下の動画でもLycheeガントチャートを紹介していますので、ぜひご覧になってください。
各タスクの関連がわかるのでスムーズな流れが生まれる
タスクには単独で完了するものもあれば、関連したタスクもあります。
アナログで作成したガントチャートでは、各タスクのつながりは把握しにくいでしょう。
Lychee Redmineでは各タスク同士の関連性がわかるので、スムーズな流れが生まれます。
例えば、前工程が終わらないと取り組めないタスクがあるとします。
Lychee Redmineでは前工程の状況がわかるので、次にどのタスクに取り組むべきかが一目瞭然です。
前工程が遅れているのであれば、別のタスクに取り掛かるなど柔軟な対応ができるでしょう。
カンバンやリソース管理をはじめとしたコラボレーション
ガントチャートはプロジェクトの要ともいえる機能です。
しかし、より的確にプロジェクト管理をしたいのであれば、他にも必要な機能があります。
例えば、タスク管理ができるカンバンや人員の稼働を管理できるリソース管理などです。
Lychee Redmineには、カンバンやリソース管理などプロジェクト管理に必要な数多くの機能が備わっています。
Lychee Redmineはまさに統合的なプロジェクト管理ツールといえるでしょう。
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ツールを使用して効率的なガントチャートの作成を
Googleスプレッドシートを利用すれば、無料でガントチャート作成できる以外にも多くのメリットがあります。
Googleスプレッドシートでガントチャートを作るのに必要なステップは3つです。
- 担当者・タスクの洗い出しと設定
- タスクの開始日と終了日を設定
- ガントチャートバーの設置
ガントチャートの作成には、優れた操作性を持つLychee Redmineがおすすめです。
Lychee Redmineを使えば、初めてツールを扱う方でも簡単にガントチャートの作成ができます。
ガントチャート機能は有料プランで利用することができ、30日間の無料トライアル期間も用意されているのでまずはお試ししてみてはいかがでしょうか。
ぜひ操作性や使い勝手を実際に体験してみましょう。
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