【管理者必見】チームのスケジュール管理のコツとツールを紹介

「チームのスケジュール管理がうまくできないな。何かコツってあるのかな」
「ウチのチームはスケジュール管理が、わりとできている。でもまだ改善の余地があるから、おすすめのツールがあれば知りたい」

近年はリモートワークの普及により、働く場所が問われなくなりました。

働く側にとっては大きなメリットですが、プロジェクトを管理する側にとってはこれまで以上に負担が増えています。
具体的には、チームのスケジュール管理で負担が増えています。

文化も経歴も異なる外部メンバーが、プロジェクトにアサインすることがあるため、スケジュール管理の難易度は跳ね上がりました。

今回はチームのスケジュール管理をうまくおこなうコツを解説。
チームのスケジュール管理をおこなうメリットやおすすめツールも紹介します。

この記事を参考にし、チームのスケジュール管理を効果的におこないましょう。

チームのスケジュール管理は「リスク管理に欠かせない行為」

チームのスケジュール管理を一言で表すと、リスク管理そのものです。

チームのスケジュールを管理する理由は、プロジェクトを滞りなく完了するためです。
各メンバーが、自分のスピードで作業していては、終わるものも終わりません。

プロジェクトを滞りなく完了するためには、各作業を一定のペースで進める必要があります。
一定のスピードでプロジェクトを進めるために、スケジュールの作成と進捗を管理しましょう。

チームのスケジュール管理は、まさにプロジェクト失敗のリスクを避ける行為そのものです。

チームのスケジュール管理はリスク回避だけでなく、他のメリットももたらします。
この章ではチームのスケジュールを管理する過程で生まれるメリットも3つ紹介します。

メリット①チーム内でお互いの進捗状況が把握できる

チームのスケジュールを管理するメリットその1は、チーム内の進捗が把握できる点です。

チームのメンバー間で、お互いの進捗状況がわかれば、助け合いが生まれやすくなります。

チーム内に進捗の遅れているメンバーがいれば、気になってしまうのが人間の心理です。
誰の指示がなくとも、困っている点をサポートするなど助け合いが生まれる可能性があります。

またスケジュールの管理者から、メンバーに進捗が遅れているメンバーをサポートするように指示があったとします。
指示を受けた側もお互いの進捗状況が把握できていれば、納得してサポートに入れるでしょう。

進捗に遅れが発生しているときに大事なのが、いかに周囲がカバーできるかです。

新たに人的リソースを投入できれば、確かに問題は解決します。
ですが、現実的に新しいリソースを投入するには、難しいケースがほとんどでしょう。

メリット②コミュニケーションが活発になる

チームのスケジュールを管理するメリットその2は、コミュニケーションが活発になる点です。

お互いの進捗状況がわかれば、コミュニケーションが生まれるきっかけになります。
例えば、同じチーム内に進捗が遅れているメンバーがいるとします。

個人の性格にもよりますが、進捗の遅れが何から来ているのか、気になってしまう人もいるでしょう。

自身のスケジュールが順調に進んでいる場合は、特に気になるはずです。
もしかするとサポートのために、コミュニケーションを取るメンバーも現れるでしょう。

進捗の遅れとなる問題もコミュニケーションがきっかけで、解決する可能性は十分にあります。

例えば、以前に同じような問題を解決した経験があるケースです。
他にも問題の解決に役立つ人物やサイトを紹介できる可能性もあるでしょう。

一人では問題を解決できなくとも、チームで取り組めば解決できるかもしれません。

チーム内のコミュニケーションを活発にするには、お互いに関心を持つ必要があります。

所属企業や文化などバックボーンの異なるメンバー間で、共通の関心を持つのは難しいはずです。

しかし、プロジェクトの進捗状況という共通の関心事であればどうでしょうか。
コミュニケーションのきっかけになるのは、間違いありません。

チーム内のコミュニケーションは、お互いの助け合いにつながります。
逆をいうと、コミュニケーションがないチームは瓦解しやすいため、プロジェクトのリスクは高まるでしょう。

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メリット③生産性が向上する

チームのスケジュールを管理するメリットその3は、生産性の向上です。

チームのスケジュールを誰かが一手に引き受ければ、各メンバーがチームのスケジュール管理に気を取られることはなくなります。

選択と集中は生産性を向上させるためには欠かせないキーワードです。
本来の業務だけに集中できれば、おのずと生産性は向上するでしょう。

チームのスケジュールを管理する上でのポイント3選

この章ではチームのスケジュール管理をより確実におこなうポイントを3つ紹介します。

紹介するポイントは、どれも難しいテクニックではありません。
どのポイントから取り組んでも効果はあります。
まずは、はじめやすいポイントから取り組んでみましょう。

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①各タスクの作業時間を把握

より正確なスケジュールを作成するためには、各タスクの作業時間を把握しましょう。
なぜなら、各タスクに必要な作業時間の積み上げが、プロジェクト全体に必要な期間になるからです。

大きなくくりで見積もりをおこなうと、確かに見積もりはしやすくなります。

各タスクと大きなくくりでの見積もり。
どちらがより正確な見積もりになるかはいうまでもないでしょう。大きなくくりから各タスクに細分化して洗い出しをした上で見積もりを行っていきましょう。

関連記事はこちら>>WBSとは？使いこなすための基礎知識を紹介

各タスクの作業時間を把握するには2通りの方法があります。

1つ目は過去実績からの参照です。
過去に類似したタスクを実施している場合には、実施時間を参照するとよいでしょう。
しかし、作業者のスキルや経験値があまりにも高すぎる、もしくは低すぎる場合には参考にならないので要注意です。

2つ目は実際に実施してみることです。
実際に対象のタスクに取り組んでみれば、必要な時間をおおよそ掴めるでしょう。
タスクをすべて終わらせなくとも、取っ掛かりだけでも取り組めば、イメージは掴めます。

未知のタスクに取り組む場合には、実際に取り組む方法がおすすめです。
スケジュール作成の際には、2つの方法を実施することでより正確な見積もりをおこないましょう。

②優先順位の設定

チームのスケジュールを管理するポイントその2は、各タスクへの優先順位の設定です。

各タスクの洗い出し後に、必ず優先順位を設定しましょう。

なぜなら、タスクの取り組むべき順番が適切ではないと、プロジェクトの進行に大きな影響を及ぼすからです。
他の作業に影響があるタスクや難易度の高いタスクは優先順位を高めに設定します。

またタスクの優先順位は、プロジェクトが動き出してからもチェックしましょう。
例えば、プロジェクト開始後に外部システムと連携したテストがあると判明したとします。

自チームが開発しているシステムに問題がなくとも、外部システムが絡んだ瞬間に仕様が変わってしまうケースは少なくありません。

仕様変更が想定できる場合には早めの対応できるように、外部システムが絡む部分は優先順位をあげて取り組みましょう。

③ツールの導入

チームのスケジュール管理をおこなう方の中には、プレイングマネージャーとして活躍している方も多いのではないでしょうか。

ただでさえ責任の重いタスクを背負っているのに、チームのスケジュール管理までおこなうのは負担が大きいといわざるを得ません。

仕事が終わらないときは誰かにお願いするように、チームのスケジュール管理もツールに頼るとよいでしょう。

チームのスケジュール管理は決して簡単な作業ではありません。
スケジュール管理ができる専門ツールに任せた方が、自身だけでスケジュールを管理するより、はるかに効率的でしょう。

チームのスケジュール管理ならLychee Redmineがおすすめ

チームのスケジュール管理を効率的におこなうには、ツールの活用がおすすめです。

スケジュール管理ができるツールの中で、おすすめなのがこれから紹介するLychee Redmine。
この章ではLychee Redmineでチームのスケジュールを管理するメリットを3つ紹介します。

スケジュール管理がしやすいガントチャートが使える

スケジュール管理の手法でおすすめなのが、ガントチャートです。

Lychee Redmineではスケジュール管理の手法に、ガントチャートを採用しています。
ガントチャートの最大の特徴は、取り組むべきタスクと必要な時間がひと目でわかる点です。

まさにタスクを実行する側の人間に、優しい手法ともいえるでしょう。
またガントチャートはタスクの実施順の入れ替えも簡単にできるので、管理者にも優しい手法です。

優れた操作性でスケジュール管理ができる

ツールを扱う上でみなさんはどこを重視するでしょうか。
値段や使用可能なユーザー数、ツール同士の連携面などさまざまな観点があります。

多くの選定ポイントがある中で、操作性もツールを扱う上では大事なポイントではないでしょうか。

Lychee Redmineが持つ強みの一つとして、優れた操作性があげられます。
難しい操作いらずで、直感的な操作でチームのスケジュール管理がおこなえます。

Microsoft Excelを扱える方であれば、Lychee Redmineも問題なく扱えるでしょう。
初めてツールを扱う方、ツールを苦手とする方にもLychee Redmineは大変おすすめです。

他機能との連携でよりリアルなスケジュール管理ができる

ガントチャートを使えば、チームのスケジュール管理す上では十分といえます。
取り組むべきタスクやタスク完了に必要な日数などがすぐにわかるからです。

しかし、各メンバーが現在取り組んでいるタスクをすぐに確認できるツールがあれば便利だと思いませんか。
ガントチャートでも確認はできますが、カンバンのようにタスクへ焦点を絞った機能であれば、確認は簡単です。

Lychee Redmineではカンバンを含めた他の機能との連携で、よりリアルにスケジュール管理が実現できる統合的なプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理に必要なあらゆる機能が、Lychee Redmineには搭載されています。

ツールを活用して、チームのスケジュール管理を効率的に

今回はチームのスケジュールを管理するコツとおすすめツールを紹介しました。

チームのスケジュール管理を一言で表すと、リスク管理です。
プロジェクトを滞りなく終わらせるために、チームのスケジュールを管理します。

チームのスケジュールを管理する上でポイントは、以下の3つです。
・各タスクの作業時間を把握
・優先順位の設定
・ツールの導入

チームのスケジュールを管理するツールには、Lychee Redmineがおすすめです。
Lychee Redmineではガントチャートを採用しており、ガントチャートの作成・変更が簡単におこなえます。

基本的な機能はフリープランでも利用可能です。
ぜひチームのスケジュール管理にLychee Redmineを試してみてください。