プロジェクト管理に役立つWBSですが、その意味や作成手順はご存じでしょうか。

「IT未経験でWBSが何なのか、さっぱりわからない」
「時間のかかるWBS作成の効率を上げたい」

上記のように考えている方に向けて、WBSに関する基本事項を解説します。

WBSと組み合わせることで生産性の上がるツールについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

そもそもWBSとは

そもそもWBSとは何を表すのか、定義や意義について確認しておきましょう。

作業分解構成図を意味する「WBS」

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、日本語では「作業分解構成図」といいます。
プロジェクト管理に用いられるツールで、業務の遂行に必要な作業を分解して構造化することで、作業の効率を上げるための図です。

例えば、「カレーライス」を作るとしましょう。
その際に必要な作業は大きく分けると以下の4つです。

  • 材料の調達
  • 下ごしらえ
  • 調理
  • 盛り付け

くわえて、「材料の調達」には下記のように多くの食材を用意しなければいけません。

  • カレールー
  • ライス
  • 牛肉
  • にんじん
  • たまねぎ など

「下ごしらえ」や「調理」などの他のタスクも細かい作業に分解すると、さらに多くのタスクが構造化されます。
WBSでは、あらかじめタスクをすべて洗い出し細分化・構造化することで、プロジェクトの全体像を可視化させます。

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プロジェクトの全体像を把握するために必要なWBS

プロジェクトの全体像を把握し、対応の漏れを防ぐ目的がWBSにはあります。

もしWBSを作成せずにプロジェクトにとりかかると、どうなるでしょうか。
見落としていたタスクが発覚したことで納期に遅れたり、品質が低下したりといった事態を引き起こすかもしれません。

半世紀以上の歴史をもつWBSは、大小を問わず多くのプロジェクトにおけるタスクを明確にしてきました。
WBSを作成することは、プロジェクトを堅実に進めるために必要なさまざまなメリットがあります。

WBSのメリット

プロジェクトにおいてWBSを作成するメリットを解説します。

タスクが明確になる

WBSを作成すればタスクは明確になります。
本格的にプロジェクトを始動させる前段階で、必要なタスクのすべてを洗い出すからです。

さらに、抽出された作業は階層構造になっています。
構造化によってタスクの漏れが防げるだけでなく、作業の具体性は増していきます。

何をやるべきか最初に判明していれば、後は一つひとつの作業をこなしていくだけですよね。
プロジェクトにかかわらず、WBSを作成して「やるべきこと」をはっきりさせましょう。

役割分担ができる

WBSによって整理されたタスクには、担当者を割り振ります。
すべての作業が洗い出されているため、負担が偏らないように役割分担ができますね。

ポイントは、同じ階層・グループにあるものを、なるべく少人数で担当するということです。
並列になっている類似したタスクを大人数で分けてしまうと、効率が悪くなります。

スケジュール管理ができる

スケジュール管理に関しても、WBSは役立ちます。

なぜなら、タスクが細分化されていることで、それぞれの作業にかかるリソースがわかりやすくなるからです。

WBSにくわえて、ガントチャートのようなスケジュール管理ツールを併用すれば、より詳細に計画を立てることもできます。
プロジェクトを計画通りに進行させるには、WBSで作業を整理するといいでしょう。

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チーム内に共通認識が生まれる

WBSを作成しチーム全体で共有していれば、メンバー全員が作業の全貌を把握できます。
チーム内に共通の認識が生まれることで、同じ方向性でプロジェクトを進められます。

タスクの明確化によりプロジェクトの目的を統一しチームに一体感を生むためにも、WBSの作成はおすすめです。

各作業の関係性がわかる

WBSによって構造化されたタスクは、それぞれの関係性がわかりやすくなります。

並行可能な業務はもちろんですが「このタスクが終わらないと、こっちの作業は進められないな」ということもわかるため、優先順位も明確になります。

WBSによってタスクの前後関係をはっきりさせると、作業効率が上がりますよ。

WBSのデメリット

WBSにはメリットだけでなく、デメリットもあります。
確認しておきましょう。

作成に時間を要する

WBSを作成するには、それなりの時間が必要です。

特に大規模プロジェクトでは、すべてのタスクを細分化すると膨大な量になるため時間がかかります。
タスクの洗い出し不足やトラブルにより、新たな作業が生まれることも珍しくありません。
計画に変更が生じる度にWBSを更新しなければならず、手間がかかります。

またWBSが完成しなければ、プロジェクトを進行させることはできません。
ひな形を作ったり、プロジェクト管理ツールを活用したりして効率をよくし、WBSの早期完成を目指しましょう。

プロジェクト後半の作業を予測しにくい

プロジェクト初期のタスクは想定しやすいのですが、後半の作業になればなるほど、どのような業務が必要になるか予測しにくいものです。

特に、クライアントがイメージする成果物が抽象的な場合や、初めて取り組む要素の多いプロジェクトは要注意です。
情報不足から、タスクをすべて想定することは難しくなります。

不明確なタスクがある場合には、無理に作業を細分化しないことが大切です。
プロジェクト進行中に少しずつ、タスクを洗い出しましょう。

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WBSを作成する4ステップ

WBSのメリットを最大限に活かし、デメリットをできる限り抑えるためにも、作成手順を学んでおきましょう。

ステップ1:タスクを洗い出す

まずは、プロジェクトに必要なすべてのタスクを洗い出しましょう。

作業の抽出が不十分だと、プロジェクトの進行に支障をきたします。
漏れのないように、どんなに細かい作業でも洗い出すことが大切です。

プロジェクトをフェーズごとに分けたり、中間目標となるマイルストーンをいくつか設定したりすると、作業を細分化しやすいですよ。

ステップ2:作業の順序を決める

すべてのタスクが判明したら、順序を決めます。

タスク間の関係性を意識しながら検討しましょう。
例えば、「カレーライス」を作るというプロジェクトがあったとします。
「下ごしらえ」や「調理」といった作業は、「材料の調達」の後でないとおこなえませんよね。
優先度合いや前後関係に注意して、順番を考えましょう。

ステップ3:タスクを構造化する

タスクを洗い出した段階である程度、階層構造になっているかもしれませんが、改めて分解した作業を構造化しましょう。

構造化するとは同じレベルの作業をまとめ、その下にさらに細かな同程度のタスクを並べることです。
つまり、親となるタスクの下に、親要素の達成に必要な子要素を並べることになります。

子要素のすべてをあわせると、親要素が満たされるかどうかを意識しながら構造化しましょう。

ステップ4:担当者を決める

最後に、どの作業を誰がおこなうのかを決めます。

基本的には、ひとつのタスクにひとりの担当者を割り当てます。
責任の所在を明らかにするためです。

各プロジェクトメンバーの能力を考慮して、適材適所に担当を配置しましょう。

WBS作成のコツ

WBSを効率よく、かつ丁寧に作成するにはコツがあります。
順に確認しましょう。

プロジェクトの目的を意識する

WBSの作成時はタスクを洗い出す前に、プロジェクトの目的を再確認しましょう。

なぜなら、作業の細分化に欠かせないマイルストーンや大きなタスクの洗い出しは、プロジェクトの目的をもとにおこなうからです。

どこに向かってスタートすればいいかわからなければ、作業を分解しようがありませんよね、
プロジェクトのゴールを明確にしたうえで、WBSを作成しましょう。

すべての作業を洗い出せているか複数人で確認する

WBSの作成は、管理者ひとりではおこなわないようにしましょう。

WBSの目的はタスクの漏れを防ぐことです。
しかし、大規模プロジェクトではひとりですべての作業を洗い出し、WBSを作成することは困難です。

見落としのないように複数人で確認しながら、すべての作業を抽出しましょう。

WBSの作成メンバーは、役割の異なる人員でおこなうと多角的な視点でチェックできます。
また、WBS完成後にも個々の担当者に確認を依頼すると、より漏れが少なくなりますよ。

プロジェクト管理ツールを利用する

プロジェクト管理ツールを活用すれば、WBSの作成効率やスケジュール管理の精度は高まります。

プロジェクト管理ツールには、タスクの洗い出しを補助するものやWBSによって分解した作業をスケジュールに落とし込める機能が備わっているからです。

「大規模なプロジェクトでスケジュール管理が大変」
「WBSを最大限活用したい」

上記のように考えている場合は、プロジェクト管理ツールを導入してはいかがでしょうか。

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WBSの効果を高める手法3選

WBSとあわせて使うと生産性が上がるプロジェクト管理の手法を3つ紹介します。

①チケット関連図

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チケット関連図はプロジェクト管理ツールである「Lychee Redmine」で利用できます。

保守・点検の強化を目的としており、タスクの親要素と子要素のつながりを画面上にすべて表示することで、WBSの見落としを防いでくれます。

PDF出力も可能なため、複数人が大きな紙で確認する場合にも便利です。

Lychee Redmineの有料プランには他にも、ガントチャートやカンバンといったプロジェクト管理に役立つ機能が搭載されています。
興味のある方は、無料のフリープランから体験してみてはいかがでしょうか。

②ガントチャート

WBSの作成後、ガントチャートを利用すればプロジェクトをより管理しやすくなります。

ガントチャートは、プロジェクトの進捗管理に効果的な表です。

WBSによって洗い出したタスクや決めた担当者をガントチャートに当てはめ、期限を設定すればスケジュール管理も同時におこなえます。

WBSを作成した後は、ぜひガントチャートも使ってください。

③マインドマップ

WBSの作成時、タスクの洗い出しにはマインドマップが有効です。

マインドマップは思考を整理するための手法です。
大きなテーマを中心にして関連する要素を周りに配置することで、考えを整理します。

マインドマップはアプリをダウンロードして使ってもいいですが、紙とペンさえあればすぐに実践可能です。
タスクの抽出にいき詰まった際には、マインドマップを利用してはいかがでしょうか。

WBSを有効活用してプロジェクトを成功させよう

作業分解構成図であるWBSはプロジェクトのタスクをすべて洗い出すことで、作業の見落としを防ぎます。

タスクが明確になったりスケジュール管理ができたりと、多くのメリットがあります。
しかし、WBSの運用には時間がかかるというデメリットも。

WBSをうまく活用するには、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

プロジェクト管理ツールの中でも「Lychee Redmine」の有料プランであれば、WBSの効果を高めるチケット関連図やガントチャートといった機能があります。

WBSを扱う場合は、ぜひLychee Redmineの導入も検討してみましょう。

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