スケジュール管理のコツは？効率的な管理方法とおすすめツールを紹介

「スケジュール管理をうまくやるコツがあれば、知りたいな」
「効率的なスケジュール管理にはツールが欠かせないはず。おすすめのツールを教えて欲しい」

かつてはキャパシティーの都合から、現場で働ける人数に限りがあったので、スケジュール管理に力を割く必要ありませんでした。
しかし、近年はテクノロジーが発達したことで、あらゆる場所からプロジェクトにアサインができます。

アサインできる人数が増えた結果、スケジュール管理の難易度は比べ物にならないくらい難しくなりました。
プロジェクト管理者は、より上手にスケジュール管理する必要性があります。

今回はより上手にスケジュール管理をおこなうコツを解説。
効率的なスケジュール管理を実現する手法やおすすめのツールも紹介します。

この記事を参考にし、効率的なスケジュール管理を実現しましょう。

スケジュール管理の3つの手法

この章では、スケジュール管理に使われる代表的な手法を3つ紹介します。

それぞれ明確な特徴やメリットを持ち合わせています。
上手に使い分けることで、より効率的なスケジュール管理を目指しましょう。

関連記事はこちら>>進捗管理とは？プロジェクトの作業効率化させるための方法を徹底解説

①ガントチャート

スケジュール管理の代表的な手法の１つめは、ガントチャートです。

数多くの現場でガントチャートが用いられる理由は、作成や変更がしやすいからです。
ガントチャートは縦軸にタスクとタスク実行者、横軸に日付というシンプルな構造をしています。

タスクの順番を入れ替えたり、実行者に割り当てるタスクを変えたりするだけで簡単にスケジュールの組み換えができます。

プロジェクト管理の肝ともいえるスケジュール管理は、プロジェクト管理者にとって一番の力の入れどころです。
さまざまなケースを考慮して、スケジュールを練り上げます。

またプロジェクトの進行中に発生するカットインのタスクに対応するため、スケジュールを組み替えていく必要も。
ガントチャートはスケジュールの作成や変更がしやすいというメリットがあるため、多くのプロジェクトで活用されています。

②WBS

スケジュール管理の代表的な手法の２つめは、WBSです。

Work Breakdown Structureの略であるWBSは日本語にすると、作業分解構造図です。
WBSは文字どおり、各作業やタスクを細かく分解する手法になります。

WBSは単独でスケジュール管理に使うよりは、他のスケジュール管理の手法と組み合わせて使うことが一般的です。

例えば、ガントチャートを作成するためには、各タスクを洗い出す必要があります。
タスクを洗い出す際の手法として、WBSが用いられます。

③カレンダー

スケジュール管理の代表的な手法の３つめは、カレンダーです。

普段の生活で使っているカレンダーも、スケジュール管理の立派な手法です。
プロジェクトのマイルストーンや締切日をカレンダーが書いておけば、より身近な形でスケジュールの確認が取れます。

締切日までの日数を指折りで数えられるのも、カレンダーを使うメリットです。

またカレンダーでのスケジュール管理であれば、難しいスキルや知識も必要ありません。
ITスキルの高くない人でもスケジュールの確認ができます。

しかしカレンダーでは、進捗率の入力や担当者の割り振りをうまく確認できません。
カレンダーはガントチャートなど他の手法と組み合わせて使うとよいでしょう。

スケジュール管理にアプリが有効な3つの理由

この章では、スケジュール管理にアプリが有効な理由を3つ紹介します。

スケジュール管理は本来、アナログ・デジタルのどちらでも管理ができます。
アナログにはアナログのよさがある一方、デジタルにしかない明確なメリットがあるのも事実です。

アプリでスケジュール管理するメリットを理解して、アプリでのスケジュール管理に生かしましょう。

関連記事はこちら>>プロジェクトをうまく進行させよう。スケジュール管理におすすめのツールをご紹介！

①プロジェクト全体の進捗が見える

スケジュール管理にアプリが有効な理由その1は、プロジェクト全体が見える点です。

スケジュール管理していると、さまざまな角度からプロジェクトを確認するケースがあります。

わかりやすい例でいえば、デイリーやウィークリーといったミクロな視点での進捗確認でしょう。
また半年先や1年後に、プロジェクトがどこまで進んでいる必要があるのかといったマクロな視点も。

アプリでスケジュール管理している場合、集計する期間を変えるだけでミクロ・マクロの視点を簡単に切り替えられます。
アナログなスケジュール管理は、パッとした状況の確認はしやすい反面、ミクロ・マクロといった視点の切り替えには向いていません。

プロジェクトの細かい進捗をチェックしたり、全体を見渡したかったりする場合には、アプリによるスケジュール管理がおすすめです。

②日々のデータ入力・分析の効率化

スケジュール管理にアプリが有効な理由その2は、データ入力・分析の効率化ができる点です。

スケジュール管理の基本は毎日、入力する進捗率にあります。
各担当者が入力した進捗率を見て、プロジェクト管理者がアクションを起こします。

アナログ的なスケジュール管理の場合、まず進捗率の手入力に時間がかかるのが問題です。
デイリーで見ればわずかな時間ですが、積み重なると大きなタイムロスです。
また手入力なので、進捗率の間違いはどうしても発生するでしょう。

アプリによるスケジュール管理であれば、進捗率の入力はグッと楽になります。
また間違いが発生しても、システムによるチェックがあるため、入力ミスが大きく減ります。
さらに進捗率の分析もアプリであれば、ボタン1つでチェックが可能です。

③メンバー間の状況が共有しやすい

スケジュール管理にアプリが有効な理由その3は、メンバー間の状況が共有しやすい点です。

アプリによるスケジュール管理では、全体のスケジュールがみえるため、自分やチームメンバーの状況が確認できます。
チームの状況が見えることは、メンバー間の意識にもよい影響を与えます。

例えば、作業のカバーなどです。
メンバーの進捗が遅れているとわかれば、自分がカバーに回るなどアクションが起こせます。
反対に進捗が進んでいるメンバーがわかれば、作業のヘルプをお願いすることも可能です。

プロジェクト全体のスケジュールが見やすいからこそ、助け合いの精神が生まれます。
お互いの進捗率がわかるだけで、働きやすい現場となるのです。

アプリでスケジュール管理するならLychee Redmineがおすすめ

近年、ビジネスは物凄いスピードで進むようになりました。
働く私たちも速いスピードに合わせるため、効率的に働くことを求められています。

効率的にスケジュール管理をおこないたいのであれば、アプリでの管理がおすすめです。
効率性を求めるのであれば、操作性に優れているLychee Redmineがよいでしょう。
Lychee Redmineはスケジュール管理の他にも、数多くの機能を兼ね備えている総合的なツールです。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

①ガントチャートを利用したスケジュール管理

Lychee Redmineではガントチャートを使ったスケジュール管理が可能です。

縦軸にタスクと担当者、横軸に日付というシンプルな作りをしているため、ガントチャートは作成しやすいスケジュール管理の手法です。

ただでさえ作りやすいガントチャート、Lychee Redmineを使えばもっと簡単に作れます。
直感的な操作でLychee Redmineを扱えるため、少しでもパソコンに触れたことがある方なら、難なく操作できるでしょう。

②カンバンを利用したタスク管理

Lychee Redmineではタスク管理にカンバンを利用しています。

作業の視覚化に優れているカンバンは、忙しい現場ではおすすめのタスク管理の手法です。
誰がどのタスクを担当し、またタスクのステータスが一目瞭然になります。
作業の重複や未着手を防げるため、確実なプロジェクト管理が実現します。

Lychee Redmineでは、カンバン機能とガントチャート機能が連携しているため、さらに進んだスケジュール管理が可能です。
タスクの進捗具合がガントチャートに反映されるため、ガントチャートでリアルタイムの進捗を確認できます。

③リソース管理を利用した稼働状況の管理

スケジュール管理やタスク管理もさることながら、現代のプロジェクト管理者は働き方にも気を配る必要があります。
特に現場での過重労働や偏ったタスク配置は、問題の種火になりかねません。

Lychee Redmineではリソース管理機能を兼ね備えているため、メンバーの稼働率を管理できます。
各メンバーが同じように稼働するようリソース管理での分析を通じて、設定が可能です。

プロジェクトを進行する効率性にも気を配りつつ、働き方にも気を配りましょう。

アプリを利用したスケジュール管理で効率的な管理を

今回は上手にスケジュール管理をおこなうコツを紹介しました。
スケジュール管理の手法として、代表的な手法は主に3つです。

• ガントチャート
• WBS
• カレンダー

より上手にスケジュール管理をおこなうためには、まずスケジュール管理をより効率化することが第一歩です。
効率化の方法として、おすすめの方法はツールを活用したスケジュール管理です。

Lychee Redmineではガントチャートでスケジュール管理ができます。
またLychee Redmineはタスク管理やリソース管理など、プロジェクト管理に必要な数多くの機能を兼ね備えています。

無料で使えるフリープランがあるので、お試しでツールを使いたい方には、ぜひおすすめです。
Lychee Redmineを活用して、上手にスケジュール管理をおこないましょう。