【生産性アップ】作業工程とは？管理方も詳しく解説

「作業工程について知りたい」
「作業工程の管理方法がわからない」

このような悩みはありませんか？

プロジェクトをはじめるには各作業の順番や時間を明確にする必要があります。
しかしこれまで作業工程を意識したことがなければ、何からはじめればいいのかわからないですよね。

そこで今回は、作業工程の詳細からメリット、管理方法について詳しく解説します。
作業工程を理解すると生産性の向上ができるので、ぜひ最後までご覧ください。

作業工程とは

作業工程とは、何らかの取り組みに必要な作業を段階ごとに細分化したものです。
例えば、物作りをする仕事であれば、各部品の加工や組み立てなどの工程を指します。

作業内容だけを細分化するのではなく、作業の順番や所要時間をもとにいつまでに何をすべきかを明確にすれば、高い効率性と品質を維持できます。

また、大きな作業でも細分化していけば正確な作業の見積もりを出せるので、現場の従業員にも適切な指示出しが可能です。
正しい順序でスムーズに作業をこなすためにも作業工程は欠かせないものとなっています。

合わせて読みたい

【初心者必見】プロジェクト計画書とは？詳細や作成方法を詳しく紹介

プロジェクトをはじめるために作成するプロジェクト計画書についてご存じですか？この記事では、プロジェクト計画書の詳細や記載項目、作成方法について詳しく紹介します。.....

作業工程の必要性

現場で作業工程が必要な理由は以下の通りです。

• 人員と設備の調整
• 生産期間の短縮
• トラブルへの対処
• 工程管理

生産現場において可動を続ける人員と設備の調整は必要不可欠なので、工程管理の調整が重要です。
適切な工程管理を行えば機械や人員の空き時間をなくせるため、生産を止めることなく稼働を続けられます。

続いて、機械や人員に問題が発生したとしても、作業工程をしていれば全体を可視化して早急に対処可能です。
最後に生産のために必要なものを把握できるようになるので、正確な数量で漏れなく利用できるようになります。

作業工程の進捗状況は細かくチェックする必要がありますが、継続的に取り組めば無駄をなくした作業工程を管理できます。

工程と行程の違い

工程と類似する言葉として行程があります。

それぞれの意味は以下の通りです。

工程	作業の順序
行程	作業のスケジュール

工程と行程は作業の進行において段取りを表す点が共通していますが、それぞれの役割は異なります。

熟語の意味として“工”は仕事や作業を指しているため、ビジネスでは工程が使われることが多いです。
一方で“行”はこれまでの距離や日数を指しているので、ビジネス以外でも使われています。

会議やミーティングで全体の認識を合わせるためにも、熟語の意味はしっかり理解しておきましょう。

作業工程を管理する3つのメリット

作業工程を管理するメリットは、以下の3つがあります。

1. 進行状況を可視化できる
2. 品質と生産性を向上させる
3. 在庫調整ができる

それでは順番に解説します。

1.進行状況を可視化できる

作業工程を管理すれば、全体の進行状況を一目で可視化できるようになります。
工程を可視化すれば問題点を早急に発見できるため、すぐに改善できます。

仮に作業工程において非効率な作業を削除できれば、人件費のコスト削減が可能です。

作業工程を管理するときは、全体が進行状況を一目で確認できるようにしなければいけません。
作業を進行していくなかで問題点をすぐに見つけられるのは作業工程の大きなメリットです。

2.品質と生産性を向上させる

作業工程を可視化して問題点を改善できれば、品質と生産性の向上が期待できます。
全体で工程管理できれば従業員が改善点を発見できるようになるため、現場の士気を高めてより生産性の向上につながります。

生産性を向上させれば安定した売り上げを作れ、従業員の残業も削減して人件費カットも可能です。
継続的な工程管理は必要となりますが、結果を考えると作業工程の管理を実施するメリットは大きくなります。

3.在庫調整ができる

生産を行う現場において、在庫管理は重要です。
在庫管理しなければどれくらい在庫があるのかわからなくなってしまうので、無駄に発注してしまう恐れがあります。

工程管理すれば生産に必要な量だけを調整できるため、無駄をなくしてコントロールしやすくなります。
在庫の売れ行きに合わせて調整できるようになるので、売り上げと発注費用のバランスを考えて対応可能です。

不要な在庫が出ないようにするのは大切なメリットです。

作業工程において重要なPDCAサイクル

PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Actサイクル）は、持続的な改善と品質管理のプロセスを管理するために重要なツールです。

特に現場での作業工程において、以下のような理由からPDCAサイクルが重要となります。

問題の特定と分析（Plan）	PDCAサイクルは、問題や課題を明確に特定し、それを解決するための計画を立てる段階から始まります。 現場での作業工程において、何が問題であるかを理解し、改善の方向性を設定することが不可欠です。
計画の実施（Do）	持続的な改善は計画を実行する段階で実現されます。 計画に基づいて行動を起こし、新しいプロセスや手法を試し、データを収集します。 この段階では、変更を導入し、その効果を確認します。
結果の評価（Check）	改善の効果を評価するためにデータと情報を収集し、分析します。 現場での作業工程において、品質や生産性の向上、コスト削減、安全性の向上などの改善を定量的に評価することが重要です。
改善策の実施（Act）	評価の結果をもとに、さらなる改善策を検討し、実施します。 PDCAサイクルは継続的なプロセスであるため、問題が解決されるまで繰り返されます。 改善策が成功した場合、これを標準プロセスに組み込むことで、持続的な品質向上を実現できます。

PDCAサイクルの重要性は、以下の点にあります。

問題の早期発見と修正	PDCAサイクルを適用することで、問題が発生した際にそれを早期に検出し、迅速に修正できます。 これにより、品質の向上とリソースの無駄を減少させます。
データに基づいた意思決定	PDCAサイクルはデータ収集と分析を重要視します。 データに基づいた意思決定を行うことで、客観的な情報をもとに最適な改善策を導き出せます。
持続的な改善文化の確立	PDCAサイクルは組織全体に持続的な改善文化を浸透させるのに役立ちます。 従業員は問題を特定し、解決策を提案し、プロセスを改善することに参加しやすくなります。

現場での作業工程でのPDCAサイクル適用は、効率性の向上、品質の向上、リスクの管理、コスト削減などの利点を享受できます。
したがって、PDCAサイクルは現場での作業プロセスの最適化において非常に重要なツールとなります。

品質の高い物作りを続けていくために、修正と実行を繰り返していきましょう。

作業工程の管理方法

作業工程を管理するには、以下のような方法があります。

• Microsoft Excel、Googleスプレッドシート
• 紙
• 工程管理ツール
• マニュアル作成・情報共有ツール

それぞれどのような管理ができるのかを順番に説明していきます。

Microsoft Excel、Googleスプレッドシート

Windowsパソコンに標準搭載されているMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートを使用して工程表を作成、管理できます。

豊富なテンプレートが用意されているため、必要に応じた工程表を簡単に作成可能です。
現場の従業員に工程表作成の経験がある人がいれば、一からオリジナルの工程表を作成することもできます。

GoogleスプレッドシートはGoogle Workspace MarketplaceからProjectSheet planningをインストールして「アドオン」からテンプレート化した作業工程表を作成できます。

ただし、工程表は自身で更新しなければいけないため、全体への共有を忘れないようにしなければいけません。
難しい演算子を使わずに、無料で作業工程表を作成したい企業におすすめです。

紙媒体

紙媒体でも作業工程表を作成できます。
こちらはMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートで作成した工程表を印刷したり、簡易的な手書きで作成したりする方法です。

印刷や配布が手間になってしまう点がデメリットですが、紙であればデータが消えても紛失することがないため安心です。

修正や共有が困難ではありますが、少人数規模であれば問題なく機能する方法となります。
そこまで大規模なプロジェクトではなく、少人数で工程管理したい企業におすすめです。

工程管理ツール

効率性を重視したいときは工程管理ツールを使用する方法があります。
工程管理ツールとは、タスクやスケジュール、コスト、リソースなど幅広い管理ができる専用ツールのことです。

工程表作成に特化したツールも豊富に存在しているため、多くの企業が導入しています。

工程管理をしたことがない人でも簡単に使いこなせるツールが多いので、現場に浸透すれば高い効果を期待できます。
無料ではじめられる工程管理ツールもあるので、手軽に管理したい企業におすすめです。

マニュアル作成ツール・情報共有ツール

マニュアル作成ツールや情報共有ツールでも作業工程の管理は可能です。
工程表を細かく作成することは困難ですが、作成した工程表を全体へ共有できます。

また、工程表に変更があった場合でも、通知機能や閲覧確認機能によってチェック漏れを防げます。
タスク管理やチェックリストなどの機能も搭載されていれば、作業工程の進捗状況も確認可能です。

アプリケーション対応していれば外出先でもスマートフォンから確認できるので、どのような場所でも手軽に扱えます。
現場の従業員全体の情報共有を重要視したい企業におすすめです。

合わせて読みたい

【2024年度版】おすすめのプロジェクト管理ツールを比較

プロジェクト管理ツールを比較しながら紹介。正しいプロジェクト管理ツールを選ぶことは、今後の業務効率を大きく左右します。記事を参考にしながら、自分の組織にあったプ.....

作業工程の管理にはLychee Redmineがおすすめ

ここまで作業工程について詳しく解説しました。
しかし、「作業工程の管理をはじめるのは難しそう」という悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。

これまで挑戦したことがない工程管理をはじめることに、少し抵抗を感じてしまうかもしれません。
そのようなときにおすすめのツールがLychee Redmineです。

Lychee Redmineは、業界不問で開発設計や経理部門でも使える日本企業向けプロジェクト管理ツールです。
作業工程の管理に必要なカンバンやプロジェクトレポート、CCPM、機械管理など豊富な機能があるため、ツールひとつで簡単に全体を管理できます。

また、初心者でも使いやすいように直感的な操作性を実現しているので、抵抗なく従業員全体へと浸透しやすいツールです。
「手間なく簡単に作業工程を管理したい」と考えている方は、ぜひLychee Redmineの導入を検討してみてください。

作業工程を管理してプロジェクトを進めましょう

作業工程の管理により作業の順番や所要時間を明確化し、高い効率性と品質を維持できるようになります。
機械や人員の進行状況も一目で可視化できるので、問題が発生したときでも早急に対処可能です。

作業工程の管理方法はプロジェクト内容に合わせて最適なものを選んでください。

当記事で紹介した作業工程の管理方法のなかで「どれを選べばいいのかわからない」という方は、誰でも簡単に扱えるLychee Redmineツールをおすすめします。

Lychee Redmineでは何人でも使えるフリープランが用意されているほか、有料プランも30日間は無料でお試しできます。
まずは、無料プランで機能を体感してみてはいかがでしょうか。

生産性をアップさせて快適に作業するためにも、作業工程を管理しましょう。