仕事効率化・生産性アップ 
「プロジェクトを進めるにあたって、タスク管理はどのように行うべきか」
「プロジェクトを進める上で、効果的にタスクを管理する方法やツールを知りたい」
プロジェクトはタスクの集合であるため、タスクの遅れはプロジェクトの遅れにつながり、結果として企業が掲げる目標への到達タイミングを遅らせます。そのため、プロジェクトを成功させるには、効果的なタスク管理が不可欠です。
とはいえ、プロジェクト単位でのタスク管理においては、十分な運用ができていない企業も少なくありません。さらに、タスク管理とプロジェクト管理の違いを正しく理解できていない方も見受けられます。
そこで、本記事ではプロジェクトにおけるタスク管理の定義や重要性を解説します。プロジェクトのタスク管理を効果的に行うポイントや、おすすめのツールもお伝えするので参考にしてみましょう。効果的なタスク管理を通じてプロジェクトを成功させたい方は、ぜひご一読ください。
プロジェクトにおけるタスク管理とは？
そもそもプロジェクトにおけるタスクとは、個々のメンバーに割り当てられる小さな単位の作業・業務のことです。例えば、「取引先に連絡を入れる」「企画書を提出する」「メールを返信する」「他部署と会議を行う」などがタスクに該当します。
プロジェクトでのタスク管理とは、プロジェクト達成に欠かせない作業を明確にし、それらに優先順位を付けて順序良く進めていくことです。
例を挙げると、次のような作業が該当します。
- 必要な業務を洗い出す
- タスクの中で何を先に実行するか優先順位を決定する
- 各タスクをチームメンバーに割り振る
- タスクが適切に進んでいるかを定期的にチェックする
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とよく混同される用語に、「プロジェクト管理」が挙げられます。プロジェクトにおけるタスク管理を適切に行うためにも、これら2つの言葉が持つ意味の違いを理解しておきましょう。
プロジェクト管理とは、企業・組織の目標を達成させるために進めるべきプロジェクトの管理です。これに対して、タスク管理とは、プロジェクトの中に含まれる個々のタスクの管理を意味します。
プロジェクト管理は、プロジェクトマネージャーが各メンバーの進捗状況を管理することで遂行されます。一方で、タスク管理は各メンバーが自身の裁量でタスクを管理していくのが一般的です。
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プロジェクトでタスク管理を行う重要性
タスクはプロジェクトを構成する要素であり、プロジェクトを進行させる上でタスク管理は重要です。タスク管理を適切に行うことで、業務をスケジュール通りにこなせるようになり、結果としてプロジェクトをスムーズに進行させられます。
また、マネージャーがプロジェクトの全体像を把握するためにも、タスク管理は重要です。昨今は多くの企業でテレワークが普及し、顔を合わせずにプロジェクトを進行させるチームも多く見られます。
こうしたケースで正しくタスク管理を行うことで、プロジェクトマネージャーは全体の進捗状況を把握でき、リソース配分の最適化や問題発生時の迅速な対応などが可能となります。
その他、メンバー間でお互いの作業進捗をチェックできるようになり、コミュニケーションの促進も期待できるでしょう。
プロジェクトにおけるタスクの優先順位の決め方
タスク管理を行う際は、まず取り掛かるタスクの優先順位を決定します。本章では、タスクに優先順位を付ける方法として以下の3つをご紹介します。
- 実施の要否で分ける
- 重要度と緊急度で分ける
- スケジュールに落とし込む
それぞれ順番に詳しく解説しますので、自社でプロジェクトを進行させる際のタスク管理にお役立てください。
実施の要否で分ける
まずは、プロジェクトに関係する全てのタスクを洗い出し、そのプロジェクトの中で「実施するもの」と「実施しないもの」に分けましょう。
人手と時間は限られており、実施できるタスクの量には限界があります。重要なタスクにリソースを集中させるには、実施するタスクを決める明確な基準が必要です。
タスク管理の基本は取捨選択であり、ここが最も重要なステップです。目標達成に向けてプロジェクトを効率的に進めるためには、手がけるタスクが本当に必要かどうかを素早く判断し、選び出すことが大切だと言えます。
重要度と緊急度で分ける
プロジェクトでのタスクを洗い出した後は、それぞれのタスクに重要度と緊急度を基に優先順位を付けます。タスクは次のように分類できます。
- 重要度と緊急度が、共に高いタスク
- 重要度は低いが、緊急度が高いタスク
- 重要度は高いが、緊急度が低いタスク
- 重要度と緊急度が、共に低いタスク
優先順位は、この分類に基づき1から4の順に付けましょう。1が最も優先度が高く、4が最も低くなります。通常は1、2、3、4の順でタスクをこなしますが、状況に応じて2と3の順番が入れ替わることもあります。
スケジュールに落とし込む
タスクの優先順位を決めて、各メンバーへの振り分けが済んだら、次はこれらをスケジュールに組み込んでください。
このときには、大きな枠組みから細かい枠組みへと進めていくのが効果的です。まず月間計画を立て、その後に週間、そして日間といった順序で細かく設定していきましょう。
これにより、プロジェクト全体の視点からタスクの量を調整しやすくなり、進行中に急な優先順位の高いタスクが追加されても柔軟な対応が可能になります。
プロジェクトでタスク管理を効果的に行うポイント
前章の内容を実践すれば、タスク管理の基本である優先順位の決定が可能です。ただし、プロジェクトにおいてタスク管理を効果的に行うためには、以下のようなコツを把握・実践することが求められます。
- なるべく細かくタスクを分ける
- スケジュールにゆとりを持たせる
- タスク管理ツールを導入する
それぞれのポイントを順番に詳しく解説しますので、自社で実践できるものから取り入れましょう。
なるべく細かくタスクを分ける
洗い出した作業をタスクとしてまとめる際は、なるべく細かく分割しましょう。
できるだけ細かく分割することで、一つひとつのタスクに取り掛かりやすくなり、業務の効率化につながります。その結果、それぞれのタスクを完了させる難易度が低下するでしょう。
また、タスクとして設定する際の件名は、ひと目ですぐに内容が理解できる件名にしましょう。作業の詳細が明確になり、工数や必要な時間を正確に把握できるようになります。
スケジュールにゆとりを持たせる
タスクを細分化し、それぞれの所要時間を正確に計算できたとしても、プロジェクトのスケジュールを完全に埋め尽くすのは避けるべきです。
余裕を持たせたスケジュールを立て、予期せぬ問題や緊急事態が発生した際にも柔軟に対応できるようになります。
タスク管理ツールを導入する
従来は、各メンバーがそれぞれ担当するタスクを自身で管理するのが主流でした。しかし、現在は専用のツールを活用して、チーム全体のタスクを効率的に管理していくことが求められています。
クラウドサービスの普及やテレワークの増加によって、時間・場所を問わず業務が行われるようになりました。この流れは、業務における利便性が高まっている一方で、タスクの抜け・漏れが発生した場合に発見しにくいというデメリットもあります。
そこでタスク管理ツールを用いることで、リアルタイムに情報を更新し、状況を容易に把握できるようになります。これにより、抜け漏れやスケジュールの遅延を起こすことなく、着実にタスクを処理することが可能です。
また、近年は労働力不足によって、IT化と同時に業務効率化・生産性向上を進める必要性が高まっています。市場での競争力を高めつつ企業の存続を図っていくためには、タスク管理ツールを使って多くのタスクを整理し、効率的に処理していかなければなりません。
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プロジェクトにおすすめのタスク管理ツール
タスク管理ツールは有効性の高いアイテムですが、「ツールの種類が多すぎて、どれを選べば良いのか分からない」と悩んでしまう方も少なくありません。
そこで本章では、おすすめのタスク管理ツールを3つ紹介します。それぞれ概要や機能、特徴を中心にまとめていますので、自社に適したツールを探す際にお役立てください。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、タスク管理機能が備わったプロジェクト管理ツールです。タスクを細分化して効率化できる「チケット」や進捗状況を把握できる「ガントチャート」など、タスク管理に役立つ機能を豊富に兼ね備えています。
必要な機能を追加オプションで選べる点も優秀で、無駄なコストの削減が可能です。メールサポートやウイルス・マルウェア対策も完備しており、初めてタスク管理ツールを活用する初心者でも安心して導入できます。
難しい操作はなく、製造業やソフトウェア開発をはじめ幅広い業界で利用されています。
プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を使ってみる。(30日間無料・自動課金なし)
Lychee Redmineの機能と料金プランは以下のとおりです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランに加入するとガントチャートをはじめプロジェクト管理に役立つ多くの機能を利用可能です。
タスク管理と合わせてプロジェクト管理もまとめて効率化したい場合には、Lychee Redmineの有料プランへの加入が適しています。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しており、リスクなく始められるので、ぜひ一度お試しで使ってみてはいかがでしょうか。
jooto
出典：https://www.jooto.com/
Jooto（ジョートー）は、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウトで、親しみやすいシンプルなデザインが大きな特徴です。日本で開発されたツールなので、国内の企業にとって使いやすい仕様となっています。
機能面も充実しており、以下のような機能で企業の業務効率化に貢献しています。
- タスク管理機能
- 進捗管理機能
- ユーザー管理機能
- コミュニケーション機能
- データ共有機能
あらゆる組織・チームに対応できるように設計されているため、タスク管理だけでなく、案件進捗管理やメンバーの業務を一覧化して管理するなど、プロジェクトマネージャー向けの使い方もできます。
Jootoの主な機能と料金プランは以下のとおりです。
| プラン | 月額料金 | 主な機能 |
| 無料 | 0円 | ・ユーザー数：〜4人 ・データ上限：1組織あたり100MB ・1ファイル上限：10MB ・基本機能すべて |
| スタンダード | 417円 | ・ユーザー数：1人〜 ・データ上限：1ライセンスごとに5GB ・1ファイル上限：300MB ・基本機能すべて |
| エンタープライズ | 980円 | ・ユーザー数：1人〜 ・データ上限：1ライセンスごとに10GB ・1ファイル上限：1GB ・基本機能すべて |
| タスクDX | 要お問い合わせ | ・ユーザー数：無制限 ・データ上限：2TB ・1ファイル上限：1GB ・基本機能すべて |
Wrike
出典：https://www.wrike.com/ja/
Wrike（ライク）は、SaaS型サブスクリプションモデルで提供されているタスク・プロジェクト管理ツールです。Webブラウザ以外にiPhoneやAndroidのアプリでも操作できるため、利用する情報端末を選びません。
「Wrike（ライク）」の大きな特徴は、豊富な標準機能を無料で使用できる点です。
タスク管理機能はかんばん方式でプロジェクトの進捗状況を管理できるだけでなく、ガントチャート機能も備わっています。その他、テーブル表示・ダッシュボード・レポート機能といった、タスク管理に役立つ機能が豊富です。
Wrikeの主な機能と料金プランは以下のとおりです。
| プラン | 月額料金 | 主な機能 |
| Free | $0 | ・ウェブ、デスクトップ、モバイルアプリ ・プロジェクトおよびタスク管理 ・ボードビュー ・テーブルビュー ・有効なタスク数に制限あり |
| Team | $9.80 | ・プロジェクト数の上限なし ・タスクとサブタスクの上限なし ・カスタムフィールドの上限なし ・リクエストフォームの上限なし ・20人のコラボレーターが無料 |
| Business | $24.80 | ・フォルダー構造およびネストされたプロジェクト ・クロスタグ ・プロジェクトブループリント ・カスタム項目タイプ ・自動化エンジン（ひと月のユーザーごとのアクション数：200） |
| Enterprise | 要お問い合わせ | ・シングルサインオン（SSO） ・2要素認証（2FA） ・パスワードポリシー ・カスタムのアクセスロール ・カスタマイズ可能なユーザータイプ |
| Pinnacle | 要お問い合わせ | ・ロックされたスペース ・優れたレポーティングとBI ・チームの活用状況およびパフォーマンスのダッシュボード ・担当業務に基づくロール設定 ・予算編成および請求可能時間 |
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タスクはプロジェクトを構成する要素であり、プロジェクトを進行させる上でタスク管理の重要性は高いと言えます。タスク管理を効果的に行い、プロジェクトの成功につなげるためには、専用のツールを導入しましょう。
Lychee Redmineは、タスク管理機能が備わったプロジェクト管理ツールとしておすすめです。初心者でも導入しやすい上に、プロジェクト進行に役立つ機能が豊富に備わり、タスク管理とプロジェクト管理をまとめて効率化できます。
有料プランも30日間は無料でお試しできますので、申し込みを検討してはいかがでしょうか。
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調査レポート
Lychee Redmine活用
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プロジェクト管理手法
