チーム内の情報共有に関する悩みはありませんか。

「人によって共有の仕方がばらばらで困っている」
「在宅ワークになってから、他の人の進捗がわからず不安」

上記のような問題はタスク管理ツールで解決できるかもしれません。

今回は情報共有の視点から、タスク管理ツールについて解説します。
おすすめのツール10選も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

チーム内の情報共有にはタスク管理ツールが有用

複数人での情報共有を効率よくおこなうには、タスク管理ツールの利用が役立ちます。

まずは、タスク管理の定義やツールが果たす役割について解説します。

そもそもタスク管理とは

タスクとは、プロジェクトの達成に必要な作業のことです。

作業によっては、とあるタスクが終わったあとでないと、取りかかれないものもありますよね。
優先順位をつけながらタスクをこなしていく必要があるわけです。

そこで、それぞれのタスクがとどこおりなく遂行されるように、作業を管理することが「タスク管理」です。
プロジェクトの規模にかかわらず、一つひとつのタスクをいかに効率よく確実にこなせるかが、目標達成の鍵となります。

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リモートワーカーも安心 タスク管理ツールで情報共有の悩みを解決

近年、タスク管理において重要度が増している要素は「情報共有」です。
なぜなら、リモートワークの浸透やIT技術の進歩により、働き方が大きく変化しているからです。

以前のようなオフィスでの気軽な情報交換が難しくなったため、実際に顔を合わせることなく使える新たな情報共有システムが求められています。

意思疎通に齟齬があれば、思わぬトラブルによるタスクの未達成を招きかねません。
そこで、注目を集めているのが「タスク管理ツール」です。

タスク管理ツールで情報を共有する5つのメリット

リモートワーカーが重宝しているタスク管理ツールには、業務効率を改善するさまざまなメリットがあります。
タスク管理ツールでの情報共有で得られるメリット5つを確認しましょう。

①コミュニケーションコストを下げられる

タスク管理ツールを使えば、コミュニケーションコストを下げられます。
メンバー全員が同じシステムにアクセスすることで、タスクに関する最新の情報を等しく共有できるためです。

また、タスク管理ツールには、チーム内のやりとりをスムーズにしてくれる機能が備えられています。
例えば、チャット機能を使えば電話やメールよりも手軽にメンバー間の意見交換が可能です。

すでにチャットツールを使用している場合でも、チャット機能つきのツールを選べば、ひとつのツールで情報共有とタスク管理が一度にできますね。

在宅ワークで減ってしまったコミュニケーションも、タスク管理ツールによって活性化されますよ。

②チーム全体の進捗を可視化

タスク管理ツールを用いれば、リアルタイムで複数あるタスクの全体を把握できます。

更新ルールの統一されたツールを利用しているため、メンバーによって管理方法に違いが出ることもありません。

万が一、タスクの進捗に遅れが生じても早期発見が可能なため、速やかに対策を講じられます。

③チーム内でタスクを相互にチェックできる

チーム内での相互チェックができるのも、タスク管理ツールにおけるメリットのひとつです。

他のメンバーがどういった手順で何をしているかを確認できるからです。
ミスや改善点を話し合えるので、生産性UPにつながりますよ。

④タスクの負担を均等に調整できる

タスクの負担が一部のメンバーに偏ってしまっていませんか。
タスクが個人で管理されている環境だと、誰がどの程度の作業量を抱えているのかわかりません。

しかし、タスク管理ツールではメンバーそれぞれの仕事量を可視化できるため、業務負荷を均等に調整できるというメリットがあります。

⑤タスクの優先度がわかる

プロジェクトを成功させるには、タスクの優先順位を見極めることが大切です。
優先度を見誤ると、納期の遅れや品質の低下が起こりかねません。

しかし、タスク管理ツールによって必要な作業を一覧で表示できれば、優先順位をつけることは容易になります。
メンバー間で連絡をとりながら確実に優先度の高いタスクから終わらせていき、目標を達成しましょう。

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情報共有を円滑にするために必要なタスク管理ツールの機能

多くのメリットがあるタスク管理ツールですが、具体的にどのような機能があれば情報共有が円滑になるのでしょうか。

情報共有に役立つタスク管理ツールの機能を3つ紹介します。

メッセージ機能

情報共有には、チャットのようなメッセージ機能つきのタスク管理ツールを選ぶと便利です。

タスク管理ツールでメッセージのやりとりもできれば、わざわざ別のチャットツールに切り替える手間がはぶけます。
運用コストを削減でき、ストレスなく情報の共有ができますね。

スケジュール共有機能

チーム全体の進捗を可視化するためには、スケジュールを共有できる機能が必要です。
具体的には「ガントチャート」と呼ばれる機能です。

ガントチャートがあれば、タスクごとの担当者やスケジュールの全体像を把握できます。

ガントチャートは多くのタスク管理ツールに採用されていますので、直感的に操作できる使いやすいものを選択しましょう。

工数を可視化できる機能

どのくらいの作業量が必要なのか、工数を確認できるツールを選ぶことも重要です。

メンバー全員がタスクの遂行にかかる作業量を把握していれば、問題が生じても工数を調整できるからです。
人員を最適に配置することで、生産性の向上につながりますよ。

チーム内の情報共有を助けるタスク管理ツール10選

タスク管理ツールは多種多様で、それぞれに特徴があります。

情報共有に役立つ機能を持つタスク管理ツールでおすすめのものを紹介します。

①Lychee Redmine

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オープンソースのタスク管理ツールとして評価の高い「Redmine」をベースに作られたのが、Lychee Redmineです。

スケジュールの全体像を直感的に把握できるガントチャートやドラッグ&ドロップで工数入力を容易にするタイムマネジメントなどの機能があります。
他にも以下のように多くの機能により、タスク管理を効率よくおこなえます。

  • カンバン
  • ダッシュボード
  • リソースマネジメント
  • EVM
  • コスト など

また、人数無制限で無料で使えるフリープランや、有料プランも30日間は無料トライアルが設けられているので、まずはフリープランからお試ししてみてはいかがでしょうか。

プラン月額料金ユーザー数チケット数機能
フリー0円無制限5,000件タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード800円無制限無制限タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム1,200円無制限無制限スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ要問合せ無制限無制限

全ての機能

②Trello

引用:Trello

シンプルなデザインのTrelloは、カンバン方式のタスク管理ツールです。

ドラッグ&ドロップで簡単にタスクを管理できます。

個人のToDo管理に使われることも多いTrelloですが、チーム機能を使えば複数のユーザーをひとつのグループにまとめられ、タスクの共有もスムーズです。

③Asana

引用:Asana

視覚的にわかりやすいデザインで操作性に優れるAsanaは、クラウド型のタスク管理ツールです。

無料版でも15人まで使用でき、同時に作成できるプロジェクトの数に制限はありません。

また、100種類以上のアプリと連携できるため、すでに複数のツールを利用している場合でも導入しやすいツールと言えるでしょう。

④Backlog

引用:Backlog

シンプルなデザインにもかかわらず多機能のBacklogは、IT業界で多く採用されています。

エンジニアだけでなく、マーケティングや人事といった社内のさまざまな部署が使いやすいように設計されているためです。

課題管理やバグ管理システムにより記録や報告がおこないやすく、情報の保存や共有に役立ちます。
絵文字やスターによる「いいね機能」もあり、視覚的なコミュニケーションを円滑にしてくれますよ。

⑤Chatwork

引用:Chatwork

Chatworkはその名の通り、チャット機能によるコミュニケーションに重点を置いたタスク管理ツールです。

チャット以外にもビジネスシーンにおけるコミュニケーションを円滑にする以下の3つの機能が備わっています。

  • タスク管理
  • ファイル管理
  • ビデオ/音声通話

スマートフォンでも簡単に利用できるようデザインされており、はじめてのタスク管理ツールにおすすめです。

⑥Stock

引用:Stock

「チャット機能は大事な情報がどんどん流れてしまい、ほしい書き込みを探すのが大変」といった経験はありませんか。

上記の悩みを解決するには、タスク管理ツールのStockが役立つかもしれません。

チーム内の情報を効率よく保存できるのが、Stockの「ノート機能」です。
テキスト情報に加え、画像やファイルなどのあらゆる情報を手軽に残しておけます。

⑦TeamHack

引用:TeamHack

「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したタスク管理ツールがTeamHackです。

タスクごとにチャットを管理できるため、コミュニケーションに一貫性が生まれます。

タスクに無関係なやりとりで必要な情報が埋もれることがなく、スムーズに情報を共有できます。

また、チャット以外にも「時間計測機能」や「期限切れタスク通知」などの機能で、タスク管理の効率を上げてくれますよ。

⑧Jooto

引用:Jooto

Jootoは個人の作業もチームのタスクも、バランスよく管理できるタスク管理ツールです。

ドラッグ&ドロップの操作を基本としているので、ITスキルのない人でも扱えます。

情報共有の観点では、タスクごとにコメント機能が使える点が強みです。

進行中のタスクにフォーカスした情報を共有した場合は、Jootoを使ってはいかがでしょうか。

⑨Wrike

引用:Wrike

WrikeはGoogleやAmazonをはじめとした外資系の企業で多く採用されています。

シンプルで合理的な無駄のないデザインが、直感的な進捗の共有を可能にしています。

また、情報漏洩を防ぐためのセキュリティが充実している点も評価が高い理由です。
信用度の高いツールを採用した場合には、世界のトップ企業から信頼を得ているWrikeがいいかもしれません。

⑩Notion

引用:Notion

2021年10月、日本語ベータ版がリリースされて話題になったのがNotionです。

500以上の他社ツールを埋め込めるため、汎用性の高いツールとなっています。

プロジェクトに合わせてカスタマイズすることで、チーム専用のタスク管理ツールに仕上げられます。
5人までなら無料で使用できるので、試してはいかがでしょうか。

タスク管理ツールでチーム内の情報共有を円滑に進めよう

どのようなプロジェクトであっても、常に情報を共有することが一つひとつのタスクをこなしていく上で重要です。

情報共有にはコミュニケーションを円滑にしたり、タスクの進捗を可視化したりするタスク管理ツールが欠かせません。

多くのタスク管理ツールの中でも、カスタマイズ性と操作性を両立する「Lychee Redmine」がおすすめです。

無料で試せるフリープランもあるので、タスク管理ツールの導入を考えている人はぜひ選択肢にいれてください。

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