バーチャート工程表とは？メリットから作成手順まで解説

バーチャート工程表とは、スケジュールや進捗管理をする際に使用する工程表です。縦軸に作業内容、横軸に日時が記載されている点が特徴です。

この記事ではバーチャート工程表の概要やメリット、作成手順などについて解説しています。

また、工程表を作成する際に使えるツールについても取り上げているため、バーチャート工程表を業務請負に取り入れたい方はぜひ参考にしてください。

バーチャート工程表とは

バーチャート工程表とは、スケジュール・進捗状況管理に使用される工程表の一種です。縦軸に作業内容を、横軸に日時を記載しており、横棒で作業開始時期と終了時期を示しています。

工程表には様々な種類がありますが、バーチャート工程表はその中でも有名なものです。日付が横軸に記載されている点が特徴で、必要日数が視覚的にも把握しやすくなっています。

ガントチャートとの違い

バーチャート工程表と似たものにガントチャートがありますが、両者は異なる工程表です。

バーチャート工程表が縦軸に作業内容を、横軸に日時を記載するのに対してガントチャートは縦軸に作業内容を記載する点は同じですが、横軸には作業の進捗率を記載します。

そのため、バーチャート工程表は作業日数を確認するために使用される工程表で、ガントチャート工程表は進捗状況を把握するために使用される工程表だといえます。

なお、ガントチャート工程表の場合、進捗率を把握することでリソースの割り振りなどを検討する際などにも役立ちます。

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バーチャート工程表のメリット

ここではバーチャート工程表にはどのようなメリットがあるのか解説します。プロジェクトのスケジュール管理にバーチャート工程表を導入しようと考えている企業の担当者はぜひ参考にしてください。

作成の手間がかからない

バーチャート工程表のメリットの1つが、簡単に作成できる点です。

バーチャート工程表は縦軸に作業内容を、横軸に日時を横棒で作業の始まりと終わりの日時を示すシンプルな構成となっています。記入する情報が少ないため、作成に手間がかかりません。

そのため、工程表の作成に慣れていない人や初めて作成する人でも作成しやすいことが利点です。

スケジュールを把握しやすい

スケジュールの把握のしやすさもバーチャート工程表のメリットの1つです。

工程表では横棒を使って作業開始日と終了日が記載されているため、一目でどのくらいの日数が必要なのかわかります。業務経験の浅い人にとって理解しやすいものであるため、スケジュールの把握に役立つのが利点です。

また、わかりやすい工程表を用意することで、協力会社との打ち合わせなどもスムーズに進められます。

バーチャート工程表の注意点

バーチャート工程表の利用にあたっては、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは具体的な注意点を紹介します。先ほど紹介したメリットと合わせて覚えておきましょう。

作業同士のつながりがわかりにくい

バーチャート工程表は、作業の必要日数や進捗度の把握はできますが、作業同士のつながりを把握することはできません。1つの作業が遅れた場合、その後の工程にどのように影響するのか、工程表を見ただけでは理解できない点に注意しましょう。

このような点から、バーチャート工程表は長期にわたるプロジェクトには適していません。

クリティカルパスが読み取れない

バーチャート工程表からは、クリティカルパスが読み取れません。

クリティカルパスとは、プロジェクトのすべての工程を最短時間で終えるために重要な作業経路、遅らせられない作業経路のことです。バーチャート工程表の場合、各作業内容を縦軸に並べたものであるため、作業経路の把握ができず、結果的にクリティカルパスの情報が読み取れません。

そのため、バーチャート工程表は作業同士が複雑に絡み合っているようなプロジェクトや、大規模プロジェクトには取り入れにくい点に注意しましょう。

バーチャート工程表の作成手順

ここではバーチャート工程表を作成する際の具体的な手順について解説します。業務に取り入れたいものの、どのようにして作成すれば良いかわからないとお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

作業内容の決定

工程表の作成にあたっては、最初にプロジェクトで発生する作業内容をすべて洗い出す必要があります。

いきなり工程表を作ろうとしてもどのような作業があるのか把握できていない恐れがあり、そのような状態だと作業に抜け漏れが発生する可能性があるため、後になってから修正しなければなりません。

最初の段階ですべての作業を洗い出し、プロジェクトでどのような作業を行うのか、作業内容を決めることが大切です。

手順の決定

作業内容が決まったら、具体的な手順を決めていきましょう。バーチャート工程表は工程表を見ただけでは作業同士のつながりは把握できないため、手順を決める段階でつながりを考慮しておくことが大切です。

例えば、作業Bを行うためには作業Aを終えていなければならないため、作業手順が前後しないようにするといった形です。

作業期間の決定

手順が決まったら各作業にどのくらいの時間をかけるのか作業期間を決めてください。作業Aには2日間、Bには3日間といった形です。ポイントは納期から逆算して日数を決めていくことです。

また、作業期間に余裕がないとトラブルが発生した時に対応できなくなる可能性があるため、期間には余裕を持たせるようにしましょう。作業期間を設定するのが初めての場合は、上司や経験豊富な先輩社員などに相談することをおすすめします。

資材配分の決定

作業期間を決めたら、資材配分を決めてください。ここでいう資材とは設備や機材、協力会社なども含んでいます。設備や機材が必要な場合はいつ必要なのか協力会社にはどのタイミングで連絡するのかといったことを決めましょう。

資材配分を誤ると、同じ設備が必要な作業Aと作業Bでスケジュールが被ってしまうといった事態が起こります。そうなるとスケジュールにも遅れが出る恐れがあるため、注意しなければなりません。

工程表の記入

資材配分も決まったらここまでの内容を工程表に記入していきます。工程表が完成したら作業の抜け漏れや作業期間の設定に無理がないかなど、再度チェックしてください。

チェックを踏まえて問題がなければ、工程表を共有しスケジュールに沿って作業を進めていきます。

バーチャート工程表作成時のポイント

ここでは、バーチャート工程表を作成する際に押さえておきたいポイントを紹介します。工程表をより使いやすいものにし、実際の作業に無理が生じないようにするためにも、大切なポイントであるためぜひ参考にしてください。

作業期間には余裕を持たせる

作業期間を決める際、無理が生じないように余裕を持たせることがポイントです。納期が決まっている場合、そこから逆算し、各作業にどのくらいの時間がかかるのか計算しましょう。

途中でクライアントからの仕様変更やミスなどのイレギュラーが発生する可能性があるため、そのような事態が発生しても対応できる程度の余裕が必要です。余裕のないスケジュールでは、スピード優先となり成果物の品質低下を招く恐れがあるため注意してください。

視認性の良さを心がける

工程表を作成する場合、視認性の良さを心がけることが大切です。

複雑で一目見ただけでは内容がわからないような工程表では、効果的に活用されない懸念があります。また、プロジェクトチームだけでなく、チームメンバー以外も工程表をみる可能性がある場合は、専門用語の使用はできるだけ避けることも大切です。わかりやすい言葉に言い換えるなど工夫しましょう。

シンプルな構成でわかりやすさが魅力のバーチャート工程表は、これらのポイントを意識することでより使いやすさが向上します。

バーチャート工程表作成に活用できるツール

バーチャート工程表は様々なツールを使って作成可能です。ここでは具体的にどのようなツールを活用できるのか解説します。工程表を作成し業務に取り入れたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Excel

バーチャート工程表はMicrosoft Excelで作成できます。

バーチャート工程表は縦軸の作業内容と横軸の日時、そして横棒で作業開始時期と終了時期を示すというシンプルな構成です。関数やマクロなどを使用しなくても作成できるため、多くの人が日常の業務で使用しているExcelは使い勝手が良いと言えます。

ただし、自動で色付けをする、入力業務を効率化するといった場合は関数やマクロが必要です。また、簡単に共有したいといった場合は、Excelと同じ表計算ツールであるGoogleスプレッドシートの利用がおすすめです。

管理システム

業務管理システムによってはバーチャート工程表の作成に対応しているケースもあります。

業務管理システムとは、その名の通り業務を管理する際に使用するシステムのことで、業務効率化にもつながる便利なものです。システムによって機能は異なりますが、工程表作成や進捗状況の共有、ドキュメント管理、チャットなど業務に役立つ様々な機能を搭載しています。

クラウド型のシステムもあるため、工程表の共有も簡単に行えます。

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バーチャート工程表とは、縦軸に作業内容を、横軸に日時を記載しており、横棒で作業開始時期と終了時期を示している工程表です。シンプルな構成であるため作成しやすく、一目で情報を把握しやすいといった特徴を持ちます。工程表の作成はMicrosoftExcelや管理ソフトなどで行えるため、自社にあった方法で作成しましょう。

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