「ガントチャートってどのような工程表だろう?」

「作成方法を知りたい」

ガントチャートとは、一目でプロジェクトの進捗状況を把握できる工程表です。
しかし見やすいガントチャートを作るには、正しい手順で作成しなければなりません。

今回は、さまざまな業種で用いられるガントチャートの特徴と、作成方法を紹介します。

プロジェクトの状況を視覚的に把握したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

ガントチャート工程表とは?

引用:ガントチャート|Lychee Redmine

ガントチャート工程表とは、縦軸で作業名を示し、横軸で進捗状況を表す工程表のひとつです。
ほかにもタスクの期日や作業担当者、マイルストーンなどを記入し、プロジェクトの進捗を管理します。

一般的な工程表と同じように、自身のタスク内容やスケジュールを直感的に把握できる点が魅力です。
ガントチャートのメリットは、以下の3つがあげられます。

  • 一目でタスク・プロジェクトの進捗状況を把握できる
  • タスク間の依存関係を把握できる
  • トラブル発生時に原因の特定や対処をしやすい

一番のメリットが、タスク・プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できることです。
ガントチャートは、プロジェクトに必要なタスクの優先順位や粒度を整理して作成します。

細かなタスクをツリー構造で展開できるため、実行中のタスクやプロジェクト全体の状況を把握しやすいのです。

一方、作成に手間がかかる点はデメリットといえます。
必要タスクの洗い出しや工数のチェック、タスクの優先順位設定など、事前に多くの情報を整理しなければなりません。

ただし、最近はプロジェクト管理ツールで手軽に作成できるため、管理工数を抑えつつガントチャートを運用できるでしょう。

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ガントチャート以外の工程表とそれぞれの違い

ガントチャート以外にも、工程表にはさまざまな種類があります。

  • バーチャート工程表
  • 出来高累計曲線
  • ネットワーク工程表
  • グラフ式工程表

代表的な4つの工程表について、ガントチャートとの違いを交えて解説します。

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紹介する工程表には、それぞれメリット・デメリットがあります。

実際に工程表を作成する際は、プロジェクトの性質や管理手法に合わせて使い分けるようにしましょう。

バーチャート工程表

バーチャート工程表は、主に建設業や製造業で用いられる工程表です。
縦軸に作業項目を、横軸に日付を記入して、予定工数を横棒状で記載します。

自分が担当する作業のスケジュールと工数を一目で把握できる点が魅力です。

ガントチャートよりも構成が単純な分手軽に作成できますが、タスクの進捗を管理できない点がデメリットです。
また、タスク間の関係性を把握しづらいため、中規模以上のプロジェクトには適していません。

出来高累計曲線

出来高累計曲線は、縦軸が進捗率を示し、横軸に日付を記入する工程表です。
上方許容限界曲線・下方許容限界曲線を用いて、進捗状況の許容範囲を示し、プロジェクト全体の進捗管理をおこないます。

グラフの形状からバナナ曲線や工程管理曲線、S字カーブとも呼ばれ、建築現場で用いられます。
一目でプロジェクト全体の進捗状況を把握できますが、ガントチャートのようにタスクひとつひとつを管理できない点はデメリットです。

ネットワーク工程表

ネットワーク工程表は、作業間の関係性に着目した工程表です。
イベントと呼ばれる「◯」とアクティビティと呼ばれる「→」を用いて、タスクの流れを可視化します。

細かなタスクが多いプロジェクトや、手戻りのできない建設現場などで用いられます。

ガントチャートでは把握しづらい、複数タスクの関係性を直感的に把握できる点が魅力です。

しかし、ネットワーク工程表の作成には専門的な知識が求められます。
またタスクの進捗状況を管理できないため、単独でプロジェクトを管理できない点がデメリットです。

グラフ式工程表

グラフ式工程表は、ガントチャート工程表とバーチャート工程表を組み合わせたものです。
縦軸に進捗率を、横軸に日付を記入して、タスクごとに曲線を描きます。

タスク単位で、進捗状況や予定工数を把握できる点が魅力です。
しかし、複雑な形状をしていることで作成が難しく、慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。

ガントチャート工程表の作成方法3ステップ

ガントチャートを作成するには、どのような手順で進めればよいのでしょうか。

本章では、下記3つのステップに分類して紹介します。

  • 必要作業の洗い出し
  • 作業期日・担当者の設定
  • タスクの依存関係に注意してガントチャートを作成

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ステップ1.必要作業の洗い出し

最初におこなうのは、プロジェクトに必要な作業の洗い出しです。
ただ闇雲にタスクをあげていくと、抜け漏れが生じたり、タスクの関係性を把握しづらくなったりします。

まずはWBSを作成して、タスクの洗い出しや関係性・粒度の整理をおこないましょう。
WBSとは、プロジェクトを大きなタスクから徐々に細かなタスクへ分解し、粒度・関係性を整理してツリー構造にしたものです。

例えば、生産工程における大きなタスクは、調達・組み立て・品質検査・梱包・納品などがあげられます。

資材などの調達業務を細分化すると、取引先への発注・支払い・資材検品に分類でき、さらに細分化すると在庫の確認・発注数の決定・発注連絡・入庫となります。

粒度の大きなタスクを細分化していくことで、タスク間の関係性を整理しつつ抜け漏れを防止できるのです。

また、完成したツリー構造を小タスクから確認していくことで、より正確なWBSを設定できます。

ステップ2.作業期日・担当者の設定

次に、洗い出したタスクのスケジューリングと担当者の設定をおこないます。
プロジェクトの締め切りや納期から逆算し、粒度の大きなタスクから順に期日を決めます。

このとき、タスクの依存関係に注意が必要です。

例えば、製品の組み立て作業は、材料となる資材や設計図がないと着手できません。
そのため資材調達や製品設計の期日は、組み立て作業の開始日よりも前の日付を設定する必要があります。

タスクのスケジューリングでは粒度の大きなタスクだけでなく、細かな小タスクに至るまで、依存関係を意識しながら設定することが大切です。

また、担当者の設定では、作業量や担当者のリソースを考慮して割り当てる必要があります。
本来ならメンバーに偏りなくタスクを割り当てられるのが理想的ですが、能力や立場を考慮すると現実的ではありません。

特定のメンバーに複数のタスクが偏る場合は、あらかじめ優先順位を共有しておくといいでしょう。
同日に複数のタスクがかぶった場合でも、迷うことなく着手できるため、担当者の負担を軽減できます。

ステップ3.タスクの依存関係に注意して工程表を作成

ここまでの情報を踏まえて、いよいよガントチャートを作成します。

横軸にタスク名や担当者を記入し、縦軸に期日や進捗率、マイルストーンを設定します。
横軸にタスク内容を記入する際は、各タスクの関係性を考慮して階層分けしましょう。

ガントチャートを見た際に、依存関係を直感的に判断できるためおすすめです

ガントチャート工程表をうまく活用するためのコツ

ガントチャートを作成・運用する際には、以下3つのコツを押さえるとよいでしょう。

  • 作業の依存関係を示す
  • ガントチャートの使い方を共有・徹底する
  • ツールを使い管理工数を削減する

プロジェクトを適切に管理し大きな成果をあげるためにも、ぜひ参考にしてください。

作業の依存関係を示す

1つ目のコツは、タスクの依存関係をガントチャート上に示すことです。
ガントチャートの特性上、複数の作業が依存関係にある場合、それぞれの関係性を把握しづらい傾向があります。

例えば、Aの作業が終わらないとBの作業に着手できないなど、親タスク・子タスクの関係性なら、階層を分けるなどしてガントチャートでも管理できます。

しかし、Bの作業がA・C・Dの作業と依存関係にある場合、ガントチャートでは管理しづらいでしょう。

対策としては、関連するタスクを色で統一し関係性を可視化するのが効果的です。
直感的に、タスク間の関係性を把握できるため、実行過程でも迷うことなく着手できるでしょう。

また、ガントチャートを作成する際、関連するタスク同士を近くに配置すると、まとめて管理しやすくなります。

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ガントチャートの使い方を共有・徹底する

2つ目のコツは、ガントチャートの使い方をメンバーへ共有・徹底させることです。

優れたガントチャートを作成しても、メンバーがタスクの進捗状況を入力しなければ、プロジェクトを管理できません。
また、入力方法がメンバーごとに異なると管理工数が増加し、プロジェクトマネージャーの負担になるでしょう。

ガントチャートをしっかりと運用し、プロジェクトを成功に導くためにも、使い方の共有が大切です。

初めのうちは入力漏れやミスの発生が予測されるため、定期ミーティングなどの場を活用してガントチャートの運用方法を徹底しましょう。

ツールを使い管理工数を削減

3つ目のコツは、ツールを使い管理工数を削減することです。
プロジェクト全体の生産性は重要ですが、膨大な管理工数がかかっていては本末転倒です。

またガントチャートは作成の段階で多くの情報を整理する必要があるため、ITツールを活用して作業工数を削減するとよいでしょう。

プロジェクト管理ツールには、ガントチャートの作成に特化したものから、プロジェクトの収益性やタスク管理、リソース管理にも対応した製品があります。

機能数が少ないツールは低コストで導入できるため、初めて利用する方におすすめです。
高機能なプロジェクト管理ツールは、プロジェクトの情報を一元管理できるため、状況を把握しやすくトラブルにも柔軟に対応できるでしょう。

自社の管理手法やプロジェクト規模に合わせて、適切なツールを選定してみてください。

ガントチャートをプロジェクト管理ツールで作成するメリット

ガントチャートをプロジェクト管理ツールで作成する一番のメリットは、工数を大幅に削減できることです。
プロジェクト管理ツールには、ガントチャートの作成に必要なWBSやチケット機能が搭載されています。

タスクの情報を入力するだけで、自動的にツリー構造を構築できるため、情報を整理する手間を省けるでしょう。

また、プロジェクトの情報を一元管理するので、メンバーが入力した情報が即座に反映され、リアルタイムな進捗状況を把握できます。

ガントチャートの作成〜運用の工数を削減できる点は、プロジェクト管理ツールならではの魅力です。

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Lychee Redmineは国内企業向けのプロジェクト管理ツールで、5,000社以上もの導入実績を誇る製品です。
直感的なインターフェースが魅力で、初めて扱う方でも手軽に操作できます。

また、ガントチャートの作成に役立つ、以下の機能を搭載しています。

機能 内容
チケットの連続入力 入力工数を削減する
WBS機能 タスクの洗い出しに役立つ
先行・後続の紐付け機能 タスクの関係性を可視化する

中長期プロジェクトに効果的なマイルストーンや、メンバーのタスク管理に使えるカンバン機能など、豊富な管理機能を備えています。
Lychee Redmineなら、ガントチャートのデメリットである依存関係の把握も可能なため、プロジェクトを適切に管理できるでしょう。

ガントチャート工程表でプロジェクトを可視化しよう

ガントチャートとは、縦軸で作業名を示し、横軸で進捗状況を表す工程表です。

進捗管理をしやすく、視覚的にプロジェクトを把握できるため、業種問わずさまざまなプロジェクトで活用されています。
プロジェクト管理でお悩みの方は、ガントチャートを作成し、プロジェクトを見える化してみてはいかがでしょうか。

しかしガントチャートの作成には、タスクの洗い出しや依存関係整理など、多くの手間がかかります。

入力作業や情報の整理を最小限に抑え、効率的にガントチャートを作成するなら、Lychee Redmineがおすすめです。

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