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2022年09月18日

ガントチャート工程表とは？バーチャートとの違いや作成手順を解説

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「ガントチャート工程表とはどのようなものだろう？」
「見やすいガントチャート工程表の書き方を知りたい」

自社のビジネスでガントチャート工程表を作り活用するにあたって、上記のように考えていませんか。

ガントチャートとは、一目でプロジェクトの進捗状況を把握できる工程表のことです。
精度の高いガントチャート工程表があれば、工程や進捗状況の確認作業の効率を大幅に改善できます。

しかし、そのためには、正しい手順でガントチャート工程表を作成しなければなりません。

今回は、さまざまな業種で活用できるガントチャート工程表の特徴と、作成方法を紹介します。
また、似た言葉である「バーチャート工程表」との違いや、ガントチャート工程表を簡単に作れるおすすめのツールもご紹介します。

ガントチャート工程表を使ってプロジェクトの状況を視覚的に把握したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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ガントチャート工程表の特徴とは？

ガントチャート工程表とは、縦軸で作業名を示し、横軸で進捗状況を表す工程表のひとつです。
他にもタスクの期日や作業担当者、マイルストーンなどを記入し、プロジェクトの進捗を管理できます。

一般的な工程表と同じように、自身のタスク内容やスケジュールを直感的に把握できる点が魅力です。

ガントチャートで工程を作るメリットとデメリット

ガントチャートで工程を作るメリットとデメリットを順番に解説します。

メリット

ガントチャート工程表のメリットは、以下の3つがあげられます。

一目でタスク・プロジェクトの進捗状況を把握できる
タスク間の依存関係を把握できる
トラブル発生時に原因の特定や対処をしやすい

一番のメリットは、タスク・プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できることです。
ガントチャートは、プロジェクトに必要なタスクの優先順位や粒度を整理して作成します。

細かなタスクをツリー構造で展開できるため、実行中のタスクやプロジェクト全体の状況を把握しやすいこともメリットです。

デメリット

ガントチャート工程表の主なデメリットは、以下の3つがあげられます。

作成に手間がかかる
工数を把握しにくい
変更の多いプロジェクトに向かない

まず、作成に手間がかかる点は、ガントチャート工程表の留意すべきデメリットといえます。
必要なタスクの洗い出しや工数のチェック、タスクの優先順位設定など、事前に多くの情報を整理しなければなりません。

ただし、プロジェクト管理ツールを使えば手軽に作成できるため、管理工数を抑えつつガントチャートを運用できるでしょう。

また、ガントチャートは進捗管理表として優秀な反面、工数を把握しにくいというデメリットもあります。
例えば、「この作業には3日間必要」といった情報はガントチャートからは読み取れないためスケジュールを適切に設定できず、結果的に作業が予定通りに進まないといったトラブルが起きやすいです。

そのほか、トラブル発生時に対処しやすい一方で、変更の多いプロジェクトに適さない点もガントチャート工程表のデメリットです。

例えば、Excelでガントチャートを作成する場合、一つ一つの進捗をコピペしてずらしていく手間が発生するなど、予定の変更に多くの手間がかかります。
専用ツールの導入により容易に調整できますが、費用がかかる場合もあるため注意しましょう。

ガントチャート工程表とバーチャートの違い

ガントチャート工程表と類似する言葉に、バーチャート工程表があります。

バーチャート工程表とは、主に建設業や製造業で用いられる工程表のことです。
縦軸に作業項目を、横軸に日付を記入して、予定工数を横棒状で記載します。

ガントチャートは作業の進行・進捗状況を知ることを重視する工程表であるのに対して、バーチャート工程表は日時をもとに必要日数を重視する工程表です。

バーチャート工程表は、自分が担当する作業のスケジュールと工数を一目で把握できる点が魅力です。

ガントチャートよりも構成が単純で手軽に作成できますが、タスクの進捗を管理できない点がデメリットです。
また、タスク間の関係性を把握しづらいため、中規模以上のプロジェクトには適していません。

ガントチャート以外の工程表のスタイル

ガントチャート以外にも工程表にはさまざまな種類があり、下記で紹介する工程表にはそれぞれメリット・デメリットがあります。

工程表を作成する際は、プロジェクトの性質や管理手法に合わせて使い分けましょう。

ガントチャート以外の工程表の代表的な種類を以下にまとめました。

名称	特徴
出来高累計曲線	縦軸が進捗率を示し、横軸に日付を記入する工程表。一目でプロジェクト全体の進捗状況を把握できる一方、ガントチャートのように各タスクを管理できない。
ネットワーク工程表	作業間の関係性に着目した工程表。ガントチャートでは把握しづらい、複数タスクの関係性を直感的に把握できる。一方、ネットワーク工程表の作成には専門的な知識が必要。タスクの進捗状況を管理できないため、単独でプロジェクトを管理できない点もデメリット。
グラフ式工程表	ガントチャート工程表とバーチャート工程表を組み合わせたもの。タスク単位で進捗状況や予定工数を把握できる一方、複雑な形状をしていることで作成が難しく、慣れるまでに時間がかかるおそれがある。

ガントチャートで工程表を作る3ステップ

ガントチャート工程表を作成する場合は、下記3つのステップで進めましょう。

必要作業の洗い出し
作業期日・担当者の設定
タスクの依存関係に注意してガントチャートを作成

ステップ1.プロジェクトに必要な作業を洗い出す

最初に行うのは、プロジェクトに必要な作業の洗い出しです。
ただし、闇雲にタスクをあげていくと抜け漏れが生じたり、タスクの関係性を把握しづらくなったりします。

まずはWBSを作成して、タスクの洗い出しや関係性・粒度の整理を行いましょう。
WBSとは、プロジェクトを大きなタスクから徐々に細かなタスクへ分解し、粒度・関係性を整理してツリー構造にしたものです。

例えば、生産工程における大きなタスクは、調達・組み立て・品質検査・梱包・納品などがあげられます。

資材などの調達業務を細分化すると、取引先への発注・支払い・資材検品に分類でき、さらに細分化すると在庫の確認・発注数の決定・発注連絡・入庫となります。

粒度の大きなタスクを細分化していくことで、タスク間の関係性を整理しつつ抜け漏れを防止できるのです。

また、完成したツリー構造を小タスクから確認していくことで、より正確なWBSを設定できます。

ステップ2.作業期日と担当者を設定する

次に、洗い出したタスクのスケジューリングと担当者の設定を行います。
プロジェクトの締め切りや納期から逆算し、粒度の大きなタスクから順に期日を決めます。

このとき、タスクの依存関係に注意が必要です。

例えば、製品の組み立て作業は、材料となる資材や設計図がないと着手できません。
そのため、資材調達や製品設計の期日は、組み立て作業の開始日よりも前の日付を設定する必要があります。

タスクのスケジューリングでは粒度の大きなタスクだけでなく、細かな小タスクに至るまで、依存関係を意識しながら設定することが大切です。

また、担当者の設定では、作業量や担当者のリソースを考慮して割り当てる必要があります。
本来であればメンバーに偏りなくタスクを割り当てられるのが理想的ですが、能力や立場を考慮すると現実的ではありません。

特定のメンバーに複数のタスクが偏る場合は、あらかじめ優先順位を共有しておくといいでしょう。
同日に複数のタスクがかぶった場合でも迷うことなく着手できるため、担当者の負担を軽減できます。

ステップ3.タスクの依存関係に注意してガントチャートを作成する

ここまでの情報を踏まえて、いよいよガントチャート工程表を作成します。

横軸にタスク名や担当者を記入し、縦軸に期日や進捗率、マイルストーンを設定します。
横軸にタスク内容を記入する際は、各タスクの関係性を考慮して階層分けしましょう。

ガントチャートを見た際に、依存関係を直感的に判断できるためおすすめです。

ガントチャートで工程表を作成するための手段

ガントチャートで工程表を作成するためにはさまざまな手段が用いられています。
ここでは、ガントチャート工程表の代表的な作成手段として以下の3つを紹介します。

Excel（エクセル）
ガントチャート専用のフリーソフト
プロジェクト管理ツール

それぞれの利点とデメリットを把握し、自社の状況に適した手段を取り入れましょう。

Excel（エクセル）｜無料だが煩雑になりやすい

Excelは、ビジネスだけでなく個人や家庭など一般的に使用されています。
日常的に使用している従業員が多いことから、操作方法で悩まされることがありません。

Excelは汎用性の高いツールであり、ガントチャート工程表を作成する以外の目的ですでに導入している会社も多いでしょう。
その場合、導入費用がかからない点がメリットです。

また、テンプレートを使って、ガントチャート工程表を簡単に作成できる点もメリットです。
無料で使えるテンプレートも多いため、試しに使ってみるとよいでしょう。

一方で、Excelには互換性がないため、使用するPCのOSやExcelのバージョンによっては、作成したファイルを開けなくなることがあります。
また、個人によって体裁がバラバラになることが多く属人化しやすいなど、管理が煩雑になりやすい点もデメリットです。

ガントチャート専用のフリーソフト｜簡単な一方でカスタマイズに限度がある

専用のフリーソフトを使って、ガントチャート工程表を簡単に作成することも可能です。

ただし、フリーソフトでは使用できる機能や人数が制限されていることがあります。
そのため、自社のプロジェクトに適した形にカスタマイズしたい場合や、規模の大きいチームやプロジェクトなどでは使いにくいことに注意しましょう。

プロジェクト管理ツール｜工程表からタスク進捗まで一元管理できる

ガントチャートをプロジェクト管理ツールで作成する一番のメリットは、工数を大幅に削減できることです。

プロジェクト管理ツールには、ガントチャートの作成に必要なWBSやチケット機能が搭載されています。
タスクの情報を入力するだけで自動的にツリー構造を構築できるため、情報を整理する手間を省けるでしょう。

また、プロジェクトの情報を一元管理できるため、メンバーが入力した情報が即座に反映され、リアルタイムな進捗状況を把握できます。
ガントチャートの作成〜運用の工数を削減できる点は、プロジェクト管理ツールならではの魅力です。

ガントチャート専用のフリーソフトに比べて、プロジェクト管理ツールはガントチャート工程表以外にも便利な機能を多数備えているため、プロジェクト全体の管理に活用できます。
費用はかかるものの、プロジェクト管理において包括的なサポートを求めるなら導入を検討しましょう。

ガントチャート工程表をうまく活用するためのコツ

ガントチャートを作成・運用する際には、以下3つのコツを押さえるとよいでしょう。

作業の依存関係を示す
ガントチャートの使い方を共有・徹底する
ツールを使い管理工数を削減する

プロジェクトを適切に管理し大きな成果をあげるためにも、ぜひ参考にしてください。

作業の依存関係を示す

1つ目のコツは、タスクの依存関係をガントチャート上に示すことです。
ガントチャートの特性上、複数の作業が依存関係にある場合、それぞれの関係性を把握しづらい傾向があります。

例えば、Aの作業が終わらないとBの作業に着手できないなど、親タスク・子タスクの関係性なら、階層を分けるなどしてガントチャートでも管理できます。

しかし、Bの作業がA・C・Dの作業と依存関係にある場合、ガントチャートでは管理しづらいでしょう。

対策としては、関連するタスクを色で統一し関係性を可視化するのが効果的です。
直感的にタスク間の関係性を把握できるため、実行過程でも迷うことなく着手できるでしょう。

また、ガントチャートを作成する際は、関連するタスク同士を近くに配置するとまとめて管理しやすくなります。

ガントチャートの使い方を共有して徹底する

2つ目のコツは、ガントチャートの使い方をメンバーへ共有・徹底させることです。

優れたガントチャートを作成しても、メンバーがタスクの進捗状況を入力しなければ、プロジェクトを管理できません。
また、入力方法がメンバーごとに異なると管理工数が増加し、プロジェクトマネージャーの負担になるでしょう。

ガントチャートをしっかりと運用し、プロジェクトを成功に導くためにも、使い方の共有が大切です。

初めのうちは入力漏れやミスの発生が予測されるため、定期ミーティングなどの場を活用してガントチャートの運用方法を徹底しましょう。

ツールを使って管理工数を削減する

3つ目のコツは、ツールを使い管理工数を削減することです。
プロジェクト全体の生産性は重要ですが、膨大な管理工数がかかっていては本末転倒です。

また、ガントチャートは作成の段階で多くの情報を整理する必要があるため、ITツールを活用して作業工数を削減するとよいでしょう。

プロジェクト管理ツールには、ガントチャートの作成に特化したものから、プロジェクトの収益性やタスク管理、リソース管理にも対応した製品があります。

機能数が少ないツールは低コストで導入できるため、初めて利用する方におすすめです。
高機能なプロジェクト管理ツールは、プロジェクトの情報を一元管理できるため、状況を把握しやすくトラブルにも柔軟に対応できるでしょう。

自社の管理手法やプロジェクト規模に合わせて、適切なツールを選定しましょう。

ガントチャートで工程表を作るならLychee Redmineがおすすめ

ガントチャート工程表をプロジェクト管理ツールで作成するなら、Lychee Redmineがおすすめです。

Lychee Redmineには、ガントチャートの作成に役立つ、「チケット連続追加」「先行・後続の設定」などの機能が備わっています。

「チケット連続追加」では、「チケット追加モード」に切り替えることで、表計算ソフトのような操作感で連続してチケットを追加できます。
これにより、入力工数の削減につながります。

また、「先行・後続の設定」では、作業の先行・後続を簡単に紐付できます。
作業同士の関連性が見えるため、チーム内の作業連携がスムーズになるでしょう。

その他、中長期プロジェクトに効果的なマイルストーンや、メンバーのタスク管理に使えるカンバン機能など、豊富な管理機能を備えています。

Lychee Redmineに備わっているガントチャートの機能については、以下の動画でわかりやすく紹介しています。

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