プロジェクト管理手法

2021年05月25日

見やすいガントチャートとは？4つの必須ポイントについてご紹介

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スケジュール管理のために利用されるガントチャート。

タスクの繋がりや進行を見やすい状態で、メンバー共有できるのも大切です。

この記事では見やすいガントチャートのポイントについて、

・見やすいガントチャートが備えるべき要素

・見やすいガントチャートに必要な具体的な項目

・見やすいガントチャートを維持するための機能

について紹介します。

見やすいガントチャートを導入してプロジェクトを成功させるためにも、本記事を参考にしてください。

見やすいガントチャートが備えるべき4つの必須要素

ガントチャートが見やすくなるためには、ここで紹介する4つの要素を含むことが大切です。

それぞれ説明していきます。

①タスク期限がガントチャートで一目で分かるようになっていること

ガントチャートでプロジェクトを管理する目的は、プロジェクトの遅延を防ぐことです。

そのため、プロジェクトに関係するタスクの期限を、すぐに確認できることは必須要素でしょう。

個別のタスクの期限や締切りが、ガントチャート内で分かり易くなっているのが理想的です。

②タスク名と担当者がガントチャートからすぐに分かる

プロジェクトは複数のメンバーで遂行するため、タスク名と担当者が分かりやすいことも大切です。

担当者が明確になっていると、依存関係にあるタスクの進行状況をすぐに確認することができます。

つまり、遅れが生じたタスクの担当者をフォローしたり、変更したりすることが可能。
担当者が見やすいことはプロジェクトの進行にも大切なことでしょう。

③同一画面でプロジェクトに関連するタスクの全てを確認できること

同一画面にタスクを並べた時に重要なのは、タスク同士の関係が分かりやすいことです。

というのも、プロジェクト内のタスクは、互いに関連しあっているから。

たとえば、タスクの関係性には次の場合が考えられます。

・特定のタスクを完了できないと次のタスクへ進めない場合
・複数のタスクを同時進行で行う必要がある場合
・大きなタスク中のプロセスを小分けして複数のタスクを作る場合

以上のような場合は、同一画面でタスクを並べると管理しやすくなります。

④ガントチャートのバーを見るとタスクの進捗が視覚的に分かること

達成済みプロセスの割合と、未達成プロセスの割合がバー内で、色分けされているのもポイント。

進捗率を数字だけで管理した場合、プロジェクト内のタスクが多くなると、進捗の大勢を捉えづらくなるからです。

色分けされたバーがあることで、大きなプロジェクトでタスクが多くなっても、遅れ気味なタスクを感覚的に把握しやすくなります。

プロジェクトの進捗を可視化できることが、ガントチャートを作成する最大のメリットのひとつです。

次に、プロジェクトの進捗を見やすくするために、ガントチャートが備えるべき具体的な項目について解説します。

見やすいガントチャートに必要な具体的な項目は4つ

ここでは、ガントチャートを見やすくするための具体的な項目は次の4つです。

①マイルストーン
②ベースライン
③クリティカルパス
④ツリー構造

見やすいガントチャートの基準が分かりますので、参考にしてください。

①マイルストーンでガントチャートに節目を設定できる

マイルストーンとは、プロジェクトの節目のことです。

たとえば、次のような内容がマイルストーンとして考えられます。

・特定のタスクを完了するまでの期限
・プロジェクトの企画や商品の設計を完了したとき
・完成した商品のチェック
・クライアントにプレゼンをする日

以上のように、プロジェクトの中間イベントや特定の期限をマイルストーンとして設定できます。

マイルストーンをガントチャート内で明確にすることで、節目に進捗報告のミーティングを行うことが可能です。

ミーティングではプロジェクトの進行が順調かどうか、不備やトラブルがないかをチェックできます。

トラブルや遅延がある場合は、リスケジュールを行ったり、遅れが生じている原因を解決したりできるのです。

②ガントチャート内にベースラインがあると予定進行の基準になる

ベースラインとは、プロジェクトが正しく進行しているかどうかを測る基準です。

ベースラインには、いくつかの種類があります。
ガントチャートで管理できるのはスケジュールについてのベースラインです。

ベースラインを決める場合は、クライアントが承認した計画や過去の計画を参考にすると良いでしょう。

たとえば、過去の計画をベースラインとしてガントチャート内に表示することで、現在のプロジェクトと比較することができます。

比較可能なベースラインがあることで、プロジェクト進行の遅れに気づきやすくなるのです。

また、どのタスクが原因でプロジェクトに遅れが生じているかも把握しやすくなります。

③ガントチャート内のクリティカルパスは期間短縮に役立つ

クリティカルパスとは、プロジェクトが完了するまでの期間に影響を与える作業経路のことです。

クリティカルパスがガントチャート上で見やすいと、プロジェクトの期間を短縮したい場合に役立ちます。

たとえば、カップラーメンを食べるまでの工程を早くする場合を想像してみてください

1. お湯を沸かす（5分）

2.カップラーメンの蓋を開けてカヤクを入れる（1分）

3.カップラーメンにお湯を注いで待つ（3分）

以上だと、合計で9分でカップラーメンを食べられます。

ここで、2番の蓋を開けてカヤクを入れる工程は、1番のお湯を沸かしている時と同時にできます。
つまり、時間を短縮してもプロジェクトの進行速度には影響を与えない工程です。

対して、1番や3番は短くすることでプロジェクトの進行を早めることができる工程になります。
お湯を沸かす時間が早いと、それだけラーメンを早く食べることができます。

よって、1番から3番への作業経路がクリティカルパスになります。

クリティカルパスがあることで、プロジェクトの遅延を取り戻したり、早めたりしたい場合に、どこにリソースを割けばよいかが分かりやすくなるでしょう。

④ガントチャート内のタスクを見やすいツリー構造で表現できる

ツリー構造は、情報の関係性を親子関係で図式化したものです。

たとえば、データのフォルダを整理するために使われたり、組織図や連絡図に使われたりします。

プロジェクトのタスク同士も親子関係や主従関係にあることが多いため、タスクの関係をツリー構造で表現できると見やすいガントチャートになります。

たとえば、ひとつのタスクを細かく区切って別の担当者を付ける場合や、大きなタスクをプロセス化してガントチャート上に表示したい場合に便利です。

プロジェクト内のタスクは、互いに関係しあいながら進行していくものなので、ツリー構造で関係性を分かりやすくしておくことは大切です。

次に、ガントチャート内の各項目の追加や変更を容易にする機能を紹介します。

見やすいガントチャートを維持する3つの機能

ここでは、見やすいガントチャートを維持するための機能を3つ紹介します。

見やすいガントチャートを維持するためには、最新で正確な情報をガントチャート内で共有できることが大切。

情報が最新かつ正確でないとガントチャートが正しいのかどうか、といった迷いが生じるからです。

ここで紹介する機能を参考にして、見やすいガントチャートを持つツールを選定してください。

ガントチャート内で直感的なスケジュールが変更できる

ガントチャート内のバーの長さをドラッグ＆ドロップで自在に変更したり、位置を変えたりできると、スケジュールの変更や追加が容易になります。

いわゆる直感的にスケジュールの変更ができ、メンバー全員が操作しやすい機能です。

結果的に、情報共有の漏れや遅延がなく、最新で正確な情報をガントチャート内で共有できます。

ガントチャート内で簡単にタスクを追加できる

ガントチャート内で簡単にタスク管理を追加できるのも、大切な要素です。

たとえば、ガントチャートを見ながらプロジェクトの計画を練る際に、必要なタスクをその場で素早く追加できると、ミーティングの決定事項が明確になります。

ミーティング中の決定事項を、メンバー内ですぐに正確な状態で共有できます。

ガントチャートと他の管理ツールとの連携ができる

他の管理ツールの変更がガントチャート内に反映されると、情報の漏れや間違い、共有の遅延をなくすことが可能です。

また、他のツールを見なくてもガントチャートだけ見れば、プロジェクトの進捗が把握できる利点もあります。

プロジェクトで使うことが多いガントチャート以外のツールには、カンバンやカレンダーがあります。

カンバンやカレンダーの内容を変更するたびにガントチャートを書き直すのは手間がかかるだけでなく、間違えることもあるため注意が必要です。

そこで、他のプロジェクト管理ツールと連携できるのは、正しい情報を共有して見やすいガントチャートを維持するのに欠かせない機能だと言えるでしょう。

見やすいガントチャートでプロジェクトを成功させよう

見やすいガントチャートに欠かせない要素は次の点です。

・タスクの期限や開始日、完了日が分かること
・タスク名と担当者が分かること
・同一画面でプロジェクトに関係するタスクがすべて確認できること
・タスクの進捗が視覚的に分かること

そして、見やすいガントチャートにするための具体的な項目は次の通り。

項目名	説明
マイルストーン	プロジェクトの節目のこと
ベースライン	正常なプロジェクトの進行を測るための基準
クリティカルパス	プロジェクトの完了までの期間に影響を与える作業経路のこと
ツリー構造	タスクの関係性を親子関係として表現したもの