プロジェクト管理はチームの人数やタスク数が多くなるほど複雑になり、全体像の把握が難しくなりますよね。

誰がどこまで進捗したのかわからなかったり、タスクの見落としや進捗の遅延があれば円滑にプロジェクトを完了することができません。

プロジェクトでよく利用される管理方法として「ガントチャート」があります。

ガントチャート利用することで各メンバーのタスク管理や進捗状況が容易に確認が可能です。

この記事ではガントチャート活用法やメリット、ガントチャート作成のおすすめツールを紹介します。

ガントチャートとは?

ガントチャートとは、横棒グラフを用いてプロジェクトを管理するスケジュール表です。

横は時間軸、縦はタスクまたはメンバーを書き込むことにより、視覚的にわかりやすくプロジェクト管理を行うことが可能。

例えば、システム開発やWeb業界では、プロジェクトマネージャーやシステムエンジニア、プログラマーのような様々なメンバーがプロジェクトに関与します。

そのため、誰がどのタスクを進捗しているのか全体像が掴みにくくなることも。

ガントチャートを活用することで、業種や部署が異なっていてもメンバー同士が同じ視点で情報共有することができます。

この章では以下の内容に関して解説します。

・WBSとの違い
・ガントチャートの利用例
・ガントチャート利用によるメリット・デメリット

順に見ていきましょう。

ガントチャートはWBSと何が違うの?

ガントチャートとよく似たプロジェクト管理方法でWBS(Work Breakdown Structure)があります。

ガントチャートとWBSは異なる管理方法なので混同しないよう注意しましょう。

WBSとはプロジェクト全体を段階的に分解し、細かなタスクを洗い出す管理方法です。

ガントチャートを作成する前に、まずはWBSを作成してタスクの洗い出しや担当者を決めます。

プロジェクト管理は、まずWBSでタスクの洗い出しを行い、ガントチャートで情報共有や進捗の確認を行うという流れです。

WBSの段階で精密なタスクの細分化ができていないとタスク漏れや前後関係、工数不足などの失敗やトラブルに直結します。

ガントチャートの利用例

ガントチャートによる管理方法は、数週間~数カ月以上かけてひとつのプロジェクト(成果物)を作り上げるプロジェクトや業種に向いています。

例えば、身近な分野では結婚式や旅行の打ち合わせ、地域のお祭りといった「誰がいつまでに何をする」という明確な目標がある場合に最適です。

以下に、ガントチャートが有効に活用できるプロジェクトや業界を示します。

・システム開発
・ソフトウェア開発
・Web業
・建築業
・営業・セールス
・製造業
・イベント業
・農業
・マーケティング業
・インフラ

ガントチャートはさまざまな業界のプロジェクト管理で活用できます。

しかし、日々の業務がルーチン化している業界ではガントチャートを有効に活用できません。

また、メンバーが少ないプロジェクトではToDoリストを活用した方がプロジェクトを効率的に進行できる場合もあります。

ガントチャート利用によるメリット・デメリット

ここではガントチャートのメリットとデメリットを紹介します。

メリットだけでなく、デメリットも理解した上で活用しましょう。

ガントチャートのメリット

ガントチャートのメリットは、タスクの進捗状況における全体像が一目で確認できることです。

経営者やプロジェクトマネージャーなどの各専門知識がない人から見ても、タスクの進捗がわかりやすいのが特徴です。

他のガントチャートに対するメリットは以下の通りです。

・自分が関与していないタスクでも進捗状況がわかる
・計画の遅延にいち早く対応できる
・タスクの前後関係がわかる(例:タスクAが終わらないとタスクBを開始できない)

ガントチャートのデメリット

ガントチャートは、万能なプロジェクト管理方法ではありません。

まず、ガントチャートはWBSが適切に設定されていることが原則です。
WBSを省略してガントチャートを作成すると、タスク漏れや工数不足などのトラブル要因になります。

次に、ガントチャートは開始日と終了日だけ記入されるため、タスクそのものがどこまで進捗しているのかを確認することができないこともデメリットです。

また、ガントチャートはプロジェクトに関係するメンバー全員が管理・操作できる必要があります。

メンバーが間違った情報で保存したり、データを消去したりしないように、ガントチャートのマニュアルを準備し、事前に説明しておきましょう。

ガントチャートの作り方

ガントチャートは3つのStepを経て作成します。

準備段階を省略し、いきなりガントチャートを作ってしまうとプロジェクトが開始されてからタスク不足が発覚したり、納期が間に合わないなどのトラブルに発展したりする可能性があります。

ガントチャートはあくまでも視覚的にわかりやすくしたスケジュール表なので必ず3つのStepを踏まえて作成しましょう。

Step1:目的・ゴールの明確化

まずはプロジェクトの目的・ゴールを決定します。
目的・ゴールは誰が見てもわかるようシンプルな設定が重要です。

次に目的・ゴールをを達成するためのタスクを洗い出します。
タスクは大項目・中項目・小項目という具合に段階的に設定しましょう。

プロジェクトの規模が大きくなるほど段階が増えていくため、大きな項目からタスクを洗い出すとタスクの漏れを防ぐことができます。

プロジェクトマネージャーと担当者間の認識の違いをなくすために、タスクを決める際には必ず担当者の了承を得ておきましょう。

Step2:WBSの作成

タスクの洗い出しが完了したらWBSの作成に入ります。

タスクの納期・担当者・工数などタスクを達成するための具体的な項目を埋めていきます。

また、タスクの順序も重要です。
同時進行なのか先行作業・後続作業に分けるのかを検討しましょう。

注意点はWBSに対して細かなタスクも必ず盛り込んでおくことです。

「細かなことだから誰かやってくれるだろう」という考えは担当者の混乱を招きます。

誰が何をするのかを明確にすることでタスク漏れのないプロジェクト設計が行えます。

Step3:ガントチャートの作成

WBSが完成したらガントチャートにタスクを落とし込みます。

ガントチャートの横は時間軸を表しますが、1マスを1日もしくは1週で設定するのかで見やすさが変わることにも注意しておきましょう。

縦軸にはタスクもしくは担当者を書き込みます。

担当者が多いプロジェクトであれば縦軸に担当者を記入し、タスクを横軸で記入した方がわかりやくなりますよ。

ガントチャート作成のおすすめツール3選

ガントチャートはGoogleスプレッドシートやExcelなどの表計算ソフトでも作成できますが、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめ。

表計算ソフトはセルの色塗りに手間が掛かったり、計算式を考えて設定する必要があったりと不具合が発生する可能性が高くなります。

最近では表計算ソフトでガントチャートを作成するのではなく、プロジェクト管理ツールでガントチャートを含めた包括的にプロジェクトを管理する方法が一般的です。

ツールを利用するメリットは以下の通り。

・プロジェクト管理を一元化できる
・情報共有が簡単
・マニュアルが用意されている
・データの損失リスクが少ない
・WBSとガントチャートの連携ができる
・モバイルデバイスでも確認が可能

ガントチャートを作成できるプロジェクト管理ツールは数多く存在しますが、その中でも特におすすめするツールを紹介します。

①Lychee Redmine(ライチレッドマイン)

引用:Lychee Redmine

Lychee Redmineは、アジャイルウェアが提供しているプロジェクト管理ツール。
2,000社以上の導入実績がある有名なツールです。

ガントチャートはもちろん、ふせんを貼っていくように簡単にタスク管理ができるカンバン機能を搭載。
カンバンはガントチャートと連携しているためWBSとガントチャートを個別に作成する手間が省けます。

また、稼働時間・稼働率・生産性をグラフでリアルタイム表示できる機能やコスト管理も充実。

初心者でも扱いやすいUIなので誰でも簡単に操作できることも特徴です。

10ユーザーまでなら無料利用が可能。
高度な機能を試してみたいなら30日間の無料お試しも実施しています。

Lychee Redmine(ライチレッドマイン)の公式ホームページはこちら

②backlog(バックログ)

引用;backlog

福岡を拠点にしているヌーラボが提供しているプロジェクト管理ツール。
日本製ツールなので、ヘルプやマニュアルが見やすいことが特徴です。

キャラクターアイコンやいいね機能などSNSに近い機能を搭載。

若い社員でも抵抗なくツールを使えることが魅力です。

トライアルユーザー向けにオンラインセミナーを実施しており、動画でわかりやすくツールの使い方を理解できることも可能。

UIは簡単に見えますが、操作がやや難解なのがデメリット。
慣れれば問題なく利用できますが、使いこなすまでに期間が掛かる可能性もありますよ。

backlog(バックログ)の公式ホームページはこちら

③Jooto(ジョートー)

引用:Jooto

プレスリリースやニュースリリース配信サービスで知られるPR TIMESが提供しているプロジェクト管理ツール。

初回ログイン時にマニュアル動画が再生される親切な設計です。
作成ヒントやマニュアルが充実しており、すべて日本語対応なので初心者でも安心して利用できます。

入力が直感的に操作できないため、タスク管理しにくいことがデメリット。

4人までなら無料プランで利用できます。

Jooto(ジョートー)の公式ホームページはこちら

ガントチャートを活用して効率よくプロジェクトを遂行しよう

ガントチャートの目的や作成方法について解説しました。

・ガントチャートはプロジェクトを視覚的に管理できる
・メンバー全員がガントチャートの使い方を理解しておく必要がある
・ガントチャートはWBSを基に作成
・表計算ソフトよりもプロジェクト管理を一元化できるツール導入がおすすめ

ガントチャートは、プロジェクトの進捗状況やタスクをメンバー全員が把握できる優秀な管理方法です。

ぜひガントチャートを取り入れて、プロジェクトのマネジメントをより効率的に行っていきましょう。

関連キーワード:
このエントリーをはてなブックマークに追加