チームのタスク管理のメリットと注意点！ツールの選び方を紹介

「仕事でチームメンバーとうまく連携できない」
「タスク管理をしてみたけれど、効果を感じられない」

こうした悩みをお持ちではありませんか？

チームでのタスク管理のより良い方法を学べば、これらの悩みは解決できるはずです。

本記事では、チームでタスク管理をするうえでの注意点や、おすすめのツールを紹介します。

チームの仕事をスムーズに進めるための参考にしてください。

チームでタスク管理をする3つのメリット

チームで仕事をするのであれば、タスクをチーム全体で管理することが重要です。

メンバーそれぞれが自分だけのタスクを管理するよりも、仕事が順調に進められるようになるでしょう。

チームメンバー全員でタスク管理を行うメリットを3つ紹介します。

メリット①負荷の偏りを調整しやすい

チームで仕事をしていると、知らず知らずのうちに特定の人に負荷が集中してしまいがちです。
メンバーが自分のタスクだけを見ていると、他の人のタスクの多さに気付けないという問題があります。

チーム全体でタスクを管理することで、誰にどれぐらいの負荷がかかっているのか、メンバー全員が把握できるようになります。

メンバー同士でフォローし合うことで、負荷の集中を防げるでしょう。

メリット②タスクをお互いにチェックしてコメントできる

チームでタスク管理をすると、メンバーがお互いのタスクをチェックすることが可能。

すると「このタスクは本当にやる必要があるの？」「あのタスクを先に終わらせるべきでは？」など、コメントし合えるようになります。

結果として、無駄なタスクをなくしたり、適切な順序でタスクを進行でき、効率よく仕事を進められるようになるでしょう。
タスクの無駄は、自分ひとりでは気付きにくいものなので、他のメンバーからのコメントは貴重です。

メリット③他のメンバーのタスクの遅れにすぐに気付ける

チームでタスクを共有しておけば、誰かのタスクが遅れたときに、他のメンバーがすぐに気づいてフォローできます。

思うようにタスクが進まないとき、「なんとか自力で遅れを取り戻せるはず」「他の人に助けてもらうのは申し訳ない」などと考えて、メンバーは自分ひとりで遅れを抱え込んでしまいがちです。

しかし、そのタスクの遅れは、仕事全体の大きな遅れの原因になりかねません。
チームでタスク管理をすることで、問題が小さいうちに対処できるようになります。

タスクをチームで管理する際の3つの注意点

チームでタスク管理をしようとしても、失敗してしまう場合があります。

タスク管理の手間が増えただけで、効果が感じられないことも。
効果がなければ、誰もチームでのタスク管理をしなくなってしまうでしょう。

チームのタスク管理で失敗しないための注意点を3つお伝えします。

注意点①管理方法を統一して共有する

タスクをチームで管理するなら、管理方法はメンバー全員で統一して、共有しましょう。
タスク管理には、たとえば以下の方法があります。

・手帳やノートにメモする
・付箋に書き出す
・Excelにまとめる
・ツールを使う

メンバーがバラバラな方法でタスク管理をすると、タスクの共有が難しくなってしまいます。

ツールを使う場合にも、アナログで対応する場合にも、全員が同じ方法でタスクを管理して、一か所で共有することでお互いにチェックしやすくなります。

チームのタスク管理を効果的にするには、管理方法の統一と共有は必須です。

注意点②他のメンバーのタスクに気を配る

チームでタスクを共有したとしても、各自が他のメンバーのタスクを見なければ、共有した意味がありません。

必要なのは、他のメンバーのタスクを「チェック可能な状態にする」ことではなく、「チェックする」こと。

タスク管理ツールを導入するだけで満足してしまう場合も多いので、気をつけましょう。

上司が部下のタスクをチェックする場合だけでなく、逆に部下が上司のタスクを見たり、対等なメンバーどうしでチェックし合ったりすることの効果も大きいです。

チームでタスク管理をするのであれば、他のメンバーのタスクにも気を配りましょう。

注意点③遅れをカバーできる体制を作っておく

タスクの遅れをすぐにカバーできるように、ルールを整えておくことも大切です。

誰かのタスクの遅れを他のメンバーがカバーできなければ、チームでタスクを管理する意味が薄くなってしまうので、カバーしやすい体制を作っておきましょう。

たとえば、本人でなければできないタスクしか残っていないと、他の人がカバーしたくてもできません。

こうした問題を避けるには、「自分にしかできないタスクを先にやり、他の人でもできるタスクは後回しにする」といったルールを決めておくと良いでしょう。

タスクそのものだけではなく、タスクを進めるうえでの体制づくりも重要です。

チームに必要なタスク管理ツールを選ぶ3つのポイント

チームでタスク管理をするには、ツールを使うと便利です。

ただし、よく考えずにツールを選んでしまうと、導入後に後悔することも。

ツールを選ぶ際にチェックするべきポイントを3つ紹介します。

ポイント①チームの目的に合っている

タスク管理ツールは、チームの目的に合わせて選びましょう。

「なるべく早く顧客に対応したい」「徹底的にミスをなくしたい」など、チームの目的は様々で、目的によって最適なツールが変わります。

ツールを比較するより先に、そもそもどんなツールを求めているのかを明確にすることが大切です。

ツールには「営業」や「開発」などに特化したものがあります。
チームにぴったりのものがあれば、特化したツールを選ぶのも良いでしょう。

ポイント②機能が充実している

タスク管理ツールは、機能が充実しているものを選びましょう。

チームのタスク管理ツールを導入するのが初めての場合、どのような機能が必要なのかは、使い始めるまではわからないものです。

後になって「ほしい機能が付いていなかった」と後悔することを防ぐためには、機能が多いツールを選んでおくと安心です。

特に「カンバン」と「ガントチャート」の機能があるかは、事前にチェックしておきましょう。

カンバンはタスク状況の確認に、ガントチャートはスケジュール管理に、それぞれ便利な機能です。

チームのタスク管理には、カンバンとガントチャートの機能が付いているツールがおすすめです。

関連記事はこちら>> カンバンボードとは？作り方とおすすめツールをご紹介

ポイント③操作が簡単で使いやすい

タスク管理ツールは、操作しやすいことが大切です。

ツールは仕事をスムーズにするために導入するものなので、操作方法を覚えるために余計な手間や時間がかかるのは避けたいところ。

使いにくいツールだと、せっかく導入しても、誰も使わなくなってしまいます。
優れたタスク管理ツールは、マニュアルを読む必要がないほど簡単に扱えます。

メンバー全員で使う場面をイメージして、誰にでも使いやすそうなツールを選びましょう。

チームのタスク管理におすすめのツール3選

タスク管理ツールは本当にたくさんの種類があるので、どれを使えばいいのか迷ってしまいがちです。

そこでチームのタスク管理におすすめのツールを、3つ厳選して紹介します。

いずれも最初は無料で使え、「カンバン」と「ガントチャート」の機能も付いています。

まずは、いずれかのツールを試しに使ってみると良いでしょう。

①Lychee Redmine｜機能をカスタマイズできる

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、あらゆるチームに対応できるツールです。

もともと機能が充実しているうえ、追加オプションを選んだり、要望に応じてカスタマイズにも対応しています。

人数無制限で無料で使えるフリープランも用意されているのでまずは使い勝手をお試ししてみてはいかがでしょうか。

仕事内容に応じて最適な形で使えるので、ストレスなくタスク管理ができます。多くの機能を使ってみたい場合は、Lychee Redmineを試してみましょう。

関連記事はこちら>> Lychee Redmineとは？機能やメリットについて詳しくご紹介

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

②backlog｜他のメンバーとのやり取りが簡単

引用；backlog

backlog（バックログ）は、チーム内のやり取りがしやすいタスク管理ツールです。

お互いのタスクに簡単にコメントができるうえ、絵文字やアイコン、いいね機能、スター機能などで気軽に反応を送り合えます。

他のメンバーのタスクを確認する習慣ができて、自然に仕事の助け合いが生まれるでしょう。

チームの連携を重視するなら、backlogがおすすめです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	プロジェクト数	容量
プラチナ	55,000円	無制限	無制限	2GB
プレミアム	21,780円	無制限	無制限	5GB〜
スタンダード	12,980円	無制限	100件	5GB/1ユーザー
スターター	2,640円	30ユーザー	5件	10GB/1ユーザー

③Jooto｜シンプルで使いやすい

引用：Jooto

Jooto（ジョートー）は、シンプルで直感的に扱えるツールです。

ドラッグ＆ドロップなど簡単な操作だけで使えるので、使い方がわからなくて困ることは、ほとんどありません。

機能は多いわけではありませんが、重要な機能はすべてそろっています。

誰でも使いやすいツールを探しているのであれば、Jootoがおすすめです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	1ファイル上限	容量
無料	無料	4ユーザー	10MB	100MB
スタンダード	500円	1ユーザー追加ごとに課金	300MB	5GB/1ユーザー
エンタープライズ	1,300円	1ユーザー追加ごとに課金	1GB	10GB/1ユーザー

チームでのタスク管理でお互いの力を引き出し合おう

チームのタスク管理について解説しました。

うまくタスク管理ができれば、メンバーそれぞれが力を引き出し合って、チームとして大きな成果を出せるようになります。

タスク管理のメリットや注意点を理解したうえで、チームに最適なツールを選びましょう。

タスク管理ツールは無料で使い始められるものが多いので、まずは試しに使ってみて、使い続けるかを判断するのがおすすめです。

Lychee Redmineなら30日間は無料なので、気軽に試してみましょう。