仕事効率化・生産性アップ 
To Doリストとは、仕事でやることをまとめたリストのことです。リスト化することで自分が抱えている業務が可視化され、業務の抜け漏れ防止につながります。
この記事では、To Doリストの概要やTo Do管理の重要性、To Doリストの作成方法などについて解説します。
また、仕事のTo Do管理に活用できるおすすめのツールも取り上げるので、効率よくTo Doを管理したい人はぜひ参考にしてください。
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仕事の管理に役立つTo Doリストとは
ToDoリストとは即ち「やることリスト」のことです。具体的には、自身が抱えている業務をリストアップし、かつ優先順位をつけて整理したものとなります。
To Doは「やるべきこと」と言う意味がありますが、混同しやすい言葉に「タスク」があります。同じ意味で使用する人もいますが、厳密には異なる言葉です。
「To Do」は業務の中でも完了期日が決まっていないものを指します。一方で「タスク」は期日が決まっている作業のことです。
To Doを管理して仕事やプロジェクトを進めることの重要性
ここでは、なぜTo Doを管理することが重要なのか解説します。仕事やプロジェクトで多くの業務を抱えている人はぜひ参考にしてください。
やるべきことが可視化される
To Doリストは自分が抱えている業務を明文化することから、やるべきことが可視化されます。何をすべきかがはっきりと分かり、効率的に業務を進められるでしょう。
また、個人ではなくチーム全体のTo Doリストを作成することで、チーム全体の業務量や進捗状況の把握が可能です。全体を把握できていれば、万が一業務に遅れが発生したとしても柔軟に対応できます。
自分の頭の中だけでTo Doを覚えておこうとする人もいるかもしれませんが、抜け漏れが発生する可能性は否めません。To Doは、目に見える形で残すほうが正確です。
作業の抜け漏れ防止につながる
自分のTo Doを毎日確認する癖をつければ、作業の抜け漏れ防止につながります。特に業務量が多い場合、全てを記憶することは困難だと言えます。
To Doリストとして全てを書き出し、始業時や終業時に毎日確認すれば、「今日はこれをしないといけないな」・「明日はあれをしよう」など、やるべきことが明確になるでしょう。「何かを忘れている気がするけど思い出せない」といった事態を避けられます。
優先順位が明確になる
To Doリストには、自分がやるべきことを全て記載するので、To Do同士の関係性を把握しやすく、また優先順位をつけやすくなります。
例えば、「業務Aは業務BとCが前提で行うものだから、まずはBとCから取り掛かろう」といった考え方が可能です。優先順位が分からないと作業効率が低下するだけでなく、スケジュールに遅れを生じさせてしまう懸念もあります。
効率よく業務に取り組むためにも、To Doリストを作成し、優先順位をつけるようにしましょう。
To Doリストの作成方法
To Doリストの作成方法としては、以下が挙げられます。
- ツール
- Excel
- メール
- 紙とペン、ホワイトボードなど
業務管理ツールなど、To Do管理ができるシステムやツールが増えています。近年ではクラウドベースのものも豊富で、スマートフォンでも簡単にTo Do管理が可能です。また、無料で利用できるものもあり、コストを抑えたい人も安心して利用できます。
一方で、To DoリストはExcelを使って作成することも可能です。Excelのセルにタスクを入力し、タスクごとに期限や現在の進捗状況などを記載して表を作れば、簡単にTo Doリストになります。
その他には、メールの受信ボックスをタスク管理に活用する方法もあります。受信ボックス内でTo Doとそれ以外の内容を振り分け、さらにフォルダ分けやラベルなどの機能を駆使すればTo Do管理が可能です。
To Doの数が少ない場合、1日分だけを簡単に洗い出す場合においては手書きも悪い方法ではありません。メモ帳や手帳、付箋などに書き込むだけで手間はかかりませんが、To Do管理を日々ルーティン化していくとなるとやや非効率です。
To Doリストの作成手順
ここではTo Doリストの具体的な作成手順を紹介します。先ほど紹介した全ての作成方法にも当てはまる作成手順であるため、ぜひ参考にしてください。
ToDoの洗い出し
まずは自分のTo Doを全て洗い出す必要があります。メイン業務に関するTo Doはもちろんのこと、「メールを送る」「電話をする」など、細かいものまで抜け漏れなく洗い出すことでその後の抜け漏れ防止につながります。
To Doリストの質を左右する重要な部分であるため、しっかりと行うようにしてください。
To Doの分類
洗い出したTo Doを整理して、カテゴリー別に分類します。例えばプロジェクトに関するもの、クライアントに関するもの、社内の雑務に関するものといった形です。
分類しないままTo Doが並んでいると、タスク同士のつながりが見えにくく、優先順位を付ける作業が困難になる可能性があります。カテゴリー別に色分けをするなど、各カテゴリーのTo Doが一目で分かるようにしておくとスムーズに確認できるでしょう。
優先順位の決定
分類したTo Doに対して、優先順位をつけましょう。優先順位を設定した上で自分のスケジュールに落とし込めば、スムーズに取り組むことが可能です。
基本的には優先順位の高いものから取り組んでいくことになりますが、優先順位の低いTo Doは、スキマ時間を使って取り組むなど工夫しましょう。
優先順位の決め方
優先順位を決める際には、以下のようにTo Doを重要度と緊急度の側面から分類することが大切です。
- 重要度が高く、緊急性も高い
- 重要度が低く、緊急性が高い
- 重要度が高く、緊急性が低い
- 重要度が低く、緊急性も低い
最も優先すべきは1で、4の優先順位は最後です。2と3に関しては、その時の状況によって入れ替わることもあるため、柔軟に対応する必要があるでしょう。2のTo Doは多くの場合、すぐに完了できるので、溜め込まずに取り組むことが大切です。
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To Doリスト作成時の注意点
To Doリストの作成にあたって、いくつかの注意点があります。まず、To Doを細分化して洗い出すことが大切です。
例えば、「資料を作る」というTo Doにするのではなく、「情報収集をする」「構成を考える」「作成する」「チェックしてもらう」「修正する」など、より細かくすることで具体的なアクションを起こしやすくなります。
また、定期的に見直すことも必要です。見直しを行うことで、当初はTo Doであったものの、期限を設定してタスク化すべきものを拾い上げることが可能です。逆に、いつかやろうと思っていたTo Doの対応が不要になり、To Doを取り下げる場合も生じます。
仕事のTo Do管理に役立つおすすめ管理ツール
To Do管理は、様々なツールを使って実施できます。ここでは仕事のTo Do管理に活用できるおすすめのツールを紹介します。
Trello（トレロ）
Trelloとは、To Doをかんばん方式で視覚的に管理できるツールです。シンプルなインターフェースで、ツールの使用に慣れていない人でも直感的に操作できます。
To Doは未着手や作業中、完了など進捗状況に合わせて動かせるため、一目で作業に遅れが出ているかどうかなどを把握できます。期日を設定すればタスク管理としても活用が可能です。
また、Chromeの拡張機能や外部サービスとも連携できるため、業務効率化を図りたい人にもおすすめです。
Notion（ノーション）
Notionは、業務に役立つ様々な機能を搭載したクラウド型のメモアプリです。
メモとして情報を書き込めるだけではなく、表の作成やプレゼンテーション資料の作成、カレンダーなどの機能を搭載しています。
これらの機能を使って、自分に合う形のTo Doリストを作成できることが強みです。無料版と有料版がありますが、無料版だけでも機能面は充実しているため、必要に応じて有料版に移行する使い方がおすすめです。
Google ToDo
Google ToDoは、Googleが提供するToDo管理ツールです。
Google Workspaceを使用している人や、Googleアカウント所有者であれば無料で利用できます。アプリをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレット端末からもアクセス可能です。
同じアカウントでログインすれば端末に関係なく情報が同期されるため、「オフィスではパソコンで、外出先ではスマートフォンでTo Doを管理する」のような使い方もできるでしょう。
また、Gmail やGoogleカレンダーなど他のGoogleサービスとの連携も可能です。
仕事の管理はTo Doリストで行おう
本記事では、To Doリストの概要やTo Doとタスクの違い、To Doリストの作成方法などについて解説しました。
To Doリストは自分がやることをまとめたリストです。やるべきことが可視化され、抜け漏れを防止できる他、業務の優先順位をつけやすくなるメリットがあります。
作成にあたっては、To Doを全て洗い出すことが大切です。また、To Doを分類すればそれぞれの関係性を理解しやすくなり、優先順位がつけやすくなります。
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