プロジェクト管理手法 
プロジェクトをスムーズに進めるためには、進捗状況を常にチェックすることが大切です。
近年スマホの普及から、手軽にプロジェクト管理ができるアプリも増えてきました。
社内だけでなく社外からも確認するために、導入を検討している企業も少なくはありません。
しかし初めて導入する方は「どのアプリを選べばいいのかわからない」と悩んでいるのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトの進捗管理におすすめのアプリを紹介します。
進捗管理アプリのメリットや選び方まで紹介するので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクトに進捗管理アプリが必要な理由
プロジェクトの多くは個人ではなく複数人で進めることが多いため、進捗の遅れはトラブルの原因にもなります。
社内の誰かが確認できれば良いと思うかもしれませんが、誰も手が空いていない状況だと作業漏れになり対応にも遅延が生じるでしょう。
とくに新型コロナウイルスの影響からリモートワークの導入が増えている現在では、どのようにメンバー全体の進捗確認をするかが課題です。
進捗管理できるアプリならスマホから手軽に確認でき、メンバー全体で迅速に対処可能です。
不足しがちなコミュニケーションも円滑に取れるので、目標を達成するため個々に当事者意識を持てます。
関連記事はこちら>>業務の進捗管理を進めるポイントとは？おすすめのツール3選を紹介
進捗管理アプリから得られる4つのメリット
- プロジェクト全体の進捗を見える化できる
- メンバーが柔軟にやり取りできる
- タスク漏れを防止できる
- データ入力・分析が簡単
それでは順番に説明します。
1.プロジェクト全体の進捗を見える化できる
進捗管理アプリを利用すれば、プロジェクト全体の進捗状況を見える化できます。
メンバー全体が情報更新・共有することにより、納期が遅れたり一部の負担が増えたりする問題を防げます。
タスクごとにかかる時間も入力できるので、参考にしながら工程管理も可能です。
代表的なツールとしてエクセルがありますが、専門ツールのようにリアルタイムで変更を加えることが難しいです。
進捗管理アプリは、迅速な状況把握がおこなえるという点がメリットのひとつとなっています。
2.メンバーが柔軟にやり取りできる
進捗管理アプリのなかにはチャット機能が備わっているものもあるため、メンバー同士で柔軟なやり取りができます。
複数メンバーのプロジェクトにおいて、メンバー間でコミュニケーションを取ることは重要な要素です。
普段からコミュニケーションが取れていないと、プロジェクトに変更があったときに共有されない事態も発生しかねません。
進捗管理アプリにはチャット機能だけでなくデータ共有機能やフォーラム機能などもあり、必要に応じてファイルの受け渡しやアイデア出しもおこなえます。
メンバー全体のコミュニケーションを築き、協力できる環境作りができる点も大きなメリットです。
3.タスク漏れを防止できる
進捗管理アプリでは情報が自動的にリマインド（再確認）されるため、タスク漏れを防止できます。
企業ではプロジェクトの期限日や時間をメモやスケジュール表で管理することが多いですが、抜け漏れが発生することも珍しくはありません。
進捗管理アプリの多くはリマインド設定ができる機能が備わっており、一定間隔で情報を通知してくれます。
自分が忘れていたタイミングで再確認できるため、タスク漏れを防いで正確な作業がおこなえます。
4.データ入力・分析が簡単
進捗管理アプリは、データ入力や分析を簡単にまとめられます。
手動では難しい集計機能や分析機能が搭載されているので、自動的にデータを洗い出せます。
そのためリソース管理や経営戦略をするときにも役立ち、業務効率化を達成可能です。
不必要なコスト削減にもつながるため、プロジェクトをスムーズにこなせるようになります。
細かなデータを算出することに悩んでいる企業にとってもメリットが大きいです。
関連記事はこちら>>進捗管理表の見やすい書き方や項目は？おすすめのツールを紹介
進捗管理アプリの選び方3つのポイント
- 無料期間やフリープランの有無
- 誰でも簡単に入力できるアプリを選ぶ
- 必要な機能が搭載されているアプリを選ぶ
それでは、解説していきます。
1.無料期間やフリープランの有無
進捗管理アプリのなかには、お試しで利用できる無料期間やフリープランが用意されているものがあります。
まずは機能や使いやすさを試し、自社に導入すべきかを検討してから有料版に移行することが一般的です。
しかし無料版では使える範囲が制限されていることが多いので、そちらもチェックしておきましょう。
本格的な運用には少なからず費用が発生するため、予算を最小限に済ませたい場合は無料で使い勝手を試せるツールを選んでください。
2.誰でも簡単に入力できるアプリを選ぶ
進捗管理をはじめスケジュール管理やタスク管理をするときは、誰でも簡単に入力できるようにしなければいけません。
複雑な操作が必要なツールはメンバー全体としても抵抗があるため、結果的に定着せずに終わってしまうことがあります。
プロジェクト管理の初心者でも簡単に入力できれば、メンバー全体の進捗も把握しやすくなります。
タスクのタイトルだけでなく、関連情報を入力できるかもアプリを選ぶ大切なポイントです。
同じ内容のタスクを繰り返し設定できるアプリなら、毎回入力する手間を省けるのでおすすめです。
3.必要な機能が搭載されているアプリを選ぶ
進捗管理アプリを選ぶときは、自社に必要な機能が搭載されているかをチェックしましょう。
代表的な機能としては、以下のような機能があります。
- ガントチャート
- タスク機能
- スケジュール機能
- チャット機能
- ノート機能
上記機能は進捗管理だけでなく、作業効率化を図るために最適な機能です。
それぞれの機能を併用すれば、複数のプロジェクトを同時進行しても管理が簡単になります。
しかし多機能であるほど初心者には扱いづらくなるデメリットもあります。
プロジェクトの目標達成のために必要な機能はなにかを考え、使いやすさと機能性のバランスから最適なアプリを選びましょう。
【スマホ対応】おすすめ進捗管理アプリ5選
プロジェクトを選ばず使いやすいアプリは、以下の5つです。
- Lychee Redmine
- Backlog
- jooto
- Trello
- Stock
それぞれの特徴を順番に紹介するので、ぜひ参考にご覧ください。
1.Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、日本企業向けに作られたアプリです。
進捗管理を最適化するガントチャート、カンバン、タイムマネジメント、リソースマネジメントなど機能が豊富にあります。
タスク同士の依存関係やマイルストーンを見ながら進捗をリアルタイムで見える化できます。
ドラッグ＆ドロップで直感的な操作ができるので、メンバー全体が簡単に更新・共有が可能です。
これまで[導入社数『7,000』の挿入]社以上の導入実績があり、業種・業界、チームの規模を問わず幅広い企業から利用されています。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
|
2.Backlog
引用：Backlog
「Backlog」は、タスクや問題、Todoなどの進捗状況を一括管理できるアプリです。
プロジェクト管理や課題管理などプロジェクトに必要な機能がそろっています。
プロジェクトの進捗を一目で把握できるため、メンバー全体の作業状況を簡単に確認できます。
見た目もシンプルなデザインで使いにくさを感じることもないので、企業の定着率も高いです。
またタスクにコメントすることもでき、絵文字やアイコンを使ってコミュニケーションを取れます。
エンジニア向けに作られていますが、他業種でも十分活用できます。
専用のスマホアプリも用意されているので、外出先でも自由に確認可能です。
どんなプランでも30日間の無料体験ができるためメンバー全体で試してみることをおすすめします。
3.jooto
引用：jooto
「jooto」は、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できる簡単なタスク管理アプリです。
ガントチャートやユーザー管理機能を搭載しており、SlackやGoogleカレンダーとも連携できます。
専用のスマホアプリをダウンロードすれば、場所を選ばずに進捗管理ができます。
アプリのプッシュ通知機能を使えば、メンバーのタスク更新をリアルタイムで見れるので確認漏れを防ぎ、リスク軽減が可能です。
付箋を貼ったりはがしたりする感覚のカンバン方式を採用しているため、操作が苦手な方でも簡単に利用できる点も特徴の一つです。
無料プランでも全ての機能を利用できるので、費用をかけずに機能全体の使いやすさをチェックできます。
有料プランならユーザー数やストレージ容量を増やせるので、まずは無料プランで機能性を実感してから検討したい方におすすめです。
4.Trello
引用：Trello
「Trello」は、ボード、リスト、カードを使って管理ができるプロジェクト管理アプリです。
プロジェクトに合わせて柔軟な整理ができるため、一目でタスクの把握ができます。
世界中で幅広くシェアされており、ユーザー数は2,000万人以上です。
ドラッグ＆ドロップでカードを動かしながらタスクを管理できるため、付箋を貼る感覚で操作がしやすいです。
Trelloには自動化機能が搭載されているので、繰り返しの作業を自動化して入力の手間を省けます。
パソコンだけでなくスマホ対応している点も魅力です。
基本無料で使えるので、管理費用をおさえたい方にもおすすめです。
5.Stock
引用：Stock
「Stock」は、メンバーの情報共有が簡単にできるプロジェクト管理アプリです。
チャットワークのような情報が流れる問題を防ぐためにチャット内容を保存できるので、確認漏れを防げます。
テキストや画像、動画などのデータはノート形式で保管されるため、必要なタイミングで取り出せます。
ファイルはドラッグしながらノートに貼り付けるだけで共有できるので、面倒な操作も必要ありません。
余計な機能を省いたシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報の更新・共有が可能です。
どんなプランでも登録から14日間の無料体験できるので、導入を前向きに検討している方におすすめです。
進捗管理アプリで作業効率化をおこないましょう
進捗管理をすることはプロジェクト全体の進捗を見える化することにつながり、納期の遅延やタスク漏れのリスクを軽減できます。
アプリを導入すればメンバー間の情報共有もリアルタイムでおこなえるので、問題をすばやく対処可能です。
進捗管理アプリを選ぶときは無料期間の有無、簡単な操作ができるか、自社に必要な機能が備わっているかに注目しましょう。
Lychee Redmineなら10名まで無料で使えるフリープランを用意しているので、まずは少人数で試してみてはいかがでしょうか。
紹介したアプリは初心者でも使いやすいものばかりなので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
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