仕事効率化・生産性アップ 
「他のメンバーのスケジュールがわからないから、会議の時間を決められない」
「たったひとりの仕事の遅れが、大問題に発展してしまうことがよくある」
こうした悩みをお持ちではありませんか？
メンバー全員でスケジュールを共有して管理することで、こうした問題を解決できます。
本記事では、スケジュールを共有する際の注意点や、役立つツールを紹介します。
仕事をスムーズに進めるための参考にしてください。
スケジュールの管理に共有が必要な3つの理由
チームで仕事を進める際には、メンバー全員でスケジュールを共有して管理することがおすすめ。
その理由を3つ紹介します。
理由①チームとしてのスケジュールを立てやすくなる
メンバー全員でスケジュールを共有することで、チームとしての予定を立てやすくなります。
空き時間や優先度の高い予定が入っている時間などを、すぐに確認できるからです。
たとえば会議の予定を入れたい場合、スケジュールを共有していなければ、一人ひとりの予定を聞いて回る必要があるので、とても手間がかかることも。
あらかじめスケジュールを共有して管理しておけば、全員の空き時間に会議の予定をすぐに入れられるため、無駄な手間や時間をかけずに済みます。
理由②無理のあるスケジュールを指摘できる
スケジュールを共有して管理すると、無理のあるスケジュールに早めに気づいて指摘できるようになります。
メンバーそれぞれが、自分以外のメンバーのスケジュールを気軽に確認できるからです。
たとえば3時間はかかる仕事を、1時間で終わらせる予定を組んでいるメンバーがいれば、「もっと予定時間を長く確保しておかないとダメだよ」とアドバイスできます。
無理のない予定が組めれば、当日にトラブルが起こることを、あらかじめ防げるでしょう。
理由③遅れが生じた際にすぐに気づける
遅れが生じた際にすぐに気づけるのも、スケジュールを共有して管理するメリットです。
共有されたスケジュールを見ることで、メンバーからの報告や相談を待たなくても、予定通りに進んでいない仕事がわかります。
スケジュールが共有されていないと、自分ひとりで問題を抱え込んでしまうメンバーがいた場合に、後になって、さらに大きな問題に発展しかねません。
問題が生じた際には、その問題の影響が小さく、スケジュールの遅れも小幅なうちに、手を打つことが大切です。
そのために、あらかじめスケジュールを共有して管理しておくことが役立ちます。
関連記事はこちら>> スケジュールを厳守したい！タスク管理のポイントとツールを紹介
スケジュールを共有して管理する際の3つの注意点
何も考えずにスケジュールの共有だけをしても、うまく機能しないことがよくあります。
スケジュールを共有して管理する際の注意点を3つ紹介します。
注意点①スケジュールを記載するルールを決める
どのようにスケジュールを記載するのか、あらかじめルールを決めておきましょう。
メンバーそれぞれが自分の好きなようにスケジュールを記載すると、他のメンバーがスケジュールを見た際に、誤解が生まれてしまいがちだからです。
たとえばルールとして「スケジュールには移動時間を明記する」と決めておくといったことがあります。
「14:00〜16:00 A社で打ち合わせ」と記載すると、「16:00から社内での会議の予定を入れても問題ない」と他のメンバーに判断されそうですが、以下のように記載することで予定がより明確になります。
| 時間 | 予定 |
| 13:30〜14:00 | 自社からA社に移動 |
| 14:00〜16:00 | A社で打ち合わせ |
| 16:00〜16:30 | A社から自社に移動 |
誤解が生じるのを防ぐために、スケジュールの記載のルールを決めておくことが大切です。
注意点②なるべく細かくスケジュールを立てる
スケジュールはなるべく細かく立てたうえで、共有しておきましょう。
おおざっぱなスケジュールでは、他のメンバーがスケジュールを見ても、予定通りに仕事が進んでいるのか判断できないからです。
たとえば「9:00〜17:00 内定者研修の準備」と記載したのでは、他のメンバーには予定の詳細が伝わらないので、以下のように細かく記載しましょう。
| 時間 | 予定 |
| 9:00〜12:00 | 内定者研修の資料作り |
| 12:00〜13:00 | 昼食休憩 |
| 13:00〜15:00 | 資料の印刷とその他の配布物を全員分用意 |
| 15:00〜17:00 | 研修会場のセッテイングと機材のテスト |
このように記載しておくことで、昼食休憩のときに他のメンバーは「プレゼン資料作りは終わった？」と気軽に声をかけられます。
もし進捗に問題があれば、他のメンバーが代わりに研修会場のセッティングをしてあげるなど、フォローができます。
スケジュールの共有を意味があるものにするには、細かくスケジュールを立てておくことが大切です。
注意点③他のメンバーのスケジュールに気を配る
スケジュールを共有したら、他のメンバーのスケジュールにも気を配りましょう。
他のメンバーの予定を確認せず、お互いにフォローもしないのであれば、そもそもスケジュールを共有した意味がないからです。
大切なのは「他のメンバーの予定を確認可能な状態にすること」ではなく、「他のメンバーの予定を確認すること」です。
メンバー全員がスケジュールを共有する目的を理解したうえで行動しなければ、大きな成果は期待できません。
スケジュールを共有できる管理ツールを選ぶ3つのポイント
スケジュールを共有して管理するには、専用のツールを使うと便利です。
スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
①誰でも簡単に操作できる
ツールは誰でも簡単に操作できることが大切です。
操作が複雑で使いにくいと、導入しても誰も使わなくなってしまうからです。
新しいツールを使うのがいちばん苦手そうなメンバーをイメージして、 その人でも使えそうなツールを選びましょう。
②即座にスケジュールが共有される
ツールは即座にスケジュールを共有できるものを選ぶべきです。
たとえばスケジュールを記載した後にアップロードが必要だと、アップロードを忘れてしまいがちです。
記載したスケジュールが自動的に共有されるツールであれば、共有を忘れる心配がなく手間もかかりません。
③「ガントチャート」が使える
「ガントチャート」の 機能が使えるツールを選びましょう。
ガントチャートとは、横棒グラフを使ってスケジュールを「見える化」する機能です。
予定より遅れている作業があった際にすぐに気づけるなど、利用することでさまざまな利点があります。
せっかくツールを導入するからには、ガントチャートを活用して、より効果的なスケジュール管理を目指すとよいでしょう。
関連記事はこちら>> ガントチャートとは？利用例とおすすめツールを紹介
スケジュールを共有して管理するためのツール3選
スケジュールを共有して管理できるツールはたくさんあるので、どれを選べばよいのか迷ってしまうでしょう。
そこでおすすめのツールを3つ紹介します。
①Lychee Redmine｜機能が豊富
Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、機能が豊富なスケジュール管理ツールです。
1週間の作業予定をカレンダーで管理できる「タイムマネジメント」や、予定工数と実績を表とグラフで可視化できる「リソースマネジメント」など、役立つ機能が満載です。
スケジュールを共有しつつ、より高度な管理を導入したいなら、Lychee Redmineをおすすめします。
関連記事はこちら>> Lychee Redmineとは？機能やメリットについて詳しくご紹介
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
|
②Jooto｜シンプルで操作しやすい
引用：Jooto
Jooto（ジョートー）は、シンプルで使いやすいのが特長のツールです。
ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作だけで使えるので、ふだんツールを使わない人でも扱えるでしょう。
スケジュール管理ツールを初めて使う方には、Jootoがおすすめです。
| プラン | 料金(月額) | ユーザー数 | 1ファイル上限 | 容量 |
| 無料 | 無料 | 4ユーザー | 10MB | 100MB |
| スタンダード | 500円 | 1ユーザー追加ごとに課金 | 300MB | 5GB/1ユーザー |
| エンタープライズ | 1,300円 | 1ユーザー追加ごとに課金 | 1GB | 10GB/1ユーザー |
③backlog｜コミュニケーションが簡単
引用；backlog
backlog（バックログ）は、コミュニケーションがしやすいツールです。
他のメンバーのスケジュールに気軽に「いいね」を送ったり、コメントを残したりできるので、自然に交流が生まれます。
スケジュールの共有をきっかけにして、メンバー間のコミュニケーションを増やしたいのであれば、backlogがぴったりです。
| プラン | 料金(月額) | ユーザー数 | プロジェクト数 | 容量 |
| プラチナ | 55,000円 | 無制限 | 無制限 | 2GB |
| プレミアム | 21,780円 | 無制限 | 無制限 | 5GB〜 |
| スタンダード | 12,980円 | 無制限 | 100件 | 5GB/1ユーザー |
| スターター | 2,640円 | 30ユーザー | 5件 | 10GB/1ユーザー |
スケジュールは共有して管理しよう
スケジュールを共有して管理するべき理由や、注意点などを紹介しました。
メンバーどうしでスケジュールをチェックし合い、必要であればフォローすることで、仕事がスムーズに進みます。
ぜひスケジュールの共有をしてみてください。
スケジュールを共有して管理するなら、専用のツールを使うのがおすすめです。
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