仕事効率化・生産性アップ 
「チームを率いたタスク管理を上手に活用する方法が知りたい」とお悩みではありませんか。
チームのタスク管理をするには、各メンバーの進捗に合わせた柔軟な対応が重要で、管理作業を減らすにはタスク管理ツールの利用が効果的です。
この記事では、チームのタスク管理をスムーズに進めるコツを5つ紹介します。また、タスク管理を効率化する便利なツールも紹介するので、チームの生産性向上にお役立てください。
タスク管理とは
仕事を進める上で、必要な課題を洗い出し、優先順位や期限を考えてマネジメントすることをタスク管理と呼びます。
タスクとは、業務や仕事を実行するために、具体的な行動レベルまで細分化した小さな作業単位です。多くの人が無意識のうちに、今すべきタスクを考えながら仕事を進めていますが、このタスクの進行を可視化して効率を向上させる手法がタスク管理です。
タスク管理、プロジェクト管理、To Do管理の違い
タスクとプロジェクトは混合されがちですが、実は重要な違いがあります。それは分解できるかという点です。
タスクは、それ以上分解できない最小単位の作業を指します。例えばメール作成、資料作成、電話対応などです。一方、プロジェクトとは、複数のタスクを組み合わせた成果を達成するための計画を指します。例えば新規Webサイトの制作、マーケティングキャンペーンの実施、社内研修の企画・運営などです。
また、タスクとよく似たものに、To Doも挙げられます。To Doとはいつか行うべきこと、まだやり終えていないことを意味する言葉です。
タスクもTo Doも、やるべき作業である点は共通していますが、ビジネスシーンで用いられる場合は、タスクは期限が設定されている作業、 To Doは期限が設定されていないものの行うべき作業と定義されるケースが多いです。
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チームにおけるタスク管理の重要性
タスク管理は個人でも行えますが、チーム単位で実施すると、さらに多くのメリットが期待できます。チームにおけるタスク管理の重要性を4つのトピックに分けて詳しく解説します。
メンバーへ均等に仕事を振り分けられる
タスク管理をチームで行うと、各メンバーへの仕事の振り分けが均等になり、仕事量の調整が容易です。
タスク管理が不十分だと、従業員によって仕事量や難易度に差が出てしまう可能性があるので、全員が公平に負担を共有するためにも、チーム全体でタスク管理を行いましょう。
タスクを多く抱えているメンバーがいれば、他のメンバーへ分散し、納期が迫っている仕事が多ければ、処理能力の高いメンバーに依頼するなど、タスク管理を使うことで、より質の高い成果を得ることができます。
各メンバーが集中すべきタスクに注力しやすくなる
タスク管理を導入することで、各メンバーの担当タスクが明確になり、重複作業の防止や責任の所在の明確化を実現できます。
その結果、メンバー一人ひとりが自分の役割に集中しやすくなり、チーム全体が共通の目標に向かって効率的にタスクを進めていくことが可能です。
コミュニケーションが活性化される
チームでのタスク管理には、コミュニケーションが欠かせません。
定期的な報告や進捗確認を通じ、お互いの状況を理解し合うことで、誤解やミスの発生を減らせます。
積極的なコミュニケーションはチーム全体の雰囲気を明るくし、ポジティブな職場環境を作り出す効果もあります。各メンバーが情報を共有し、支援し合えば、より効率的にタスクを進めることができます。
業務が見える化されてトラブルに対処しやすくなる
チームでタスク管理を行うと、業務の進捗が可視化され、全員に状況を共有できます。誰がどのタスクをどこまで進めたかが一目で分かり、各メンバーは常に進捗を把握しながら作業を進行できます。
業務が見える化されると、タスク漏れや、遅延など、どこで問題が発生しているかが明確になるため、トラブルが発生してもメンバー間で協力し合い、被害を最小限に抑えることが可能です。
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チームのタスク管理を成功させる5つのポイント
チーム単位でのタスク管理をうまく行うには、以下5つのポイントを実践しましょう。
- タスクとToDoを区別して管理する
- タスク完了までにかかる時間を見極める
- 各チームメンバーにタスク全体の内容を共有する
- プロジェクトの全体感を常に意識する
- タスク管理ツールを導入する
それぞれのコツを順番に詳しく解説します。
タスクとToDoを区別して管理する
前述のとおり、タスクとToDoは混同されがちで、人によっては認識が異なる場合もあります。言葉の意味を理解せぬまま使用している人も少なくありません。
タスクは期限が設定されている作業、 To Doは期限が設定されていないものの行うべき作業を意味するため、チームでプロジェクトを進める際には、メンバー間でタスクとToDoの認識を統一させることが重要です。
全員がタスクとToDoの違いを明確に理解していることを確認し、それぞれを適切に区別して管理すると、効率的なプロジェクト運営につながります。
タスク完了までにかかる時間を見極める
タスク管理では、各タスクを完了させるために必要な時間を正確に見積もる必要があります。
多くのタスクがある場合、期限が重なる場合もあります。時間の見積もりを誤ると、タスクが期限内に完了せず、他のタスクに影響を及ぼす可能性があります。
各メンバーのキャパシティを踏まえ、必要工数を算出することが重要です。適切な工数を算出することによりタスクの優先度・緊急度も定まり、今本当に取り組むべきタスクを選択できます。
各チームメンバーにタスク全体の内容を共有する
チームでプロジェクトを進める場合、他のメンバーと自身のタスクが密接に関わっている場合が多いです。円滑なプロジェクトを遂行するには、関係するメンバーとのタスク共有が不可欠です。
タスクマネジメントに優れている人は、共有すべき情報を的確に判断し、常にタスクを共有しています。
各メンバーがタスク全体の内容を把握していると、担当メンバーにやむを得ない事情が生じた場合や、問題発生時に、他のメンバーが共有された情報に基づき、代わりにタスクを進めることができます。
これは、プロジェクトの遅延を防ぎ、円滑な進捗を維持する上で大きな利点です。
プロジェクトの全体感を常に意識する
適切なタスク管理を行うには、プロジェクト全体を把握する必要があります。
タスクはプロジェクトの中の小さな要素に過ぎません。プロジェクト全体の視点を見失い、個々のタスクにばかり囚われてしまうと、本来注力すべき重要なタスクを見落としてしまう可能性があります。
プロジェクト全体を把握する習慣を付けることで、重要なタスクを見落とすリスクを避けることができるので、常に全体像を意識することが重要です。
タスク管理ツールを導入する
タスクマネジメントにおいて、タスクの整理に時間がかかりすぎると、本来の目的を見失う恐れがあります。このような場合、タスク管理の方法を見直す必要があります。
効率的なタスク管理には、専用ツールの導入が効果的です。専用ツールはPCやスマートフォンで使用でき、場所を選ばずタスクの管理が可能です。
手間がかからないユーザーフレンドリーなツールを選び、タスク管理をスムーズに行いましょう。
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チームのタスク管理に役立つツール5選
ここからは、チームのタスク管理に役立つツールを5つ厳選してご紹介します。
- Lychee Redmine
- Wrike
- Trello
- Stock
- Jooto
各ツールの機能や特徴を中心に紹介します。それぞれ把握して、自身のチームの効果的なタスク管理にお役立てください。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、導入社数7,000社を誇るプロジェクト管理ツールです。
ガントチャート機能やタスク管理機能カンバンをはじめ、プロジェクトをサポートする多くの機能が搭載されているので、プロジェクト規模や職種を問わず、幅広いチームのタスク管理に利用できます。
また、操作性にも優れており、ドラッグ＆ドロップで直感的にタスクを管理できるため、「複雑なツール操作は苦手」といった方でも安心して利用できます。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）に加え、カンバン機能まで利用できます。有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できますが、30日間の無料トライアルを体験できるため、操作性を一度確かめてみることをおすすめします。
クレジットカード登録も不要で、期間終了後に自動で有料化される心配もないので、ぜひ利用してみてください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
Wrike
引用：Wrike
Wrikeは、オンラインで活用できるプロジェクト管理・コラボレーションツールです。プロジェクトの調整やタスクの優先順位の確認、進捗管理やチームメンバーとのコラボレーションを実現できます。
必要な機能が1か所に集まっており、迅速な情報共有が可能です。不測の事態を防ぎ、常にスケジュールを守りながら安定したプロジェクト進行が目指せます。
Wrikeでは、プロジェクトに必要なタスクをすべてテンプレートに登録できます。同様のプロジェクトを始めるときに無駄な作業がなくなるはずです。また、タスクを「リスト」「ボード」「テーブル」「ガントチャート」などの様々な方法で表示できる点もWrikeが選ばれる理由の一つです。
Trello
引用：Trello
Trelloは、チームでのタスクを効率的に管理するカンバン方式のツールです。タスクはカード形式で表示され、それを「作業中」や「完了」などのリストに移動させて進捗管理を行います。
タスクにラベルを付けて優先順位を設定したり、カレンダービューを使用して期限を明確にしたりする様々な機能を備えています。
SlackやJiraなどの外部ツールと連携できる他、ワークフローの自動化やガントチャートからタスクボードを生成するなど多彩な機能拡張も可能です。これにより、様々な業務プロセスに合わせてTrelloをカスタマイズできます。
Stock
引用：Stock
Stockは、クラウド型の情報共有ツールです。フォルダごとに、テキスト・ファイルをノート形式で保存できます。
また、ノートにはタスク管理・メッセージ機能が付属しています。タスク一覧の画面があり、チームメンバーのタスクを閲覧可能です。
有料プランの契約で、誤削除防止機能・編集履歴機能など、ファイルの紛失・改ざんの防止をする機能を利用できます。
チャットツールのように情報が流れないので、タスク管理がしやすいのも特徴です。メールの自動転送や、Slack、Chatwork、Evernoteとの連携にも対応しています。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは、シンプルなデザインと直感的な操作性が魅力のタスクとプロジェクト管理ツールです。ドラッグ＆ドロップ操作でカンバンボードを簡単に作成でき、プロジェクトの進捗や各メンバーの担当タスクが一目で分かります。
ガントチャートによるプロジェクト管理、横断的なタスク管理、および予算と実績の数値管理機能を備えており、Googleカレンダー、Slack、Chatworkとの連携も可能です。
タスクの開始日や締切日をカレンダーに表示したり、チャットアプリへの通知を設定したりできます。
Jootoは、日々のタスク管理からプロジェクト全体の管理まで、あらゆる規模のチームや業種で利用できます。4人まで使用できる無料プランもありますが、ストレージやファイルアップロードのサイズには制限がある点に注意しましょう。
チームのタスク管理・プロジェクト管理を効率化するならLychee Redmine
チームにおけるタスク管理の重要性や、チームでのタスク管理をうまく行うコツを解説し、チームのタスク管理に役立つツール5選を紹介しました。タスク管理ツールを導入すると、チームマネジメントをより簡単に行えます。
現代の働き方としてオフィス勤務だけでなく在宅勤務・サテライトオフィスなどでの勤務もあります。いつでもどこからでもアクセスできるタスク管理ツールがあると便利です。
導入する際は、目的を明確にして自社に最適なツールを検討しましょう。
Lychee Redmineは、チームのタスク管理・プロジェクト管理に役立つ機能を豊富に備えたツールです。カンバンの機能を使えば、ふせんを貼るような感覚で日々のタスクを管理できます。
有料プランも30日間は無料で試すことができるので、ぜひ申し込みを検討ください。
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