チームのタスク管理を成功させる5つのポイント｜企業におすすめのタスク管理ツール比較

「チームの進捗が見えにくく、タスクが属人化してしまう」とお悩みではありませんか。

各タスクの担当者や期限の管理を手作業で行っていると、遅延や抜け漏れが発生しやすく、全体の生産性が下がってしまいます。

そこで本記事では、チームのタスク管理を成功させる5つのポイントと、企業におすすめのタスク管理ツール・比較表をご紹介します。

ツール選びに迷っている方や、チームの生産性を高めたい方はぜひ参考にしてください。

タスク管理とは

仕事を進める上で、必要な課題を洗い出し、優先順位や期限を考慮したマネジメントのことをタスク管理と呼びます。タスクとは、業務や仕事を実行するために、具体的な行動レベルまで細分化した小さな作業単位です。

多くの人が無意識のうちに、今すべきタスクを考えながら仕事を進めていますが、このタスクの進行を可視化して効率を向上させる手法がタスク管理です。

タスク管理、プロジェクト管理、ToDo管理の違い

タスクとプロジェクトは混同されがちですが、実は重要な違いがあります。それは、分解できるかどうかです。

タスクは、それ以上分解できない最小単位の作業を指します。例えばメール作成、資料作成、電話対応などです。

一方、プロジェクトとは、複数のタスクを組み合わせて成果を達成するための取り組みを指します。例えば新規Webサイトの制作、マーケティングキャンペーンの実施、社内研修の企画・運営などです。

また、タスクとよく似たものにToDoも挙げられます。ToDoとは、いつか行うべきこと、まだやり終えていないことを意味する言葉です。

タスクもToDoも、やるべき作業である点は共通していますが、ビジネスシーンで用いられる場合は、タスクは期限が設定されている作業、ToDoは期限が設定されていないものの行うべき作業と定義されるケースが多いと言えます。

仕事をToDoで管理する方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

チームにおけるタスク管理の重要性

タスク管理は個人でも行えますが、チーム単位で実施すると、さらに多くのメリットが期待できます。

チームにおけるタスク管理の重要性を、4つのトピックに分けて詳しく解説します。

メンバーへ均等に仕事を振り分けられる

タスク管理をチームで行うと、各メンバーへの仕事の振り分けを均等にし、仕事量を調整しやすくなります。

タスク管理が不十分な場合、従業員によって仕事量や難易度に差が出てしまう可能性があるため、全員が公平に負担を共有するためにも、チーム全体でタスク管理を行いましょう。

タスクを多く抱えているメンバーがいれば他のメンバーへ分散し、納期が迫っている作業が多ければ、処理能力の高いメンバーに依頼するなどの対策を講じます。

このように、チーム全体でタスクを管理すると、仕事を均等に振り分けられ、より質の高い成果を得られます。

各メンバーが集中すべきタスクに注力しやすくなる

タスク管理を導入すると、各メンバーの担当タスクが明確になり、重複作業の防止や責任の所在を明確にできます。

その結果、メンバー一人ひとりが自分の役割に集中しやすくなり、チーム全体が共通の目標に向かって効率的なプロジェクト進行が可能になります。

コミュニケーションが活性化される

チームでのタスク管理には、コミュニケーションが欠かせません。定期的な報告や進捗確認を通じ、お互いの状況を理解し合うことで、誤解やミスの発生を減らせます。

積極的なコミュニケーションは、チーム全体の雰囲気を明るくし、ポジティブな職場環境を作り出す効果もあります。各メンバーが情報を共有し、支援し合えば、より効率的なプロジェクト進行が可能です。

業務が見える化されてトラブルに対処しやすくなる

チームでタスク管理を行うと、業務の進捗が可視化され、全員に状況を共有できます。誰がどのタスクをどこまで進めたかが一目でわかり、各メンバーは常に進捗を把握しながらの作業が可能です。

業務が見える化されると、タスク漏れや遅延など、どこで問題が発生しているかが明確になるため、トラブルが発生してもメンバー間で協力し合い、被害を最小限に抑えられます。

下記の記事では、業務プロセス改善の基本から具体的な進め方、見直しのポイントまでをわかりやすく解説しています。

チームのタスク管理がうまくいかないと起こる問題

チームでタスク管理が適切に行われていない場合、プロジェクトに大きな悪影響を与える可能性があります。

本章では、タスク管理不足による主な3つの問題について解説します。

納期遅延やミスの発生

タスク管理が不十分だと、納期の遅れや作業ミスが起こりやすくなります。

担当者が不明確なタスクは着手が遅れ、進捗が共有されないと問題の発見が遅れがちになります。さらに、タスクの抜け漏れがあれば、重要な作業が期限までに終わらず、納期遅延や品質低下の原因となるでしょう。

特に複数の案件を同時に進めるチームでは、小さな遅れが積み重なり、プロジェクト全体に大きな影響を及ぼす恐れがあります。

メンバー間の不公平感やモチベーション低下

タスク管理が不十分だと、業務量の偏りや属人化が発生しやすくなります。

進捗や担当が可視化されていないと、誰がどれだけ作業しているのか把握できず、努力が正当に評価されない不公平感が生まれます。その結果、負担が集中するメンバーは疲弊し、モチベーション低下やパフォーマンス悪化につながるでしょう。

さらに改善が遅れると、優秀な人材の離職やチーム全体の士気低下といった深刻な問題に発展しかねません。

チームの健全な運営には、業務量の可視化と公平な分担が欠かせないと言えます。

プロジェクト全体の生産性低下

タスク管理が適切に行われていないチームでは、各メンバーが自分の担当業務だけに集中してしまい、全体の進行状況を考慮した行動が取りにくくなります。

その結果、チームとしての連携が弱まり、部分的にはうまく進んでいても全体としての効率は下がる状況に陥ります。

さらに、進捗や課題が可視化されていないと、管理者が状況を正確に把握できず、優先順位やリソース配分などの戦略的判断が遅れがちです。

こうした遅れは、成果物の質や納期にも影響を及ぼし、プロジェクト全体の生産性を大きく低下させる要因となります。

チームのタスク管理を成功させる5つのポイント

本章では、チーム単位でのタスク管理を適切に行うための5つのポイントを解説します。

タスクとToDoを区別して管理する

タスクとToDoは混同されやすく、人によって解釈が異なる場合があります。言葉の意味を理解しないまま使われることも少なくありません。

基本的に、タスクは期限付きの作業、ToDoは期限がないが行うべき作業を指します。プロジェクトを進める際には、この違いをメンバー全員で共有し、認識を統一しておくことが重要です。

両者を正しく区別して管理することで、作業の優先順位が明確になり、効率的なプロジェクト運営につながります。

タスク完了までにかかる時間を見極める

タスク管理では、各タスクを完了させるために必要な時間の正確な見積もりが重要です。

多くのタスクがある場合、期限が重なることもあります。時間の見積もりを誤ると、タスクが期限内に完了せず、他のタスクに影響を及ぼす可能性があります。

各メンバーのキャパシティを踏まえた、必要工数の算出が重要です。適切な工数の算出により、タスクの優先度や緊急度も定まり、今本当に取り組むべきタスクを選択できるようになります。

各チームメンバーにタスク全体の内容を共有する

プロジェクトをチームで進める際には、個々のタスクが相互に関連していることが多いため、タスクの共有は欠かせません。

優れたタスクマネジメントでは、共有すべき情報を適切に判断し、必要なメンバーと常に共有します。これにより、担当者に急な事情が生じても、他のメンバーが情報を引き継いでタスクを進められる体制が整います。

結果として、プロジェクトの遅延を防ぎ、安定した進行を維持できるのです。

プロジェクトの全体感を常に意識する

適切なタスク管理を行うには、プロジェクト全体を把握する必要があると言えます。

タスクはプロジェクトの中の小さな要素に過ぎません。プロジェクト全体の視点を見失い、個々のタスクにばかり囚われてしまうと、本来注力すべき重要なタスクを見落としてしまう可能性があります。

プロジェクト全体を把握する習慣を身に付けることで、重要なタスクを見落とすリスクを避けられるため、常に全体像を意識することが重要です。

タスク管理ツールを導入する

タスクの整理に時間を取られすぎると、肝心の業務に集中できず、本来の目的を見失う恐れがあります。その場合は、タスク管理の方法を見直すことが必要です。

効率的に進めるためには、専用のタスク管理ツールを導入するのが効果的です。PCやスマートフォンから利用でき、場所を問わずタスクの確認や更新が可能になります。

操作が簡単で直感的に使えるツールを選ぶことで、管理の手間を減らし、チーム全体の生産性を高められます。

下記の記事では、おすすめのタスク管理ツールをご紹介していますので、合わせてご覧ください。

タスク管理ツールを選定する際に確認したい5つの視点

タスク管理ツールは機能が多岐にわたるため、目的やチームの状況に合ったものを選ぶことが重要です。

ここでは選定時に確認すべき5つの視点をご紹介します。

操作性は直感的でわかりやすいか

タスク管理ツールを導入しても、操作が複雑だとメンバーが使いこなせず、定着しません。UI（ユーザーインターフェース）が直感的でわかりやすく、誰でも迷わず使えるかが重要なポイントです。

特に新しいツールの導入時は、チーム全員の学習コストを最小限に抑えられるかが浸透スピードに直結します。タスクの追加や進捗更新がワンクリックで完了するなど、日常業務にストレスなく組み込める操作性かどうかを確認しましょう。

導入前に無料トライアルなどを利用し、実際にチームメンバーが操作してみることもおすすめです。

チーム規模やプロジェクトの性質に適しているか

タスク管理ツールは、チームの規模や扱うプロジェクトの性質に合ったものを選ぶ必要があります。

小規模チームであれば、シンプルなUIと基本的なタスク管理機能があれば十分です。一方、大規模チームや複数案件を同時に進行する場合は、高度なフィルタリング機能、依存関係の設定、ガントチャートなどのプロジェクト全体を俯瞰できる機能が求められます。

さらに、将来的にチームが拡大した場合にも対応できる拡張性があるかどうかも確認すべきポイントです。現状だけでなく、今後の運用も見据えて選定することで、長期的に使えるツールを導入できます。

コラボレーション機能は十分か

タスク管理ツールは、単なる進捗表ではなく、チーム内のコミュニケーションを円滑にする役割も担います。チャット機能やコメント機能、担当者への通知機能など、リアルタイムで情報共有できる機能が整っているかを確認しましょう。

タスクに直接コメントを残せる機能があれば、やり取りの履歴を一元管理でき、情報の行き違いや抜け漏れを防げます。さらに、スマートフォンアプリに対応しているツールであれば、リモートワークや外出先でもスムーズな連携が可能です。

コラボレーション機能が充実しているかは、チーム全体のスピード感に直結します。

コストと導入しやすさ

どれだけ高機能でも、コストが高すぎると継続的な利用は困難です。まずは無料プランやトライアルの有無を確認し、チームの規模や用途に合ったプランを選ぶことが重要です。

必要な機能だけを選択できるツールであれば、無駄な費用を抑えつつ運用できます。また、初期設定やメンバー招待が簡単か、サポート体制が整っているかも、大切なチェックポイントです。

さらに、段階的に機能を追加できる拡張性があるツールを選ぶことで、チームの成長やプロジェクトの変化にも柔軟に対応できます。

セキュリティや外部ツールとの連携性

企業でタスク管理ツールを利用する際は、セキュリティと外部ツールとの連携性が重要な選定ポイントです。

まず、通信や保存データが暗号化されているか、ユーザーごとに権限設定が行えるかなど、基本的なセキュリティ対策が備わっているかを確認してください。

さらに、SlackやGoogleカレンダー、GitHub、クラウドストレージなど外部ツールと連携できるかもチェックしましょう。複数のツールを行き来せずに情報を一元管理できることで、更新や共有の手間が減り、チーム全体の業務効率を大きく高められます。

チームのタスク管理に役立つツール5選

ここからは、チームのタスク管理に役立つツールを5つ厳選し、それぞれの機能や特徴をご紹介します。自分たちのチームに合ったツールを把握し、効果的なタスク管理に役立ててください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、導入社数7,000社を誇るプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートやカンバンをはじめとする多彩な機能を搭載しており、プロジェクト規模や職種を問わず幅広いチームのタスク管理に対応できます。

さらに、操作性にも優れており、ドラッグ＆ドロップで直感的にタスクを扱えるため、「複雑なツール操作は苦手」という方でも安心です。

フリープランでは、基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）に加えてカンバン機能が利用でき、追加機能数に応じた3つの有料プランから選択できます。

30日間の無料トライアルも用意されており、クレジットカード登録なしで機能や操作性を実際に体験できる点も魅力です。

LycheeRedmineについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。

Wrike

引用：Wrike

Wrikeは、オンラインで活用できるプロジェクト管理・コラボレーションツールです。プロジェクトの調整やタスクの優先順位確認、進捗管理やチームメンバーとのコラボレーションを実現できます。

必要な機能が1カ所に集まっており、迅速な情報共有が可能です。不測の事態を防ぎ、常にスケジュールを守りながら安定したプロジェクト進行が目指せます。

Wrikeでは、カスタマイズ可能な多数のテンプレートが用意されており、新しくプロジェクトを開始する場合でも、迅速にタスク管理を始められます。

また、タスクを「リスト」「ボード」「テーブル」「ガントチャート」などの様々な方法で表示できる点もWrikeが選ばれる理由の一つです。

Trello

引用：Trello

Trelloは、カンバン方式に基づいてチームのタスクを効率的に管理できるクラウド型ツールです。タスクは「カード」として登録され、「To Do」「作業中」「完了」などのリスト間をドラッグ＆ドロップで移動させることで、直感的に進捗を管理できます。

カードにはラベルや期限を設定でき、カレンダービューを使えばスケジュールの可視化も容易です。さらに、SlackやJira Cloudなど外部アプリとの連携、ワークフロー自動化、ガントチャート生成など、多彩な拡張機能（Power-Ups）を活用できます。

これにより、シンプルなタスク管理から複雑なプロジェクト管理まで、幅広い業務プロセスに柔軟に対応できる点がTrelloの大きな特徴です。

Stock

引用：Stock

 

Stockは、クラウド型の情報共有ツールです。フォルダごとに、テキスト・ファイルをノート形式で保存できます。

また、ノートにはタスク管理・メッセージ機能が付属しています。タスク一覧の画面があり、チームメンバーのタスクを閲覧可能です。

有料プランでは、誤削除防止機能・編集履歴機能など、ファイルの紛失・改ざんの防止する機能を利用できます。

チャットツールのように情報が流れないため、タスク管理がしやすいのも特徴です。メールの自動転送や、Slack、Chatwork、Evernoteとの連携にも対応しています。

Jooto

引用：Jooto

Jootoは、シンプルなデザインと直感的な操作性が魅力のタスク・プロジェクト管理ツールです。ドラッグ＆ドロップ操作でカンバンボードを簡単に作成でき、プロジェクトの進捗や各メンバーの担当タスクを一目で確認できます。

さらに、ガントチャートによる進捗管理や横断的なタスク管理、予実管理機能といった多彩な機能も利用可能です（一部は有料プラン）。GoogleカレンダーやSlack、Chatworkとも連携でき、スケジュール調整や通知設定をシームレスに行えます。

Jootoは、日々のタスク管理からプロジェクト全体の運営まで、幅広いチームや業種で活用できるツールと言えるでしょう。

代表的なタスク管理ツールの機能・特徴比較【比較表あり】

ここまで、ご紹介した5つの代表的なツールの料金や特徴、操作性、外部連携について以下の表でまとめています。

ツール名	料金（目安）	主な特徴	UIの使いやすさ	外部連携	おすすめの利用シーン
Lychee Redmine	・無料プランあり ・有料：1ユーザー/月900円～	ガントチャート・EVM・カンバンを標準搭載し、プロジェクト全体を可視化	ドラッグ＆ドロップ中心で直感的に操作可能	Slack、GitHub、IntelliJ IDEAなど	複数プロジェクトの一元管理や製造業・開発チーム
Wrike	・無料プランあり ・有料：1ユーザー/月10ドル～	プロジェクト管理・タスク進捗・コラボ機能を集約	高いカスタマイズ性	Salesforce、Google Drive、MS Teamsなど400以上	部門横断の大規模PJやマーケ・IT・製品開発
Trello	・無料プランあり ・有料：1ユーザー/月5ドル～	カンバン形式のタスク管理と拡張機能で柔軟に運用	ドラッグ＆ドロップで直感操作	Slack、Jira Cloud、GitHubなど200以上	個人のToDo管理～小規模チームの進捗管理
Stock	・無料プランあり ・有料：月2,500円～（5人まで）	ノート・タスク・メッセージを統合し情報共有に強み	シンプルで初心者でも使いやすい	Slack、Chatwork、Evernote、メール転送	小～中規模企業での日常業務や案件管理
Jooto	・無料プランあり ・有料：1ユーザー/月417円～	カンバン方式に加えガントチャートやSSO対応	ドラッグ＆ドロップで直感操作	Googleカレンダー、Slack、Chatwork	中～大規模チームや複数プロジェクト管理

※本記事に記載の料金体系や機能は、2025年9月時点の情報です。今後の為替やアップデートにより変更される場合がありますので、導入の際は必ず公式サイトで最新情報をご確認ください。

タスク管理やプロジェクト管理を同時に効率化するならLychee Redmine

Lychee Redmineは、ガントチャートやEVM（出来高管理）、カンバンなどの多彩なプロジェクト管理機能を一つに集約したツールです。タスクの担当者・期限・進捗を可視化できるため、抜け漏れや遅延を防ぎ、日々の業務を安定して運用できます。

また、進捗状況やコスト、リソース配分などが包括的に把握できるため、管理者は状況に応じた意思決定を戦略的に行えます。

中小規模から大規模まで幅広いプロジェクトに対応可能で、外部ツールとの連携や充実したサポート体制も備えており、導入のしやすさも特徴です。

Lychee Redmineは、多機能でありながら使いやすさも兼ね備えており、企業のプロジェクト管理を強力にサポートします。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

タスク管理ツールでチームの属人化を防ぎ、業務を効率化する

タスク管理は、チーム全体の生産性や成果を左右する重要な仕組みです。担当や進捗を明確にすることで、属人化や抜け漏れ、納期遅延といったリスクを防ぎ、安定した業務遂行につながります。

特に複数のメンバーやプロジェクトを同時に進める場合、ツールを活用した可視化と共有が欠かせません。

Lychee Redmine は、タスク管理からガントチャート、EVM（出来高管理）まで幅広い機能を備えたプロジェクト管理ツールです。小規模チームから大規模プロジェクトまで対応でき、進捗やリソースを一元管理できます。

30日間の無料トライアルも用意されているため、まずは操作感を試しながら、チームのタスク管理を効率化する第一歩を踏み出してみてください。