【2026年最新】おすすめの案件管理ツール9選！導入するメリットや選び方も解説

案件管理ツールは、案件ごとの進捗・担当者・期限・関連情報をまとめて管理するためのツールです。ただし「案件管理」には、受注前の営業の商談を管理する場合と、受注後の案件（プロジェクト）を管理する場合があり、どちらを管理したいかによって選ぶツールが変わります。

私はプロジェクトマネージャーとして、システム提案から受注後のデリバリーまでを担当してきました。営業側と開発側で別々のエクセル（Excel）を使い、同じ案件の情報を二重に入力していた現場も経験しています。どの段階の案件を管理したいのかを先に決めずにツールを選ぶと、導入後に「管理したい項目が入らない」という事態になりがちです。

この記事では、案件管理の2つの意味を整理したうえで、案件管理に使えるツールの3つの選択肢、導入するメリット、エクセルで管理を続ける場合との違い、選び方の5つのポイントを解説し、選択肢ごとのおすすめツール9選を紹介します。

執筆者：和田匠真

IT業界で20年以上の実務経験を持つプロジェクトマネージャー。プログラマー・SEを経てPMとなり、大手企業のシステム提案からデリバリーまで一貫して従事。PMP／認定スクラムマスター（CSM）保有。ウォーターフォール／アジャイル双方の現場経験をもとに、プロジェクト管理に関する記事を執筆。

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案件管理とは

案件管理とは、案件ごとに顧客・担当者・金額・進捗・期限などの情報をまとめ、関係者が同じ情報をもとに判断できる状態を保つ管理のことです。案件管理には受注前と受注後があり、どちらを管理したいかによって、選ぶべきツールが変わります。

案件管理で管理する項目

案件管理では、案件を1つの単位として、次のような情報を持たせます。

• 案件名・顧客名・担当者
• 金額（見込み金額・受注金額）
• 進捗（フェーズ・ステータス）
• 期限（受注予定日・納期）
• 次のアクション（次に誰が何をするか）

必要な項目は、受注前と受注後で変わります。

たとえば、受注前の商談では受注確度や次回の商談予定が重要になり、受注後はタスク・担当・期限・工数といった、作業を進めるための項目が中心です。どの段階の案件を管理するかを決めないまま項目を並べると、どちらにとっても使いにくい管理表になりやすい点に注意しましょう。

営業の案件管理と、受注後の案件管理の違い

「案件管理」という言葉は、営業段階の商談管理と、受注後のプロジェクト管理の両方を指して使われる場合があります。本記事では、受注前を「案件（商談）管理」、受注後を「案件（プロジェクト）管理」と呼び分けます。

案件（商談）管理では、商談のフェーズ、受注確度、次のアクション、顧客とのやり取りの履歴を管理します。目的は、受注までの見通しを立て、取りこぼしを防ぐことです。

一方、案件（プロジェクト）管理では、受注した仕事をタスクに分解し、担当・期限・進捗・工数を管理します。目的は、納期・品質・コストを守って納品することです。

同じ「案件」でも、管理する項目も、使う人も、更新の頻度も異なります。

案件管理がうまくいかないと起きること

案件管理がうまくいかないと、次のような問題が起きます。

• 対応漏れ：期限や次のアクションが誰にも見えず、顧客への連絡や作業が抜ける
• 二重対応：同じ案件に複数の担当者が別々に対応し、顧客に異なる説明をしてしまう
• 担当者しか状況を知らない：担当者が不在になると、案件の状況を誰も説明できない
• 振り返りができない：過去の案件の経緯や実績が残らず、次の見積もりや提案に活かせない

こうした問題の背景には、案件情報の分散や、更新・引き継ぎルールの不備があります。私が関わった現場でも、担当者の急な休みで顧客への回答が止まり、関係者が過去のメールを探し回ったことがありました。

必要な項目を適切に管理する設計が必要です。

 

案件管理に使えるツールの主な選択肢

案件管理に使えるツールは、主に「SFA・CRM」「プロジェクト管理ツール」「ノーコードツール」の3つに分けられます。ノーコードツールは受注前・受注後のどちらにも利用できるため、前二者とは異なる選択肢として紹介します。

SFA・CRMとプロジェクト管理ツールは、案件のフェーズ（受注前・受注後）による区分です。ノーコードツールは、管理項目を自社で組み立てるという構築方法による区分で、軸が異なります。なお、エクセルやスプレッドシートも選択肢のひとつですが、本記事では専用ツールを中心に扱います。エクセルでの案件管理については、次の記事で詳しく解説しています。

選択肢	主に管理する案件	管理できる主な項目
SFA・CRM	受注前の案件（商談）	商談フェーズ、受注確度、活動履歴、顧客情報、売上予測
プロジェクト管理ツール	受注後の案件（プロジェクト）	タスク、担当、期限、進捗、工数
ノーコードツール	受注前・受注後のどちらにも	自社で決めた項目（入力フォーム・一覧・集計を自分で組み立てる）

 

営業の案件（商談）を管理するSFA・CRM

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動と商談の進行を管理するツールです。CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係全体を管理するツールを指します。受注前の案件（商談）を管理したい場合は、SFA・CRMを選ぶことが一般的です。

SFAでは、商談ごとのフェーズ、受注確度、訪問や電話などの活動履歴を記録し、受注の見込みを集計できます。CRMは、問い合わせや購買履歴を含めた顧客情報を扱います。現在は、SFAとCRMの機能を1つの製品で備えるものが多く、この記事でも両方をまとめて「SFA・CRM」として扱います。

受注後の案件（プロジェクト）を管理するプロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、受注した仕事をタスクに分解し、担当と期限を決めて進捗を管理するツールです。受注後の案件（プロジェクト）を納期どおりに進めたい場合は、プロジェクト管理ツールが選択肢となるでしょう。

ガントチャートで日程を、カンバンで日々の作業状況を共有でき、製品によっては予定工数と実績工数を記録して、メンバーごとの負荷を確認できます。複数の案件を同時に進める組織では、案件ごとの進捗とメンバーの負荷を横断して確認できるかが重要です。

自社の管理項目に合わせて構築するノーコードツール

ノーコードツールは、プログラミングをせずに、入力フォームや一覧、集計の画面を自分で組み立てられるツールです。既製品の管理項目が自社の案件と合わない場合の選択肢で、受注前・受注後のどちらの案件にも使えます。

前の2つがフェーズで分けた選択肢であるのに対し、ノーコードツールは「どう作るか」で分けた選択肢です。エクセルの管理表の項目を再現しやすい一方、項目や画面の設計と見直しは自社で担う必要があります。

なお、Microsoft 365やGoogle Workspaceの環境で使える製品もあります。

 

案件管理ツールを導入するメリット

案件管理ツールを導入すると、案件の状況を確認する手間、情報を探す手間、引き継ぎの手間を減らせます。共通しているのは、担当者の手元に散らばっていた情報が、案件単位で1か所に集まることです。

案件の進捗を関係者がすぐ確認できる

案件管理表を取り入れれば、案件の進捗が1か所にまとまるため、関係者は担当者に聞かなくても最新の状況を確認できます。状況を聞いて回る時間と、確認のための会議を減らすことが可能です。

私の経験では、週次の定例会議の多くの時間が進捗の読み上げに使われていました。進捗を事前にツール上で確認できるようにすると、会議を「遅れている案件の対策を話し合う場」に変えやすくなります。

情報が案件単位に紐づき探す手間が減る

案件管理ツールでは、メール・見積書・議事録・タスクといった情報を、案件に紐づけて保管できます。案件を開けば関連する情報がまとまっているため、経緯をたどりやすくなります。

エクセルとメール、ファイルサーバーに情報が分かれていると、「この条件はいつ合意したのか」を探すのに時間がかかります。

担当者以外でも状況を引き継げる

案件の状況と次のアクションがツール上に記録されていれば、担当者以外のメンバーでも案件を引き継げます。特定の担当者しか状況を知らない、という属人化を防げます。

異動や急な不在があっても、案件の経緯と「次に誰が何をするか」が分かれば、顧客への対応を止めずに済みます。

過去の案件を振り返って改善できる

案件の情報が蓄積されると、受注率や受注までの期間、受注後の工数の実績を振り返れるようになります。過去の実績をもとに、見積もりや要員計画の精度を上げられます。

たとえば、同じ種類の案件で予定工数と実績工数を比べれば、見積もりが甘くなりやすい工程が分かるでしょう。工数の記録から始めたい場合は、無料で使える工数管理ツールにどのようなものがあるのか、下記の記事から確認しておきましょう。

 

Excelでの案件管理と専用ツールの違い

では、エクセルで案件管理を続ける場合と、専用ツールを導入する場合では何が違うのでしょうか。エクセルが向く場面と向かない場面を分けて考えると、自社がどちらに当てはまるかを判断しやすくなります。

観点	エクセル	専用ツール
同時編集	OneDrive／SharePoint Onlineと、共同編集に対応するExcelで利用可能	標準で複数人が同時に更新できる
最新版の判別	ファイルが複製されると最新版が分かりにくい	1つのデータを全員が参照する
進捗の集計	関数で集計できるが、数式の設計と保守が必要	集計画面が用意されていることが多い
権限管理	ファイル単位の共有が基本	案件やユーザーごとに閲覧・編集範囲を設定できる製品が多い
通知	Power Automateなどで別途設定する	期限や更新の通知を標準で備える製品が多い

 

Excelで案件管理をするメリット

すでにエクセルを利用している組織では、新たなツールを契約せずに案件管理を始められます。項目を自由に追加でき、テンプレートも豊富なため、少人数で案件数が限られている段階では十分に機能します。

エクセルで案件管理をするメリットは次のとおりです。

• 既存のエクセル環境で閲覧・編集でき、新しい操作を覚える必要がない
• 列の追加や並べ替えなど、管理項目を自由に変更できる
• 案件管理表のテンプレートが多く、すぐに使い始められる
• 印刷や社外への共有がしやすい

私も、関係者が少なく案件の動きがゆるやかなチームでは、エクセルの案件一覧で問題なく管理してきました。案件によってはエクセルから活用し、費用を抑えながら管理する方法がおすすめです。

Excelで案件管理を続けるときの課題

一方で、案件の件数や関わる人数が増えると、エクセルには次のような課題が出てきます。

• ファイルが複製されて最新版が分からなくなる：メールやチャットで送り合ううちに、どのファイルが最新か判断できなくなります
• 更新を各担当者に依頼して回る手間がかかる：担当者が更新しないと一覧が実態とずれるため、管理者が催促する運用になりがちです
• 件数が増えると集計と絞り込みが重くなる：関数や条件付き書式が増えるほど、ファイルの動作が重くなり、数式の保守も難しくなります
• 閲覧範囲を細かく分けるには工夫が必要：ファイル全体を表示のみで共有することはできますが、担当者や取引先ごとに見せる案件を分けたい場合は、ファイルを分けるなどの対応が必要になります

なお、エクセルは、OneDriveやSharePoint Onlineに保存した対応形式のファイルを、ブラウザー版など共同編集に対応するExcelで開けば、複数人で同時に編集できます。バージョン履歴も利用できます。

「エクセルでは共有できない」「変更履歴が残らない」と決めつける必要はありません。課題になるのは、件数と人数が増えたときに運用コストが大きくなる部分です。

ツールに切り替える判断基準

エクセルから専用ツールへ切り替えるかどうかは、次の3つの観点で確認します。

• 案件の件数：並行して動く案件が増え、一覧の絞り込みや集計に時間がかかっているか
• 関わる人数：更新する人が増え、最新版のずれや更新漏れが起きているか
• 更新の頻度：状況が頻繁に変わり、そのたびに共有や確認の手間が発生しているか

この3つは、専用ツールへの切り替えを判断するための確認事項です。

当てはまる項目の数ではなく、更新・共有・集計にかかる負担と、移行に必要な費用や手間を比較して判断してください。現在のエクセル運用で支障がなければ、継続することも選択肢になるでしょう。

 

案件管理ツールを導入する際の注意点

案件管理ツールは、導入しただけでは効果が出ません。現場で最も起きやすいのは、導入したツールが使われなくなり、情報がそろわなくなることです。

入力されなければ情報がそろわない

案件管理ツールの価値は、情報が入力されていることが前提です。入力が滞ると一覧が実態とずれ、かえって確認の手間が増えます。

「ツールを見ても最新の状況が分からないので、結局は担当者に聞く」という状態になると、ツールは使われなくなっていきます。これを防ぐには、入力のタイミングと責任者を決めておく必要があります。

入力項目を増やしすぎると現場が離れる

管理側が欲しい項目をすべて必須にすると、入力の負担が大きくなり、更新が止まります。最初は必須項目を絞り、運用しながら必要な項目を足していく考え方が現実的です。

私が経験した失敗では、導入時に管理部門の要望を反映して必須項目を多く設定した結果、営業担当が入力を後回しにするようになり、半年ほどで一覧が実態と合わなくなりました。

必須にするのは、案件名・担当者・フェーズ・期限・次のアクションなど、状況の把握に欠かせない項目から始めることをおすすめします。

既存のツールと情報が二重になることがある

営業側と開発側で別々のツールを使う場合、連携や情報の持ち方を決めていないと、同じ案件を二重に入力することがあります。受注した案件の情報をどちらのツールに持たせ、どう引き継ぐかを先に決めておくことが重要です。

受注の時点で、案件名・顧客・金額・納期といった基本情報を、連携機能で引き継ぐのか、手作業で転記するのかを決めておきます。

 

案件管理ツールの選び方5つのポイント

案件管理ツールを選ぶときは、機能の多さではなく、自社が管理したい案件と運用に合っているかを基準にします。最初のポイントは、「案件管理に使えるツールの主な選択肢」の3種類のどれを選ぶかに直結する分岐です。

管理したい案件が受注前か受注後かを決める

最初に決めるのは、管理したいのが受注前の案件か、受注後の案件かです。受注前ならSFA・CRM、受注後ならプロジェクト管理ツール、自社の項目で組み立てたいならノーコードツール、という対応関係で選択肢を絞れます。

ノーコードツールは、受注前・受注後のどちらにも使えます。受注前と受注後を1つのツールで一貫して管理したい場合や、既製品の項目が自社の案件と合わない場合は、ノーコードツールも候補に入れてください。

必要な項目を自社で追加・変更できるか

案件で持ちたい項目は、業種や商材によって変わります。項目の追加、一覧の並べ替え、フェーズ名の変更が、自社の運用に合わせてできるかを確認しましょう。

項目を変更できない製品では、備考欄に情報を書き込む運用になり、集計や絞り込みに使えなくなります。

既存環境（Microsoft 365・Google Workspace）と連携できるか

すでに社内で使っている環境と連携できるかは、定着に大きく影響します。メールやカレンダー、チャットで日々の業務が回っている組織なら、その環境から離れずに案件を確認・更新できる製品を選ぶと、入力の習慣が続きやすくなります。

確認したい連携の例は次のとおりです。

• OutlookやGmail、カレンダーの予定を案件に紐づけられるか
• TeamsやSlackなどのチャットに、案件の更新や期限を通知できるか
• Teamsのタブとして案件の一覧を表示できるか
• シングルサインオン（SSO）に対応し、社内のアカウントでログインできるか

現場が入力を続けられる操作性か

入力が面倒だと更新が止まり、案件の一覧が実態とずれていきます。管理者にとっての見やすさよりも、入力する担当者にとっての操作のしやすさを優先して確認してください。

外出先からスマートフォンで更新できるか、一覧の画面から直接編集できるか、入力項目が少なく済むかを、実際に入力する担当者に試してもらって確認します。

無料で使える範囲とトライアルの条件が合っているか

無料プランの人数・機能制限と、無料トライアルの期間や条件は、製品ごとに異なります。継続して無料で使える「無料プラン」と、期間限定で有料機能を試せる「無料トライアル」は、別のものとして確認してください。

確認したい項目は次のとおりです。

• 無料プランで使える人数と、機能の制限
• 無料トライアルの期間と、試せる機能の範囲
• トライアル開始時にクレジットカードの登録が必要か
• トライアル終了後の扱い（自動課金の有無、無料プランへ移行できるか、データを保持・出力できるか）

ここからは、3つの選択肢ごとにおすすめの案件管理ツールを紹介します。まず9製品の比較表を示します。

製品名	選択肢の区分	主な管理機能	無料で使える範囲（2026年9月時点）
Salesforce（Agentforce Sales）	SFA・CRM	商談・リード・取引先の管理、レポート、売上予測（Pro Suite以上）	Free Suiteは2ユーザーまで継続無料。有料版に無料トライアルあり
Mazrica Sales	SFA・CRM	顧客・案件・行動の管理、CRMオートメーション	無料プランなし。無料トライアルあり
Zoho CRM	SFA・CRM	商談・見込み客の管理、パイプラインの追跡	3ユーザーまで継続無料。有料版は15日間トライアル
Lychee Redmine	プロジェクト管理ツール	ガントチャート、カンバン、工数・リソース管理	フリープラン（ユーザー数無制限、ガントチャートなし）＋30日間トライアル
Backlog	プロジェクト管理ツール	課題管理、ガントチャート、カンバンボード、ドキュメント	10ユーザー・1プロジェクトまで継続無料（ガントチャート・親子課題なし）＋30日間トライアル
クラウドログ	プロジェクト管理ツール	工数の予実管理、損益管理、ガントチャート	無料プランなし。7日間トライアル
kintone	ノーコードツール	業務アプリの作成（フォーム・一覧・グラフ）	無料プランなし。30日間の無料お試し
Microsoft Lists	ノーコードツール	リストの作成、ビュー、ルール、Teamsでの共有	Microsoft 365の対象プランに含まれる
AppSheet	ノーコードツール	スプレッドシートなどのデータからのアプリ作成	最大10人のテストユーザーで無料で試作・テスト。対象のGoogle WorkspaceにはAppSheet Coreが含まれる

 

料金や無料で使える範囲は変更されることがあります。この記事の情報は2026年9月時点のもので、検討時には各社の公式サイトで最新の条件を確認してください。

 

営業の案件を管理するSFA・CRMおすすめ3選

商談フェーズの管理、活動履歴、受注予測を中心に、受注前の案件（商談）を管理するSFA・CRMを3製品紹介します。

Salesforce（Agentforce Sales／旧Sales Cloud）

Salesforceは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するクラウド型のCRMで、営業支援の製品は「Agentforce Sales（旧Sales Cloud）」として提供されています。

商談やリードの管理に加えて、活動の記録やレポート・ダッシュボードも備えているため、案件の状況をチーム全体で把握できる部分が特徴です。

Pro Suiteでは売上予測や見積もりの機能も加わります。最大2ユーザーまでは無料のFree Suiteから始められ、顧客対応やマーケティングまで同じ基盤で広げられる点も魅力です。
（出典：セールスフォース・ジャパン「Salesforce販売価格」／セールスフォース・ジャパン「Salesforceの無料で使える顧客関連管理システム・無料CRM」）

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、株式会社マツリカが提供するクラウド型のSFA・CRMで、4,000社（2026年8月時点）に利用されています。

顧客・案件・行動をまとめて管理でき、CRMオートメーションによって定型業務の入力を減らせるため、営業担当が本来の商談に時間を使えるようになるでしょう。

Growth以上のプランなら複数の営業プロセスを同時に管理できるので、商材や部門ごとに進め方が異なる組織でも運用しやすいはずです。初期費用は無料で、無料トライアルでは全機能を試せます。
（出典：株式会社マツリカ「料金プラン」）

Zoho CRM

Zoho CRMは、ゾーホージャパン株式会社が提供するクラウド型のCRMで、営業支援（SFA）の機能を低価格から導入できるツールです。商談や見込み客の進捗の追跡、パイプラインの管理、タスク管理に加えて、ワークフローによる自動化にも対応しているため、少人数でも抜け漏れのない案件管理を実現できます。

3ユーザーまでは基本機能とモバイルアプリを永久無料で使え、有料プランもスタンダード（1ユーザーあたり月額1,760円、年間契約時・税抜）から始められます。段階的に機能を広げたい組織に最適です。
（出典：Zoho「Zoho CRM 料金プラン」）

 

受注後の案件を管理するプロジェクト管理ツールおすすめ3選

タスクの分解と担当・期限、進捗の集計、工数の把握を中心に、受注後の案件（プロジェクト）を管理するツールを3製品紹介します。

プロジェクト管理ツールをさらに幅広く比較したい場合は、次の記事も参考にしてください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、7,000社を超える企業に導入されている、当社提供のRedmineベースのプロジェクト管理ツールです。受注した案件をプロジェクト単位で管理し、タスクをガントチャート上で階層表示できるため、納期までの道筋がひと目でわかります。

日程はドラッグ操作で変更でき、先行・後続の依存関係も設定できるので、複数案件を並行して進める場合も調整がスムーズに進むでしょう。プレミアム以上なら工数やリソースも管理でき、案件ごとの日程とメンバーの負荷をまとめて確認できる点が強みです。
（出典：Lychee Redmine「料金プラン」）

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供するクラウド型のプロジェクト管理ツールです。課題管理を中心にガントチャートやカンバンボード、ドキュメント、ファイル共有を1つの環境で扱えます。

案件ごとにプロジェクトを作り、タスクの担当・期限・状態を管理できるため、誰が何をいつまでに進めるのかが明確になるでしょう。親子課題やマイルストーンも備えているので、案件を細かなタスクに分解して着実に進捗を積み上げる使い方に向いています。

料金がスペース単位のため、大人数で使うほど割安になる点も魅力です。
（出典：Backlog「料金プラン」／Backlog「2027年1月からの新プランについて」）

クラウドログ

クラウドログは、株式会社クラウドワークスが提供するクラウド型の工数管理・プロジェクト管理ツールです。案件ごとの収支を把握できる点に強みがあります。

工数の予算と実績をプロジェクトごとに一覧で確認でき、工数実績に人件費を掛け合わせて原価も算出できるため、採算が悪化している案件にいち早く気づけます。依存関係やマイルストーンを扱えるガントチャートも備えていることから、進捗管理と収支管理を1つのツールにまとめたい組織におすすめです。

7日間の無料トライアルのデータは、契約後も引き継げます。
（出典：クラウドログ「料金プラン」／クラウドログ「プロジェクト管理」）

 

自社の管理項目に合わせて構築するノーコードツールおすすめ3選

項目とフォームの作りやすさ、一覧・集計の作りやすさ、既存環境との連携を中心に、ノーコードツールを3製品紹介します。ノーコードツールは、受注前・受注後のどちらの案件にも使える選択肢で、設計の自由度の高さが特徴です。

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する、業務アプリをノーコードで作成できるクラウドサービスです。入力フォームの部品をドラッグ操作で配置するだけで、自社の管理項目に合わせた案件管理アプリを組み立てられます。

一覧の絞り込みやグラフでの集計、コメントでのやり取り、ステータス管理にも対応しているため、エクセルの管理表を複数人で同時に更新できる形へスムーズに移行できるでしょう。

ライトコースなら1ユーザーあたり月額1,000円（税抜）から使え、30日間の無料お試しも用意されています。
（出典：サイボウズ「クラウドサービスの価格体系改定および全社・大規模導入向け kintone「ワイドコース」開始のお知らせ」／サイボウズ「お試しはできますか？お試し方法を教えてください。」）

Microsoft Lists

Microsoft Listsは、Microsoft 365に含まれる、表形式のデータを共有・管理するサービスです。対象プランを契約していれば追加料金なしで使え、Teamsのチャネルに案件の一覧をタブとして追加することもできます。

リマインダーや版の履歴に加えて、Power AutomateやPower Appsによる機能拡張にも対応しているため、使い慣れた環境のまま案件管理の仕組みを整えられることが魅力です。

ガントチャートや工数の集計が必要な場合は、プロジェクト管理ツールとの併用がおすすめです。
（出典：Microsoft サポート「Microsoft 365 のリストとは何ですか?」／Microsoft サポート「Teams での一覧の使用を開始する」）

AppSheet

AppSheetは、Googleが提供するノーコードのアプリ開発サービスです。Googleスプレッドシートの案件一覧をデータとして、スマートフォンやブラウザーから入力・閲覧できるアプリを作成可能です。

入力フォームや一覧、絞り込み、自動化も設定できるため、外出先からも案件情報を更新しやすくなります。Google Workspaceの多くの有料エディションにはAppSheet Coreが含まれ、追加費用なしで始められる場合もあります。アプリの試作と最大10人でのテストを無料で行える点も魅力です。
（出典：Google「Pricing | Google AppSheet」／Google Workspace 管理者ヘルプ「Manage AppSheet in your organization」）

 

案件管理ツールを定着させる進め方

案件管理ツールは、選んで導入したあとの進め方で定着するかどうかが決まります。対象を絞って試し、効果を測り、運用を見直す順序で進めるのが確実です。

ここでは、私が実際に使っている4つのステップを紹介します。

対象の案件と効果測定の指標を決める

最初から全社に展開するのではなく、対象を1部門、または1種類の案件に絞って試します。あわせて、何をもって効果とみなすかと、現状の値を先に記録しておきます。

効果を測る指標の例は次のとおりです。

• 案件の状況確認にかけていた時間（週あたりの会議時間や問い合わせの回数）
• 期限までに更新された案件の割合（更新率）
• 対応漏れの件数

導入後に効果を比較するには、試す前に測定項目と現状の値を記録しておく必要があります。現状値がないと、「なんとなく楽になった」以外の評価ができません。

入力項目と更新タイミングを決める

試行を始める前に、必須項目を絞り、誰がいつ更新するかを決めましょう。フェーズ名と「完了」の定義もそろえておかないと、担当者ごとに入力の意味が変わってしまいます。

たとえば、商談のフェーズを「初回訪問」「提案」「見積提出」「受注」のように定義し、次のフェーズに進める条件を決めておきます。更新のタイミングは、「商談の当日中に担当者が更新する」のように、担当と時期を明確にすることが重要です。

既存のExcelデータを移行して試行する

エクセルで管理していた案件一覧は、多くのツールにCSVなどで取り込めます。移行する前に、エクセルの列とツールの項目の対応づけ（案件名／顧客／担当／金額／フェーズ／期限）を決めておきましょう。

顧客名の表記ゆれやフェーズ名の違いは、取り込み前にそろえておきます。移行後は、案件の件数と金額の合計が元のデータと一致しているかを確認してください。

導入前後の効果を比較し、運用を見直す

試行期間が終わったら、最初のステップで決めた指標と現状値をもとに、導入前後を比べます。入力が止まっている項目があれば、担当者を責めるのではなく、項目や更新ルールのほうを見直すことが必要です。

私の経験では、最初の試行で決めたルールがそのまま定着することはほとんどなく、2〜3回の見直しを経て、その組織に合った運用に落ち着いていきます。見直しを前提にした計画にしておくと、途中で頓挫しにくくなります。

 

受注後の案件管理を効率化するならLychee Redmine

ここまで挙げてきた受注後の案件管理の課題は、「状況を聞いて回る」「情報が散らばる」「負荷が見えない」の3つに整理できます。当社のLychee Redmineでは、この3つに対応する機能を同じ環境でご利用いただけます。

案件ごとの進捗をガントチャートで共有できる

Lychee Redmineでは、案件をプロジェクト単位で管理し、タスクの階層と日程をガントチャートの1画面で共有できます。関係者は担当者に聞かなくても、案件ごとの進み具合と遅れているタスクを確認できるといった点が特徴です。

日程はドラッグ操作で変更でき、先行・後続の依存関係を設定しておけば、日程の変更を後続のタスクに反映できます。複数の案件の日程を並べて確認することもできます。

カンバンで日々の状況を共有できる

ガントチャートが週次の計画を確認する画面だとすれば、カンバンは日々の作業状況を共有する画面です。週次の計画はガントチャート、日々の状況はカンバン、という形で使い分けられます。

担当者はカンバン上でタスクを列の間で動かすだけで状態を更新できるため、大きな負担になりません。なお、カンバンはフリープランでも使えます。

工数とリソースを同じ環境で確認できる

プレミアムプラン以上では、タスクごとに予定工数と実績工数を記録し、メンバーごとの負荷を確認できます。複数の案件を掛け持ちするメンバーに作業が集中していないかを、同じ環境で把握でき、工数やリソース管理の効率化が可能です。

30日間の無料トライアルで運用を確認できる

Lychee Redmineの有料プランは、30日間の無料トライアルで試せます。ユーザー数の制限がなく、クレジットカードの登録も不要なため、実際の案件に関わるメンバー全員で運用を確かめられます。

なお、継続して無料で使えるフリープランもありますが、ガントチャートは含まれません。案件の日程管理まで確認したい場合は、無料トライアルで有料プランの機能を試すことがおすすめです。トライアル期間の終了後、期間を空けずに本利用を開始する場合は、入力したデータを引き継げます。

 

案件管理ツールに関するよくある質問

案件管理ツールを導入する際に、気になる点が生じるケースは珍しくありません。ここでは、実際によくある質問に対応する回答を紹介します。

案件管理ツールとは何ですか？

案件ごとに、進捗・担当者・期限・関連情報をまとめて管理するツールです。受注前の商談を管理するSFA・CRMと、受注後の案件を管理するプロジェクト管理ツールに大きく分かれます。

案件管理ツールとプロジェクト管理ツールは何が違いますか？

「案件管理ツール」は、受注前の商談を管理するツールを指す場合と、受注後の案件を管理するツールを指す場合があります。受注後の案件を管理する場合は、プロジェクト管理ツールが案件管理ツールの役割を担います。

受注前の商談を管理したいならSFA・CRM、受注後の案件の進行を管理したいならプロジェクト管理ツールを選ぶことが一般的です。プロジェクト管理ツールのおすすめは、次の記事でも紹介しています。

無料で使用できる案件管理ツールはありますか？

無料で使用できる案件管理ツールも存在します。ただし、継続して無料で使える「無料プラン」がある製品と、期間限定の「無料トライアル」のみの製品があります。

たとえば、Salesforce（Free Suite、2ユーザーまで）やZoho CRM（3ユーザーまで）、Lychee Redmine（フリープラン）やBacklog（フリープラン）は、無料で使用できるプランがある製品です。

無料プランは人数や機能に制限があるため、個人や少人数で使う場合は範囲に収まるかを確認しておきましょう。

Microsoft TeamsやExcelでも案件管理はできますか？

できます。Microsoft Listsを含むプランとTeamsの利用権がある場合は、案件の一覧を作り、Teamsのタブとして共有できます。エクセルは、OneDriveやSharePoint Onlineに保存した対応形式のファイルを、ブラウザー版など共同編集に対応するシートで開けば、複数人で同時に編集可能です。

ただし、案件の件数や関わる人数が増え、更新・共有・集計の手間が大きくなってきた際には、専用ツールへの切り替えを検討する段階です。

 

まとめ：受注前か受注後かを決めてからツールを選ぼう

案件管理ツールを選ぶ際に最初に決めるべきなのは、管理したい対象が受注前の案件（商談）か、受注後の案件（プロジェクト）かという点です。商談を管理するならSFA・CRMが、プロジェクトの進捗や工数を管理するならプロジェクト管理ツールが適しています。

自社の業務に合わせて柔軟に仕組みを作りたい場合は、ノーコードツールも選択肢の一つです。

エクセルでの管理を続けるか専用ツールへ切り替えるかは、案件の件数・関わる人数・更新の頻度から、現在の運用にかかっている負担を確かめたうえで判断しましょう。導入時は、対象を絞って試し、入力項目と更新ルールを定め、効果を測って見直すという順序で進めることが、ツールが使われなくなる事態を防ぐ近道です。

なかでも、受注後のプロジェクト管理をエクセルから移行したい企業におすすめなのが、弊社が提供する「Lychee Redmine」です。ガントチャートやカンバン、工数管理、収支管理などの機能を備え、プロジェクトの進捗とコストを一か所で把握できます。無料トライアルも用意しているので、まずは自社の案件で使い心地を確かめてみてください。