プロジェクト管理手法

2024年02月24日

目標設定のコツとは？成果を出すための作成手順やポイントを解説

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「目標を設定してもモチベーションが続かない」「目標を立ててもなかなか成果が出ない」

このように適切な目標設定ができず、上記のように悩んでいる方はいないでしょうか。漠然とした目標を設定しても、期待しているほどの効果は得られません。

本記事では、効率的な目標設定のコツと、成果を出すための作成手順やポイントを解説します。目標設定に見られがちな悪い例と改善策も紹介しますので、合わせてご覧ください。

目標設定の3つのメリット

目標設定をする3つのメリットを挙げると、主に以下の通りです。

アウトプットで成果が向上
タスクが明確になり生産性が向上する
目標設定のイメージがしやすくなる

それぞれ解説します。

メリット1.アウトプットで成果が向上

目標設定をすることで効果的なアウトプットが可能になり、成果向上が期待できます。

ビジネスシーンにおけるアウトプットは、経験や知識を生かして業務を円滑に行い、成果を出すためのものです。つまり、目標達成や成果を上げる手段としてアウトプットがあると言えます。

また、質の高いアウトプットにより仕事効率だけではなく、モチベーションも向上します。仕事のモチベーションが上がれば、業務効率がアップし、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

メリット2.タスクが明確になり生産性が向上する

目標設定をすることで、今やるべきことが明確になるため、生産性向上が期待できます。

優先すべきことをタスクに落とし込めば、タスクを明確化できて生産性が向上するため、効率的な作業が可能です。

また、タスクを明確にすることで、トラブルの減少にもつながります。問題の早期発見にもつながり、質の高い業務進行が可能となるでしょう。

メリット3.目標達成のイメージがしやすくなる

目標を設定すれば、成功に向けたビジョンを考えるため、ゴールのイメージがしやすくなります。

効果的な達成イメージができれば、すべきことが明確になり確実な行動につながります。ビジョンを持つことで行動にも一貫性が生まれ、組織全体の団結力アップも期待できます。

適切な目標設定のコツとは？

適切な目標設定のコツは、以下の3つです。

数字を用い具体的かつ明確に設定する
目標達成の期日を明確にする
小さな目標を立てモチベーションを維持する

それぞれの特徴について、以下で詳しく解説します。

コツ1.数字を用いて、具体的かつ明確に設定する

目標設定時は、数字を活用して具体的かつ明確に示すことが大切です。具体的な数字を明記すれば、ゴールからの逆算がしやすくなり、工程をはっきりさせられます。結果、定量的な思考や判断につながります。

例えば、ダイエットの場合「とにかく痩せる」ではなく、「1ヶ月で体重を5kg落とす」のように数字を使って具体的にすると、「いつまでに何をすべきか」のような逆算が可能になります。数字を活用して具体的かつ明確にするのが、適切な目標設定のポイントです。

コツ2.目標達成の期日を明確にする

2つ目のコツは、目標達成に向けて期日を設定することです。期日を設定すればゴールが明確になるため、段取りよく作業を進められます。

例えば、何月何日までに作業を完了させる、という目標を立てたとします。この場合、日付が明確に示されているため「この作業を何日までに完了させれば、期日に余裕が持てる」のように、先を見据えつつ効率よく作業進行が可能です。

期日を設定しないと、作業を後回しにしたり、遅延によるモチベーション低下を招いたりしがちです。このような事態を回避するためにも、目標達成の期日を明確にしましょう。

コツ3.小さな目標を立てモチベーションを維持する

小さな目標を立てることで、適切な目標設定につながります。ゴールが遠い目標設定をすると、目標に向かっている実感が得られず、モチベーション維持が困難になるでしょう。結果的に、仕事効率の低下を招いてしまうため、まずは、達成できる目標設定をして、モチベーションを維持することが大切です。

小さな目標を立てて何度か達成するうちに、目標に向かって前進しているのが実感できるでしょう。これにより、高いモチベーション維持が可能となり、効率的な作業進行につながります。

目標設定に必要な4つのステップ

目標設定に必要な4ステップは、以下の通りです。

目標の種類を把握してから設定する
具体的な目標を立てる
目標達成に向けた行動を決める
目標達成の期限を設ける

ステップ1から順に見ていきましょう。

ステップ1.目標の種類を把握してから設定する

目標には、発生型目標と設定型目標の2種類があります。目標を立てる前に、それぞれの特徴を把握しておきましょう。

発生型目標とは、発生している課題の解決を目指し、そのために問題の正確な把握を目指すものです。例えば、「残業時間をなくしたい」のように、現在発生中の問題を解決したい場合に活用されます。

設定型目標は、今の状況を元に個人が率先して設定する目標のことです。例えば、「先月よりも売上を5％アップさせたい」のように、飛躍を目指すことを目的としています。

発生型はマイナスをゼロにするイメージですが、設定型はゼロからプラスを目指す、のように考えると分かりやすいでしょう。

ステップ2.具体的な目標を立てる

ステップ2は、発生型目標・設定型目標の双方または片方について、具体的な目標を決めます。 目標を決める際は「SMARTの法則」というフレームワークを活用すると効率的です。SMARTの法則については以下をご覧ください。

Specific（具体性）：誰が見ても分かる明確な内容か
Measurable（測定可能）：ゴールを定量化できているか
Achievable（到達可能）：現実的な目標設定か
Relevant（価値）：目標達成がどのような意義を持つか
Time Bond（時間制限）：Time-Bound（時間制限）目標達成までの期間は明確か

上記を参考に目標設定をしましょう。

ステップ3.目標達成に向けた行動を決める

具体的な目標決定後は、達成するために必要な行動を考えます。この際、業務内容を数時間で解決できるように計画するのがポイントです。大まかなレベルだと、具体性に欠けるため、行動計画が粗くなる可能性があります。

例えば、「業務を効率化して定時に退勤する」という目標を立てたとします。この場合、目標達成に向けて以下のように行動計画を立てます。

普段、どのような作業を行っているかを書き出す
それぞれの作業にどの程度の時間をかけているかを書き出す
改善可能と思われる作業をピックアップし、改善策を考える
実際に定時に退勤可能になったかを検証する

上記のように現状を見直し、改善可能と思われる項目をピックアップしながら、実際に実行して検証しましょう。

ステップ4.目標達成の期限を設ける

明確な行動計画が完成したら、目標達成の期限を設けます。

達成までに月日を要する場合は、1年や半年のようにマイルストーンを設置することがおすすめです。マイルストーンとは、プロジェクトにおける中間地点・節目を指します。

マイルストーンの設置により、タスク完了の目途が立ちやすく、モチベーション維持にも期待できます。さらに、プロジェクトの状況把握にも役立つため、スケジュール共有をしやすくなることもメリットの1つです。

目標設定に見られがちな2つの悪い例と改善策

目標設定に見られがちな2つの悪い例は、以下の通りです。

考えるだけの言葉を使った目標設定
捉え方で解釈が異なる言葉を使った目標設定

それぞれの改善策も以下で詳しく解説します。

悪い例1.考えるだけの言葉を使った目標設定

考える言葉を使った目標設定は、行動を移すことに含まれないため、使用をおすすめしません。例として以下の言葉が挙げられます。

確認する
検討する
意識する

上記の言葉を使うと具体性に欠け、成果向上に向けた行動につながりません。

例えば、「業務効率化を意識して残業時間を減らす」だと、実際にすべき行動が明確ではなく、何を実行したら良いかが示されていません。上記を改善するには、「不要なタスクや問題点を洗い出し、それらを取り除くことで業務効率化を図る」のように、具体的にすると行動がしやすくなります。

悪い例2.捉え方で解釈が異なる言葉を使った目標設定

人によって解釈が異なる言葉を使うと、捉え方で行動に差が出てしまうため、使用を避けましょう。例として以下の言葉が挙げられます。

努める
頑張る
把握する

上記の言葉は曖昧なため、見方や捉え方で行動に差が生じてしまいます。

例えば、「トラブル発生時は問題解決に努める」だと、いつ・どのように解決するのかが不透明です。改善策として、「ミーティングの際はチーム内にトラブルを周知し、問題と改善策を共有する」のようにすれば、いつ・どのようにするのかが明確になり、解決に向けた行動ができます。

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目標設定のコツを掴み効果的に計画を立てよう

目標設定のコツは、数字を用いて目標の期日を決め、具体的かつ明確に示すことです。これにより、個人や企業の目標をクリアに設定できます。適切な目標設定ができると、業務効率化や成果アップにもつながるでしょう。

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