プロジェクト管理手法 
「チームマネジメントとは、具体的に何をすれば良いか知りたい」「チームマネジメントを適切にするには、どのようなスキルが必要なのか知りたい」
プロジェクトの進行に課題があり、チームマネジメントの手法を見直す必要を感じている方々は、このような悩みを抱えているかもしれません。
この記事では、チームマネジメントについて詳しく知りたい方に向けて、必要なスキルや成功のポイントなどを解説します。
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チームマネジメントとは
チームマネジメントとは、プロジェクトの目標達成のためにチームメンバーを管理する手法のことです。
具体的には、次のような取り組みを行います。
- メンバーのタスク管理
- メンバーのスケジュール管理
- メンバーの教育
- 業務の効率化
適切なマネジメントでメンバーを牽引できていれば、チーム全体の生産性が向上し、スムーズなプロジェクト進行が可能となります。一方で、マネジメント不足の状態ではメンバーのリソースをうまく活用できず、チームで目標に対して同じ方向を向くことは困難です。
チームマネジメント業務では、情報共有やコミュニケーションを通して、チームメンバー全員が同じ方向へ進むようにサポートすることが大切です。
チームマネジメントの重要性
チームマネジメントが重要と言われる理由には、次の2つがあります。
- チームメンバーから良いアイデアが生まれやすくなる
- チーム全体の生産性が向上する
それぞれについて詳しく解説します。
チームメンバーから良いアイデアが生まれやすくなる
チームマネジメントによってメンバー間のコミュニケーションを深めることで、活発な意見が増えて、新しいアイデアが生まれやすくなります。
自社が提供する商品やサービスには、多くの場合、同種のサービスを提供する競合が存在します。競合他社に差をつけ、より多くの顧客に利用してもらうためには、いかにニーズに合うものを提供できるかが重要です。
チームマネジメントにより、メンバー間のコミュニケーションを活発化させることで、責任者だけでは考えられなかったアイデアが生まれるでしょう。
チーム全体の生産性が向上する
チームマネジメントの実施により、プロジェクトチーム全体の生産性が向上します。
企業によっては、プロジェクト進行に必要な人員が足りず、どうにか調整をして進めているケースも少なくありません。チームマネジメントによって今あるリソースを無駄なく活用できれば、チーム全体の生産性が向上するため、人手が限られていても高いパフォーマンスを発揮できます。
また、近年では働き方改革の推進によって、ワークライフバランスをより重視した働き方が求められています。特定の個人に負担がかかるような働き方を防ぎ、チーム全体での協力体制を築く点からも、チームマネジメントの重要性は高いといえるでしょう。
チームマネジメントに必要なスキル
チームマネジメントを適切に行うために必要なスキルは次の5つです。
- コミュニケーション力
- 目標設定力
- コーチング力
- タスク管理力
- 業務遂行能力
それぞれについて詳しく解説します。
コミュニケーション力
コミュニケーション力は、チームマネジメントの基本スキルです。
チームマネジメントには、個々のメンバーの能力を把握し、適切に調整を行うことが求められます。そのため、日々のコミュニケーションを通して、各メンバーの能力や思考を把握しておく必要があります。
また、メンバー全員にプロジェクトの目的や現状を正しく伝えるためにも、コミュニケーション能力は重要です。
目標設定力
目標設定力も、チームマネジメントにあたって必要なスキルです。
いくらコミュニケーション力が高くとも、そもそもの目標設定が曖昧であれば、プロジェクトの目的をメンバーに伝えられません。最終的な目標はもちろん、プロジェクトの達成に必要な中間目標を適切に設定する力は不可欠といえるでしょう。
コーチング力
プロジェクトに関わるメンバーが自走できるよう、適切にコーチングするスキルも重要です。
プロジェクト達成にいたるまでには、様々な問題が発生します。発生した問題を責任者やリーダーが解決することは非効率であるだけでなく、負担が大きくなりすぎるため、現実的ではありません。
そのため、問題が発生した際に、メンバー自身が解決する能力を育むことも必要となります。
タスク管理力
プロジェクトがスムーズに進行できるよう、タスクやスケジュールを管理する力も必要なスキルです。タスク・スケジュールを適切に管理する際は次のポイントを意識するとよいでしょう。
- 定期的に進捗を確認し、現状を把握しておく
- プロジェクト全体像や進捗状況をメンバーと共有する
- 最終目標だけではなくマイルストーンを設定する
- タスクに優先順位を設定する
- メンバーのスキルを把握する
タスク・スケジュール管理が不適切であれば、プロジェクトメンバーの能力がいくら高くとも活かしきれません。各メンバーが能力を十分に発揮できるよう、働きやすい環境を整えることが重要です。
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業務遂行能力
チームマネジメントにあたり、マネージャーが自ら率先して業務を進め、周囲に見せることも重要です。
業務とは、メンバーの中に入り込んで一緒にプロジェクトを進めるという意味ではなく「マネージャーの業務を全うする」ことです。マネージャーの業務とは、発生する問題やメンバーからの要望を迅速に対応するだけでなく、メンバーが働きやすい環境を整えることです。
上記の業務をこなすことでメンバーからの信頼感も高まり、プロジェクトをより一丸となって進められるでしょう。
チームマネジメント実施によって発生しやすい問題
チームマネジメントを実施する過程で発生しやすい、以下の問題について解説します。
- マネージャーの業務量が膨大になりやすい
- 意見の衝突やミスコミュニケーションが生じる
詳しく解説します。
マネージャーの業務量が膨大になりやすい
1つ目の課題は、マネージャーの業務量が膨大になりやすい点です。
チームマネジメントを丁寧に実施するほど業務量が多くなり、マネージャー個人では処理しきれなくなります。業務量の増加を防ぐためには、「マネージャーにしかできない仕事」を洗い出し、それ以外のタスクは他のメンバーへ依頼しましょう。
チームメンバーを信頼して仕事を任せることも、マネージャーの大切な仕事です。
意見の衝突やミスコミュニケーションが生じる
2つ目の課題は、メンバー間における意見の衝突やミスコミュニケーションです。
チームマネジメントが行き届いていないプロジェクトでは、コミュニケーション不足により、意見の衝突やミスコミュニケーションが少なからず発生しています。このような課題を解消するために、まずはコミュニケーションを取りやすい環境を整えましょう。
また、マネージャーが積極的にコミュニケーションをとり、プロジェクトの目的や現在行っている業務の意図を正しく伝えることも重要です。
チームマネジメントを成功させる4つのポイント
チームマネジメントを成功させる4つのポイントについて解説します。
- 目標を明確にする
- コミュニケーションを取りやすい環境にする
- 情報をチームで共有する
- プロセスを重視する
以下の内容を参考にして、日々のマネジメント業務に役立ててみましょう。
1.目標を明確にする
1つ目のポイントは、プロジェクトの目標を明確にすることです。
プロジェクトの目標が明確だと、メンバーは達成に向けてまっすぐに行動できるため、効率的かつストレスなく業務を進められます。また、目的を理解しながら業務を進められるため、主体性や責任感を持ってタスクに取り組むことが可能です。
一方で、目標が曖昧だと行動に迷いが発生するだけでなく、どこまで業務を進めて良いかわからなくなり、生産性が低下します。
2.コミュニケーションを取りやすい環境にする
2つ目のポイントはコミュニケーションを取りやすい環境を整えることです。
メンバー間におけるコミュニケーションの不足は、情報の食い違いや意見の衝突が生じやすく、これがスムーズなプロジェクト進行の障害となります。プロジェクト進行の停滞を防ぎ、様々な意見を出してもらうためにも、コミュニケーションを取りやすい環境を構築することが重要です。
具体的には、コミュニケーションツールを導入する、ミーティングや朝礼で定期的にコミュニケーションを取れる場を用意する、などの取り組みを始めると良いでしょう。
3.情報をチームで共有する
3つ目のポイントは、プロジェクトの進捗や他メンバーの状況などの情報を全員で共有することです。
情報の共有が行われていない場合、他メンバーがどのようなタスクを進行しているか知らない、といったことも珍しくありません。これに対し、情報を全員で共有できていれば、全メンバーがプロジェクト全体の進捗や、自分以外のメンバーが関わっているタスクの状況が把握できるようになります。
その結果、問題の早期発見や未然の防止、メンバー間での相互フォローなどの効果に期待できます。
4.プロセスを重視する
最後のポイントは、業務の結果ではなく、プロセスを重視することです。
なぜなら、結果だけで業務を判断してしまうと、失敗を恐れてチャレンジするメンバーが少なくなるだけでなく、失敗を隠すメンバーが出てくる懸念があるからです。
プロセスを重視することで、チームにチャレンジしやすい風土が醸成されるだけでなく、各メンバーが自分で考えて業務を進めるようになるでしょう。
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