プロジェクト管理手法 
プロジェクト管理や、工事の現場管理に使われる「工程表」。
プロジェクトのスムーズな進行に不可欠な存在です。
とはいえ、「工程表はなぜ作るの？」「そもそも工程表とは？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
この記事では、こうした疑問をお持ちの方に向けて、工程表の意味や種類、役割などについて解説します。
工程表とは？
工程表とは、各工程にかかる日数や納期までのスケジュール、それぞれの進捗状況などをまとめた作業の予定表のことです。
プロジェクトを滞りなく納期までに完了させるためのスケジュール管理に使用されます。
工程表がないと、タスクの進捗率が見えず、プロジェクト全体の納期に影響しかねません。
工程表を作ると作業の見える化が進み、進捗率がわかりやすくなります。
工程表の記載事項
工程表の記載事項は、以下の内容が一般的です。
- 作業日程
- 作業内容
- 各作業の担当者
- 各作業の進行状況
どのような種類の工程表でも、以下の内容を記載するのが基本とされています。
行程表と工程表の違い
工程表とよく似た言葉に「行程表」があります。
いずれも予定表、計画表といったニュアンスを含みますが、少し意味合いが異なるので注意しましょう。
「工程表」は作業の具体的な手順や予定、進め方を記載するに対して、
「行程表」は何らかの目的に対する手順や方法、スケジュールなどを記載します。
行程表は工程表よりも漠然とした内容であり、大きい範囲をカバーしていると考えてください。
工程表の4つの役割
- スケジュールの見える化
- 役割分担の明確化
- 進捗率の把握
- タスク関係の明示
それぞれの役割がプロジェクトにどのような影響を与えるか、順番に解説します。
1.スケジュールの見える化
工程表を作成すると、誰がどの作業をいつまでにやればいいのかが一目瞭然となり、スケジュールの見える化が進みます。
工程表を作成するとスケジュールや個別の納期が明確になるため、各担当者が自分の仕事に集中しやすくなります。
2.役割分担の明確化
工程表によっては、タスクに対する担当者も明記されているため、どの作業を誰がやるかの役割分担が明確になります。
トラブルが起こった場合でも、担当者が明確であればスピーディーに原因を特定できるため、スケジュールに遅れが生じにくくなるでしょう。
3.進捗率の把握
工程表にはいくつかの種類がありますが、工程表の中には進捗率を共有できるタイプもあります。
進捗率をプロジェクトチームで共有すれば、遅れた場合のフォローやリスケジュールがスムーズになり、効率のよいプロジェクト進行が可能です。
また、クライアントに対しても正確な情報共有ができるので、信頼関係の構築にもつながるでしょう。
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4.タスク関係の明示
プロジェクトの種類によっては、複数の作業が同時進行となったり、親のタスクが完了しないと子のタスクが進められなかったりするケースもありえます。
こうしたプロジェクトでは、個々のタスク担当者間の連携が不十分になりがちで、予期せぬトラブルが生じかねません。
工程表を活用し、タスク関係を明らかにしておけば、タスク担当者間の連携がスムーズになります。
効率のよい作業サイクルにつながり、スケジュール管理も成功しやすくなるでしょう。
工程表の5つの種類
- ガントチャート工程表
- バーチャート工程表
- ネットワーク式工程表
- グラフ式工程表
- 出来高累計曲線
それぞれ使う目的や特徴が異なります。
プロジェクト管理に使われるのは、主にガントチャート工程表、バーチャート工程表、ネットワーク式工程表ですが、その他の工程表についても理解しておくことが大切です。
下表に、各工程表の違いについてまとめました。
それぞれの向き不向きについて整理して理解しておきましょう。
| 作業日数 | 進捗度合い | タスクの関連性 | |
| ガントチャート工程表 | わからない | わかる | わからない |
| バーチャート工程表 | わかる | 漠然としている | わからない |
| ネットワーク式工程表 | わかる | わからない | わかる |
| グラフ式工程表 | わかる | わかる | わからない |
| 出来高累計曲線 | わからない | わかる（個々ではわからない） | わからない |
上記のとおり、工程表の種類によって特徴が異なるため、用途・目的に応じて使い分け得る必要があります。ここからは、それぞれの工程表の特徴について順番に解説します。
1.ガントチャート工程表
ガントチャート工程表は、進捗率が把握しやすい工程表です。
縦軸に作業内容、横軸に進捗率を記載します。
作成が簡単な点や、進捗率が一目でわかる点がメリットですが、タスクの関連性がわかりにくい点、更新の手間がある点がデメリットです。
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2.バーチャート工程表
バーチャート工程表は、スケジュールの進行度合いがわかりやすい工程表です。
ガントチャート工程表とよく似ており、同じ意味で使われることも多いのですが、横軸が進捗率ではなく、日付である点が違います。
ガントチャート工程表と同様、作成が簡単でスケジュールを把握しやすい点がメリットですが、タスクの関連性がわかりにくいのがデメリットです。
3.ネットワーク式工程表
ネットワーク式工程表は、タスクの関連性がわかりやすい工程表です。
円「〇」と矢印「→」を使い、各タスクにかかる日数と関連性、流れを示します。
前のタスクが終わらないと次のタスクに取り掛かれないタイプのプロジェクトでは、全体像を見るのに便利です。
しかし、進捗率の把握には適していません。
また、それぞれのタスクについてきちんと関連性を把握していないと作成できないため、作成には専門的な知識が必要となる点もデメリットです。
4.グラフ式工程表
グラフ式工程表は、進捗率の把握がしやすい工程表です。
ガントチャート工程表とバーチャート工程表を組み合わせた工程表で、縦軸に進捗率、横軸に日付を記入して作成します。
各作業の進捗率がわかりやすいのがメリットですが、作成が難しい点、全体のスケジュールを管理しにくい点がデメリットです。
5.出来高累計曲線
出来高累計曲線は、主に工事の現場で見られる工程表であり、工事全体の進捗状況を見るのに適しています。
工程管理曲線、バナナ曲線、Sカーブなどの別名があります。
縦軸に工事全体の進捗率を、横軸に工事全体の時間軸を記載して作成するため、全体の進捗率がわかりやすいのがメリットです。
一方、個々の作業に対しては進捗率が把握できないため、個別の管理に向いていない点がデメリットといえるでしょう。
工程表を作成する4つのステップ
- 必要な作業をすべて洗い出す
- 作業期間、納期、マイルストーンの決定
- 作業を配分調整する
- プロジェクトに適した工程表で作成する
1.必要な作業をすべて洗い出す
まず、プロジェクトに必要な作業をすべて洗い出します。
作業を分解して洗い出すことで、作業の関連性や順番がわかりやすくなります。
作業を洗い出す際は、大きな作業から洗い出し、徐々にタスクを分解して小さな作業を洗い出していくようにすると、抜け漏れや重複がありません。
2.作業期間、締切日の設定
作業を洗い出したら、それぞれの作業期間を見積もり、最終的な納期から逆算して個別の締切日を設定しましょう。
重要なのは、余裕を持って期間を設定することです。
あまりタイトなスケジュールで設定してしまうと、ミスの誘発につながりかねません。
トラブルもある程度想定して、ゆとりを持たせたスケジュールを心がけましょう。
3.担当者の決定
スケジュールと具体的な作業があらかた決まったら、各担当者に作業を振り分けます。
特定の担当者に作業量が偏ったり、同時進行する作業が重なったりしないように配分しましょう。
4.プロジェクトに適した工程表で作成する
工程表はプロジェクトに適したものを選びましょう。
同時進行のタスクが多い場合はバーチャート工程表やガントチャート工程表が適切ですが、タスク間の連携がわかりにくい場合はネットワーク式工程表が適切です。
機能性に優れたプロジェクト管理ツールを採用し、一元化するのもいいでしょう。
工程表の形式ごとに見る作り方の例
工程表は手書きのほか、以下のようなものを使用して作るのが一般的です。
- ExcelやWordで作成
- ツールを導入する
手書きで作成し、そのまま保存しておく方法です。
手書きで作る場合、自由なデザインで作成できるほか、プロジェクトの各工程が頭に入りやすいといったメリットがあります。ただし、紛失するおそれがある為、電子データで保存しておくことが望ましいです。
ここからは、「ExcelやWord」や「ツール」を使った工程表の作り方の例を紹介します。
ExcelやWordで作成する
Excelを使用する場合、手書きやWordよりも図表や図形などを利用しやすく、より効率的に工程表を作成できます。
専用のテンプレートを使えば、より簡単に作成できるでしょう。
Wordにも、工程表のテンプレートが存在します。手書きに比べ、作成に費やす時間・紙代などのコストを削減することが可能です。
ただし、工程表をExcelやWordで作成する場合、修正に多くの手間がかかりやすいです。修正に時間をかけすぎると効率が悪くなるため注意しましょう。
作業中は進捗率の確認や記録にとどめておき、肝心のタスクが進まないといったことがないようにしてください。
ツールを導入して作成する
工程表の作成に不安がある場合は、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。プロジェクト管理ツールを導入すれば、工程表をより手軽に作成できるようになります。
プロジェクト管理ツールの作業工程表を使うと、大きなプロジェクトを効率的に管理することも可能です。
例えば、カンバンやカレンダーなど他のプロジェクト管理ツールと作業工程表を連携したり、タスク同士のつながりをわかりやすく表現できたりします。
視覚的にも計画や進捗率が見やすい工程表を作れるのでおすすめです。
工程表の作成にはLychee Redmineがおすすめ
工程表の作成には、Lychee Redmineがおすすめです。
工程表の作成には慣れが必要で、いざ作ってみても理想的なものを作成・運用するのは難しいです。
こうした場合、業界不問で利用可能なプロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を導入してみてはいかがでしょうか。
Lychee Redmineであれば、不慣れな方でもガントチャート・カンバン・ダッシュボードといった機能を使って、工程表を簡単に作成できます。
工程表の作成後は、進捗管理や実績管理などの機能を使ってプロジェクト管理ツールとして活用することも可能です。
Lychee Redmineには、プロジェクト管理に必要な機能が豊富に備わっています。
直感的な操作も可能なため、ITに不慣れな方が多い職場でも受け入れられやすいでしょう。いざという時は、日本語でサポートも受けられるので安心です。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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Lychee Redmineには、有料プランであっても30日間のトライアル期間が設けられています。
プロジェクト管理ツールの利用には、人によって向き不向きがあります。トライアル期間のあるプロジェクト管理ツールであれば、本格的に導入する前にお試しで使用できて、自身や自社に合うかどうか確かめておくことが可能です。
Lychee Redmineでは、無料期間終了後に自動課金されることもないため、リスクなく始められるでしょう。
工程表を導入して効率のいいプロジェクト管理を
工程表の種類は以下の5つです。
- ガントチャート工程表
- バーチャート工程表
- ネットワーク式工程表
- グラフ式工程表
- 出来高累計曲線
それぞれ向き不向きがあるため、プロジェクトの内容によって使い分けるのが大切です。
また、よりスムーズで効率のよいプロジェクト管理をしたいのならば、Lychee Redmineの採用も候補に入れてみてはいかがでしょうか。
フリープランの他、30日間の無料期間がある有料プランもあり、使い心地を試してみたい方にもおすすめです。
適切な工程表を利用して、効率のよいプロジェクト管理をしましょう。
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