進捗管理ダッシュボードでプロジェクト全体を可視化！役立つ機能とおすすめツールを徹底解説

「今日の進捗どうなってる？」その一言が、プロジェクトマネージャーやチームリーダーの肩に重くのしかかることは少なくありません。

散在するExcelファイルから情報をかき集め、体裁を整えるだけで時間が消えていく。その結果、本来注力すべきプロジェクト推進や課題解決の時間が奪われてしまう……。これは、多くの現場で共通する悩みです。

その解決策となるのが、状況をリアルタイムに一目で把握できる「進捗管理ダッシュボード」です。

本記事では、ダッシュボードの基本設計から具体的な作り方、さらに運用のコツやおすすめツールまで、プロジェクトを止めないための実践手順を徹底解説します。

進捗管理におけるダッシュボードとは

進捗管理におけるダッシュボードとは、プロジェクトや業務に関する複数の重要指標（KPI）を、グラフやチャートを用いて一画面で直感的に把握できるように可視化するツールです。

従来のExcelやGoogleスプレッドシートによる静的なレポートとは異なり、ダッシュボードはデータソースと連携して自動的に情報を更新します。そのため、常に最新の状況に基づいて迅速かつ正確な判断が可能になります。

基本的な進捗管理表の構成やフォーマット例は、下記の記事で詳しく解説しているので、具体的なイメージにご活用ください。

進捗管理にダッシュボード機能を使うメリット

進捗管理の属人化や報告資料作成の大きな負担といった課題は、多くのプロジェクトに共通する悩みです。従来の管理方法では、どうしても情報が点在し、全体像の把握が難しくなりがちです。

ダッシュボードは課題を解決し、単なる「見える化」以上の戦略的な価値をもたらします。ここでは、ダッシュボードがもたらす具体的なメリットについてご紹介します。

複数プロジェクトでも進捗状況が一目でわかる

複数のプロジェクトを同時に管理するマネージャーにとって、それぞれの進捗を横断的に把握するのは大変な作業です。プロジェクトごとに異なるツールやファイルを確認していては、時間がいくらあっても足りません。

ダッシュボードを活用すれば、各プロジェクトの最重要指標だけを抜き出し、一つの画面に集約可能です。これにより、どのプロジェクトが順調で、どこに注意が必要なのかを瞬時に判断できるようになります。

全体像を把握するすることで、リソースの再配分や優先順位の見直しなど、より高度な判断も迅速に行えるようになります。

大量のデータを一画面で確認できる

プロジェクトからは、タスクの進捗や工数、コスト、課題の数など、日々膨大なデータが生まれます。多くの情報は様々なツールに散在していることがほとんどです。

手作業でデータを集計・分析するのは非効率的で、ミスも発生しやすくなります。ダッシュボードなら、多くのデータを異なるデータソースと自動で連携し、必要な情報を一画面に整理して表示できます。

「データを探し回る時間」を大幅に削減し、その分の時間をデータ分析や次の一手を考えることに充てられるのです。

問題点の早期発見と対応ができる

プロジェクトにおける最大のリスクの一つは、問題の発見が遅れることです。気づいたときにはすでに手遅れとなり、納期の遅延や予算超過につながるケースは少なくありません。

ダッシュボードを活用すれば、プロジェクトの健全性を示すKPIの異常をグラフやチャートで即座に捉えることが可能です。例えば「タスク完了率が計画を下回っている」「特定の工程で作業が滞留している」といった兆候が、数値やグラフの変化として可視化されます。

さらに多くのツールには、設定したしきい値を超えた際に自動で通知するアラート機能が備わっています。これにより、問題が深刻化する前にいち早く手を打ち、被害を最小限に抑えることが可能です。

リソース配分の最適化に役立つ

「あのメンバーにばかり仕事が集中している」「チーム全体が疲弊していて、パフォーマンスが落ちている」といったリソース管理の悩みは、進捗管理の課題の一つです。勘や経験だけに頼ったリソース配分は、非効率や不公平感を生む原因となります。

ダッシュボードの活用により、各メンバーが抱えるタスクの数や、予定工数と実績工数を可視化し、客観的なデータに基づいた判断が可能です。

チーム全体の負荷状況を正確に把握し、作業量を平準化したり、スキルに応じた適切なタスクを割り当てたりすることで、チームの生産性を最大化できます。

透明性が向上し、チームの連携が強化される

「誰が」「何を」「いつまでに」やっているのかがわからない状態は、チーム内の不信感やコミュニケーションロスを生み出します。進捗報告が特定の担当者に依存していると、担当者が不在の際にプロジェクトが停滞するリスクもあるでしょう。

ダッシュボードをチーム全員で共有することで、プロジェクトの状況は完全にオープンになります。全員が同じ最新情報を確認できるため、認識のズレがなくなり、「進捗はどうなっているのか」といった不要な確認も減ります。

透明性の高い環境は、メンバー一人ひとりの当事者意識を高め、目標達成に向けた一体感を生み出すのです。その結果、チーム全体の連携も強化され、より大きな成果につながります。

進捗管理に役立つダッシュボードの主な機能

進捗管理ダッシュボードは、様々な機能を組み合わせることで、プロジェクトの状況を多角的に可視化できます。自社のプロジェクトにはどのような機能が必要かを考えながら、それぞれの役割を理解していきましょう。

分類	主な機能	概要
現状把握	リアルタイムデータ表示	各種ツールと連携し、常に最新のデータをダッシュボードに反映させる機能
	KPIモニタリング	タスク完了率や予算消化率など、事前に設定した重要指標の達成度を追跡する機能 例：予実差異分析、バーンダウンチャートなど
可視化	グラフ・チャート作成	棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなどを用いて、データを視覚的にわかりやすく表現する機能 関係者ごとにビューを切り替えなどのダッシュボードのカスタマイズも可能
報告・共有	リポート作成	ダッシュボードの表示内容を基に、定型的な進捗報告書を自動で生成・出力したり、定期自動配信したりする機能
資源管理	コストマネジメント	計画予算と実績コストを比較し、予算超過のリスクを監視する機能
リスク管理	アラート機能	KPIが設定したしきい値から逸脱した場合などに、関係者へ自動で通知を送る機能
	詳細分析・評価	全体像から個別のデータへ深掘りする「ドリルダウン」など、問題の原因を特定するための分析機能

これらの機能を効果的に活用することで、単なる状況確認にとどまらず、戦略的なプロジェクト管理を実現できます。

リアルタイムデータ表示

リアルタイムデータ表示機能は、プロジェクト管理ツール、Excelファイル、データベースなど様々なツールと連携し、常に最新のデータをダッシュボードに反映させるものです。

手動でデータを更新する必要がなく、常に最新の情報がダッシュボードに反映されるため、「昨日のデータ」ではなく「今この瞬間」の状況に基づいた判断が可能になります。

KPIモニタリング

KPI（重要業績評価指標）とは、プロジェクトの成功を測るための具体的な指標です。主な指標として、「納期遵守率」「予算内達成率」「タスク完了数」などが挙げられます。

KPIモニタリング機能では、指標の目標値と実績値を並べて表示し、達成度合いを常に監視可能です。目標達成に向けた進捗が一目でわかるため、チームのモチベーション維持にもつながります。

グラフ・チャート作成

数字の羅列だけでは、データの持つ意味を直感的に理解することは困難です。グラフやチャートを作成する機能は、複雑なデータを視覚的にわかりやすい形に変換します。

例えば、時間の経過に伴う進捗率の変化は「折れ線グラフ」、各メンバーのタスク数の比較は「棒グラフ」、タスクのステータス（未着手・進行中・完了）の割合は「円グラフ」で示すなど、目的に応じて最適な表現を選ぶことが重要です。

リポート作成

経営層や顧客への定期的な進捗報告はプロジェクトマネージャーの重要な業務ですが、資料作成には多くの時間がかかります。

リポート作成機能を使えば、ダッシュボード上のグラフやデータを基に、ワンクリックで定型的な報告書をPDFやPowerPoint形式などで出力できます。報告業務にかかる工数を大幅に削減し、本来注力すべき業務に時間を充てることが可能です。

コストマネジメント

プロジェクトを成功させるには、納期だけでなくコストの管理も不可欠です。コストマネジメント機能は、計画した予算と実際にかかった費用（実績コスト）をリアルタイムで比較・可視化します。

人件費や外注費などの実績データを勤怠管理システムや会計システムから取り込むことで、予算超過の兆候を早期に察知できます。これにより、コスト削減のための具体的な対策を迅速に講じることが可能です。

アラート機能

プロジェクトの進行を常に監視し続けるのは、人間には限界があります。アラート機能は、あらかじめ設定した条件を満たした際に、メールやチャットツールを通じて自動で通知を送ってくれる見張り役のような機能です。

例えば、「特定のタスクの遅延が3日を超えた場合」や「予算消化率が80％に達した場合」などルールを設定すれば、問題の発生を見逃すことなく、迅速に対応できます。

詳細分析・評価

ダッシュボードで「何か問題が起きている」と察知した後、次に行うべきは「なぜその問題が起きているのか」という原因の深掘りです。

詳細分析機能（ドリルダウン機能）を使えば、全体のサマリーグラフから、特定のチームや担当者、個別のタスクといった詳細なデータへと段階的に掘り下げられます。結果として、問題の根本原因を特定し、的確な解決策を導き出せます。

一目で伝わる効果的なダッシュボード設計・3つの原則

ただ単にデータを並べただけのダッシュボードは、かえって混乱を招くだけで、意思決定には役立ちません。本当に「使える」ダッシュボードには、情報設計に基づいた明確な原則があります。

本章では、見た瞬間に状況が伝わり、次のアクションにつながるダッシュボードを設計する3つの原則をご紹介します。

原則1：目的を明確にし、見るべきKPIを絞り込む

一つ目の原則は、「誰が、何のために見るダッシュボードなのか」を最初に定義することです。経営層が見るダッシュボードと、現場のリーダーが見るダッシュボードでは、必要とされる情報の粒度や種類がまったく異なります。

目的に合わせて、プロジェクトの成功を測る上で最も重要なKPIを3〜5個程度に厳選しましょう。例えば、プロジェクト全体の遅延を発見したいなら「計画との乖離率」、チームの生産性を見たいなら「期間内のタスク完了数」などが挙げられます。

情報が多すぎると、かえって最も重要なメッセージが埋もれてしまいます。「何を載せないか」を決め、伝わるダッシュボード作りを進めることが重要です。

下記の記事では、KPIの定義・目的・設定方法などをわかりやすく解説しています。ぜひご参照ください。

原則2：直感的に理解できるデザインにする

人間の脳は、テキストよりも視覚的な情報を素早く処理します。そのため、データを直感的に理解できるようなデザインを心がけることが重要です。

まず、伝えたいメッセージに合わせて最適なグラフを選びましょう。

グラフの種類	適した用途	例
折れ線グラフ	時間の経過に伴う変化	プロジェクト全体の進捗率の推移
棒グラフ	項目間の量の比較	チームごとのタスク完了数
円グラフ	全体に対する割合	タスクのステータス（未着手・進行中・完了）の内訳
ガントチャート	タスクのスケジュールと依存関係	プロジェクト全体の工程管理

また、人間の視線は自然と左上から右下へと動く傾向があります。最も重要な指標は左上に配置し、関連性の高い情報を近くにまとめるなど、情報の階層やレイアウトを意識することで、見る人が迷わない設計にしてください。

原則3：リアルタイムで情報を更新できる設計にする

ダッシュボードに表示される情報は、常に最新かつ正確でなければ意味がありません。データソースとの連携を自動化し、リアルタイムで情報が更新される仕組みの構築が不可欠です。

手動での更新作業は、手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなります。進捗管理ツールを使っている場合はAPI連携を、Excelで管理している場合はPowerQuery（Microsoftのデータ変換とデータ準備エンジン）などの機能を活用して、データ取得から更新までのプロセスを自動化しましょう。

古い情報に基づいた誤った意思決定を防ぐためにも、ダッシュボードの鮮度は常に高く保つ必要があります。

参考：Microsoft Community「Power Query とは」

ダッシュボード導入の注意点と課題の解決策

進捗管理ダッシュボードは便利なツールですが、導入すれば必ず効果を得られるわけではありません。多くの企業が導入過程でつまずく、いくつかの共通した課題があります。

本章では、よくある失敗と対策を解説します。

コストが発生する

本格的なダッシュボードを導入する場合、専用ツールのライセンス費用や、導入を支援するコンサルティング費用、自社で構築するための開発人件費など、様々なコストが発生します。

導入にかかる様々なコストを検討する際には、導入によって得られる効果（例：報告資料作成にかかる人件費の削減、納期遅延による損失の回避）を事前に試算し、費用対効果を明確にしておくことが重要です。

まずは追加費用のかからないExcelでプロトタイプを作成する、あるいはフリープランのあるツールを検討するなど、スモールスタートで効果を検証しながら段階的に投資を判断する方法も有効です。

データが不正確な場合がある

元となるデータの品質が低ければ、どれだけ優れたダッシュボードを作っても意味がありません。各部署が異なるフォーマットのExcelでデータを管理していたり、入力ルールが徹底されていなかったりすると、ダッシュボードに表示される数値の信頼性が低下してしまいます。

課題を解決するには、データ入力のルールを全社的に標準化し、誰がいつ見ても同じ意味に解釈できるようにすることが不可欠です。また、ETLツール（データ整理整頓ツール）などを活用して、各所からデータを集める際に不整合や重複を自動でクレンジング（清掃）する仕組みの整備も有効です。

現場で運用が定着しない

せっかく導入したダッシュボードが誰にも使われず、形骸化してしまうケースもよく見られる失敗です。多くの場合、その原因は現場のメンバーへのサポート不足にあります。

「なぜこれを使う必要があるのか」という目的が共有されなければ、新しいツールは「余計な仕事」と捉えられてしまいます。また、機能が多すぎて操作が複雑だと、使うこと自体が億劫になってしまうでしょう。

導入を成功させるには、経営層やリーダーが導入の目的とメリットを丁寧に説明し、トップダウンで活用を推進することが重要です。同時に、わかりやすいマニュアルを整備したり、現場の意見をヒアリングして継続的にダッシュボードを改善したりするなど、使う側の視点に立った丁寧な働きかけが欠かせません。

【2025年最新】おすすめ進捗管理ツール4選

進捗管理ツールは数多くあるため、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。本章では、目的やチームの状況に合わせて選べる、代表的なツールを4つ厳選してご紹介します。

ツール名	特徴	こんな方におすすめ
LycheeRedmine	・多機能と直感的な操作性を両立 ・ガントチャートやカンバン、リソース管理など機能が豊富 ・日本語表記と国内サポートで安心	初心者から大規模プロジェクトまで、オールインワンで管理したい方
Asana	・柔軟なカスタマイズ性と豊富な連携機能 ・ワークフローを自由に設計できる	チーム独自の仕事の進め方に合わせて、ツールを最適化したい方
Excel	・追加コスト不要で多くの人が使い慣れている ・ピボットテーブルやグラフ機能で作成可能	・まずは手軽にダッシュボードを試してみたい方 ・小規模なプロジェクトの場合
Jira	・アジャイル開発に特化した高度な機能 ・課題管理やスプリント計画に強い	ソフトウェア開発チームやエンジニア中心のプロジェクトの場合

多機能かつ直感的な操作性：LycheeRedmine

「LycheeRedmine」は、オープンソースのプロジェクト管理ツール「Redmine」をベースに、株式会社アジャイルウェアが開発した多機能ツールです。特徴は、初心者にもわかりやすい直感的なインターフェースなことです。ドラッグ＆ドロップなどマウスでの操作が中心で、現場のメンバーからリーダー・経営層まで全員が扱いやすい操作性が魅力の一つでしょう。

また、ガントチャートやカンバン、リソース管理、コスト管理など、様々なニーズに応える豊富な機能を備えています。複数のプロジェクトの進捗状況をまとめて把握できるなど、利便性が高いこともポイントです。

利用者のニーズに応じて拡張機能を加えられるため、小規模から大規模なチームまで、自社のプロジェクトに適した形にアレンジできます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。どのツールから導入するか迷われる場合は、LycheeRedmineの無料トライアルから始めることをおすすめします。

柔軟なカスタマイズ性：Asana

引用：Asana

Asanaは、高いカスタマイズ性が魅力のプロジェクト管理ツールです。タスクの表示方法をリスト、ボード（カンバン）、カレンダー、タイムラインビューなど、状況に応じて自由に切り替えられます。複数の形式で進捗を追跡でき、メンバー間の情報共有もスムーズに行えます。

また、SlackやGoogleWorkspace、MicrosoftTeamsなど200以上の外部ツールと連携できるため、既存の業務フローにスムーズに組み込むことも可能です。

「自分たちの仕事の進め方に合わせて、ツールを最適化したい」「複数の部署を横断する複雑なプロジェクトを管理したい」といったニーズを持つチームに最適なツールでしょう。

基本機能を無料で利用可能：Excel

引用：Excel

MicrosoftのExcelは、多くの人が普段から使い慣れており、追加のコストなしですぐに始められる手軽さがメリットのツールです。

進捗データが入力された表があれば、ピボットテーブルでデータを集計し、ピボットグラフで可視化することで、本格的なダッシュボードを作成できます。公式サイトには多くの無料テンプレートも公開されているため、これらを活用することも有効です。

ただし、複数人でのリアルタイム共有が難しい、データ量が増えると動作が重くなる、手動での更新作業が発生しやすいといったデメリットもあります。Excelは、まずダッシュボードの概念を学ぶための第一歩として、あるいは小規模なプロジェクトの管理に活用するのがおすすめです。

高度な管理機能：Jira

引用：Jira

Jiraは、ソフトウェア開発の現場で高く支持されているプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発手法である「スクラム」や「カンバン」に最適化されており、課題（チケット）のステータス管理、スプリント計画、進捗の可視化など、エンジニアチームに欠かせない機能がそろっています。

さらに、ユーザーストーリーや課題、スプリント計画を通じて、チーム全体でタスクを共有・分担できるのも強みです。作業状況を一目で把握できるため、優先度の高いタスクを迅速に判断し、効率的にプロジェクトを進めることができます。

進捗管理ダッシュボードで効率的・効果的なプロジェクト管理をしよう

進捗管理ダッシュボードは、単に日々の進捗を「見える化」するだけのツールではありません。散在するデータを一元化し、客観的な事実に基づいて迅速な意思決定を支援することで、プロジェクトを成功へと導く強力な羅針盤となります。

ツールの無料トライアルを活用し、プロジェクトのKPIを可視化することから始めてみてはいかがでしょうか。様々なツールの中でおすすめしたいのが、「Lychee Redmine」です。

Lychee Redmineは、「誰がどんな作業をしているのか」が明確となる機能を備えており、作業担当者がステータスや進捗率を更新することで、リアルタイムに状況を把握できます。

まずは30日間の無料トライアル で体験してみてください。実際に操作していただくことで、業務効率化や成果の変化を実感いただけます。