タイムマネジメントとは？ビジネスに欠かせない取り組みのメリットや実例を紹介

タイムマネジメントとは、限られた時間の中でスケジュールを計画的に立て、その上で成果を出すことです。タイムマネジメントに取り組むことは、生産性の向上や業務効率化、離職防止、コストカットなどにもつながります。この記事ではタイムマネジメントの概要や重要性、メリットなどについて解説しています。また、マネジメントする際に役立つフレームワークやおすすめのツールも取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

タイムマネジメントとは？

タイムマネジメントとは、プロジェクトや日常業務において、限られた時間の中でスケジュールを計画的に立て、その上で成果を出すことです。簡単にいうと、時間を無駄にせずに有効に活用した上で生産性の向上を目指す取り組みだと理解してください。

例えば、1日の勤務8時間があり、5つのタスクを抱えている場合、8時間の中でその5つのタスクを完了させられるように、タスクの優先順位を決め、効率よく仕事を進めるようにします。タイムマネジメントのスキルが身につけば、業務のための段取りを効率よく立てられるようになるため、より成果を上げられます。

逆にタイムマネジメントを意識していないと、各作業の時間配分がうまくできず、時間だけが無駄にすぎてしまうといった事態になりかねないため注意が必要です。

プロジェクト管理におけるタイムマネジメント

プロジェクト管理におけるタイムマネジメントに取り組む場合、行うべきことはたくさんあります。ここでは具体的にどのようなことに取り組むのか解説します。タイムマネジメントを行い業務の改善を図りたいものの、何から実行すれば良いのかわからないといった方はぜひ参考にしてください。

スケジュール策定

プロジェクトのタイムマネジメントを行う場合、まずはプロジェクト全体のスケジュールを策定する必要があります。納期がいつなのか、つまりどのくらいの時間を使えるのかを把握した上で、業務全体を構成するタスクを洗い出し、それぞれにどのくらいの時間をかけるのかを検討していきます。

タスクはただ洗い出すだけでなく、タスク同士の依存関係や所要時間などの考慮が大切です。それらの情報をプロジェクト計画書やスケジュール表などに落とし込んでいき、最終的にはプロジェクト管理担当者だけでなく、プロジェクトメンバーも確認できるようにします。

クリティカルパスの特定

スケジュールの策定を進める過程ではクリティカルパスの特定も行わなければなりません。クリティカルパスとは、プロジェクトに取り組む上でスケジュールに影響が出る作業のことです。つまり、プロジェクトを構成する各タスクの中でも、所要時間がかかる作業のことだと考えてください。

クリティカルパスをいかに効率よく、スムーズに進められるかがプロジェクトの成否に大きく影響する可能性があるため、早い段階で特定し、どのように対処するかを検討しておかなければなりません。場合によっては他のタスクにかける時間を少し減らし、クリティカルパスに充てるといった対処法をとることもあります。

リソースの割り当て

スケジュールを決め、クリティカルパスを特定した上で、各タスクに対してどのようにリソースを割り当てていくのかを検討しなければなりません。ここでいうリソースとは、人員や機器、企業が抱える資源などのことです。

タスクの内容に応じて、スキルや得意分野を踏まえて適切な担当者を設定する、機器を使用する場合は作業期間中に使用できるように手配しておくといった形です。リソースを適切かつ効果的に利用できれば、スケジュールを遵守できます。

変更管理

タイムマネジメントにおいては、変更管理の発生も理解しておかなければなりません。プロジェクトでは、クライアントからの要望や作業中のトラブルなどによりスケジュールに遅れが生じる、変更を強いられるといったケースが少なくないためです。スケジュールの変更が発生した場合、まずはどのくらいの日数に影響が出るのか、リソースはどのように再調整すれば良いのか、といった点を検討した上でスケジュールを再計画しなければなりません。

進捗管理

策定したスケジュールによってプロジェクトを進めることとなった場合、タイムマネジメントの担当者は、定期的な進捗管理を行う必要があります。日々の業務において、問題なく作業が進められているか、タイムマネジメントに影響を与えるようなトラブルが発生していないか、スケジュール遅延を招きそうな不安要素はないかといった点を進捗管理を通して把握します。定期的な進捗管理はトラブルに対するスムーズな対応を可能にするため、進捗管理は日々のルーティンの中に組み込んでおくことがタイムマネジメント担当者にとっては大切です。

リスク管理

タイムマネジメントは、ただ時間を管理するのではなく、リスク管理と表裏一体の関係にあると考えてください。なぜなら、トラブルなどのリスクが発生するとプロジェクト全体のスケジュールに遅れが生じる可能性があるためです。

リスクが発生したら対処するのはもちろんですが、できるだけリスクが発生する前にその目を積んでおく必要があります。そのためにも、定期的な進捗管理やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションは欠かせません。また、リスク要因を事前に洗い出した上で対策を検討しておくことも大切です。

スケジュール管理との違い

タイムマネジメントは単なるスケジュール管理とは異なります。スケジュール管理の場合、何月何日の何時にどのような予定が入っているのかをスケジュール帳やカレンダーに記載した上で把握・管理します。

一方で、タイムマネジメントは先ほども説明しているように、スケジュールを計画した上で、問題なく進められるように管理し、生産性を向上させ、成果を上げる必要があります。最終的に成果を上げなければならないため、必然的に管理にあたっては目標や優先順位などを踏まえた上で時間を無駄にしないように管理しなければなりません。

タイムマネジメントの重要性

プロジェクトの成功には、納期の遵守が必要不可欠であるため、効果的なスケジュールの策定および管理を行うタイムマネジメントはビジネスにおいて非常に重要だといえます。

タイムマネジメントが適切に行われておらず、行き当たりばったりの計画だと、無駄なコストが発生したり、品質低下を招いたりする恐れがあるため、結果的にプロジェクト全体のクオリティや健全性の確保が困難です。プロジェクトを無駄なく効率よく進めるためにも、タイムマネジメントを適切に行うことはプロジェクトにおいて大前提といえます。

タイムマネジメントを行うメリット

タイムマネジメントに取り組むことでプロジェクトチーム内では様々なメリットを享受できます。ここでは具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。タイムマネジメントの重要性はなんとなく理解したものの、メリットがいまひとつわからないといった人はぜひ参考にしてください。

業務効率化

プロジェクトにおいてタイムマネジメントを行うことで、業務効率化が期待できます。これは、タイムマネジメントに取り組む過程で、タスクにかかる所要時間やタスク同士の依存関係の把握により、業務における無駄が発生しにくくなるためです。

時間がかかりそうなタスクには時間と人的リソースに余裕を持たせるといった対応を計画段階でとっておけば、落ち着いて作業を進められるため、遅れが生じて他のタスクのスケジュールに影響を与えるといった事態も発生しにくいはずです。また、リスク要因を事前に摘んでおければ、スケジュールの遅れを引き起こすようなトラブルも発生しないため、結果的にスムーズにプロジェクトを進められます。

コストカット

タイムマネジメントはプロジェクトにおけるコストカットにも貢献してくれます。これは、プロジェクトにかかる時間を事前に適切に把握しておくことで、業務効率の向上や作業における無駄を省け、結果的に残業時間の減少が期待できるためです。

また、トラブルが発生しないようにリスク要因を管理できれば、やり直しや修正に伴うコストも発生しません。プロジェクトにおいては、クライアントの求める成果物を作り上げることはもちろん大切ですが、それと同じくらいプロジェクトで利益を上げられるかも大切であるため、タイムマネジメントを通して無駄なコスト削減は大きなメリットだといえます。

ストレス軽減

タイムマネジメントに取り組むことで、結果的に社員のストレス軽減につながる可能性があります。これは、適切なタイムマネジメントを行えば、時間に追われる中で作業をすることが少なくなるためです。時間に余裕を持って日々の作業に取り組めれば、ストレスを感じることは少ないはずです。ストレスなく作業を進められれば、モチベーションややる気も高まることが期待できるため、プロジェクトにおける好循環を生み出しやすいといえます。

離職率低下

適切なタイムマネジメントは企業の離職率低下にもつながるものです。これはタイムマネジメントが機能していれば、基本的にはスケジュール通りに作業を進められる、つまり残業が発生する可能性が低く、長時間労働になりにくいためです。

また、先ほども説明しているように、タイムマネジメントを通して、時間に余裕を持って作業できるようになれば、ストレスも溜まりにくいため、ポジティブな気持ちで仕事に取り組めます。仕事に対する悪い印象を抱きにくいことから、結果的に離職者減少が期待できます。

タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメントはただのスケジュール管理とは異なるものであり、取り組むにあたってはいくつかのコツを押さえておくことが大切です。ここでは具体的にどのようなコツがあるのか解説します。タイムマネジメントの経験がない・浅い人はぜひチェックしてみてください。

優先順位をつける

タイムマネジメントに取り組む際に大切なのが、プロジェクトを構成するタスクに対して優先順位をつけることです。プロジェクトは様々なタスクから構成されていますが、それぞれの所要時間や重要度は異なるため、取り組む順番を決めなければなりません。

優先度の高い業務、時間のかかりそうな業務にしっかりと取り組めるようにマネジメントする必要があります。優先度が高い業務や移管のかかる業務を後回しにして、簡単にできる業務から取り組んでいると、後になって時間が足りず時間に追われながら作業をする羽目になりかねません。

目標の明確化

タイムマネジメントは時間配分やリソースの割り当てだけが業務ではなく、目標の設定も行う必要があります。タイムマネジメントにおける目標設定とは、各タスクをどのレベルでいつまでに完了させるのか決めることです。

クライアントが存在する業務である以上、高いクオリティで成果物を提出する必要があるのは当然ですが、時間が限られているのも事実です。そのため、クオリティと時間のバランスを考慮した上で適切な目標を設定しなければなりません。目標が明確になっていれば、プロジェクトメンバーも作業に取り組めます。

こまめな進捗確認

スケジュールに遅れが生じるとタイムマネジメントはうまくいかなくなる恐れがあるため、こまめな進捗状況の確認に努めてください。現在どのくらいのタスクが済んでいて、残りどのくらいなのか、当初の想定よりも時間がかかっているタスクはないか、助けが必要そうな人はいないかといったことを把握できていれば、すぐに対策を立てられ、問題が大きくなる前に対処できます。

また、進捗状況を定期的に報告できる機会を設けておけば、プロジェクトメンバーも情報共有をしやすくなるため、報告が遅くなるといった心配もありません。

予定の見える化

タイムマネジメントに取り組むにあたっては、予定を目に見える形で残しておくことが大切です。一目見てプロジェクトの全体像や進捗状況を把握できれば、スケジュールや計画を見直す必要があるのかどうかもすぐにわかります。

マネジメントの担当者だけでなく、プロジェクトメンバーにも予定が見えるようにした上で、先ほど紹介したこまめな進捗確認に取り組むことでよりしっかりとしたタイムマネジメントが実現できます。

実現可能な内容にする

タイムマネジメントを成功させるためには、実現可能な範囲で計画を立てることが重要です。時には当初の計画通りに進めることよりも、計画を柔軟に調整しながら、確実に成果を出すことを目指しましょう。

無理なスケジュールを組むと、作業効率が低下して成果物の品質が低下したり、精神的な負担が増大したりします。そのため、現実味のあるスケジュールを立て、途中で発生するトラブルにも対応できるような計画を立てることが大切です。

しっかりとした情報共有

進捗状況と並んで重要なのが、プロジェクトメンバーに対する情報共有です。情報共有ができていなかったために、仕様の変更を把握しておらず、やり直す羽目になってしまったといった事態が起こらないようにするためにも、情報共有は欠かせません。

また、プロジェクトメンバーからマネジャーに対してトラブルが発生した時にすぐに状況を伝えること、スケジュールに遅れが生じそうな時の相談も必要不可欠です。情報が共有できていれば、万が一のトラブルが発生したとしても対応できます。

プロジェクトにおけるタイムマネジメントの進め方

ここではプロジェクト進行におけるタイムマネジメントの進め方を紹介します。具体的に何に取り組んでタイムマネジメントを進めれば良いのか、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトを構成する全タスクの洗い出し

プロジェクトのタイムマネジメントに取り組む場合、まずはプロジェクト全体のタスクを洗い出す必要があります。どのようなタスクがあり、それぞれどのくらいの時間がかかるのか、どのようなリソースが必要なのかを把握できれば、その後の計画を立てられます。

全体像が把握できていないと、適切な時間配分が行えず、結果的にスケジュールに無理が生じたり、後になって修正が必要になったりするケースもあるため注意してください。

タスクの優先順位をつける

タスクを洗い出し、所要時間やリソースの評価ができたら、それを元に優先順位をつけていきます。優先順位をつける際は、重要性と緊急性を掛け合わせて考えることが大切です。

この場合、最優先するのは、「重要かつ緊急」で取り組むべきタスクです。その後「重要だが緊急ではない」もしくは「重要ではないが緊急」なタスクに状況に応じて2番目と3番目に取り組んでください。最後に「重要でもなく緊急でもない」タスクに取り組みます。このように、タスクの優先順位の基準を設けておけば、タイムマネジメントの正確性も向上します。

タスクの対応方法を考える

各タスクにどのように対応するかを検討します。具体的には、どのくらい人的リソースを割くのか、どのような機器を使用するのかといった点です。また、緊急かつ重要なタスクに対しては、すぐに取りかかれるように準備を早い段階から行っておく必要があります。

目標を設定する

先ほども説明しているように、タイムマネジメントにおいても目標設定が必要不可欠です。プロジェクトを構成するタスクの全体像と納期を踏まえた上でどの程度のクオリティの成果物を作れるのか検討し、目標を設定してください。目標の設定はプロジェクトチームにおける方針にもなるため、スムーズにプロジェクトを進めるためにも、タイムマネジメントを行いやすくするためにも設定してください。

QCDRSに沿って行動する

ここまでできたら、実際にプロジェクトメンバーがタスクに取り組んでいきます。この段階では、タイムマネジメント担当者は、進捗状況を把握しつつ、必要に応じて計画の修正を行います。

また、タスクを実行するプロジェクトメンバーに対しては、QCDRS（Quality、Cost、Delivery、Risk、Safety）の要素を意識させることが大切です。どれか1つが突出して優れていても意味がないため、全体のバランスを考慮して、総合的な成果を求めてください。

タイムマネジメントのふりかえり

定期的にタイムマネジメントのふりかえりを行い、次のマネジメントに活かすことも非常に重要です。設定したスケジュールやリソースの割り当て、目標設定は適切だったか、トラブルは発生しなかったか、発生した場合の対処に問題はなかったかなど、総合的にふりかえることで、タイムマネジメントスキルを向上させていかなければなりません。

タイムマネジメントで起こりがちな失敗例

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タイムマネジメントにおいては、失敗例も少なくありません。ここではよくある失敗例を紹介します。

進捗状況を把握できていない

進捗状況を把握できていないために、トラブルが発生した時に対応が遅れてしまうケースは少なくありません。タイムマネジメント担当者は、プロジェクトメンバーに対してこまめに状況を確認し、トラブルが起こる前にリスク要因を取り除く必要があります。状況がわからないと、ある日突然トラブルが発生し、スケジュールに遅れが生じて対応に追われることになりかねません。

作業時間が現実的ではない

タスクにかかる所要時間に対して設定された作業時間が現実的ではないと、作業がスケジュール通りに進まないため、結果的にタイムマネジメントもうまく行えません。このような場合、タスクの所要時間を評価する段階で見誤らないように注意しましょう。また、現実的な作業時間を設定するためには、バッファを設けることもポイントだといえます。

緊急のタスクを想定していない

プロジェクトにおいて、当初のスケジュール通りにすべてがうまくいくことは多くありません。大抵は途中で何かしらのトラブルが発生したり、クライアントの要望によってスケジュールの修正を強いられたりします。そのため、タイムマネジメントを行うにあたっては緊急時を想定しておかなければなりません。しかし、そういったケースを想定していないと、いざという時に対応できず、タイムマネジメントが機能しなくなる恐れがあります。

終了時間が決まっていない

いつまでにタスクを完了させる、といった終了時間が決められていないと作業がダラダラと長引く可能性があります。そうなるとその後のタスクのスケジュールにも影響を及ぼすこととなるため、結果的にプロジェクト全体のタイムマネジメントが破綻しかねません。

このような事態を回避するためにも、いつまでにどのくらいのクオリティで仕上げるのかといった目標を設定する必要があります。また、タスク同士の依存関係をプロジェクトメンバーに理解してもらい、自分のタスクが遅れるとどのような影響があるのか伝えることも大切です。

タイムマネジメントのフレームワーク

タイムマネジメントに取り組むにあたっては、様々なフレームワークが活用できます。ここでは具体的にどのようなフレームワークがあるのか解説します。

ロジックツリー

ロジックツリーとは、あるものごとを細かく分解していくことで構成する要素を可視化するフレームワークです。ロジックツリーは、タイムマネジメントにおける改善点や優先順位を見極める際に活用しやすい点が特徴です。

ロジックツリーを活用する際には、まず対象を決めた上でそれを構成する要素を書き出していきましょう。要素は分解できなくなるまで細分化した上で、階層的な構造で整理してください。そうすることで対象物を構成する要素がわかりやすい状態で可視化されます。

アイゼンハワー・マトリクス

アイゼンハワーマトリクスは、優先順位を設定する際に役立つフレームワークです。こちらは、先ほども紹介したように、緊急度と重要度から優先順位を設定します。「緊急かつ重要」「緊急でなく重要」「緊急でなく重要ではない」「緊急かつ重要ではない」の4つに分けることで、タスクの優先順位を明確にできます。

SMART

SMARTは、タイムマネジメントの目標設定に役立つフレームワークです。「Specific（具体的な）」「Measurable（測定できる）」「Assignable（割り当て可能）」「Realistic（現実的な）」「Time-related（期間の設定）」の5つの頭文字をとったもので、目標を設定する際に、この5つの要素に沿った検討によりで実現可能な目標を設定できます。

HIROEN

HIROENは、タスク管理などに活用されるフレームワークです。これはタスクを「Hear（聞く）」「Inform（伝える）」「Request（依頼する）」「Operate（作業する）」「Examine（調べる）」「Negotiate（交渉）」の6つの要素に分け、これらの点を意識しながらタスクに取り組むことを意味します。例えば、相手の話をしっかりと聞き、状況を伝え、必要に応じてサポートを依頼するといった形です。タスクに対して適切なアクションを起こせるため、スムーズなタスク管理にもつながります。

タイムマネジメントに役立つツール

タイムマネジメントをよりスムーズに進めたい場合、ツールの活用がおすすめです。ここでは、タイムマネジメントに役立つツールを紹介します。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、オープンソースのソフトウェアであるRedmineに拡張機能を搭載したツールです。これまでの導入実績は7,000社を超えており実績は十分だといえます。

プロジェクトメンバーのメンバーのスケジュールを一元管理でき、作業工数に基づくコストを自動算出できるなど、タイムマネジメントに必要な機能が揃っています。また、UIにも定評があり、初めて扱う人でも直感的に操作できるなど、導入のハードルも比較的低い点が特徴です。

ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki、カンバン機能に限定されたフリープランが用意されているため、まずはそこで試してみて、自社に適していれば有料プランへと移行してみてください。有料プランも30日の無料トライアル期間が設けられています。

Monday.com

 引用：Monday.com

Monday.com（マンデー・ドットコム）は、直感的な操作が可能となるプロジェクト管理プラットフォームです。様々な業界やチームに利用されており、タイムラインや優先順位付けと期限の設定、そして時間トラッキングの機能などがあり、タイムマネジメントでも活躍してくれます。カスタマイズ性に富んでいるので、幅広いプロジェクトを抱える組織にもおすすめです。

Toggl

引用：Toggl

Toggl（トグル）は、タイムマネジメントを支援するオンラインツールです。タイムトラッキングやプロジェクト管理、レポート分析の機能があり、タイムマネジメントにも役立ちます。また、チームメンバーのタイムトラッキングを管理できる機能も備えているため、プロジェクトチーム全体のパフォーマンスを確認しやすい点も特徴です。

タイムマネジメントで業務効率を高めよう

今回はタイムマネジメントの概要や重要性、取り組む際のコツなどについて解説しました。プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトや日常業務において、限られた時間の中でスケジュールを計画的に立て、その上で成果を出すことです。

ただスケジュールを管理するのではなく、生産性を高めた上で成果を上げることが目的であるため、進捗確認やリスク管理、情報共有、目標設定などが重要な役割を果たします。タイムマネジメントを効率よく行うためには、フレームワークやツールなども活用してみてください。